Kontrollutvalget i Ballangen kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Ballangen kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte torsdag, 4. oktober 2018, kl. 9:00 i kommunestyresalen ved rådhuset i Ballangen. Sakskart Sak 20/18 Protokoll fra møte den 25. mai 2018 Sak 21/18 Sak 22/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune Oppfølging av vedtak i kommunestyret Sak 23/18 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017 og kommunens svar på oppsummeringsbrevet Sak 24/18 Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 Sak 25/18 Sak 26/18 Utbetalinger fra næringsfondet forespørsel fra kontrollutvalget Revisjonsbrev nr. 10 manglende tilbakemelding Sak 27/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Sak 28/18 Sak 29/18 Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Ballangen, 28. september 2018 Narvik, 28. september 2018 Hålogaland Revisjon AS Tore Wiik Kontrollutvalgets leder Mikael Falch Hope Kontrollutvalgssekretariatet

2 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 20/18 Sakstittel: Protokoll fra møte den 25. mai 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 25. mai 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra kontrollutvalgsmøtet. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 25. mai 2018

3 Kontrollutvalget i Ballangen Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/18 19/18 Fra kl.: Til kl.: 09:00 12:10 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik (leder) Jack-Ivan Mikalsen Frank Johannesen Olav Steinland Stein Tore Auran (1. vara) Ingolf Kvandal (vara for Kjersti D. Simonsen) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Kjersti D. Simonsen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Rådmann Knut Einar Hanssen FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Fra KomRev NORD IKS møtte kontaktrevisor Jan-Egil Dørum. 5 av 5 medlemmer møtte. I tillegg møtte fastmøtende 1. vara. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Innkalling ble godkjent. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 25. mai 2018 sak 12/18-19/18 Side 1

4 Kontrollutvalget i Ballangen Sak 12/18 Protokoll fra møte den 19. februar 2018 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 19. februar 2018 tas til orientering. Protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte hadde blitt sendt ut som epost til kontrollutvalgets medlemmer for gjennomgang, og sekretariatet mottok tilbakemelding fra 3 av 4 medlemmer på at protokollen var godkjent. Ett av medlemmene hadde ikke gitt tilbakemelding. Protokollen ble således ansett som godkjent, og ble offentliggjort på sekretariatets nettside. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 19. februar 2018 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 13/18 Årsregnskap Ballangen kommune 2017 Innstilling til vedtak: 1. Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Ballangen kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Rådmann Knut Einar Hanssen var tilstede i møtet. Han tok en gjennomgang av de viktigste nøkkeltallene i kommunens årsregnskap, og kommenterte og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og fortalte litt om deres funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet og den løpende revisjonen gjennom året, og tok samtidig en gjennomgang av hovedpostene i årsregnskapet og avgitt revisjonsberetning. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Ballangen kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 25. mai 2018 sak 12/18-19/18 Side 2

5 Kontrollutvalget i Ballangen Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Ballangen kommunes årsregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 25. mai 2018 sak 12/18-19/18 Side 3

6 Sak 14/18 Revisjonsbrev nr. 10 Kontrollutvalget i Ballangen Innstilling til vedtak: Revisjonsbrev nr. 10 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonssjefen på revisjonsbrev nr. 10 innen utgangen av juni Kontaktrevisor Jan-Egil Dørum redegjorde for innholdet i revisjonsbrev nr. 10 i forbindelse med behandling av kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Revisjonsbrev nr. 10 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen på revisjonsbrev nr. 10 innen utgangen av juni Enstemmig vedtak Sak 15/18 Oppfølging av vedtak i kommunestyret Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Sekretariatet hadde etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen hadde oppdatert status på hvert av vedtakene, og var tilstede i møtet og orienterte om noen av dem. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Enstemmig vedtak Sak 16/18 Innkjøp/anskaffelser i Ballangen kommune Innstilling til vedtak: Ingen Rådmannen var til stede i møtet, og redegjorde for historikken bak avtalen. Resultat av samtaler med partene var at det ble signert en avtale. Avtalen var imidlertid ikke kontrasignert av Narvik kommune. Rådmannen har stoppet innkjøpssamarbeidet inntil det eventuelt foreligger et 28-samarbeid. Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 25. mai 2018 sak 12/18-19/18 Side 4

7 Kontrollutvalget i Ballangen Rådmannen opplyste videre at alle anskaffelser som faller inn under anskaffelsesregelverket nå håndteres lokalt i administrasjonen med bistand fra kommuneadvokaten. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Enstemmig vedtak Sak 17/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune Innstilling til vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune tas til orientering. Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune satt i bestilling. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 18/18 Negativ revisjonsberetning Ballangen kommune orienteringssak Innstilling til vedtak: Negativ revisjonsberetning Ballangen kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på årsregnskapet for Ballangen kommune Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ revisjonsberetning Ballangen kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 25. mai 2018 sak 12/18-19/18 Side 5

8 Kontrollutvalget i Ballangen Sak 19/18 Manglende tilbakemelding på forespørsel fra revisor Innstilling til vedtak: Ingen Revisor sendte et brev til rådmannen datert 21. februar 2018 vedrørende funn ved gjennomgang av utdelinger fra Næringsfondet, og revisor ba om skriftlig tilbakemelding på forholdene innen 9. mars Kontrollutvalget var kjent med at revisor ikke hadde mottatt svar på brevet, og at revisor hadde purret på svar ved flere anledninger. Rådmannen var tilstede i møtet og forklarte manglende tilbakemelding på forespørsel fra revisor med utfordringer knyttet til kapasitet. Han redegjorde så for de ulike utdelingene fra Næringsfondet som revisor hadde bedt om tilbakemelding på i brevet. Rådmannen opplyste videre at brevet ville bli besvart. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Kontrollutvalget ber om at forespørselen fra revisor besvares skriftlig til revisor av rådmannen innen 15. juni Enstemmig vedtak Neste møte i kontrollutvalget berammes til tirsdag 18. september. Møtet ble hevet kl. 12:10. Ballangen, 25. mai 2018 Tore Wiik Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Ballangen kommune 25. mai 2018 sak 12/18-19/18 Side 6

