Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: formannskapssalen 11/ /2016. Fra sak: Til sak: Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tjeldsund rådhus, formannskapssalen Fra sak: Til sak: 11/ /2016 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Kåre Edgar Miklegard (leder) Aina Instanes Ann-Karin Hoff IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 11/16 Godkjenning av protokoll fra møte den 3. oktober 2016 Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 3. oktober 2016 godkjennes. Protokoll fra forrige møte ble gjennomgått. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Protokollen fra møte i Tjeldsund kontrollutvalg den 3. oktober 2016 godkjennes. Sak 12/16 Svar på revisjonsbrev nr. 6 (del 2) Administrasjonssjefens svar på revisjonsbrev nr. 6 (del 2) tas til orientering. Administrasjonssjefen har gitt tilsvar på revisjonsbrev nr. 6 (del 2), datert Revisor har vurdert administrasjonssjefens tilsvar på revisjonsbrevet. Kontrollutvalgets leder gjennomgikk brevene i møtet. På bakgrunn av ovenstående ble det fattet følgende Administrasjonssjefens svar på revisjonsbrev nr. 6 (del 2), og revisors vurdering av svarbrevet, tas til orientering. Sak 13/16 Medlemmers habilitet Ingen Kontrollutvalgsmedlemmenes habilitet ble diskutert i forrige møte, og sekretariatet ble bedt om å undersøke det generelle regelverket og forberede vurdering til neste møte. Sekretariatet redegjorde for regelverket rundt kontrollutvalgsmedlemmenes habilitet med bakgrunn i kjent informasjon om medlemmenes stillinger, verv og status. Sekretariatet mener alle medlemmene kan fortsette sine verv som kontrollutvalgsmedlemmer. Imidlertid kan det oppstå situasjoner hvor enkeltmedlemmer blir inhabil i enkeltsaker. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 2 av 8

3 Redegjørelsen fra sekretariatet tas til orientering. Sak 14/16 Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Helsestasjon/skolehelsetjeneste Kommunen har hatt noe lav bemanning i skolehelsetjenesten og brukerne har gitt tilbakemelding på at de ønsker bedre tilgang på tjenesten. fokuserer på hvorvidt kommunen har oppfylt lovkrav og at tjenesten er hensiktsmessig utformet og utført. 2. Eldreomsorg Kommunens demografiske utvikling antyder en økende andel eldre blant innbyggerne i tiden fremover. Det er mange eldre som fortsatt bor hjemme og det kan ventes en økning i behov for ivaretakelse av disse. fokuserer på kommunens kapasitet til å ivareta en mulig økt etterspørsel av tjenester innenfor eldreomsorgen, og en vurdering av organisering, bemanning, kompetansetilgang o.l. i forhold til behovet. 3. Økonomistyring Kommunen synes å ha liten endring i inntektene, samtidig som driftsutgiftene synes økende. Siste års regnskaper viser betydelig akkumulert merforbruk. Samtidig har regnskapene tidvis vært for sent avlagt. Det arbeides med tiltak for å bringe regnskapet i balanse. 4. Offentlige anskaffelser i Tjeldsund kommune Kommunen har gjennom de siste årene investert i ombygging av boliger, og det er iverksatt en større investering ved bygging av ny skole. fokuserer på hvorvidt kommunen har fulgt anskaffelsesregelverket i forbindelse med disse investeringene. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Kontrollutvalget skal sørge for at det jevnlig gjennomføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Bestilling av forvaltningsrevisjon skal ifølge kontrollutvalgsforskriften 10 skje på bakgrunn av en plan som skal vedtas av kommunestyret. Denne planen skal utarbeides minst én gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 3 av 8

4 være basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risikoog vesentlighetsvurderinger. Planen for forvaltningsrevisjon skal baseres på en overordnet analyse. Dette er en helhetlig gjennomgang av kommunens virksomhet, på et overordnet nivå, der det legges vekt på å identifisere potensielle risikoer og vurdere vesentligheten av disse. Analysen er utarbeidet av sekretariatet på oppdrag fra kontrollutvalget. Den overordnede analyse ble lagt frem for kontrollutvalget som et grunnlagsdokument for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Basert på den overordnede analysen har kontrollutvalget gjort endelige prioriteringer av prosjekter for perioden Kontrollutvalget diskuterte hvilke forvaltningsrevisjonsprosjekter som ville være mest hensiktsmessig å gjennomføre, og i hvilken rekkefølge, og fattet så følgende Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tar overordnet analyse til orientering og vedtar plan for forvaltningsrevisjon for som den foreligger, med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Helsestasjon/skolehelsetjeneste Kommunen har hatt noe lav bemanning i skolehelsetjenesten og brukerne har gitt tilbakemelding på at de ønsker bedre tilgang på tjenesten. fokuserer på hvorvidt kommunen har oppfylt lovkrav og at tjenesten er hensiktsmessig utformet og utført. 2. Eldreomsorg Kommunens demografiske utvikling antyder en økende andel eldre blant innbyggerne i tiden fremover. Det er mange eldre som fortsatt bor hjemme og det kan ventes en økning i behov for ivaretakelse av disse. fokuserer på kommunens kapasitet til å ivareta en mulig økt etterspørsel av tjenester innenfor eldreomsorgen, og en vurdering av organisering, bemanning, kompetansetilgang o.l. i forhold til behovet. 3. Sykefravær En forvaltningsrevisjon kan undersøke utviklingen i sykefraværet og årsaker, samt hvilke tiltak som er blitt iverksatt for å forebygge fravær og for å få sykemeldte tilbake i arbeid. Eventuelt å se på hvilke mål og strategier kommunen eventuelt har for å få ned sykefraværet, samt om mål, strategier, regelverk og rutiner på området blir fulgt. En forvaltningsrevisjon kan også se på hvilke rutiner avdelingene i kommune har rundt medarbeidersamtaler/ brukerundersøkelser, for videre å være med på å finne brukbare løsninger. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 4 av 8

