Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 21/18 35/18 Fra kl.: Til kl.: 8:00 11:20 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Øystein Eide Beathe R. Knutsen (vara) (sak 21/18 26/18, sak 30/18 35/18) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Lars-Olle Gerhardsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Arne Kvensjø og assisterende rådmann Kay M. Meløysund Teknisk sjef Pål Strøm Jensen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 30/18 33/18, og sak 35/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisorene Bjørg-Karin Steinhaug og Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 21/18 29/18 og sak 34/18. 2 av 3 ordinære medlemmer møtte. I tillegg møtte vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 1

2 Sak 21/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 18. juni 2018 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 18. juni 2018 godkjennes. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 1 av 3 medlemmer på at protokollen var godkjent. To av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Ingen av kontrollutvalgets medlemmer hadde noen kommentarer til utkast til protokoll fra møte 18. juni 2018, og kontrollutvalget fattet følgende Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 18. juni 2018 godkjennes. Sak 22/18 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Kontaktrevisor Bjørg-Karin Steinhaug fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og kommenterte at tilsvaret var kommet veldig seint. Kontrollutvalget fattet så følgende Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2016 tas til orientering. Sak 23/18 Svar på revisjonsbrev nr. 18 og revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18 Svar på revisjonsbrev nr. 18 og revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18 tas til orientering. Kontrollutvalget fattet følgende Svar på revisjonsbrev nr. 18 og revisors vurdering av svar på revisjonsbrev nr. 17 og 18 tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 2

3 Sak 24/18 Årsregnskap Tysfjord kommune Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Revisor tok en grundig gjennomgang av deres funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Revisor svarte gjennom presentasjonen tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmann Arne Kvensjø var tilstede i møtet og fortalte litt om kommunens økonomiske situasjon, herunder samarbeidet med Narvik kommune på økonomifunksjonen, samt litt om hvor det har sviktet i forhold til regnskapsavleggelsen og Tysfjord kommunes høye merforbruk. Assisterende rådmann Kay M. Meløysund var også tilstede i møtet og supplerte med kommentarer. Kontrollutvalget tok redegjørelsen fra revisor og administrasjonen til orientering, og fattet følgende 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Tysfjord kommunes årsregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 3

4 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 4

5 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 5

6 Sak 25/18 Revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen, med kopi til ekstern revisor, innen 1. desember 2018 på hvilke tiltak administrasjonen planlegger å iverksette, eller har iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Revisor redegjorde for innholdet i revisjonsbrev nr. 19 i forbindelse med at hun gjennomgikk revisjonen av årsregnskapet i sak 24/18, og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr årsregnskap Tysfjord kommune 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen, med kopi til ekstern revisor, innen 1. desember 2018 på hvilke tiltak administrasjonen planlegger å iverksette, eller har iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Sak 26/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget fattet følgende Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Sak 27/18 Særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret. I forkant av at saken ble behandlet gjorde varamedlem Beathe R. Knutsen kontrollutvalget oppmerksom på at hennes søster er samboer med styreleder for Stetindhallen Tysfjord KF Johan D. O. Hætta, og at hun således kunne være inhabil i forhold til behandling av saken. De øvrige medlemmene av kontrollutvalget vurderte varamedlem Beathe R. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 6

7 Knutsen til å være inhabil i forhold til behandling av særregnskapet til Stetindhallen Tysfjord KF, og Knutsen fratrådte ved behandlingen. Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum var tilstede i møtet og tok en grundig gjennomgang av deres funn i forbindelse med revisjon av særregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Revisor svarte gjennom presentasjonen tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmann Arne Kvensjø og assisterende rådmann Kay M. Meløysund kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret. Enstemmig vedtatt Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Stetindhallen Tysfjord KF s særregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 7

8 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 8

9 Sak 28/18 Revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra foretakets ledelse, med kopi til ekstern revisor, innen 1. desember 2018 på hvilke tiltak som planlegges iverksatt, eller har blitt iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Revisor redegjorde for innholdet i revisjonsbrev nr. 3 i forbindelse med at han gjennomgikk revisjonen av særregnskapet i sak 27/18, og kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget tar revisjonsbrev nr. 3 - særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra foretakets ledelse, med kopi til ekstern revisor, innen 1. desember 2018 på hvilke tiltak som planlegges iverksatt, eller har blitt iverksatt, for å lukke de avvik som revisor har tatt opp i det nummererte brevet. Enstemmig vedtatt Sak 29/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget fattet følgende Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 9