9 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 21/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget oversender rapporten til kommunestyret med følgende innstilling til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomistyring i Ballangen kommune til orientering. 2. Kommunestyret anmoder rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger i rapportens kapittel 7. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 90/16 i kommunestyremøte 15. desember Bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt Økonomistyring i Ballangen kommune ble sendt til kommunens revisor KomRev NORD IKS sommeren Forvaltningsrevisjonsrapporten er nå ferdigstilt, og klar for behandling i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisor vil være tilstede i møtet å redegjøre for innholdet i rapporten, og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Økonomistyring i Ballangen kommune

10 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 22/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i kommunestyret Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget tar gjennomgang av status for oppfølging av vedtak i kommunestyret til orientering. Saksopplysninger: I tråd med etablert praksis tar kontrollutvalget en gjennomgang av sakslister og vedtak fra kommunestyremøter, og vurderer om det er noen saker som skal følges opp i kontrollutvalget. Sekretariatet har etter ønske fra kontrollutvalget oppdatert listen over politiske vedtak fattet av kommunestyret. Rådmannen har oppdatert status på hvert av vedtakene, og er invitert til møtet for å orientere om noen av dem. Vedlegg: Oversikt saker kommunestyret

11 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 23/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017 og kommunens svar på oppsummeringsbrevet Innstilling til vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017 og svar på oppsummeringsbrevet tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017, som er sendt fra revisor til rådmannen i Ballangen kommune. Kontrollutvalget har også mottatt kopi av svar på oppsummeringsbrevet, som er sendt fra Ballangen kommune til revisor. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017 Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Ballangen kommune 2017

12

13

14

15

16

17

18 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 24/18 Sakstittel: Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 Innstilling til vedtak: Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Revisor sendte et brev til rådmannen datert 21. februar 2018 vedrørende funn ved gjennomgang av utdelinger fra Næringsfondet, og revisor har mottatt tilbakemelding på forholdene i svarbrev datert 18. juli Kontrollutvalget har mottatt kopi av svarbrevet, og revisor vil være tilstede i møtet for å redegjøre. Vedlegg: Brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017 Svar på brev fra revisor Utbetalinger fra næringsfondet i 2017

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 25/18 Sakstittel: Utbetalinger fra næringsfondet forespørsel fra kontrollutvalget Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: I kontrollutvalgets møte 19. februar 2018 fattet kontrollutvalget følgende vedtak i sak 05/18: «Redegjørelsen fra rådmannen tas til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å innhente oversikt over samtlige tildelinger av lån og tilskudd fra næringsfondet i 2016 og 2017, samt tilhørende saksdokumentasjon tilknyttet disse tildelingene.» Sekretariatet sendte melding om vedtak i saken til rådmannen 1. juni Kontrollutvalget har mottatt en oversikt som viser innbetalinger til og utbetalinger fra næringsfondet i 2016, 2017 og 2018 (frem til ). Saksforholdet henger sammen med sak 23/18 og 24/18. Kontrollutvalget drøfter i møtet hvorvidt de forhold som fremkommer av sak 23/18 og 24/18 indikerer manglende oppfyllelse og overholdelse av retningslinjer og vilkår for utdelinger fra næringsfondet. Vedlegg: Status næringsfondet

28

29

30 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 26/18 Sakstittel: Revisjonsbrev nr. 10 manglende tilbakemelding Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kommuneloven 78 nr. 5 har bestemmelse om at revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Formelle revisorbrev, jf. revisjonsforskriften 4, som omhandler vesentlige regnskaps- og internkontrollspørsmål skal adresseres til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Revisor KomRev NORD IKS sendte kommunen et nummerert brev nr. 10 i forbindelse med at de avga revisjonsberetning på Ballangen kommunes årsregnskap for Det nummererte brevet ble behandlet i kontrollutvalgets møte 25. mai 2018 under sak 14/18, og det ble fattet følgende vedtak: «Revisjonsbrev nr. 10 og redegjørelsen fra revisor tas til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen på revisjonsbrev nr. 10 innen utgangen av juni 2018.» Sekretariatet sendte melding om vedtak i saken til rådmannen. Kontrollutvalget kan ikke se å ha mottatt svar på revisjonsbrev nr. 10. Vedlegg: Revisjonsbrev nr. 10

31

32 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 27/18 Sakstittel: Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget fremmer sak til kommunestyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2019 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

33 2. Kjøp av tjenester Ballangen kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2019 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,6%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Ballangen kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast KPI-justert timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 6 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 6 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 500,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte, og dekning for til sammen kr 6 000,- i tapt arbeidsfortjeneste pr. møte. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2019

34 Vedlegg 1. Ballangen kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2019 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Bevertning 500 Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjenester sekretariat Sum kontrollutvalget/sekretariatet og kommunerevisjonen

35 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 28/18 Sakstittel: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Innstilling til vedtak: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april Vedlegg: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS

36 Ballangen kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 29/18 Sakstittel: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Revisor vil redegjøre for innholdet i uavhengighetserklæringen. Vedlegg: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor

37

38

39