Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tjeldsund kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 14. september 2017, kl. 10:00, kommunestyresalen ved rådhuset i Tjeldsund. Sakskart Sak 13/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 24. mai 2017 Sak 14/17 Sak 15/17 Sak 16/17 Sak 17/17 Sak 18/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Selskapskontroll Budsjett Oppsummeringsbrev Tjeldsund kommune 2016 orienteringssak Svar på oppsummeringsbrev Tjeldsund kommune 2016 orienteringssak Sak 19/17 Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Sak 20/17 Sak 21/17 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune - orienteringssak Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tjeldsund, 7. september 2017 Narvik, 7. september 2017 Hålogaland Revisjon AS Kåre Edgar Miklegard Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 13/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 24. mai 2017 Innstilling til vedtak: Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 24. mai 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. mai 2017

3 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 08/17 12/17 Frakl.: Til kl.: 10:00 11:10 Følgende medlemmer møtte: Kåre Edgar Miklegard (leder) Aina Instanes Ann-Karin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDTFORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: ØkonomilederHugo Heimgårdvar tilstedeimøtetiforbindelsemed behandlingav sak 09/17 Årsregnskap Tjeldsund kommune 2016 FRASEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte: KontaktrevisorHåvard Nystad 3av 3 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiTjeldsund Sak 08/17 Godkjenning av protokoll framøteden 7. februar 2017 Innstillingtil vedtak: ProtokollenframøteiTjeldsundkontrollutvalg den 7. februar 2017 godkjennes. Protokoll fraforrigemøte ble gjennomgått. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokollen framøtei Tjeldsund kontrollutvalg den 7. februar 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 09/17 Årsregnskap Tjeldsundkommune 2016 Innstillingtil vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtarforslagtil uttalelsetil årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetil Tjeldsundkommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendeskommunestyret,medkopitil formannskapet. Kontaktrevisor Håvard NystadfraKomRev NORD IKS var tilstedeimøtet og fortaltelitt om deresfunn iforbindelsemed revisjon av årsregnskapet,ogtok samtidigen gjennomgangav avgittrevisjonsberetning. Økonomileder HugoHeimgård vartilstedeimøtet, og kommenterteog svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar forslagtil uttalelsetil årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelsetil Tjeldsund kommunes årsregnskapfor Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune24. mai2017 sak08/17 12/17 Side2av3

5 KontrollutvalgetiTjeldsund Sak 10/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Innstilling til vedtak: Sekretariatet setterforvaltningsrevisjonsprosjekthelsestasjon- og skolehelsetjenestei bestilling. Sekretariatetredegjordefor innholdet iforslagtil prosjektskisse ogi forvaltningsrevisors kommentarerog overordnet prosjektskisse. Kontrollutvalget drøftet overordnet prosjektskissefraforvaltningsrevisor,og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget godkjente, og vil leggetil grunn, overordnet prosjektskissefra forvaltningsrevisor datert 11. mai Sekretariatet setter forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste ibestilling. Enstemmig vedtak Sak 11/17 Selskapskontroll Innstilling til vedtak: Ingen Kontrollutvalget drøftet imøtet hvordanen selskapskontroll kangjennomføres, og hvem som kan gjennomføre den. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: HålogalandRevisjonAS gåri gangmed selskapskontroll av Tjeldsund eiendoms- og utbyggingsselskapas høsten Selskapskontrollen skal utføres som en utvidet eierskapskontroll. Enstemmig vedtak Sak 12/17 Eventuelt Det var ingensaker til behandling under Eventuelt. Møte ble deretter hevet ca. kl. 11:10. Tjeldsund, 24. mai 2017 Kåre Edgar Miklegard Leder kontrollutvalget itjeldsund Protokollkontrollutvalgsmøte Tjeldsund kommune24. mai2017 sak08/17 12/17 Side3av3

