Kontrollutvalget i Salangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på kommunehuset Fra sak: Til sak: 20/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 10:00 14:25 Følgende medlemmer møtte: Svein Ivar Strømseth Jarle Adolfsen Jimmy Treland IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Frode Skuggedal (rådmann) Tore Uthaug (kommuneplanlegger) var tilstede i møtet under behandling av sak 20/16 23/16. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope Thomas Jensen ANDRE: Hulda Strokkenes (kontaktrevisor KomRev NORD IKS) var tilstede i møtet under behandling av sak 20/16-22/16. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 20/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 20. oktober 2016 Protokollen fra møte i Salangen kontrollutvalg den 20. oktober 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Protokollen fra møte i Salangen kontrollutvalg den 20. oktober 2016 godkjennes. Sak 21/16 Presentasjon ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Presentasjonen fra revisor, og brev fra KomRev NORD IKS, tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt brev fra KomRev NORD IKS om at kommunen har fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, samt uavhengighetserklæring fra revisoren. Sekretariatet redegjorde for innholdet i brevene. Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor var invitert til møtet for å gi en kort presentasjon av seg selv. Som følge av svært vanskelige kjøreforhold lot det seg ikke gjøre for revisor å komme til møtet. Kontrollutvalget fattet så følgende Brevene fra kommunens revisor tas til orientering. Sak 22/16 Orientering fra revisjonen - revisjonsstrategi Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Hulda Strokkenes fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Salangen kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og hun svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen kommune 30. november 2016 sak 20/16 28/16 Side 2 av 7

3 Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Sak 23/16 Nytt forretningsbygg i sentrum Redegjørelsen fra administrasjonssjefen tas til orientering. Administrasjonssjef Frode Skuggedal og kommuneplanlegger Tore Uthaug var tilstede i møtet og redegjorde og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Redegjørelsen fra administrasjonssjefen tas til orientering. Sak 24/16 Forvaltningsrevisjonsrapport «Rehabilitering/utbygging av Salangen skole» Administrasjonssjefens tilbakemelding tas til orientering. Administrasjonssjefens tilbakemelding til kontrollutvalget, hvor det fremgår hvilke praktiske tiltak som er iverksatt i kommunen for å imøtekomme revisjonens anbefalinger, og hvilken tidsramme administrasjonen ser for seg for å få på plass tilfredsstillende rutiner for kommunenes håndtering av fremtidige prosjekter, jfr. vedtaket i kommunestyret den 17. juni 2016 i sak 35/16, ble drøftet i møtet. Administrasjonssjefens tilbakemelding tas til orientering. Sak 25/16 Plan for forvaltningsrevisjon Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen kommune 30. november 2016 sak 20/16 28/16 Side 3 av 7

4 Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende 1. (Prioritert liste over prosjekter drøftes i møtet) planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analyse ble lagt frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende 1. Sykefravær Sykefraværet i kommunen har vært jevnt økende siste 4 år. Høyt sykefravær anses å utgjøre en betydelig kostnad for kommunen. Det anses hensiktsmessig å gjøre en forvaltningsrevisjon som blant annet fokuserer på utviklingen i sykefraværet og årsaker, samt hvilke tiltak som er blitt iverksatt for å forebygge fravær og for å få sykemeldte tilbake i arbeid. Videre kan en se på Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen kommune 30. november 2016 sak 20/16 28/16 Side 4 av 7

5 hvilke mål og strategier kommunen har for å få ned sykefraværet, samt om mål, strategier, regelverk og rutiner på området blir fulgt. 2. Eldreomsorg Kommunens demografiske utvikling antyder en økende andel eldre blant innbyggerne i tiden fremover. Det anses hensiktsmessig å gjøre en forvaltningsrevisjon som blant annet fokuserer på kommunens kapasitet til å ivareta en mulig økt etterspørsel av tjenester innenfor eldreomsorgen, og en vurdering av organisering, bemanning, kompetansetilgang o.l. i forhold til behovet. 3. Økonomistyring Kommunen har etablert en høy lånegjeld de siste årene, samtidig som det er stagnasjon i folketallet og andel eldre i befolkningen antas å øke. Utviklingen i folketall og alderssammensetning er avgjørende for fremtidig uttelling i inntektssystemet. Den økonomiske situasjonen i kommunen antas å være utfordrende i planperioden. Det anses hensiktsmessig å gjøre en forvaltningsrevisjon som blant annet fokuserer på om budsjett oppfyller krav til realisme, herunder om budsjettprosessen gjennomføres i samsvar med politiske vedtak og forutsetninger. Videre kan en forvaltningsrevisjon se på hvordan kommunen innretter seg etter en stadig mer utfordrende økonomisk situasjon. 4. Internkontroll Manglende oppdatering av planer og rutiner, samt manglende kompetanse på planlegging kan påvirke rettsikkerhet og likebehandling i kommunen og medføre at det ikke tas tilstrekkelig relevante hensyn i myndighetsutøvelsen. Blant annet synes kommunens arealplan, og herunder reguleringsplaner, i liten grad oppdatert og ikke tilstrekkelig utredet. Det anses hensiktsmessig med gjennomføring av en forvaltningsrevisjon for å undersøke om kommunen har en internkontroll som oppfyller krav i kommuneloven, herunder hvilke rutiner som foreligger for kvalitetssikring og avvikshandtering i planarbeid og tjenesteproduksjonen, om de er hensiktsmessig og tilstrekkelig utformet, og om de blir fulgt. 5. Ressurskrevende tjenester Kommunens kostnader ved tjenester for resurskrevende brukere synes å ha økt mer enn økning i antall brukere av tjenesten de siste årene. Økonomiplanen indikerer fortsatt betydelig økning i kommunens kostnader for denne tjenesten. Det anses hensiktsmessig med gjennomføring av en forvaltningsrevisjon for å undersøke om kommunens tjeneste for ressurskrevende brukere oppfyller lovkrav, og hvorvidt tjenesten er hensiktsmessig utformet i forhold til behovet, målt mot antall og type brukere. planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen kommune 30. november 2016 sak 20/16 28/16 Side 5 av 7

6 Sak 26/16 Plan for selskapskontroll Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende 1. (Prioritert liste over prosjekter drøftes i møtet) planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Salangen kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Kontrollutvalget diskuterte hvilke selskapskontroller som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende 1. Astafjord Utvikling AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at selskapets formål er «Drifte og utvikle Arena Elvenes inkludert tilhørende bygninger og infrastruktur, samt prosjektledelse og næringsutvikling, og hva som er nærliggende». Selskapet eies 100% av Salangen kommune. Det er ikke tidligere gjort selskapskontroll på selskapet, og det ansees således som hensiktsmessig å se om selskapet driftes etter eiers ønske. 2. Astafjord Vekst AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at selskapets formål er «Drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annet tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant fysisk og psykisk funksjonshemmede og andre som ikke er i stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarked». Selskapet Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen kommune 30. november 2016 sak 20/16 28/16 Side 6 av 7

7 eies 25% av Salangen kommune, 25% Lavangen kommune, 25% Gratangen kommune og 25% Dyrøy kommune. planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Sak 27/16 Møteplan 2017 Ingen Kontrollutvalget ønsket ikke på nåværende tidspunkt å fastsette noen møteplan for Saken utsettes. Sak 28/16 Eventuelt Det var ingen saker til behandling under eventuelt. Møte ble deretter hevet ca. kl. 14:25. Salangen, 30. november 2016 Svein Ivar Strømseth Leder kontrollutvalget i Salangen Protokoll kontrollutvalgsmøte Salangen kommune 30. november 2016 sak 20/16 28/16 Side 7 av 7