Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: Møterommet, 6.etg. Fra kl.: Til kl.:

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, Møterommet, 6.etg Fra sak: Til sak: 04/ /2012 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Roger Bergersen Brith Trude Rist Fredrik Dobak Kvensjø Heidi Kristin Rondestvedt Elisabeth Wallenius IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Ingen FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Tore Nysæter (sak 10/12) Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Elsa Saghaug 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent.

2 Sak 04/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 12. januar Sak 01/12 gjelder protokoll fra kontrollutvalgets møte 29. september Denne protokoll ble godkjent av det forrige kontrollutvalget, og det blir således feil i vedtaket for sak 01/12 at det sittende kontrollutvalget har godkjent denne protokollen. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget slikt Protokoll fra kontrollutvalgets møte 29. september 2011 sak 01/12 tas til orientering av det sittende kontrollutvalget. Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 12. januar 2012 godkjennes. Sak 05/12 Gjennomgang av protokoll fra siste bystyremøte Kontrollutvalget hadde en gjennomgang av saksliste og protokoll fra siste bystyremøte for å se om det var noen saker kontrollutvalget ønsket å følge opp. Av sakene ønsket kontrollutvalget en oppfølging av punkt 2 i vedtaket for sak 007/12 om økning av barnehageplasser. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget vil i august 2012 følge opp om rådmannen har oppfylt punkt 2 i vedtaket for sak 007/12. Sak 06/12 Forvaltningsprosjekt område HOS Unntatt offentlighet, offentleglova 13 (1) jf kommuneloven 78 nr 7 Notat og overordnet prosjektskisse for forvaltningsprosjekt for økonomi- og budsjettoppfølging av helse-, omsorg- og sosialområdet (HOS) i Narvik ble gjennomgått av kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde en relativt omfattende diskusjon om prosjektet skulle utsettes og tas med i plan for forvaltningsrevisjon for det sittende kontrollutvalget eller om det skulle settes i bestilling. Det ble foretatt en votering hvor resultatet ble at 5 av 5 medlemmer stemte for å sette prosjektet i bestilling nå. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget slikt Overordnet prosjektskisse fra KomRev Nord for forvaltningsrevisjon av økonomi- og budsjettoppfølging av område HOS godkjennes. Forvaltningsprosjektet settes i bestilling. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09_02_12 sak 04/12 10/12 Side 2 av 5

3 Sak 07/12 Revisjonsordningen for Narvik kommune Status for revisjonsordningen til Narvik kommune ble diskutert. Bystyret vedtok i sak 110/11 å foreta en anbudsutlysning av revisjonen i Kontrollutvalget har fått tilbakemelding fra administrasjonen om at i forbindelse med behandling av økonomiplan besluttet bystyret at kommunen i stedet for å si opp avtalen med KomRev NORD skulle forsøke å forhandle med dem om en lavere pris. Tidspunkt for en slik vurdering vil bli i representantskapsmøtet til KomRev NORD i april På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget slikt Saken om revisjonsordningen utsettes til etter møtet i representantskapet til KomRev NORD. Sak 08/12 Oversikt over komiteer og råd i kommunen Oversikt over de ulike komiteer, utvalg og styrerepresentanter for kommunen ble gjennomgått. Kontrollutvalget hadde en felles oppfatning av at utvalget og sekretariatet har for liten juridisk kompetanse på å vurdere om sammensetningen er korrekt. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget følgende Kontrollutvalget innhenter juridisk vurdering av sammensetningen av komiteer, utvalg og styrerepresentanter for kommunen. Sak 09/12 Svar på revisjonsbrev nr. 8 unntatt off., jf. offentleglova 13,1.leddjf. kommuneloven 78 nr. 7. Svar fra kommunen på revisjonsbrev nr. 8 ble gjennomgått. Revisjonen orienterte om at de ikke hadde vært helt fornøyd med innholdet i svarbrevet og hadde derfor hatt møte med administrasjonen rundt innholdet i revisjonsbrev nr. 8. Revisjonen er fornøyd med det de kom frem til i møtet og vil følge forholdet videre opp. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget slikt Svar på revisjonsbrev nr. 8 og orientering fra revisjonen tas til orientering. Kontrollutvalget registrerer at KomRev NORD jobber videre med saken. Sak 03 /12 Eventuelt/orienteringssaker. - Invitasjon til kurs for kontrollutvalg Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09_02_12 sak 04/12 10/12 Side 3 av 5

4 Invitasjon til kurs for kontrollutvalg ble gjennomgått og samtlige medlemmer ønsket å delta på kurset. Sekretariatet fikk i oppgave å undersøke med administrasjonen om de som deltar på kurset får dekket tapt arbeidsfortjeneste. VEDTAK Alle medlemmene av kontrollutvalget meldes på til kurs for kontrollutvalg. - Status evaluering av websak. Sekretariatet orientert om bakgrunn for saken. Det ble vist til at bystyret vedtok i sak 040/11 om at det skulle foretas en evaluering av websak innen 1. august Kontrollutvalget fikk i ettertid tilbakemelding fra rådmann om at saken måtte fremmes i forbindelse med budsjett for 2012 siden evalueringen vil omfatte et stort arbeid. Kontrollutvalget vedtok da i sak 22/11 at saken skulle følges opp ved fremlegg av første budsjettforslag fra administrasjonen. I budsjettet for 2012 er det ikke lagt inn noe for evalueringen av websak, og tilbakemelding fra administrasjonen er at dette ble tatt opp men nedstemt og kom ikke med i budsjettforslaget. Kontrollutvalgets leder mente at kontrollutvalget har for lite kjennskap til saken og anbefalte at kontrollutvalget skulle komme tilbake til websak senere. På bakgrunn av dette fattet kontrollutvalget slikt Orienteringen fra sekretariatet tas til orientering. Kontrollutvalget kommer tilbake til websak senere. - Åpne møter for kontrollutvalget Ordfører var med i begynnelsen av møtet og ønsket at kontrollutvalget skulle ta stilling til om kontrollutvalgets møter skal være offentlig. Iht. kommuneloven 77 skal kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestem noe annet. I følge ordfører er det en lovendring på gang hvor møtene som hovedregels skal være offentlige. Det ble foretatt en votering hvor resultatet ble 5 av 5 medlemmer stemte for åpne møter. På bakgrunn av dette ble det fattet følgende: Kontrollutvalgets møter skal være åpne og vil bli lukket etter behov. Enstemmig vedtak Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09_02_12 sak 04/12 10/12 Side 4 av 5

5 Møte ble deretter hevet ca. kl Narvik, 10. februar 2012 Roger Bergersen Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 09_02_12 sak 04/12 10/12 Side 5 av 5