KontrollutvalgetiBallangen

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 13/ /2016 Fra kl.: Til kl.: 08:30 11:15 Følgende medlemmer møtte: Tore Wiik Jack Ivan Mikalsen Olav Steinland Frank Johannesen (leder) IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: Kjersti D. Simonsen FRAADMINISTRASJONENMØTTE: FRASEKRETARIATET MØTTE: Tore AleksanderHanssen Mikael Falch Hope ANDRE: 4av 5 medlemmermøtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Kommunestyret gjordeimøte 8. september 2016 ei endringi kontrollutvalgets medlemmer, hvorbentehavaas gikk ut, ogolav Steinland kom inn som erstatning. Forfremtiden ønsket lederat også 1. vara bleinnkalt til møtene. Innkalling ble godkjent.

2 Sak 13/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 31. mai Protokollen fra møte den 31. mai 2016 godkjennes. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 31. mai 2016 fattet kontrollutvalget slikt Protokoll framøteiballangen kontrollutvalg den 31. mai 2016 godkjennes. Sak 14/16 Overordnet analyse- status Statusoppdatering fra kontrollutvalgets leder og sekretariatet tas til Kontrollutvalget ønsket etterforrigemøte åfå avklart økonomisk rammefor utarbeidelse av overordnet analyse. Overordnet analyse eren lovpålagt oppgave. Med bakgrunn ilovens tidsfrist forferdigstillelseav slik analyse, anmodet kontrollutvalget likevel at sekretariatet skulle starte arbeidet med å innhente opplysningenetil analysen. Kontrollutvalgets ledersendteforespørsel til administrasjonssjefen angående budsjettrammefor dette arbeidet. Kontrollutvalget harmottatt brev med svar fra konstituert rådmann Knut EinarHanssen. Kontrollutvalgets leder redegjordeforinnholdet i brevet. Kontrollutvalget kan ikkeakseptereat det ikkeer avsatt midlertil denne lovpålagte oppgaven i kommunens budsjett, og vil anmode kommunestyret om midler ved budsjettregulering. Sekretariatet har startet arbeidet med å utarbeide en overordnet analyseav Ballangen kommune, som grunnlag for plan forforvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Sekretariatet orienterteom status imøtet ogavklartemed kontrollutvalget det viderearbeidet. Kontrollutvalget anmoder kommunestyret om budsjett for åfå gjennomført en overordnet analyse som tilfredsstillerlovens krav. Sekretariatet fortsetter arbeidet med å utarbeideen overordnet analyseav Ballangen kommune, som grunnlag for plan forforvaltningsrevisjon og selskapskontroll.

3 Sak 15/16 Oppfølging av vedtak fra kommunestyret Rådmannen varikketilgjengelig under behandling av saken. Kontrollutvalget ble følgeligenig om å utsettesaken til nestemøte. Kontrollutvalget fattet følgende Saken utsettes til nestemøte. Sak 16/16 Eventuelt/orienteringssaker, herunder; Oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2015 Revisjonens oppsummeringsbrevetter revisjon av årsregnskapet 2015 tas til Kontrollutvalget følger opp av brevet blir tilfredsstillende besvart. Oppsummeringsbrev etterrevisjon av årsregnskapet 2015 blegjennomgått i møtet, og kontrollutvalget fattet følgende Revisjonens oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet 2015 tas til Kontrollutvalget følgeropp av brevet blirtilfredsstillende besvart av rådmannen. Representantskapsmøte KomRev NORDIKS Møteboken fra representantskapsmøteikomrev NORDIKS tas til Sekretariatet redegjordeforinnholdet imøteboken. Møteboken frarepresentantskapsmøteikomrev NORD IKS tas til Uavhengighetserklæring (forvaltningsrevisor)

4 Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor tas til Sekretariatet redegjordeforinnholdet imottatt uavhengighetserklæringfra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Uavhengighetserklæringen fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisortas til Vintervedlikehold veier Kontrollutvalget drøftet en interpellasjon fra kommunestyrerepresentant Asle S. Hansen, fremmet i kommunestyremøte 8. september 2016, med tilhørende svarfra konstituert rådmann Knut EinarHanssen datert 14. september Kontrollutvalgets lederanmodet sekretariatet om å undersøke forhold som fremkom i svarbrevet fra administrasjonssjefen, og det vil basert på undersøkelsen bli vurdert hvorvidt det vil være hensiktsmessig å foreta nærmere undersøkelser, eventuelt et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget fattet så følgende Sekretariatet undersøker til neste kontrollutvalgsmøteforhold som fremkom i svarbrevet fra administrasjonssjefen. Budsjettforkontroll ogtilsyn 2016 og 2017 Ballangen kommune Kommunestyret vedtar forslag til budsjettfor 2017for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune med en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslagtil budsjettrammefor kontroll og tilsyn 2017 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslag til budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslag til regulert budsjettfor 2016 på kr ,-for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Ballangen kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettregulering for 2016.

5 Kontrollutvalget har behandlet forslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2016 jf kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalgetutarbeiderforslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet ikommunen. Kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammefor kontroll- og revisjonsarbeidetskal følge formannskapetsinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalgets forslag til budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariattjenesterog revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall fratidligere år, satserformøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrev NORD IKS og Hålogaland Revisjon AS, som er partene kommunen kjøpertjenesterfra. Kommunestyret vedtar forslagtil budsjett for 2017 for kontroll-og tilsynsvirksomheten iballangen kommunemed en ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslag til budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2017 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil kommunestyret. Kommunestyret vedtar forslagtil regulert budsjett for 2016 på kr ,-for kontroll- ogtilsynsvirksomheten iballangen kommune. Budsjettrammen innarbeides ved neste budsjettreguleringfor Møtet ble hevet kl Ballangen, 27. september 2016 Tore Wiik LederiBallangen kontrollutvalg