OMBYGGING AV SMÅSKOLEN VED EIDSVÅG BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. BYGGEREGNSKAP OMBYGGING AV KOMMUNEHUSET I NESSET. BYGGEREGNSKAP

Transkript

1 KONTROLLUTVALGET I NESSET KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 2/12 Møtedato: Tid: kl kl Møtested: Formannskapssalen, Nesset kommunehus Sak nr: 10/12 17/12 Møteleder: Paul E. Nauste, leder (Ap) Møtende medlemmer: Lars Myrset, nestleder (Frp) Forfall: ingen Ikke møtt: Vigdis Fjøseid (Ap) Møtende vara: ingen Fra sekretariatet: Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Fra revisjonen: Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Av øvrige møtte: Rolf Jonas Hurlen, ordfører (under sak 12/12 17/12) Rigmor Brøste Kjersem, rådmann (under sak 12/12-16/12) Solfrid Svensli, økonomisjef (under sak 12/12) Ellen Undseth, enhetsleder teknisk drift (under sak 13/12 14/12) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. I starten av møtet ble det gitt informasjon til utvalgsmedlemmene om kommunens regler og rutiner for Godtgjørelse til medlemmer av styrer, råd og utvalg. Informasjonen ble gitt av ass. rådmann Bjørn Stensjø som også gikk igjennom utfylling av godtgjøringsskjemaet. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 10/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. FEBRUAR 2012 PS 11/12 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 12/12 NESSET KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 PS 13/12 PS 14/12 PS 15/12 PS 16/12 PS 17/12 OMBYGGING AV SMÅSKOLEN VED EIDSVÅG BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. BYGGEREGNSKAP OMBYGGING AV KOMMUNEHUSET I NESSET. BYGGEREGNSKAP FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING OPPFØLGINGSLISTE EVENTUELT Side 1 av 7

2 PS 10/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 16. FEBRUAR 2012 Protokollen fra møte 16. februar 2012 godkjennes. Leder orienterte. PS 11/12 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 04/12 RS 05/12 RS 06/12 Årsmelding 2011 Kontrollutvalget - melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 36/12 Plan for forvaltningsrevisjon - melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 37/12 Plan for selskapskontroll - melding om vedtak i Nesset kommunestyre i K sak 38/12 Orienteringssaker: OS 05/12 Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Nesset kommune Brev fra Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert PS 12/12 NESSET KOMMUNE. ÅRSREGNSKAP FOR 2011 Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 12/12 behandlet Nesset kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært regnskapet, revisors beretning, datert 30. mars 2012, revisors brev av 10. april 2012 og rådmannens årsmelding for I tilegg har revisjonen, rådmann og økonomisjef supplert utvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Side 2 av 7

3 Årsregnskapet, som består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noter er avlagt av rådmannen og økonomisjef. Nesset kommunes driftsregnskap for 2011 viser kr til fordeling til drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Netto driftsresultat er positivt med kr Årets bruk av disposisjonsfond utgjør 6,7 mill. kroner mens overføringene til investeringsregnskapet utgjør 1,3 mill. kr. mot budsjettert 1,8 mill. kroner. Enhetene har i 2011 hatt god budsjettstyring og det fremkommer kun små avvik mellom budsjett og regnskap. Det er redegjort for den enkelte enhet i rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har påsett at kommuneregnskapet er revidert på en betryggende måte. Etter revisjonens mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Etter utvalgets gjennomgang av årsmelding og regnskap, samt revisors beretning, mener kontrollutvalget at årsregnskapet for 2011 gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Nesset kommunes virksomhet i 2011 og for kommunen sin økonomiske stilling pr Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og revisjonsberetningen, datert 30. mars 2012, har kontrollutvalget ikke merknader til Nesset kommunes regnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner årsregnskapet for Nesset kommune for 2011 slik det er avlagt. Det ble bemerket at Nesset kommune, ved en misforståelse, ikke hadde sendt ut årsregnskapet til utvalgsmedlemmene i forkant av møtet. Regnskapet ble derfor delt ut i møtet. Økonomisjef Solfrid Svensli redegjorde for årsregnskapet og årsmelding. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om revisjonens arbeid og kommenterte investeringsregnskapet. Ordfører Rolf Jonas Hurlen kommenterte Nesset kommunes gjeld og kommunens evne til å betjene den. Rådmann Rigmor Brøste Kjersem, økonomisjef og distriktsrevisor svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 13/12 OMBYGGING AV SMÅSKOLEN VED EIDSVÅG BARNE- OG UNGDOMSSKOLE. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 13/12 behandlet byggeregnskapet til Ombygging av småskolen ved Eidsvåg Barne- og ungdomsskole. Side 3 av 7

