Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 14. desember 2018, kl. 12:00, rom 208 i 2. etg. på rådhuset. Sakskart Sak 53/18 Protokoll fra møte den 26. oktober 2018 Sak 54/18 Sak 55/18 Sak 56/18 Sak 57/18 Sak 58/18 Oppfølging av vedtak i bystyret Narvik Havn KF revisjon Fellesmøte Narvik, Ballangen, Tysfjord og Hamarøy kommuner Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Vann KF 2017 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Sak 59/18 NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019 Sak 60/18 Møteplan 2019 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 6. desember 2018 Narvik, 6. desember 2018 Hålogaland Revisjon AS Morten Remman Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 53/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 26. oktober 2018 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 26. oktober 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Utkast til protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra 2 av 5 medlemmer på utkast til protokoll. 3 av medlemmene har ikke gitt tilbakemelding. Protokollen gjennomgås i møtet. Vedlegg: Utkast til protokoll fra kontrollutvalgsmøte 26. oktober 2018

3 Kontrollutvalget i Narvik Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Rådhuset, Formannskapssal 1 i 2. etg Fra sak: Til sak: 44/18 52/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 14:10 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) (sak 44/18 50/18) Fredrik D. Kvensjø Rakel A. Norum Karstein Sandvik (vara) (sak 44/18 48/18 og sak 51/18 52/18) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Anbu Ratnasingam Eva Opshaug FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Lars Skjønnås og enhetsleder for Samfunnskontakt og service Iris Bartholsen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 45/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisor Annita Hakvåg fra KomRev NORD IKS Forvaltningsrevisor Tone Jæger Karlstad fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 44/18-47/18. 3 av 5 medlemmer møtte. I tillegg møtte vara Karstein Sandvik. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

4 Kontrollutvalget i Narvik Sak 44/18 Protokoll fra møte den 14. september 2018 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 14. september 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 4 av 5 medlemmer på at protokollen var godkjent. Ett av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og er offentliggjort på kontrollutvalgets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 14. september 2018 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 45/18 Parkeringsetaten Ingen Rådmann Lars Skjønnås og enhetsleder for Samfunnskontakt og service Iris Bartholsen var tilstede i møtet og redegjorde for kommunens praksis i forhold til parkering, samt litt om status på sak tilknyttet parkeringsetaten. Saken vil bli ferdig utredet av administrasjonen, og oversendes bystyret for videre behandling. Administrasjonen svarte gjennom redegjørelsen tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget drøftet saksforholdet og redegjørelsen fra administrasjonen, og fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra administrasjonen tas til orientering. Kontrollutvalget følger opp saken når den er endelig behandlet i bystyret. Enstemmig vedtak Sak 46/18 Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 26. oktober 2018 sak 44/18 52/18 Side 2 av 7

5 Kontrollutvalget i Narvik Kontrollutvalget hadde utarbeidet oversikt over bystyresaker behandlet i 2017 og 2018, samt vedtak fattet i de forskjellige sakene. Kontrollutvalget hadde fått tilbakemelding fra administrasjonen på status i de respektive saker. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt det var noen av sakene som de ønsket å følge opp ytterligere. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ønsker å følge opp sak 107/16 Budsjett og økonomiplan med hensyn til vedtak om Synergier mellom kommunen og kommunalt eide selskap. Administrasjonen inviteres til neste kontrollutvalgsmøte for å redegjøre for status i denne saken. Enstemmig vedtak Sak 47/18 Selskapskontroll Narvikgården AS Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Narvikgården AS til orientering, og legger den frem for bystyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Bystyret tar rapport fra selskapskontroll på Narvikgården AS til orientering. 2. Bystyret ber administrasjonen i Narvik kommune følge opp anbefalingen som fremkommer i rapporten. 3. Bystyret ber administrasjonen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp innen 10. januar Høsten 2017 ble det vedtatt at kontrollutvalget skulle sette i bestilling en selskapskontroll på Narvikgården AS. Rapport fra selskapskontroll var ferdigstilt og klar for behandling i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor Tone Jæger Karlstad fra KomRev NORD IKS, som har vært prosjektleder, tok en gjennomgang av rapporten i møtet, og kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på rapporten. Kontrollutvalget bemerker følgende: Det fremgår av rapporten at det avholdes månedlige driftsmøter mellom ledelsen i Narvikgården AS og kommuneledelsen på et administrativt nivå, men at det ikke føres referater fra disse møtene, noe kontrollutvalget mener er uheldig. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 26. oktober 2018 sak 44/18 52/18 Side 3 av 7

