Til stede faste medlemmer: Ronald Steen, Roar Wessel Olsen, Arne Vassbotn, Kjærsti Ellingsen, Trine Vråberg Johnsen

Transkript

1 1 SORTLAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Rådhuset, møterom 1 Møtedato Tidspunkt: kl Til stede faste medlemmer: Ronald Steen, Roar Wessel Olsen, Arne Vassbotn, Kjærsti Ellingsen, Trine Vråberg Johnsen Ikke møtt: Til stede varamedlemmer: Dessuten møtte: Rådgiver Tage Karlsen, K-Sekretariatet IKS Oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessen, KomRev NORD IKS, forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven Rådmann Rolf Michael Lossius (sak 34/14). Innkallingen: Ingen merknader Sakslisten: Ingen merknader SAKSLISTE 32/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte /14 Orienteringer 34/14 Forvaltningsrevisjonsrapport Iverksetting av politiske vedtak 35/14 Bestilling forvaltningsrevisjon 36/14 Revisor orienterer revisjonsstrategien Sortland kommune /14 Revisor orienterer revisjonsstrategien Sortland Havn KF /14 Revisor orienterer revisjonsstrategien Kulturfabrikken Sortland KF /14 Revisors uavhengighetsvurdering Sortland kommune 40/14 Revisors uavhengighetsvurdering Sortland Havn KF 41/14 Revisors uavhengighetsvurdering Kulturfabrikken Sortland KF 42/14 Henvendelse ad kloakkproblemer Strand 2 43/14 Kontrollutvalgets årsplan for 2015 med møteplan

2 2 44/14 Eventuelt Sak 32/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE Protokollen fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Protokollen fra kontrollutvalgets møte godkjennes. (møteprotokoll oversendt til ordføreren, med kopi til rådmannen, ) Sak 33/14 ORIENTERINGER Saken gjelder: 1. Retningslinjer for avhending av kommunal eiendom 2. NKRFs kontrollutvalgskonferanse Brev fra Rødt Sortland vedrørende innkalling av vararepresentant ved mulig inhabilitet m.m. Saken tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Sak 34/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT IVERKSETTING AV POLITISKE VEDTAK 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Iverksetting av politiske vedtak til orientering. 2. Rapporten oversendes til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å vurdere om det bør innføres et system for rutinemessig tilbakemelding fra rådmannen til kommunestyret og formannskapet om oppfølgingen av politiske vedtak. Forvaltningsrevisor Margrete Mjølhus Kleiven presenterte rapporten.

3 3 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Iverksetting av politiske vedtak til orientering. 2. Rapporten oversendes til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å vurdere om det bør innføres et system for rutinemessig tilbakemelding fra rådmannen til kommunestyret og formannskapet om oppfølgingen av politiske vedtak. (utskrift av møteprotokoll oversendt til rådmannen, ) Sak 35/14 DRØFTING OG BESTILLING AV NESTE FORVALTNINGSREVISJONS-PROSJEKT FORVALTNING, DRIFT OG VEDLIKEHOLD AV KOMMUNALE BYGG Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt omhandlende Forvaltning, drift og vedlikehold av kommunale bygg av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag til bestilling. Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: «Kontrollutvalget vedtar å delta i felles forvaltningsrevisjonsprosjekt med Lødingen kommune rettet mot barneverntjenesten. Kontrollutvalget forutsetter at det får bestilling og overordnet prosjektskisse fremlagt for behandling.» Kontrollutvalget vedtar å delta i felles forvaltningsrevisjonsprosjekt med Lødingen kommune rettet mot barneverntjenesten. Kontrollutvalget forutsetter at det får bestilling og overordnet prosjektskisse fremlagt for behandling. (utskrift av møteprotokoll oversendt til kontrollutvalget i Lødingen og KomRev NORD, ) Sak 36/14 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2014 SORTLAND KOMMUNE Oppdragsansvarlig revisor anmodet om lukking av møtet i henhold til kommunelovens 31 nr. 5 jfr, offl. 24, 1. ledd. Kontrollutvalget fant at vilkåret for lukking av møtet var til stede. Møtet ble besluttet lukket under behandlingen av sak 42/14. Vedtaket var enstemmig. b Oppdragsansvarlig revisor redegjorde.

4 4 Sak 37/14 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2014 SORTLAND HAVN KF Oppdragsansvarlig revisor anmodet om lukking av møtet i henhold til kommunelovens 31 nr. 5 jfr, offl. 24, 1. ledd. Kontrollutvalget fant at vilkåret for lukking av møtet var til stede. Møtet ble besluttet lukket under behandlingen av sak 42/14. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig revisor redegjorde. Sak 38/14 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGIEN KULTURFABRIKKEN SORTLAND KF 2014 Oppdragsansvarlig revisor anmodet om lukking av møtet i henhold til kommunelovens 31 nr. 5 jfr, offl. 24, 1. ledd. Kontrollutvalget fant at vilkåret for lukking av møtet var til stede. Møtet ble besluttet lukket under behandlingen av sak 42/14. Vedtaket var enstemmig. Oppdragsansvarlig revisor redegjorde. Sak 39/14 REVISORS UAVHENGIGHETSVURDERING SORTLAND KOMMUNE

5 5 Sak 40/14 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHETSVURDERING SORTLAND HAVN KF Sak 41/14 OPPDRAGSANSVARLIG REVISORS UAVHENGIGHETSVURDERING KULTURFABRIKKEN SORTLAND KF Sak 42/14 HENVENDELSE AD KLOAKKPROBLEMER STRAND 2 Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å opprette undersøkelsessak med bakgrunn i Arne Sjonstis brev av til kontrollutvalget. Kontrollutvalget finner ikke grunnlag for å opprette undersøkelsessak med bakgrunn i Arne Sjonstis brev av til kontrollutvalget.

6 6 (utskrift av møteprotokoll oversendt til Arne Sjonsti, ) Sak 43/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN 2015 MED MØTEPLAN (saken fremmet uten innstilling til vedtak) Det ble fremsatt følgende felles forslag til vedtak: «Forslag til årsplan for 2015 med møteplan vedtas.» Forslaget ble enstemmig vedtatt. Forslag til årsplan for 2015 med møteplan vedtas.» Sak 44/14 EVENTUELT Kontrollutvalget ber ordføreren påse at kontrollutvalgets medlemmer får tilgang til saksdokumenter for alle politiske møter på politikerportalen.