Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte fredag 14. september 2018, kl. 10:00, formannskapssal 1 i 2. etg. på rådhuset. Sakskart Sak 33/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 28. mai 2018 Sak 34/18 Særregnskap Narvik Havn KF 2017 Sak 35/18 Oppsummeringsbrev særregnskap Narvik Vann KF 2017 Sak 36/18 Oppfølging av vedtak i bystyret Sak 37/18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Sak 38/18 Sak 39/18 Sak 40/18 Sak 41/18 Selskapskontroll Narvikgården AS Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Parkeringsetaten Sak 42/18 Møteplan 2. halvår 2018 Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 7. september 2018 Narvik, 7. september 2018 Hålogaland Revisjon AS Morten Remman Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 33/18 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 28. mai 2018 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 28. mai 2018 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 28. mai 2018

3 Kontrollutvalget i Narvik Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Rådhuset, Formannskapssal 2 i 2. etg Fra sak: Til sak: 20/18 32/18 Fra kl.: Til kl.: 10:00 14:17 Følgende medlemmer møtte: Morten Remman (leder) Anbu Ratnasingam Eva Opshaug Fredrik D. Kvensjø Rakel A. Norum Karstein Sandvik (vara) (sak 21/18 25/18) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Enhetsleder økonomi Sølvi Anita Simonsen var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 21/18 23/18. Kommunalsjef Heidi Eriksen Laksaa var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 21/18 23/18. Økonomisjef Per Inge Lyngvær og daglig leder Trude R. Bertnes i Narvik Vann KF var tilstede i møtet i forbindelse med behandling av sak 25/18. FRA SEKRETARIATET MØTTE: Thomas Jensen ANDRE: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug og kontaktrevisor Annita Hakvåg fra KomRev NORD IKS 5 av 5 medlemmer møtte. I tillegg møtte vara Karstein Sandvik. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

4 Kontrollutvalget i Narvik Sak 20/18 Godkjenning av protokoll fra møte den 12. mars 2018 Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 12. mars 2018 godkjennes. Ingen av møtedeltakerne hadde innvendinger til protokollen fra sist avholdte kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 12. mars 2018 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 21/18 Årsregnskap Narvik kommune Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til årsregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Narvik kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Enhetsleder økonomi Sølvi Anita Simonsen var tilstede i møtet, og presenterte hovedtallene i kommunens årsregnskap. Kommunalsjef Heidi Eriksen Laksaa var også tilstede i møte, og supplerte enhetsleder økonomi. Administrasjonen svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontaktrevisor Annita Hakvåg fra KomRev NORD IKS var tilstede i møtet og fortalte litt om revisors funn i forbindelse med revisjon av årsregnskapet, og tok samtidig en gjennomgang av avgitt revisjonsberetning. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug var også tilstede i møtet, og supplerte kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger. Revisorene svarte gjennom presentasjonen tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Narvik kommunes årsregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Enstemmig vedtak Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Narvik kommunes årsregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 2 av 9

5 Kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 3 av 9

6 Kontrollutvalget i Narvik Sak 22/18 Oppsummeringsbrev årsregnskap Narvik kommune 2017 Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget hadde mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2017, som var sendt fra revisor til administrasjonssjefen. Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i brevet i forbindelse med gjennomgang av revisjon av kommunens årsregnskap. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 23/18 Oppfølging av revisjonsbrev nr IT sikkerhet Brev fra revisor til rådmannen i Narvik kommune tas til orientering. Revisor var tilstede i møtet, og redegjorde for innholdet i brev sendt fra revisor til Narvik kommune ved rådmannen, og kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Brev fra revisor til rådmannen i Narvik kommune tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 24/18 Negativ beretning Narvik Vann KF 2017 Negativ beretning Narvik Vann KF 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på særregnskapet for Narvik Vann KF for Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ beretning Narvik Vann KF 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 4 av 9

7 Kontrollutvalget i Narvik Sak 25/18 Særregnskap Narvik Vann KF Kontrollutvalget vedtar forslag til uttalelse til særregnskapet som kontrollutvalgets uttalelse til Narvik Vann KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret, med kopi til formannskapet. Økonomisjef Per Inge Lyngvær og daglig leder Trude R. Bertnes i Narvik Vann KF var tilstede i møtet, og presenterte hovedtallene i særregnskapet for 2017, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: 1. Kontrollutvalget vedtar uttalelse til Narvik Vann KF s særregnskap for Kontrollutvalgets uttalelse sendes bystyret. Enstemmig vedtatt Vedlegg: Kontrollutvalgets uttalelse til Narvik Vann KF s særregnskap for 2017 Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 5 av 9

