Kontrollutvalget i Ballangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 18/17 33/17 Fra kl.: Til kl.: 11:00 14:15 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Jack-Ivan Mikalsen Kjersti D. Simonsen Frank Johannesen Stein Tore Auran (1. vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Olav Steinland FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Knut Einar Hanssen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 18/17 19/17 og sak 22/17 28/17. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope og Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte kontaktrevisor Jan-Egil Dørum. 4 av 5 medlemmer møtte. I tillegg møtte fastmøtende 1. vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 1

2 Sak 18/17 Protokoll fra møte den 13. juni 2017 Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 13. juni 2017 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra samtlige medlemmer på at protokollen var godkjent. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 13. juni 2017 tas til orientering. Sak 19/17 Budsjett Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget vedtar forslag til regulert budsjett for 2017 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune, og fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til regulert budsjett og innarbeide dette ved neste budsjettregulering for Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2018, samt for regulert budsjett for 2017, for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune. Kontrollutvalget behandlet forslagene til budsjettrammer for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettrammer inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslagene er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 2

3 Forslagene ble gjennomgått i møtet. Etter innspill fra medlemmene, ble det foretatt justeringer av enkelte poster tilknyttet regulert budsjett 2017, og kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget vedtar forslag til regulert budsjett for 2017 på kr ,- for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune, og fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til regulert budsjett og innarbeide dette ved neste budsjettregulering for Sak 20/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune tas til orientering. Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 3

4 Sak 21/17 Selskapskontroll Baleiendom AS Ingen Kommunestyret i Ballangen vedtok Plan for selskapskontroll i sak 90/16 i møte 15. desember Av vedtatt plan fremkommer at en selskapskontroll på Baleiendom AS er høyest prioritert. Baleiendom AS er heleid av Ballangen Energi AS, som igjen er heleid av Ballangen kommune. Kontrollutvalgsmedlem Kjersti D. Simonsen er nestleder i styret til Baleiendom AS, og hun meldte seg følgelig inhabil i forbindelse med behandling av saken. Sekretariatet redegjorde i møtet for hvordan en selskapskontroll på Baleiendom AS kan utføres, og hvem som kunne utføre den, med hensikt på å få satt i bestilling en selskapskontroll. Under forutsetning av at budsjett for kontroll og tilsyn 2018 blir vedtatt av kommunestyret, som innstilt fra kontrollutvalget med hensyn på post Selskapskontroll, anmoder kontrollutvalget sekretariatet om å sette i bestilling en selskapskontroll av Baleiendom AS. Kontrollutvalget ønsker å engasjere kommunens faste revisor KomRev NORD IKS for å utføre selskapskontrollen som en eierskapskontroll. Sak 22/17 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Sekretariatet hadde etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen hadde oppdatert status på hvert av vedtakene, og var tilstede i møtet og orienterte om noen av dem. Rådmannen benyttet samtidig anledningen til å redegjøre for organisatoriske endringer som er foretatt så langt i Ballangen kommune, samt status for økonomiplanen, herunder kommunens økonomiske situasjon så langt i 2017, og utsiktene fremover for inndekning av tidligere års merforbruk. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 4

5 Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Sak 23/17 Brøyteavtale Redegjørelsen tas til orientering. I kontrollutvalgets sak 16/16 i møte 16. september 2016 ble sekretariatet anmodet om å undersøke «forhold som fremkom i svarbrevet fra administrasjonssjefen.». Saken gjelder forlengelse av brøyteavtale mellom Ballangen kommune og Arntsen Maskinstasjon AS. Kontrollutvalget hadde saken til behandling i sak 03/17 i kontrollutvalgsmøte 24. april Rådmannen var tilstede i møtet og orienterte om saksforholdet. Sekretariatet hadde i forkant av møtet etterspurt dokumentasjon vedrørende saksforholdet. Kontrollutvalget hadde ikke mottatt slik dokumentasjon til saksbehandling i møtet i april, og det ble derfor vedtatt å pånytt etterspørre slik dokumentasjon. Sekretariatet hadde i forkant av dagens møte mottatt dokumentasjon rundt saksforholdet, og saksforholdet ble gjennomgått i møtet. Rådmannen var tilstede i møte og redegjorde for saksforholdet og innholdet i mottatt dokumentasjon, og han svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Sak 24/17 Renovering av samfunnshuset i Kjeldebotn Redegjørelsen tas til orientering. Samfunnshuset i Kjeldebotn har vært utsatt for en omfattende vannskade, som medførte forsikringsdekning og behov for renovering. I kontrollutvalgets sak 06/17 i møte 24. april 2017 var rådmannen tilstede, og orienterte om prosessen rundt renoveringen. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å innhente kopi av all dokumentasjon som vedrører forsikringsskadesaken, herunder også oppgjør og Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 5

