Kontrollutvalget i Bardu kommune

Transkript

1 i Bardu kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag, 11. september 2017, kl , Kommunehuset Setermoen, formannskapssalen. Sakskart Sak 17/17 Protokoll fra møte den 16. mai 2017 Sak 18/17 Sak 19/17 Sak 20/17 Sak 21/17 Rådmannen orienterer om budsjettprosessen Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune Selskapskontroll Barduprodukter AS Melding om vedtak i Bardu kommunestyre Sak 22/17 Møteplan høsten 2017 Sak 23/17 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Bardu, 4. september 2017 Narvik, 4. september 2017 Hålogaland Revisjon AS Torill A. Johansen s leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Saksnr.: 17/17 Sakstittel: Protokoll fra møte den 16. mai 2017 Protokoll fra møte i Bardu kontrollutvalg den 16. mai 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte har blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang, og sekretariatet har mottatt tilbakemelding fra 2 møtedeltakere på at protokollen er godkjent. Én av møtedeltakerne har ikke kommet med tilbakemelding. Protokollen ansees således som godkjent, og er offentliggjort på sekretariatets nettside. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 16. mai 2017

3 ibardu Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Kommunehuset Setermoen, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 13/17 16/17 Frakl.: Til kl.: 09:00 10:15 Følgende medlemmer møtte: Torill A. Johansen Vilhelm Kjelsvik Cathrin A. Strømseth (vara for Ragnhild Movinkel) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: Ragnhild Movinkel FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Rådmann Håvard Gangsås FRASEKRETARIATET MØTTE: ThomasJensen ANDRE: KontaktrevisorSisselPedersenfraKomRev NORD IKS 3av 3 medlemmermøtte. var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 ibardu Sak 13/17 Protokoll fra møteden 27. april 2017 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøtei Bardu kontrollutvalg den 27. april 2017 tas til orientering. Protokoll fraforrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til møtedeltakerne for gjennomgang,ogsekretariatet mottok tilbakemeldingfra samtligemøtedeltakerepåat protokollen var godkjent. Protokollen ble såledesansett som godkjent,og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. fattet så følgende VEDTAK: Protokoll framøteibardu kontrollutvalg den 27. april 2017 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 14/17 Årsregnskap Bardu kommune vedtarforslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetilbardu kommunes årsregnskapfor s uttalelse sendeskommunestyret,medkopitil formannskapet. Kontaktrevisor Sissel Pedersen frakomrev NORD IKS var tilstedeimøtet og fortaltelitt om deresfunn iforbindelsemed revisjon av årsregnskapet,ogtok samtidigen gjennomgangav avgittrevisjonsberetning. Rådmann Håvard Gangsås var tilstedeimøtet, og kommenterteog svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. fattet så følgende VEDTAK: 1. vedtar forslagtil uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetil Bardu kommunes årsregnskap for s uttalelse sendes kommunestyret,med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Sak 15/17 Oppsummeringsbrev årsregnskap Bardu kommune orienteringssak Innstillingtil vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Bardu kommune 2016 tastil orientering. Kontaktrevisor vartilstedeimøtet og redegjorde forinnholdet ibrevet. fattet så følgende ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune16. mai2017 sak13/17 16/17 Side2av3

5 ibardu VEDTAK: Oppsummeringsbrevetterrevisjonav årsregnskap Bardu kommune 2016 tastil orientering. Enstemmig vedtak Sak 16/17 Eventuelt Ingen saker til behandling under Eventuelt. Møte ble deretter hevet ca. kl. 10:15. Bardu, 16. mai 2017 Torill A.Johansen Leder kontrollutvalget ibardu ProtokollkontrollutvalgsmøteBardukommune16. mai2017 sak13/17 16/17 Side3av3

6 Saksnr.: 18/17 Sakstittel: Rådmannen orienterer om budsjettprosessen Orienteringen fra rådmannen tas til etterretning Saksopplysninger: I henhold til Lov om kommuner og fylkeskommuner 45 skal kommunestyret «innen årets utgang vedta budsjett for det kommende kalenderår.» Budsjettvedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra formannskapet. Skjer det endringer i løpet av budsjettåret, som kan få betydning for de inntekter og utgifter som årsbudsjettet bygger på, skal rådmannen gi melding om dette til kommunestyret, som i sin tur skal foreta nødvendige endringer i budsjettet. Rådmannen er invitert til møtet for å orientere litt om budsjettprosessen.