5 4. Økonomistyring Kommunen synes å ha liten endring i inntektene, samtidig som driftsutgiftene synes økende. Siste års regnskaper viser betydelig akkumulert merforbruk. Samtidig har regnskapene tidvis vært for sent avlagt. Det arbeides med tiltak for å bringe regnskapet i balanse. 5. Offentlige anskaffelser i Tjeldsund kommune Kommunen har gjennom de siste årene investert i ombygging av boliger, og det er iverksatt en større investering ved bygging av ny skole. fokuserer på hvorvidt kommunen har fulgt anskaffelsesregelverket i forbindelse med disse investeringene. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte forvaltningsrevisjonsprosjekter og prioritert rekkefølge på disse. Sak 15/16 Plan for selskapskontroll Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Tjeldsund eiendoms- og utbyggingsselskap AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at selskapets formål er «Kjøpe eller delta i bygging av utleiebygg for bo, service og industriformål, samt hva hermed står i forbindelse, herunder utbygging av tomtefelt for så vel boliger, som service- og industriformål.». Selskapet eies 100% av Tjeldsund kommune. Det er ikke tidligere gjort selskapskontroll på selskapet, og det ansees således som hensiktsmessig å se om selskapet driftes etter eiers ønske. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Etter kommuneloven 77 pkt. 5 skal kontrollutvalget påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper mm. Dette er ytterligere utdypet i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13, der det i tillegg fremgår at kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret selv, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Sekretariatet har gjennomført en overordnet analyse av Tjeldsund kommunes eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 5 av 8

6 Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for med følgende prosjekter i prioritert rekkefølge: 1. Tjeldsund eiendoms- og utbyggingsselskap AS Fremgår av Brønnøysundregistrene at selskapets formål er «Kjøpe eller delta i bygging av utleiebygg for bo, service og industriformål, samt hva hermed står i forbindelse, herunder utbygging av tomtefelt for så vel boliger, som service- og industriformål.». Selskapet eies 100% av Tjeldsund kommune. Det er ikke tidligere gjort selskapskontroll på selskapet, og det ansees således som hensiktsmessig å se om selskapet driftes etter eiers ønske. Kontrollutvalget ber kommunestyret om myndighet til å gjøre endringer i planen i planperioden, både vedrørende planlagte selskapskontroller og prioritert rekkefølge på disse. Sak 16/16 Innklaget sak vedrørende inhabilitet i kommunestyret Med bakgrunn i informasjon i epost fra innklager er saken vurdert å være utenfor kontrollutvalgets mandat. Kontrollutvalget foretar ingen ytterligere behandling av saken og innklager bes om å henvende seg til instans med mandat til behandling av saken. Kontrollutvalget har mottatt epost hvor en innklager mener seg feilaktig vurdert som inhabil ved saksbehandling i kommunestyret. Sekretariatet la frem eposten og orienterte om saken i møtet. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Med bakgrunn i informasjon i epost fra innklager er saken vurdert å være utenfor kontrollutvalgets mandat. Kontrollutvalget foretar ingen ytterligere behandling av saken og innklager bes om å henvende seg til instans med mandat til behandling av saken. Sak 17/16 Møteplan 2017 Ingen Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 6 av 8

7 Kontrollutvalget drøftet hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2017, og ble enige om følgende datoer: Tirsdag 7. februar Tirsdag 23. mai Torsdag 14. september Tirsdag 28. november Alle datoer med møtestart kl. 10:00. Møteplanen for 2017 ble godkjent, og neste møte berammes til 7. februar 2017 kl. 10:00. Sak 18/16 Uavhengighetserklæring regnskapsrevisor orienteringssak Uavhengighetserklæringa fra kommunens oppdragsansvarlige regnskapsrevisor tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Kontrollutvalgets leder redegjorde for innholdet i uavhengighetserklæringen. Det ble fattet enstemmig vedtak i henhold til innstilling. Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor tas til orientering. Sak 19/16 Eventuelt Ingen saker til behandling under eventuelt. Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:05. Tjeldsund, 29. november 2016 Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 7 av 8

8 Kåre Edgar Miklegard Leder kontrollutvalget i Tjeldsund Kontrollutvalget i Tjeldsund Protokoll kontrollutvalgsmøte Tjeldsund 29. november 2016 sak 11/16 19/16 Side 8 av 8