6 Kontrollutvalget i Narvik Det fremgår av rapporten at administrerende direktør har fått delegert signaturfullmakt fra styret. Kontrollutvalget mener det er uheldig at administrerende direktør alene har signaturfullmakt til å tegne selskapet. Det fremgår av rapporten at Narvikgården AS ikke har, «så vidt revisor er bekjent, skriftlige rutiner eller skriftlige retningslinjer for salg av eiendommer. Selskapets vedtekter eller andre interne styringsdokumenter som revisor har undersøkt har ikke relevante bestemmelser som regulerer eiendomssalg.» Kontrollutvalget mener det er uheldig at Narvikgården AS ikke har skriftlige rutiner eller skriftlige retningslinjer for salg av eiendommer. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rapporten fra selskapskontroll på Narvikgården AS til etterretning, viser til bemerkningene ovenfor, og legger den frem for bystyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Bystyret tar rapport fra selskapskontroll på Narvikgården AS til orientering. 2. Bystyret ber administrasjonen i Narvik kommune følge opp anbefalingen som fremkommer i rapporten. 3. Bystyret ber administrasjonen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingen er fulgt opp innen 10. januar Enstemmig vedtak Sak 48/18 Fullmakter Narvikgården AS Ingen Saken ble behandlet i kontrollutvalgsmøte 15. september 2017, og kontrollutvalget fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget avventer videre behandling av saken frem til rapport fra planlagt selskapskontroll foreligger.» Rapport fra selskapskontroll er nå ferdigstilt av KomRev NORD IKS, og saken kunne behandles videre. Kontrollutvalget drøftet hvordan saksforholdet var kommentert i rapporten, og fattet følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 26. oktober 2018 sak 44/18 52/18 Side 4 av 7

7 Kontrollutvalget i Narvik VEDTAK: Kontrollutvalget mener det er uheldig at administrerende direktør alene har signaturfullmakt. Enstemmig vedtak Sak 49/18 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Havn KF 2017 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Havn KF 2017 tas til orientering. I forkant av at saken ble behandlet, ble Karstein Sandvik vurdert som inhabil, ettersom han er medlem i styret i Narvik Havn KF. Økonomisjefen har kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskapet til Narvik Havn KF Svarbrevet er datert 15. oktober Kontrollutvalget har merket seg at økonomisjefen avslutningsvis i svarbrevet skriver følgende: «Hvis det er slik at nåværende revisor ikke har kapasitet til å revidere Narvik Havn KF, så ønsker vi tilbakemelding, slik at vi kan få valgt en annen revisor hvis havnestyret finner dette ønskelig.» Kontrollutvalget følger opp uttalelsen fra økonomisjefen med selskapets revisor. Kontrollutvalget drøftet innholdet i svarbrevet, og fattet så følgende VEDTAK: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Havn KF 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 50/18 Regnskapsavleggelse Narvik Havn KF Ingen I forkant av at saken ble behandlet, ble Karstein Sandvik vurdert som inhabil, ettersom han er medlem i styret i Narvik Havn KF. Kontrollutvalget ønsket innspill fra KomRev NORD IKS vedrørende framgangsmåte for avleggelse og revisjon av særregnskapet for at det skulle kunne bli behandlet innen lovens frist. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 26. oktober 2018 sak 44/18 52/18 Side 5 av 7

8 Kontrollutvalget i Narvik Revisor Annita Hakvåg orienterte kontrollutvalget om at det var dialog mellom kontaktrevisor og økonomisjef i Narvik Havn KF. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Orienteringen fra revisor tas til etterretning, og kontrollutvalget følger opp med hensyn til avtalte tidsrammer for regnskapsavleggelse og revisjon av særregnskapet for Enstemmig vedtak Sak 51/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Høsten 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune satt i bestilling. Sekretariatet redegjorde kort for status på prosjektet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 52/18 Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Kontaktrevisor Annita Hakvåg fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og redegjorde for KomRev NORD s plan for revisjon av årsregnskapet til Narvik kommune. Revisor beskrev en del sentrale risikoer, samt hvordan revisjonen arbeider for å kunne konkludere på årsregnskap m.m, herunder en beskrivelse av revisjonshandlinger tilknyttet sentrale risikoer for de vesentligste postene i regnskapet, og hun svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 26. oktober 2018 sak 44/18 52/18 Side 6 av 7

9 Møte ble deretter hevet ca. kl. 14:10. Kontrollutvalget i Narvik Narvik, 26. oktober 2018 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 26. oktober 2018 sak 44/18 52/18 Side 7 av 7