7 Saksnr.: 19/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlig anskaffelser i Bardu kommune satt i bestilling. Etter ønske fra kontrollutvalget, har sekretariatet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor

8 Thomas Jensen Fra: Carina Fyhn Hansen Sendt: 31. august :23 Til: Thomas Jensen Emne: Status Bardu Hei Thomas! Her kommer enlitenstatusoppdatering påoffentlige anskaffelser,bardu; Vihadde oppstartsmøtemed representanterforadministrasjonen Rita Bjørn, stabssjef, ervår kontaktperson iprosjektet.forutenhenne stilteenhetsleder forteknisk, avd.leder for bygg og eiendom, faglederfor ITog faglederforregnskapioppstartsmøtet.ettermøtet startetinnsamling av dokumentasjon,vi har fåttoversendten goddel,menikke alt.vi harvalgt ut flere anskaffelser fra teknisketat, enkelte kjøp av konsulenttjenester, samt noenanskaffelser påhelseområdet forundersøkelse.deter særlig dokumentasjon for anskaffelser påhelseområdetsomviforeløpig ikke har mottatt etterspurtdokumentasjon for. Dersom det ermulig å avslutte datainnsamlinga (dvs.at vi får altvitrenger)ila september erdet realistisk atvi kan ferdigstille rapporten innenutgangen av Målsetting er at denskalkunne behandlesiku-møtet27. november, men detvil avhenge av atvi får all etterspurtdokumentasjon snarlig.revisoroppleverat samarbeidetmed administrasjonener godt.at ikke all dokumentasjoner oversendtennå kan tilen vissgrad skyldesferieavvikling i sommer. Vennlig hilsen Carina FyhnHansen Forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS E-post: cfh@komrevnord.no Tlf: Mobil: Besøksadresse:Vestregt TROMSØ 1

9 Saksnr.: 20/17 Sakstittel: Selskapskontroll Barduprodukter AS Status på selskapskontrollen på Barduprodukter AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Barduprodukter AS høsten Etter ønske fra kontrollutvalget vil Hålogaland Revisjon AS redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

10 Saksnr.: 21/17 Sakstittel: Melding om vedtak i Bardu kommunestyre - orienteringssak Melding om vedtak i Bardu kommunestyre tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 sendte kontrollutvalget s årsmelding 2016 til kommunestyret for behandling der. Kommunestyret behandlet s årsmelding 2016 som sak 23/17 i kommunestyremøte 28. juni 2017, og kontrollutvalget har mottatt melding om vedtak fra kommunen. Sekretariatet vil orientere i møtet om vedtaket som ble fattet. Vedlegg: Melding om vedtak i kommunestyrets sak 23/17

11 Hålogaland revisjon AS Vår ref. Saksnr.-løpenr. Vår dato Arkivkode 033 Avd/Saksb /RB Deres ref. 17/986-17/ Oppgis ved alle henv s årsmelding 2016 Kommunestyret traff slikt vedtak i møte den sak nr 23/17. Kommunestyret tar Årsmelding kontrollutvalget 2016 til orientering. Rita Bjørn stabsleder Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Stab og fellestjenester Bardu kommune, postboks 401, 9365 Bardu Altevannsveien 16, 9360 Bardu Org.nr. NO Telefon: (sentralbord) Telefaks: E-post: postmottak@bardu.kommune.no Bankgiro: Konto for skatt:

12 Saksnr.: 22/17 Sakstittel: Møteplan høsten 2017 Ingen Saksopplysninger: ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for høsten 2017.

13 Saksnr.: 23/17 Sakstittel: Eventuelt