8 Kontrollutvalget i Narvik Sak 26/18 Negativ beretning Narvik Havn KF 2017 Negativ beretning Narvik Havn KF 2017 tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt fra revisor kopi av negativ revisjonsberetning på særregnskapet for Narvik Havn KF for Sekretariatet redegjorde for innholdet i negativ revisjonsberetning, og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Negativ beretning Narvik Havn KF 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 27/18 Brev fra revisor til Narvik Havn KF Brev fra revisor til Narvik Havn KF tas til orientering. Kontrollutvalget har mottatt kopi av brev av fra revisor til Narvik Havn KF ved havnedirektøren. I brevet opplyser revisor at dersom foretakets regnskap skal behandles i kontrollutvalgsmøte 28. mai trenger revisor tilbakemelding på brevet så snart som mulig og senest 15. mai Dette for å kunne avgi revisjonsberetning som muliggjør en rettidig behandling av særregnskapet i henhold til krav i kommuneloven med tilhørende forskrift. Revisor var tilstede i møtet og redegjorde for innholdet i brevet, samt for at revisor ennå ikke hadde fått tilbakemelding på brevet. I forslag til ny kommunelov (prop.46 L fremgår av 28-1, bokstav f, at kommuner som ikke vedtar årsregnskapet innen de fristene som er fastsatt i lov eller forskrift vil kunne bli oppført i ROBEK. Kontrollutvalget ønsker følgelig å påpeke viktigheten av at det kommunale foretaket for fremtiden etterstreber å avlegge endelig særregnskap i tide til at det kan behandles i kontrollutvalget og i bystyret innenfor lovens frist. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Brev fra revisor til Narvik Havn KF tas til orientering. Kontrollutvalget viser til revisjonsbrev nr. 9 og brev fra revisor til Narvik Havn KF, og mener det er beklagelig at ikke særregnskapet kan behandles i kontrollutvalget og i bystyret innenfor lovens frist. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 6 av 9

9 Kontrollutvalget i Narvik Sak 28/18 Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Kontrollutvalget hadde utarbeidet oversikt over bystyresaker behandlet i 2017 og 2018, samt vedtak fattet i de forskjellige sakene. Kontrollutvalget hadde fått tilbakemelding fra administrasjonen på status i de respektive saker. Kontrollutvalget ønsket ikke å behandle saken i dagens møte. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Saken utsettes til neste møte. Enstemmig vedtak Sak 29/18 Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Ingen Sekretariatet hadde utarbeidet forslag til prosjektskisse, hvor det fremgikk mulige problemstillinger som revisor kunne undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune. Sekretariatet redegjorde for innholdet i forslag til prosjektskisse for nærmere drøftelse i møtet. Kontrollutvalget kom med kommentarer til prosjektskissen, og fattet så følgende VEDTAK: Sekretariatet oversender forslag til prosjektskisse til forvaltningsrevisor, og kontrollutvalget tar sikte på å behandle Overordnet prosjektskisse fra forvaltningsrevisor i det første kontrollutvalgsmøtet etter sommeren. Enstemmig vedtak Sak 30/18 Selskapskontroll Narvikgården AS Status på selskapskontroll av Narvikgården AS tas til orientering. Sekretariatet hadde i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på selskapskontrollen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 7 av 9

10 Kontrollutvalget i Narvik Sekretariatet redegjorde for status i møtet, og svarte tilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på selskapskontrollen av Narvikgården AS tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 31/18 Parkeringsetaten Ingen Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse for parkeringsetatens saksbehandlingsrutiner. Kontrollutvalgets leder redegjorde for saksforholdet i møtet, og tok en gjennomgang av følgende forslag til spørsmål som kontrollutvalget ønsker svar på fra administrasjonen: - Hvilke rutiner har parkeringskontoret for håndtering av klager? - Er det kvalitetssikret at rutinene oppfyller kravene som fremgår av forvaltningsloven? - Hvor lang saksbehandlingstid har parkeringskontoret på klager? - Er det satt noen målkrav i forhold til maksimal saksbehandlingstid? - Hva er i så fall målkravene, og overholdes de? - Hva er status i bystyresak 019/17 Fremtidig organisering av parkeringsordningen? Kontrollutvalget drøftet spørsmålsformuleringene, og fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra administrasjonen på følgende spørsmål: - Hvilke rutiner har parkeringskontoret for håndtering av klager? - Er det kvalitetssikret at rutinene oppfyller kravene som fremgår av forvaltningsloven? - Hvor lang saksbehandlingstid har parkeringskontoret på klager? - Er det satt noen målkrav i forhold til maksimal saksbehandlingstid? - Hva er i så fall målkravene, og overholdes de? - Hva er status i bystyresak 019/17 Fremtidig organisering av parkeringsordningen? Administrasjonen inviteres til å redegjøre i saken i det første kontrollutvalgsmøtet etter sommeren. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 8 av 9