10 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 54/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget behandlet tilsvarende sak i møte 26. oktober 2018, og fattet følgende vedtak: «Kontrollutvalget ønsker å følge opp sak 107/16 Budsjett og økonomiplan med hensyn til vedtak om Synergier mellom kommunen og kommunalt eide selskap. Administrasjonen inviteres til neste kontrollutvalgsmøte for å redegjøre for status i denne saken.» Administrasjonen er invitert til møtet for å redegjøre for status i sak 107/16. Kontrollutvalget gjennomgår sakslister, vedtak og status på vedtak fra bystyret i 2017 og Kontrollutvalget vurderer om det er øvrige saker som skal følges opp videre. Vedlegg: Oversikt saker bystyret

11 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 55/18 Sakstittel: Narvik Havn KF revisjon Ingen Saksopplysninger: I Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv 2 fremgår at «Revisjon av kommunale eller fylkeskommunale foretaks (KF eller FKF) årsregnskap kan foretas av annen revisor enn den som er valgt for revisjon av kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap.» Narvik Havn KF blir i dag revidert av samme revisjonsselskap som Narvik kommune, KomRev NORD IKS. I havnestyresak 47/2018 Revisjonstjenester for Narvik Havn KF vedtok styret i Narvik Havn KF å fremme følgende innstilling til vedtak overfor bystyret i Narvik kommune: 1. Narvik bystyre godkjenner at Narvik Havn KF inngår avtale med BDO avdeling Narvik om utførelse av revisjonstjenester. 2. Narvik havnestyre delegeres myndighet til å gjennomføre avtaleinngåelsen. Saken er oversendt bystyret til behandling i møte 13. desember 2018 som sak 122/18 Narvik Havn KF. Revisjonstjenester for Narvik Havn. I Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 78, 3. ledd, fremgår at «Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget.» Sekretariatet har i epost av 5. desember 2018 gjort kommunen oppmerksom på at det ikke foreligger noe innstilling fra kontrollutvalget tilknyttet bystyresak 122/18 p.t, og at dette etter sekretariatets forståelse innebærer at bystyret ikke kan gjøre bindende vedtak om nyvalg av revisor for Narvik Havn KF på nåværende tidspunkt. Kontrollutvalget drøfter saksforholdet i møtet.

12 Vedlegg: Særutskrift havnestyresak 47/2018 Revisjonstjenester for Narvik Havn KF Bystyresak 122/18 Narvik Havn KF. Revisjonstjenester for Narvik Havn

13

14

15 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 56/18 Sakstittel: Fellesmøte Narvik, Ballangen, Tysfjord og Hamarøy kommuner Ingen Saksopplysninger: Med bakgrunn i at kommunene Narvik, Ballangen og Tysfjord (øst) skal slås sammen, ønsker kontrollutvalget i Narvik kommune å ta initiativ til et fellesmøte for de berørte kontrollutvalgene. Kontrollutvalget i Tysfjord har ytret ønske om også å inkludere kontrollutvalget i Hamarøy i et slikt fellesmøte. Dette som følge av at vestlig del av Tysfjord kommune er vedtatt sammenslått med Hamarøy kommune. Et fellesmøte for kontrollutvalgene i kommunene Narvik, Ballangen og Tysfjord (øst) ble første gang avholdt 19. februar 2018 i Ballangen. Det har siden ikke vært avholdt ytterligere fellesmøter for de berørte kommunenes kontrollutvalg. Kontrollutvalget vil drøfte saksforholdet i møtet.

16 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 57/18 Sakstittel: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Vann KF 2017 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Vann KF 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Økonomisjefen har kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskapet til Narvik Vann KF Svarbrevet er datert 9. november Sekretariatet vil redegjøre for innholdet i svarbrevet. Vedlegg: Svar på oppsummeringsbrev særregnskap Narvik Vann KF 2017

