MØTEPROTOKOLL. Kontrollutvalget KVÆFJORD KOMMUNE. Møtested: Rådhuset Møtedato: Varighet:

Transkript

1 KVÆFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset Møtedato: Varighet: Møteleder: Sekretær: Børre Kristiansen Martin S. Krane Faste medlemmer Børre Kristiansen Jakob Vaskinn Ole Stig Eidissen Personlige varamedlemmer 1. Oddrun Helene Hokland 2. Maria Siebert Johansen 3. Frank Jensen 1. Sigrid Mathisen 2. Wenche Jakobsen 1. Marith Markussen 2. Unni Dragvold Fra utvalget møtte: Børre Kristiansen Jakob Vaskinn Ole Stig Eidissen fast medlem fast medlem fast medlem Fra den politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Fra KomRev NORD IKS møtte: Revisor Dag-Arne Kind Forvaltningsrevisor Monica Brox Pettersen Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Rådgiver Martin S. Krane Møtet ble holdt for lukkede dører.

2 2 Merknader til innkalling og sakliste: Det var ingen merknader til innkalling og sakliste. Behandlede saker: Saknr Tittel U.off. 25/10 Godkjenning av protokollen fra møtet /10 Forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling og tilsyn 27/10 Rapportering fra revisor revisjonsstrategi 2010 Kvæfjord kommune 28/10 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig revisor Kvæfjord kommune 29/10 Revisjon av pasientregnskap for 2009 Kvæfjordheimen sykehjem 30/10 Revisjon av pasientregnskap for 2009 Husby sykehjem 31/10 Budsjettoppfølging pr kontroll og tilsyn 32/10 Budsjettramme 2011 kontroll og tilsyn 33/10 Gjennomgang av formannskapssaker 34/10 Referatsaker 35/10 Drøftingssaker (eventuelt)

3 3 Sak 25/10 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTET Protokollen fra møtet godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet godkjennes. Sak 26/10 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN BYGGESAKSBEHANDLING OG TILSYN Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Byggesaksbehandling og tilsyn. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingen som er gitt i rapporten som følger: Kvæfjord kommune bør igangsette planlegging av hvordan kommunen kan komme i gang med tilsyn, slik det er forutsatt i plan- og bygningsloven. Merutgifter til tilsyn kan inndekkes i likhet med bygningsmyndighetenes øvrige oppgaver gjennom justering av gebyrregulativet. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Felles forslag til vedtak: Innstillingen vedtas med følgende endring i punkt 3, siste setning: Frist for tilbakemelding fastsettes til Forslaget ble enstemmig vedtatt.

4 4 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og anbefalinger i rapporten Byggesaksbehandling og tilsyn. 2. Kommunestyret ber rådmannen om å iverksette tiltak for å følge opp anbefalingen som er gitt i rapporten som følger: Kvæfjord kommune bør igangsette planlegging av hvordan kommunen kan komme i gang med tilsyn, slik det er forutsatt i plan- og bygningsloven. Merutgifter til tilsyn kan inndekkes i likhet med bygningsmyndighetenes øvrige oppgaver gjennom justering av gebyrregulativet. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak kommunen vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til Utskrift av saksprotokoll sendt xx (iht. KL 77 nr. 6) til: - Kvæfjord kommune v/administrasjonssjefen Utskrift av saksprotokoll sendt xx til: - Kommunestyret v/ordføreren Sak 27/10 RAPPORTERING FRA REVISOR REVISJONSSTRATEGI 2010 KVÆFJORD KOMMUNE Revisor Dag-Arne Kind rapporterte i møtet vedrørende revisjonsstrategien for 2010 overfor Kvæfjord kommune. Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rapporteringen fra revisjonen til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt.

5 5 Kontrollutvalget tar rapporteringen fra revisjonen til orientering. Sak 28/10 VURDERING AV UAVHENGIGHET OPPDRAGSANSVARLIG REVISOR KVÆFJORD KOMMUNE Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig revisor Inge Johannessens vurdering av egen uavhengighet til etterretning. Sak 29/10 REVISJON AV PASIENTREGNSKAP FOR 2009 KVÆFJORDHEIMEN SYKEHJEM Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapene ved Kvæfjordheimen sykehjem for 2009 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapene ved Kvæfjordheimen sykehjem for 2009 til orientering.

6 6 Sak 30/10 REVISJON AV PASIENTREGNSKAP FOR 2009 HUSBY SYKEHJEM Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapene ved Husby sykehjem for 2009 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetning for pasientregnskapene ved Husby sykehjem for 2009 til orientering. Sak 31/10 BUDSJETTOPPFØLGING PR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til budsjettkontroll pr for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Sak 32/10 BUDSJETTRAMME 2011 KONTROLL OG TILSYN 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2011 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret.

7 7 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2011 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr ,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Utskrift av saksprotokoll sendt til: - Kvæfjord kommune v/administrasjonssjefen Sak 33/10 GJENNOMGANG AV FORMANNSKAPSSAKER Jakob vaskinn gjennomgikk i møtet saker behandlet i formannskapet. Felles forslag til vedtak: Gjennomgangen av formannskapssakene tas til orientering. Til neste møte har Børre Kristiansen ansvaret for gjennomgang av formannskapssaker. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Gjennomgangen av formannskapssakene tas til orientering. Til neste møte har Børre Kristiansen ansvaret for gjennomgang av formannskapssaker.

8 8 Sak 34/10 REFERATSAKER Referert: A. INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I KVÆFJORD EIENDOM AS a) Brev av fra Kvæfjord Eiendom AS B. VEDTAK I KOMMUNESTYRESAK 36/10 NYTT VARAMEDLEM I KONTROLLUTVALGET a) E-post av fra administrasjonssjefen b) Brev av fra Kvæfjord kommune v/administrasjonssjefen (delt ut i møtet) C. NKRFS KONTROLLUTVALGSKONFERANSE 2011 TIDSPUNKT a) Utskrift ( ) av informasjon fra NKRFs internettsider Felles forslag til vedtak: Referatsakene A-C tas til orientering. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Referatsakene A-C tas til orientering. Sak 35/10 DRØFTINGSSAKER (EVENTUELT) Ingen saker til behandling.