6 dekning og hvilke arbeider som er utført i forbindelse med reparasjon og renovering. Sekretariatet hadde i forkant av dagens møte mottatt dokumentasjon rundt saksforholdet, og saksforholdet ble gjennomgått i møtet. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for saksforholdet og innholdet i mottatt dokumentasjon, og han svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen kunne forsikre kontrollutvalget om at den delen av arbeidet som var utført som dugnad, ikke krevde faglært arbeidskraft. Han kunne videre bekrefte at arbeidet med samfunnshuset var utført i henhold til kravene som fremkommer av plan- og bygningsloven. Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Sak 25/17 Salg av Ballangsleira til Kolos Norway AS Ingen I kontrollutvalgets møte 24. april 2017 ble salget av Ballangsleira til Kolos Norway AS (tidligere Coalos AS) drøftet i sak 12/17. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å «innhente nødvendig dokumentasjon vedrørende elementer i saksforholdet som kontrollutvalget ønsker å vurdere nærmere.» Sekretariatet hadde i forkant av dagens møte mottatt dokumentasjon rundt saksforholdet, og saksforholdet ble gjennomgått i møtet. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for saksforholdet og innholdet i mottatt dokumentasjon, og han svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget bemerket imidlertid følgende 3 sentrale forhold vedrørende salget av Ballangsleira som kontrollutvalget mener er viktig at rådmannen sikrer avklaring på: Avklaring av reelt eierskap til arealer hvor det i dag er oppført naust på området som er planlagt overdratt til kjøper (Kolos Norway AS). Kommunens rettighet til tilbakeføring av arealer jf avtalens pkt 10.4, hvis kjøper går konkurs etter at vilkår i avtalen er oppfylt, men før oppstart av fysisk bygningsaktivitet. Sikre tinglysning av urådighetserklæringen samtidig med tinglysning av overdragelse av arealene til kjøper. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 6

7 Kontrollutvalget er kjent med at salg av Ballangsleira utgjør et pågående saksforhold og vil derfor på nåværende tidspunkt ikke følge opp de forhold som er gitt som innspill til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget vil imidlertid i ettertiden vurdere hvorvidt det er behov for oppfølging av de nevnte forhold. Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Sak 26/17 Innkjøp/anskaffelser i Ballangen kommune Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. I kontrollutvalgets møte 24. april 2017 ønsket kontrollutvalget å få en oppdatert beskrivelse av hvilke innkjøpsrutiner som gjelder ved anskaffelser i Ballangen kommune, samt en oversikt over avtaleforholdet som foreligger med Innkjøp i Narvik kommune. Kontrollutvalget anmodet sekretariatet om å «innhente oppdatert rutinebeskrivelse vedrørende anskaffelser i Ballangen kommune, samt kopi av avtaler med Innkjøp i Narvik kommune.» Sekretariatet hadde i forkant av dagens møte mottatt dokumentasjon rundt saksforholdet, og saksforholdet ble gjennomgått i møtet. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for saksforholdet og innholdet i mottatt dokumentasjon. Kontrollutvalget bemerket at fremlagte avtale med Narvik kommune hverken var i underskrevet stand eller datert. På grunn av manglende underskrifter fremkommer det heller ikke hvorvidt de øvrige parter som er angitt i avtalen, faktisk inntrådte i og er del av avtalen. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på når avtalen trådte i kraft og hvem som er parter i avtalen. Kontrollutvalget bemerket også at gjeldende og fremlagte økonomireglement ikke er oppdatert og i samsvar med dagens administrative organisering og kommunens rutiner for anvisning. Kontrollutvalget er kjent med at det pågår for tiden en større endring i kommunens administrative organisering og det forventes at revisjon og oppdatering av økonomireglementet vil foretas i løpet av dette arbeidet. Kontrollutvalget vil derfor ikke på nåværende tidspunkt følge opp denne del av saksforholdet. Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på når avtalen trådte i kraft, samt hvem som er parter i avtalen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 7