17 KomRev Nord Brannbakken 1 Postboks Narvik Tlf Org. nr Vår ref. (oppgi ved henvendelse) Deres ref. Narvik, /6792-8/PIL Oppsummering etter årsoppgjørsrevisjon 2017 Vi har følgende kommentar til de ulike merknadene:. Anleggsmidler: Når det gjelder investeringer gjort på Demag så har Narvik Vann og Narvik kommune hatt en utbyggingsavtale etter anleggsbidragsmodellen. Vi har da vært formell utbygger og har hatt alle kostnader i vårt regnskap som vi har fått refundert fra Narvikgården. Vi har derfor ikke tenkt at dette skulle aktiveres i balansen, men siden en skal benytte brutto investeringer så blir det nok korrekt at disse må aktiveres. Vi vil derfor se om vi kan få dette inn i balansen før regnskapsavslutning for Det var også noen små differanser etter oppryddingen av anleggsregisteret vårt, noe vi også håper å få på plass før regnskapsavleggelsen for Sykepenger: Siden det er lønnsavdelingen i Narvik kommune som følger dette opp så har ikke vi kjennskap til hvordan dette fungerer og heller ikke kunnskap om noe skulle vært periodisert mellom årene. Vi tar dette imidlertid opp med lønnsavdelingen og ber de avklare differanser mellom årene.. Overskuddsfond: Vi er klar over at vi ikke helt har klart å oppfylle kravet om bruk av fond etter regnskapsavleggelsen for I budsjett for 2017 la vi opp til minste bruk av fond basert på våre beregninger av ulike kostnader som vi setter i budsjettet. Det er mange ting som påvirker at kostnadene ikke blir helt slik vi har forutsatt og kostnadsavvik vil forekomme hele tiden. Når da regnskapet skal gjøres opp, og det har vært mindre forbruk av kostnader enn det som ble budsjettert, vil det kunne medføre mindre bruk av fond enn det som er budsjettert. Vi har ikke mulighet for øke fondsbruk i budsjett 2018, da dette allerede er fastsatt. Imidlertid legger vi nå opp til å bruke ekstra fondsmidler i 2019, slik at vi tilfredsstiller de krav som gjelder omkring fondene for vann og avløp. postmottak@narvikvann.no

18 . Beregningsgrunnlag for kapitalkostnader tomter: Vi er oppmerksomme på at vi kan legge en tomteverdi inn i systemet for beregning av kapitalkostnader, slik at det genererer en avskrivning og øker kapitalkostnadene. Imidlertid har vi valgt å ikke gjøre dette da tomtene regnskapsmessig ikke skal avskrives på grunn av at de i utgangspunktet ikke er gjenstand for verdiforringelse. Når det ikke er en verdiforringelse så har vi således heller ikke en kostnad på disse annet enn rentekostnaden på lånefinansieringen. Dersom tomter legges inn og får en avskrivning så vil vi kreve inn gebyrer på kostnader vi ikke har, noe som også kanskje er grunnen til at det i retningslinjene fremkommer at man KAN ta tomter inn i selvkostkalkylen. Vi vil gjøre en ny vurdering av dette før regnskapsavleggelsen for Noter: Vi har prøvd å få dette på plass, men det har vært utfordringer med å få tilpasset dette i vårt regnskapsdokument. Siden vi velger å levere spesifiserte oversikter over drift og investering så blir det fort mange krysshenvisninger som skaper utfordringer. Imidlertid vil vi se nærmere på dette ved regnskapsavleggelsen for 2018 Med vennlig hilsen Trude Rostrup Bertnes Daglig Leder Per Inge Lyngvær Økonomisjef Dokumentet er godkjent elektronisk hos Narvik Vann KF og har derfor ingen signatur Side 2 of 2

19 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 58/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Saksopplysninger: Høsten 2018 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune satt i bestilling. Sekretariatet har i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på prosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune

20 Thomas Jensen Fra: Tone Jæger Karlstad Sendt: 20. november :32 Til: Thomas Jensen Emne: Status iforvaltningsrevisjonsprosjekt "FDV" inarvik kommune Hei, Status iforvaltningsrevisjonsprosjekt «Forvaltning, driftogvedlikehold» inarvikkommune eratvi per20.november har fåttoppnevnt eiendomssjef Morten Fredheim Hanssen somvår kontaktperson ikommunen.vi hargjennomført etoppstartsmøte med vedkommende, og har begynt informasjonsinnhentingen. Medvennlig hilsen, Tone Jæger Karlstad Forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS E-post: Tlf: Besøksadresse:Vestregt TROMSØ 1

21 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 59/18 Sakstittel: NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 2019 Ingen Saksopplysninger: NKRF s årlige kontrollutvalgskonferanse er blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn, og er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. Neste års konferanse finner sted på Gardermoen 30. og 31. januar I kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid er det avsatt kr til opplæringsaktiviteter. Sekretariatet kan være behjelpelig med påmelding dersom noen av kontrollutvalgets medlemmer skulle ønske å delta på konferansen. Vedlegg: Link til program for NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2019: _/detaljer

22 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 60/18 Sakstittel: Møteplan 2019 Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2019.