10 Sak 30/18 Kjøp av areal på industriområdet Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Sekretariatet redegjorde for epostkorrespondanse med teknisk sjef etter kontrollutvalgsmøte 18. juni Teknisk sjef Pål Strøm Jensen var tilstede i møtet og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets leder redegjorde for at vedtaket fra formannskapet ikke var korrekt fulgt, ved at arealet er overdradd til eier av Molvik Maskin og Transport AS istedenfor til selskapet selv, og at kjøpet kanskje burde omgjøres. Rådmannen redegjorde for hans kunnskap om saksforholdet, samt om kommunens muligheter for å få overdratt arealet til korrekt rettssubjekt. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget anmoder administrasjonen om å gå i dialog med kjøper i den hensikt å få omgjort kjøpet, for så å overdra arealet til korrekt rettssubjekt, jf. formannskapets vedtak i sak 1/17 i møte 7. februar Sak 31/18 Eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS Ingen Teknisk sjef Pål Strøm Jensen var tilstede i møtet, og hadde tatt med til kontrollutvalget ytterligere dokumentasjon tilknyttet saksforholdet, herunder festekontrakt, samtykke til fremleie av festerett og skjøte på eiendommen. Teknisk sjef redegjorde for saksforholdet og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Rådmannen redegjorde kort for hans kunnskap om saksforholdet, og redegjorde for at både saksbehandling, oppbevaring av dokumentasjon, samt iverksetting/gjennomføring har vært uheldig håndtert i forbindelse med overdragelsen. Kontrollutvalget bemerket at; overdragelsessummen er regulert opp fra kr 250 tusen til kr 300 tusen overdragelsen ikke er gjort i henhold til god forvaltningsskikk kontrollutvalget ikke har funnet at det er utarbeidet kjøpekontrakt i forbindelse med overdragelsen avtalen om kjøp ser ut til å være gjort muntlig overdragelsen er ikke gjennomført med likvid oppgjør. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 10

11 Kontrollutvalget ser alvorlig på at kommunen ikke har gjennomført overdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS i henhold til god forvaltningsskikk. Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra rådmannen og teknisk sjef til orientering, og ønsker å orientere kommunestyret i Tysfjord om funnene som er kommentert i protokollføringa til saken. Sak 32/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Forslaget ble gjennomgått i møtet, og kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 11

12 Kontrollutvalget fattet så følgende Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Tysfjord kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Sak 33/18 Avhending av ventebu på Lysvoll henvendelse Ingen Sekretariatet redegjorde kort saksforholdet. Teknisk sjef redegjorde for saksforholdet. Som følge av uavklarte eierforhold på grunnen har ikke salget blitt gjennomført. Overdragelsen er av samme årsak skrinlagt fra kommunens side. Kontrollutvalget drøftet saken, og fattet følgende Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra teknisk sjef til orientering, og ønsker ikke å følge opp saken ytterligere. Sak 34/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering. Høsten 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune satt i bestilling. Revisor Jan-Egil Dørum har vært prosjektmedarbeider, og redegjorde for status på forvaltningsrevisjonsprosjektet i møtet. Rapporten ble sendt på høring til administrasjonen i slutten av oktober, og er i ferd med å bli ferdigstilt og klar behandling i kontrollutvalget. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 12

13 Kontrollutvalget fattet så følgende Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering. Enstemmig vedtatt Sak 35/18 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Kontrollutvalget hadde i forkant av møtet mottatt kopi av uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF. Kontrollutvalget fattet følgende Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Tysfjord kommune og Stetindhallen Tysfjord KF tas til orientering. Neste møte i kontrollutvalget er berammet til tirsdag 4. desember Møtet ble hevet kl. 11:20. Kjøpsvik, 9. november Ann-Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 9. november 2018 sak 21/18 35/18 Side 13