8 Sak 27/17 Etablering ny brannstasjon i Ballangen kommune - orienteringssak Redegjørelse fra rådmannen tas til orientering. Kommunestyret i Ballangen kommune vedtok mot én stemme følgende i sak 23/17 i møte 29. mars 2017: «Kommunestyret i Ballangen kommune vedtar kjøp av Bjørkåsveien 20, og bevilger kr ,- til prosjektering. Rådmannen gis fullmakt til å gå i forhandlinger med hjemmelshaver. Takst av ny dato foreligger.» Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde for status på etablering av ny brannstasjon, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Redegjørelse fra rådmannen tas til orientering. Sak 28/17 Bruk av eiendomsskatt fra bolig og fritidseiendommer orienteringssak Redegjørelse fra rådmannen tas til orientering. I kommunestyremøte høsten 2014 ble det vedtatt at «Eiendomsskatt fra bolig og fritidseiendommer brukes til å opprettholde aktivitetstilbudet ved Ballangen svømme- og flerbrukshall, samt nedbetaling av gjeld.» Kontrollutvalget ønsket en redegjørelse fra rådmannen på hva eiendomsskatt fra bolig og fritidseiendommer er brukt til siden vedtaket ble fattet, og hvorvidt denne bruken er i henhold til formålet jf vedtak om innføring av eiendomsskatten. Rådmannen var tilstede i møtet og redegjorde kort for hvordan vedtaket var fulgt opp, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Redegjørelse fra rådmannen tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 8

9 Sak 29/17 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune orienteringssak Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2016 tas til orientering. Kontaktrevisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i brevet. Kontrollutvalget fattet så følgende Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2016 tas til orientering. Sak 30/17 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2016 tas til orientering. Kontaktrevisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i svarbrevet. Kontaktrevisor henledet oppmerksomheten til pkt. 8 i oppsummeringsbrev og svar på oppsummeringsbrevet, hvor han mener at revisors påpekning og spørsmål ikke er tilstrekkelig besvart i svarbrev fra Rådmannens stab vedrørende ytelse av ansvarlig lån til Green De-Com AS. Det er blant annet ikke besvart hvorvidt «kommunen sjekket at det er investert kr ,- av andre aksjonærer før utbetaling» eller hvorvidt lånets vilkår for øvrig, herunder nedbetalingsplan, overholdes. Kontrollutvalget fattet så følgende Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2016 tas til orientering. Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å undersøke hvorvidt vilkårene for innvilgelse av ansvarlig lån på kr ,- til selskapet Green De-Com AS var oppfylt før lånets hovedstol ble utbetalt fra kommunen, samt hvorvidt lånet blir betjent i henhold til låneavtalen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 9

10 Sak 31/17 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ballangen kommune orienteringssak Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Ballangen kommune tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Ballangen kommune. Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Sak 32/17 Invitasjon til deltakelse i utredning av kontrollutvalgets revisjons- og sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Kontrollutvalget finner ikke behov for å behandle saken ytterligere. I Fylkestingets møte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune behandlet. Med bakgrunn i vedtakene har kontrollutvalgene for kommunene i Nordland mottatt kopi av invitasjon til Andøy kommunes kontrollutvalg til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland. Av saksdokumenter knyttet til vedtakene i Nordland fylkeskommune fremgår det at Salten kommunerevisjon, Ytre Helgeland kommunerevisjon og kommunerevisjonen i Lofoten skal være del i utredningsprosessen vedrørende dannelse av felles revisjonsenhet. Ballangen kommune har i dag ikke tilknytning til noen av disse involverte partene. Sekretariatet redegjorde for mottatt invitasjon i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 10

11 Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Kontrollutvalget finner ikke behov for å behandle saken ytterligere. Sak 33/17 Eventuelt 33.1/17 Småbåthavna i Kjeldebotn I forkant av møtet var det kommet inn spørsmål fra innbyggere i Kjeldebotn, om hvorfor området rundt småbåthavna i Kjeldebotn ennå ikke var regulert, og hvorfor Kjeldebotn Båtforening ikke har fått avklart sitt spørsmål om langtidsleie eller kjøp av arealer rundt båthavna i Kjeldebotn. Rådmannen var tilstede i møtet, og redegjorde for at saken ville bli tatt inn på sakskartet til formannskapsmøte torsdag 26. oktober. Redegjørelse fra rådmannen tas til orientering. Møtet ble hevet kl. 14:15. Ballangen, 20. oktober 2017 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen 20. oktober 2017 sak 18/17-33/17 Side 11