11 Kontrollutvalget i Narvik Sak 32/18 Henvendelse fra innbygger Unntatt offentlighet. jf. kommuneloven 31 Kontrollutvalget drøftet hvorvidt henvendelsen fra innbyggeren var innenfor kontrollutvalgets mandat, og fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget anser ikke sakens anliggende til å være innenfor kontrollutvalgets mandat, og anbefaler innbyggeren å følge forvaltningslovens retningslinjer for klage på enkeltvedtak. Enstemmig vedtak Møte ble deretter hevet ca. kl. 14:17. Narvik, 28. mai 2018 Morten Remman Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik kommune 28. mai 2018 sak 20/18 32/18 Side 9 av 9

12 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 34/18 Sakstittel: Særregnskap Narvik Havn KF 2017 Saksfremlegg og saksdokumenter tilknyttet saken ettersendes da vi ikke har mottatt nødvendige dokumenter.

13 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 35/18 Sakstittel: Oppsummeringsbrev særregnskap Narvik Vann KF 2017 Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Vann KF 2017 tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt kopi av oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Vann KF 2017, som er sendt fra revisor til daglig leder i KF et. Sekretariatet vil være tilstede i møtet og redegjøre for innholdet i brevet. Vedlegg: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik Vann KF 2017

14

15

16 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 36/18 Sakstittel: Oppfølging av vedtak i bystyret Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget gjennomgår sakslister, vedtak og status på vedtak fra bystyret i 2017 og Kontrollutvalget vurderer om det er noen saker som skal følges opp videre. Saken ble i kontrollutvalgsmøte 28. mai 2018 vedtatt utsatt til neste møte. Vedlegg: Oversikt saker bystyret

17 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 37/18 Sakstittel: Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Kontrollutvalget fremmer sak til bystyret om å vedta forslag til budsjett for 2019 for kontrollog tilsynsvirksomheten i Narvik kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet i formannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslag til budsjettramme skal uendret følge formannskapets samlede budsjettinnstilling til bystyret. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Narvik kommune for Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fra tidligere år, informasjon fra KomRev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøper tjenester fra. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser slik at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få faglig påfyll. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. Det må være rom for dette i kontrollutvalgets budsjett. Sekretariatet arrangerer med jevne mellomrom kurssamlinger for kontrollutvalgsmedlemmer. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse (i februar) blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper.

18 2. Kjøp av tjenester Narvik kommune har valgt KomRev NORD IKS som sin eksterne revisor, og Hålogaland Revisjon AS er engasjert som kontrollutvalgets sekretariat. Det er innhentet budsjett for revisjonen for 2019 fra KomRev NORD IKS som er lagt til grunn i budsjettallene. Kostnadsnivået er omtrent som for foregående år. Prisøkning tilsvarer kommunal deflator på 2,6%. Det faste honoraret omfatter ordinær regnskapsrevisjon og en gitt mengde forvaltningsrevisjon. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4- årsperioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. Hålogaland Revisjon AS har rammeavtale med Narvik kommune som leverandør av sekretariatstjenester til kontrollutvalget. Avtalen innebærer en fast timepris, og honorar vil følgelig variere med aktivitet i kontrollutvalget jf. tilbudsbeskrivelse. Det legges til grunn i budsjettet at det vil gjennomføres 10 årlige møter. 3. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser kommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for 10 kontrollutvalgsmøter i året, samt deltakelse på andre kurs/møter. Det er lagt til grunn kr 550,- i godtgjørelse til hvert av medlemmene pr. møte og dekning for til sammen kr 9 286,- i tapt arbeidsfortjeneste pr. møte. Vedlegg: Detaljert budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten 2019