4 Grunnlaget for behandlingen har vært byggeregnskapet, samt revisjonserklæringen, datert 20.april Prosjektet Ombygging av småskolen ved Eidsvåg Barne- og ungdomsskole hadde en kostnadsramme på kr ,- inkl. tilleggsbevilgning, mens byggeregnskapet viser en totalkostnad på kr Dette tilsvarer et mindreforbruk på prosjektet med kr eller 0,3 % i forhold til budsjett. Prosjektet er i hovedsak finansiert med låneopptak. Distriktsrevisor har konkludert med at byggeregnskapet for Ombygging av småskolen ved Eidsvåg Barne- og ungdomsskole er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Kontrollutvalget vil bemerke at det har tatt litt lang tid fra prosjektet var ferdigstilt i oktober 2010 til byggeregnskapet legges fram til politisk behandling våren Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 20. april 2012, har ikke kontrollutvalget flere merknader til byggeregnskapet for Ombygging av småskolen ved Eidsvåg Barne- og ungdomsskole. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner byggeregnskapet for Ombygging av småskolen ved Eidsvåg Barne- og ungdomsskole slik det er avlagt. Enhetsleder for Teknisk drift Ellen Undseth kom i møtet. Undseth orienterte om byggeprosjektet. Rådmann Rigmor Brøste Kjersem redegjorde for byggeregnskapet og årsak til at byggeregnskapet ikke var lagt fram tidligere. Rådmann og enhetsleder svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 14/12 OMBYGGING AV KOMMUNEHUSET I NESSET. BYGGEREGNSKAP Kontrollutvalgets uttalelse Kontrollutvalget har i møte i sak 14/12 behandlet byggeregnskapet til Ombygging av kommunehuset i Nesset. Grunnlaget for behandlingen har vært byggeregnskapet, samt revisjonserklæringen, datert 24.april Prosjektet Ombygging av kommunehuset i Nesset hadde en kostnadsramme på kr , mens byggeregnskapet viser en totalkostnad på kr Sluttsummen viser at prosjektet er tilnærmet gått i balanse. I sluttrapporten foreligger det ingen opplysninger om hvordan prosjektet er finansiert. Side 4 av 7

5 Distriktsrevisor har konkludert med at byggeregnskapet for Ombygging av kommunehuset i Nesset er avlagt i samsvar med god kommunal regnskapsskikk og kan godkjennes. Ut over dette, og det som fremgår av saksframlegget til kontrollutvalget og uttalelsen fra revisjonen, datert 24. april 2012, har ikke kontrollutvalget flere merknader til byggeregnskapet for Ombygging av kommunehuset i Nesset. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner byggeregnskapet for Ombygging av kommunehuset i Nesset slik det er avlagt. PS 15/12 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT. BESTILLING 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Vedlikehold av kommunale bygg i Nesset kommune 2. Undersøkelsen skal omfatte kommunens behov for vedlikehold, økonomiske rammer, plan for vedlikehold, konsekvens for arbeidsmiljø for ansatte/beboere/ elever, rutiner og internkontroll og VAR-området. 3. Prosjektrapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihh til prosjektplan 4. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Leder orienterte. Utvalget drøftet områder som kunne være grunnlag for en forvaltningsrevisjon og samlet seg tilslutt om følgende prosjekt: Vedlikehold av kommunale bygg i Nesset kommune. Kontrollutvalget ønsker at undersøkelsen skal omfatte kommunens behov for vedlikehold, økonomiske rammer, plan for vedlikehold, konsekvens for arbeidsmiljø for ansatte/beboere/ elever, rutiner og internkontroll og VAR-området. Prosjektet kommer inn under prioritert område i pkt. 3.2 i Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (2 voterende) Sekretærens innstilling 1. Kontrollutvalget bestiller følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: 2. Undersøkelsen skal omfatte kommunens 3. Prosjektrapport leveres kontrollutvalgets sekretariat ihh til prosjektplan 4. Prosjektet bestilles utført hos Kommunerevisjonsdistrikt 2 M & R. Side 5 av 7

6 PS 16/12 OPPFØLGINGSLISTE I oppfølgingslisten gjøres ingen endringer. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var opplistet i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (2 voterende) PS 17/12 EVENTUELT Virksomhetsbesøk ev. orientering fra enhetsleder I kontrollutvalgets møteplan er det satt av tid til besøk i en kommunal virksomhet. Alternativt kan en enhetsleder inviteres til å gi informasjon om sin enhet. Kontrollutvalget konkluderte med at de vil avvente til neste møte å avklare hvilken virksomhet de ønsker å besøke. Deltakelse på Fylkesmannen i Møre og Romsdal sin Kontroll- og omdømmekonferanse 26. april 2012 i Molde Fylkesmannen arrangerte 26. april 2012 en dagskonferanse for medlemmer i kontrollutvalgene i Møre og Romsdal. Fra kontrollutvalget i Nesset deltok leder Paul Nauste. Dagskurs/samling for medlemmer og varamedlemmer i kontrollutvalgene i kommunene som omfattes Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 24. mai 2012 i Molde Sekretariatet har i lengre tid arbeidet med å arrangere dagskurs/samling for medlemmer og varamedlemmer av kontrollutvalgene i de ni kommunene. Kurset vil ha som tema arbeidet i kontrollutvalget. Fra kontrollutvalget i Nesset vil leder Paul Nauste, nestleder Lars Myrset og Vigdis Fjøseid delta. Deltakelse på Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) sin fagkonferanse og årsmøte 2012 i Trondheim 6. og 7. juni Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte for medlemmer av kontrollutvalg, ansatte i sekretariatene og andre som finner konferansen interessant. Invitasjon til konferansen er sendt elektronisk til utvalgsmedlemmene. Frist for påmelding var 31. mars Ingen fra kontrollutvalget i Nesset er påmeldt konferansen. Deltakelse på Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) sin fagkonferanse 2012 i Molde 11. og 12. juni NKRF arrangerer årlig fagkonferanse og årsmøte, og i år skal den arrangeres i Molde 11. og 12. juni. Målgruppa for konferansen er revisorer, kontrollutvalgssekretærer og ellers alle med interesse for revisjon, kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Frist for påmelding var 11. april. Leder Paul Nauste vil se på muligheten for å kunne delta på en av konferansedagene. Sekretæren vil undersøke om dette lar seg gjøre. Side 6 av 7

7 Paul E. Nauste Lars Myrset Vigdis Fjøseid leder nestleder Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 7 av 7