Kontrollutvalget i Lavangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Møterommet på servicebygget Fra sak: Til sak: 18/17 25/17 Fra kl.: Til kl.: 09:30 12:30 Følgende medlemmer møtte: Jon Rasdal Eliassen (Frp) Unn-Tove Bakkevoll (H) Svenn Ole Wiik (Sp) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Teknisk sjef Albert Pedersen var til stede i møtet i forbindelse med behandling av sak 19/17 og 20/17. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Mikael Falch Hope og Thomas Jensen ANDRE: Kontaktrevisor Sissel J. Pedersen fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet under behandling av sak 18/17 22/17. Forvaltningsrevisor Tone Jæger Karlstad fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet under behandling av sak 18/17 21/17. 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 18/17 Protokoll fra møte den 12. juni 2017 Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 12. juni 2017 godkjennes. Ingen av møtedeltakerne hadde noen kommentarer til protokollen fra sist avholdte kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget fattet så følgende Protokollen fra møte i Lavangen kontrollutvalg den 12. juni 2017 godkjennes. Sak 19/17 Nytt vannverk i Hesjevikelva orienteringssak Redegjørelsen fra teknisk sjef tas til orientering. Kommunestyret vedtok i sak 59/16 å etablere ny vannkilde med utgangspunkt i Hesjevikelva. Senere har formannskapet i sak 57/17 vedtatt innstilling på etablering av vannverket i tilknytning til Hesjevikelva med total budsjettert kostnad på kr Teknisk sjef var tilstede i møtet for å redegjøre for status i prosjektet. Han redegjorde for kontrollutvalget om hvilke arbeider som var utført, samt om hvilke arbeider som gjenstod. Prosjektet er p.t. under prosjektering. Asplan Viak forestår prosjekteringen. Det tas sikte på at denne skal være ferdigstilt rundt årsskiftet 2017/2018, slik at fremdriftsplan kan følges hvor de fysiske arbeidene påbegynnes våren Teknisk sjef svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende Redegjørelsen fra teknisk sjef tas til orientering. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 2 av 8

3 Sak 20/17 Vedlikehold kommunale veier - orienteringssak Redegjørelsen fra teknisk sjef tas til orientering. Det er tidligere besluttet å avsette kr 4 millioner til vedlikehold av kommunale veier i Lavangen kommune. For 2017 er det innstilt på økning av budsjettet med ytterligere kr 800 tusen for å dekke behov for vedlikehold av veinettet. Teknisk sjef var tilstede i møtet for å redegjøre for status vedlikehold av veinettet. Han redegjorde for kontrollutvalget om en del arbeider som var utført i 2015/2016, i forkant av asfalteringen. I 2016/2017 har arbeidet med asfaltering pågått, mens det nå i hovedsak gjenstår arbeider rekkverk etc. Medgåtte ressurser pr nå er anslått til ca kr 5,198 mill, det vil si et foreløpig anslått merforbruk på kr 398 tusen. Teknisk sjef opplyser at merforbruket i det alt vesentlige skriver seg til ønsker og behov som er dukket opp underveis i arbeidet med veivedlikeholdet. Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fra teknisk sjef tas til orientering. Sak 21/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune til orientering. Forvaltningsrevisor Tone Jæger Karlstad fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet presenterte forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalgets medlemmer kom med sine synspunkter på forvaltningsrevisjonsrapporten. Kontrollutvalget merket seg at det i flere av anskaffelsestilfellene ikke forelå signert anskaffelsesprotokoll. Det ble videre bemerket at det var bekymringsfullt at det ikke foreligger et innkjøpsreglement i Lavangen kommune, og kontrollutvalget fattet så følgende Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 3 av 8

4 Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser i Lavangen kommune til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om snarest å få på plass et innkjøpsreglement. Sak 22/17 Selskapskontroll Orneset Eiendomsselskap AS Status på selskapskontrollen på Orneset Eiendomsselskap AS tas til orientering. Sekretariatet har påbegynt prosessen med å utføre en selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Sekretariatet orienterte kontrollutvalget om arbeidet som er utført så langt i selskapskontrollen, herunder innhenting og sortering av tilgjengelig informasjon. Videre har sekretariatet ferdigstilt og sendt ut oppstartsbrev m/vedlegg til kommunens eierrepresentant, og vil sende ut tilsvarende brev til styret i Orneset Eiendomsselskap AS. Sekretariatet redegjorde kort i møtet for den videre prosessen med selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Kontrollutvalget fattet så følgende Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Sekretariatet fortsetter prosessen med selskapskontroll på Orneset Eiendomsselskap AS. Sak 23/17 Budsjett Kontrollutvalget fremmer sak for kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 4 av 8