19 Vedlegg 1. Narvik kommune Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid. Jf kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjett 2019 Kommunerevisjonen Kjøp fra KomRev NORD IKS Kontrollutvalget Møtegodtgjørelse folkevalgte Tapt arbeidsfortjeneste Bevertning Opplæring, kurs Skyss- og kostgodtgjørelse Selskapskontroll Sekretariatet Sekretariatstjenester fra Hålogaland Revisjon AS Tilleggstjeneste sekretariat Sum kontrollutvalget og kommunerevisjonen

20 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 38/18 Sakstittel: Selskapskontroll Narvikgården AS Status på selskapskontroll av Narvikgården AS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 35/16 den 25. november 2016 Plan for selskapskontroll I planen fremstår Narvikgården AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Selskapskontrollen er satt i bestilling, og sekretariatet har innhentet status på selskapskontrollen fra forvaltningsrevisor. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på selskapskontrollen av Narvikgården AS

21 Thomas Jensen Fra: Tone Jæger Karlstad Sendt: 4. september :58 Til: Thomas Jensen Emne: SV: Hei! Selskapskontroll Narvikgården AS Faktagrunnlaget i rapporten er verifisert av representanter fra Narvikgården. Vi gjør nå våre vurderinger i rapporten og konkluderer på problemstillingene. Rapporten sendes deretter selskapet ved styreleder og administrerende direktør, som får anledning til å avgi en høringsuttalelse. Den delen av rapporten som er eierskapskontroll oversendes kommunens eierrepresentant, som også får anledning til å avgi høringsuttalelse. Endelig rapport oversendes deretter sekretariatet. Dersom fristene vi setter for å avgi eventuelle høringsuttalelser overholdes, vil vi oversende endelig rapport til sekretariatet i uke 40. Med vennlig hilsen, Tone Jæger Karlstad Forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS E-post: tjk@komrevnord.no Tlf: Besøksadresse: Vestregt TROMSØ 1

22 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 39/18 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune Ingen Saksopplysninger: Forslag til prosjektskisse, hvor det fremgikk mulige problemstillinger som revisor kunne undersøke i forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune, ble behandlet i kontrollutvalgsmøte 28. mai Sekretariatet sendte etter møtet prosjektskissen til forvaltningsrevisor for gjennomgang. Forvaltningsrevisor har utarbeidet en overordnet prosjektskisse som vil bli gjennomgått i møtet. Vedlegg: Overordnet prosjektskisse Forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom i Narvik kommune

23 KomRev NORD Interkommunalt selskap Overordnet prosjektskisse KOMREV NORD Prosjekttittel: Forvaltning, drift og vedlikehold Kommune: Narvik kommnue Bakgrunn: Kontrollutvalget i Narvik kommune besluttet i møte å bestille forvaltningsrevisjon av kommunens forvaltning, drift og vedlikehold av eiendom. Dette temaet har tredje høyeste prioritet i kommunens plan for forvaltningsrevisjon. Sekretariatet utarbeidet et forslag til prosjektskisse til kontrollutvalgets møte Under sak 29/18 i sistnevnte møte vedtok kontrollutvalget at sekretariatet skulle sende forslag til prosjektskisse til KomRev NORD, og at kontrollutvalget skulle behandle KomRev NORDs overordnede prosjektskisse i første kontrollutvalgsmøte etter sommeren. Prosjektleder: Ikke fastsatt Formål: En forvaltningsrevisjon kan undersøke hvorvidt Narvik kommune har tilfredsstillende planleggings- og styringssystem for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen som kommunen forvalter, herunder om kommunen har system for å identifisere, registrere, og planlegge nødvendig vedlikehold av kommunale bygninger. I denne forbindelse kan det også være interessant å kartlegge om de folkevalgte har tilstrekkelig beslutningsgrunnlag til å gjøre vedtak i saker som angår eiendomsforvaltningen. Problemstillinger (arbeidstittel): 1. Har Narvik kommune tilfredsstillende planleggings- og styringssystem for forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen som kommunen forvalter? 2. Sikrer Narvik kommune at de folkevalgte har tilstrekkelig beslutningsgrunnlag til å gjøre vedtak i saker som angår eiendomsforvaltningen 1? 1 Med eiendomsforvaltning sikter vi til forvaltning av eiendommen som fysisk objekt, som omfatter utnyttelsen av eiendommen til bestemte bruksformål, løpende drift, tilsyn og vedlikehold, reparasjoner, utbedringer, etc.