6 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 14/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon- og skolehelsetjeneste satt i bestilling. Etter ønske fra kontrollutvalget, har sekretariatet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Epost fra forvaltningsrevisor

7 Thomas Jensen Fra: KnutTeppanVik Sendt: 5. september :35 Til: Thomas Jensen Emne: SV: Forvaltningsrevisjonsprosjekter Narvik, Gratangen og Tjeldsund Hei, Viser tildin forespørselomen statusoppdatering for forvaltningsrevisjonsprosjektet «Helsestasjons-og skolehelsetjeneste» i Tjeldsund kommune. ProsjektlederLene Zahl Johnsen har iløpet av sommeren hattoppstartsmøtemed administrasjonen, gjennomført intervjuog fåttoversendt en del relevant dokumentasjon. Noedatainnsamling gjenstår. Vifastholder,som tidligere forespeilet,atprosjektet vil ferdigstilles primo Medvennlig hilsen Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORDIKS Tlf / E-post: ktv@komrevnord.no Besøksadresse:Vestregata 33,9008TROMSØ Fra: Thomas Jensen [mailto:tje@halogalandrevisjon.no] Sendt: 31.august :52 Til: KnutTeppan Vik <knut.teppan.vik@komrevnord.no> Emne: ForvaltningsrevisjonsprosjekterNarvik, Gratangen ogtjeldsund Hei (igjen)knut! Tilbakemeldingen fracarina påbardu så braut! Det ervidereberammetmøter ikontrollutvalgene inarvik,gratangenog Tjeldsund kommune henholdsvis15/9, 7/9 og 14/9. Iden forbindelse ønskerkontrollutvalget enstatusoppdatering påforvaltningsrevisjonsprosjektenesom er bestilt her. Kan deresendemeg enepost hvordereskriver littom fremgangen påprosjektet (og littom forventet tidspunktfor ferdigstillelse), samt littomhvordandereopplever samarbeidetmed kommunenidennesaken? Medvennlighilsen Hålogaland Revisjon AS ThomasJensen revisor Telefon: Mobil: Fax: Epost: tje@halogalandrevisjon.no 1

8 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 15/17 Sakstittel: Selskapskontroll Innstilling til vedtak: Status på selskapskontrollen på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble det vedtatt at Hålogaland Revisjon AS skulle gå i gang med en selskapskontroll på Tjeldsund Eiendom- og Utbyggingsselskap AS høsten Etter ønske fra kontrollutvalget vil Hålogaland Revisjon AS redegjøre for status på selskapskontrollen i møtet.

9 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 16/17 Sakstittel: Budsjett Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tjeldsund kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tjeldsund kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

10 2. Kjøp av tjenester Tjeldsund kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2018 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,3%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Tjeldsund kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 4 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 4 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 500,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte, mens tapt arbeidsfortjeneste er utelatt i budsjettet da det ikke forventes at medlemmene fremmer slikt krav om dekning. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2018

11 Vedlegg 1. Tjeldsund kommune Kontrollutvalgets forslag til budjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2018 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen

12 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 17/17 Sakstittel: Oppsummeringsbrev Tjeldsund kommune 2016 orienteringssak Innstilling til vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016, som er sendt fra revisor til rådmannen i Tjeldsund kommune. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016

13

14

15

16 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 18/17 Sakstittel: Svar på oppsummeringsbrev Tjeldsund kommune 2016 orienteringssak Innstilling til vedtak: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016, som er sendt fra Tjeldsund kommune til revisor. Vedlegg: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tjeldsund kommune 2016

17

18

19

20 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 19/17 Sakstittel: Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Innstilling til vedtak: Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 24. april Vedlegg: Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/17 Sakstittel: Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune - orienteringssak Innstilling til vedtak: Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Saksopplysninger: I Fylkestingets møte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune behandlet. Sekretariatet vil redegjøre for fylkestingets vedtak i møtet.

36 Tjeldsund kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/17 Sakstittel: Eventuelt