5 Sekretariatet hadde i forkant av kontrollutvalgsmøtet laget et utkast til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune basert på tilgjengelig informasjon og kjennskap til forventet kontroll- og tilsynsutførelse. Kontrollutvalget behandlet utkastet til budsjettramme for kontroll og tilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme inneholder utgiftene til driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, satser for møtegodtgjørelse, samt prisestimat fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Utkastet ble gjennomgått i møtet. Medlem Svenn Ole Wiik foreslo følgende forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Lavangen kommune: Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen Forslaget fra Svenn Ole Wiik baserer seg på følgende: Antall møter reduseres fra 4 til 3 Redusere posten Opplæring, kurs fra kr til kr Øke posten Selskapskontroll fra kr 0 til kr Medlem Svenn Ole Wiik s forslag til budsjett summerer seg til totalt kr Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 5 av 8

6 Leder Jon R. Eliassen og nestleder Unn-Tove Bakkevoll foreslo følgende forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Lavangen kommune: Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste 0 Bevertning 500 Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen Forslaget fra Jon R. Eliassen og Unn-Tove Bakkevoll baserer seg på følgende: Opprettholde grunnlaget i budsjettet med 4 møter Øke posten Selskapskontroll fra kr 0 til kr Jon R. Eliassen s og Unn-Tove Bakkevoll s forslag til budsjett summerer seg til totalt kr Jon R. Eliassen og Unn-Tove Bakkevoll meddelte behov for 4 kontrollutvalgsmøter, for å sikre gjennomføring av kommunestyrets vedtak om plan for forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller, samt øvrig pliktig kontrollutvalgsarbeid. Forslaget til Jon R. Eliassen og Unn-Tove Bakkevoll ble vedtatt med 2 mot 1 stemmer. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget fremmer sak for kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2018 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Lavangen kommune, basert på kommunestyrets vedtak om antall selskapskontroller og forvaltningsrevisjoner, med en ramme på kr ,-. Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 6 av 8

7 Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Vedtatt mot 1 stemme Sak 24/17 Protokoll representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 orienteringssak Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Kontrollutvalgets leder redegjorde for at kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget drøftet innholdet i mottatt protokoll, og fattet så følgende Protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Sak 25/17 Eventuelt 25.1/17 Sykefravær Sett i forhold til sammenlignbare kommuner, har Lavangen et relativt høyt sykefravær. Kontrollutvalget ønsker å innhente informasjon om hvilke tiltak som er iverksatt for å få ned sykefraværet i kommunen og status for utviklingen i sykefraværet i Kontrollutvalget drøftet hvordan slik informasjon skulle innhentes, og fattet følgende Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å innhente informasjon om hvilke tiltak som er iverksatt for å få ned sykefraværet i kommunen, samt informasjon om hvordan sykefraværet har utviklet seg i /17 Møteplan Kontrollutvalget drøftet møteplanen, og anså det ikke som nødvendig å avholdet møtet som var berammet til 6. november Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 7 av 8

8 Neste møte berammes til mandag 8. januar /17 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Kontrollutvalget drøftet hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller som skulle settes i bestilling i Kontrollutvalget ønsker å få satt to forvaltningsrevisjonsprosjekter i bestilling i begynnelsen av 2018: - Gjennomgang av overordnet planverk i Lavangen kommune - Bosetting av flyktninger Kontrollutvalget ønsker videre å få satt i bestilling selskapskontroll av Astafjord Barneverntjeneste i 2018, dog vil man avvente resultat av pågående selskapskontroll av Astafjord Vekst AS, som fremkommer som selskapskontroll nr. 2 i vedtatt Plan for selskapskontroll Lavangen kommune Denne selskapskontrollen er allerede igangsatt av Hålogaland Revisjon AS for Gratangen kommune. Kontrollutvalget fattet følgende Kontrollutvalget anmoder sekretariatet om å utarbeide prosjektskisser til neste møte på forvaltningsrevisjonsprosjekt nr. 2 og 3, henholdsvis Gjennomgang av overordnet planverk i Lavangen kommune og Bosetting av flyktninger, jfr. vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon Lavangen kommune Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:30. Lavangen, 5. oktober 2017 Jon Rasdal Eliassen Leder kontrollutvalget i Lavangen Protokoll kontrollutvalgsmøte Lavangen kommune 5. oktober 2017 sak 18/17 25/17 Side 8 av 8