24 Arbeidsbeskrivelse: Vi starter prosjektet med å sende et brev om oppstart til Narvik kommune v/rådmannen. Vi ber da også om å få oppnevnt en person i kommunens administrasjon som kan vi kan forholde oss til i gjennomføringen av prosjektet. Vi avholder deretter et oppstartsmøte med representanter for administrasjonen i kommunen, og deretter starter datainnsamlingen. Rapportens beskrivelse av innsamlet datamateriale sender vi til kommunen for bekreftelse før vi vurderer de innhentete faktaopplysninger mot de utledete revisjonskriteriene og konkluderer på problemstillingene. Når vi har gjort vurderinger sender vi rapporten til kommunen v/rådmannen for høringsuttalelse. Rådmannens høringsuttalelse vil bli vedlagt rapporten når den sendes til kontrollutvalgets sekretariat for å bli lagt fram for behandling i kontrollutvalget. Revisjonskriterier (foreløpige): Revisjonskriterier er krav, normer og/eller standarder som kommunens praksis på det reviderte området skal vurderes i forhold til. Når det gjelder undersøkelsens problemstillinger, vil vi vurdere innsamlede data opp mot revisjonskriterier/beste praksis utledet fra følgende kilder: Lov Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven/kml) Forskrift nr om årsbudsjett (for kommuner og fylkeskommuner) (budsjettforskriften) NOU 2004:22 Velholdte bygninger gir mer til alle. Om eiendomsforvaltning i kommunesektoren. Statens forvaltningstjeneste, Oslo. Multiconsult & PricewaterhouseCoopers på vegne av KS (Kommunesektorens organisasjon) Vedlikehold i kommunesektoren Fra forfall til forbilde (2008) Kommunesektorens organisasjon (KS) Bedre eiendomsforvaltning og vedlikehold; - En veileder for folkevalgte og rådmenn 2 Riksrevisjonens dokument 3:13 ( ) Riksrevisjonens undersøkelse av kommunenes ansvar for skolebygninger FOBE/KoBE Bedre eierskap i kommunene Norsk standard (NS) 3454 Livssykluskostnader for byggverk Eventuelle skritlige rutiner/retningslinjer vedtatt av bystyret i Narvik kommune Revisjonskriteriene kan bli endret etter hvert som revisor framskaffer informasjon i prosjektet. Metode: Analyse av innsamlede dokumenter og trolig også intervjuer med ansatte i Narvik kommune. Prosjektstart: Høst 2018 Forventet ressursbruk: Forventet ferdigstillelse : 300 timer Høst 2 Veilederen er ikke datert, men kan være utgitt i 2008/2009 fordi den bygger på en undersøkelse som var gjennomført i Under forutsetning av at prosjektets aktiviteter kan gjennomføres som planlagt, jf. kritiske faktorer ovenfor 2

25 Kritiske faktorer: Prosjektgjennomføring og -framdrift avhenger av blant annet: samarbeid med kommunen i datainnsamlingen, herunder kommunens tidsbruk på levering av etterspurt dokumentasjon verifiserings- og høringsrunder i kommunen samtidig arbeidsbelastning med revisjonens øvrige prosjektportefølje Dato: Sign: Knut Teppan Vik Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 3

26 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 40/18 Sakstittel: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøte i KomRev NORD IKS avholdt 16. april Vedlegg: Møtebok fra representantskapsmøte i KomRev NORD IKS

27 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 41/18 Sakstittel: Parkeringsetaten Saken utsettes til neste møte. Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i møte 28. mai 2018 å be om tilbakemelding på følgende spørsmål tilknyttet parkeringsetaten i Narvik kommune: - Hvilke rutiner har parkeringskontoret for håndtering av klager? - Er det kvalitetssikret at rutinene oppfyller kravene som fremgår av forvaltningsloven? - Hvor lang saksbehandlingstid har parkeringskontoret på klager? - Er det satt noen målkrav i forhold til maksimal saksbehandlingstid? - Hva er i så fall målkravene, og overholdes de? - Hva er status i bystyresak 019/17 Fremtidig organisering av parkeringsordningen? Kontrollutvalget vedtok videre å invitere administrasjonen til å redegjøre i saken etter sommeren.

28 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 42/18 Sakstittel: Møteplan 2. halvår 2018 Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget ønsker å drøfte hvilke møtedatoer som vil være mest hensiktsmessige, med sikte på å få fastsatt en møteplan for 2. halvår 2018.