Kontrollutvalget i Tysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 11/18 20/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 11:50 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Øystein Eide Beathe R. Knutsen (vara) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Lars-Olle Gerhardsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Teknisk sjef Pål Strøm Jensen var tilstede i møtet under behandling av sak 13/18 14/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 2 av 3 ordinære medlemmer møtte. I tillegg møtte vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling og saksliste ble enstemmig godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 1

2 Sak 11/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 5. april 2018 Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet hadde mottatt tilbakemelding fra 2 av 3 medlemmer på at protokollen var godkjent. Ett av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og var offentliggjort på kontrollutvalgets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll fra møte i Tysfjord kontrollutvalg den 5. april 2018 tas til orientering. Sak 12/18 Musken vannverk Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av prosjektet vedrørende Oppgradering av Musken vannverk. Til saken hadde kontrollutvalget bedt om å få sluttrapport på investeringen og forelagt hvordan anbudsprosessen rundt investeringen hadde vært. Kontrollutvalget hadde mottatt noe dokumentasjon fra teknisk sjef, og saksforholdet ble drøftet i møtet. Kontrollutvalget tar mottatt dokumentasjon og redegjørelser fra teknisk sjef til orientering. Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke har fulgt anskaffelsesregelverket med hensyn til at investeringen skulle vært utlyst på Doffin 1. Kontrollutvalget mener det er beklagelig at kommunen ikke har fulgt anskaffelsesregelverket, og anmoder om at kommunen i fremtiden følger anskaffelsesregelverket i forbindelse med investeringer. 1 Doffin = Den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 2

3 Sak 13/18 Eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS Kontrollutvalget ønsket en gjennomgang av eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS. Kontrollutvalget hadde mottatt noe dokumentasjon fra teknisk sjef, og drøftet saksforholdet i møtet. Teknisk sjef var tilstede i møtet og redegjorde. Teknisk sjef opplyste at etterspurt skjøte ikke var bestilt, og således ikke oversendt kontrollutvalget. Han skulle bestille skjøte, og oversende til kontrollutvalget. Husbanken har i følge teknisk sjef gjort kommunen oppmerksom på at primærmålet er at leilighetene til enhver tid er leid ut, å ikke at de blir leid ut til personer som tilfredsstiller kravene (les: vanskeligstilte på boligmarkedet). Kontrollutvalget er kjent med at det aldri ble bokført noe salgssum for TSA i kommunens regnskap. Teknisk sjef opplyste om at overdragelsen skjedde gjennom en byttehandel. Kontrollutvalget tar mottatt dokumentasjon samt redegjørelsen fra teknisk sjef til orientering. Sak 14/18 Kjøp av areal på industriområdet Saken var drøftet i sak 03/18 i kontrollutvalgsmøte Kontrollutvalget har i etterkant av dette møtet mottatt ytterligere dokumentasjon tilknyttet saksforholdet, og drøftet mottatt dokumentasjon i møtet. Teknisk sjef var tilstede i møtet og redegjorde. Kommunen har fremdeles ikke funnet nytt egnet område til naustene. Kontrollutvalget påpekte at eiendommen ifølge matrikkelen er overdratt til eier av Molvik Maskin og Transport AS privat. Dette er ikke i samsvar med formannskapets vedtak, hvor det fremgår at eiendommen skulle overdras til Molvik Maskin og Transport AS. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 3

4 Kontrollutvalget tar mottatt dokumentasjon samt redegjørelsen fra teknisk sjef til orientering, og følger opp kommunens videre håndtering av saksforholdet. Sak 15/18 Negativ beretning Tysfjord kommunes årsregnskap 2017 Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Tysfjord kommune Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende Negativ revisjonsberetning Tysfjord kommune 2017 tas til orientering. Sak 16/18 Negativ beretning Stetindhallen Tysfjord KF`s særregnskap 2017 Negativ beretning Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på særregnskapet for Stetindhallen Tysfjord KF for Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende Negativ beretning Stetindhallen Tysfjord KF 2017 tas til orientering. Sak 17/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering. Høsten 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status på prosjektet fra forvaltningsrevisor, og redegjorde for status i møtet. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 4

5 Kontrollutvalget fattet så følgende Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Selvkosttjenester i Tysfjord kommune tas til orientering, og saken følges opp i neste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtatt Sak 18/18 Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tast til orientering. Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Sak 19/18 Sekretariatsfunksjonen fremover Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Opprinnelig avtale med Hålogaland Revisjon AS om sekretariatsbistand for kontrollutvalget i Tysfjord kommune opphørte etter 3. mai Sekretariatet redegjorde for at kommunestyret i Tysfjord vedtok i møte 24. april 2018 i sak 8/18 å prolongere avtalen med Hålogaland Revisjon AS som leverandør av sekretariatsbistand. Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Enstemmig vedtatt Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 5

6 Sak 20/18 Møteplan 2. halvår 2018 Kontrollutvalget i Tysfjord Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som ville være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2. halvår 2018, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 16. oktober Tirsdag 4. desember Alle datoer med møtestart kl. 10:00. Møteplanen for 2018 ble godkjent, og neste møte berammes til tirsdag 16. oktober 2018 kl. 10:00. Møtet ble hevet kl. 11:50. Kjøpsvik, 18. juni Ann-Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Tysfjord kommune 18. juni 2018 sak 11/18 20/18 Side 6