Protokoll. Kontrollutvalget i Ballangen FRA: MØTESTED: MØTEDATO: 29. april 2009 Fra sak: Til sak: 2. etasje 05/ /2009

Transkript

1 Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Ballangen rådhus, 2. etasje 29. april 2009 Fra sak: Til sak: 05/ /2009 Fra kl.: Til kl.: Følgende medlemmer møtte: Olav H. Steinland (leder) Odd Skogvold (nestleder) Karl-Otto Kaati Kjersti Dahlin Simonsen Oddny Bakke IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte: Anne-Rita Niklasson, ordfører Svenn Ole Wiik, rådmann Fra sekretariatet møtte: Espen Lund Håvard Nystad ANDRE: Alf-Erlend Vaskinn KommRev NORD 5 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_29_04_09 - Espen sak 05/09 til 09/09 Side 1

2 Sak 05/09 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 5. februar 2009 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 5. februar 2009 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 5. februar 2009 fattet kontrollutvalget slikt Protokoll fra møte i Ballangen kontrollutvalg den 5. februar 2009 godkjennes.. Sak 06/09 Anbud på revisjon av Ballangen Kommune Rådmann Svenn Ole Wiik var invitert til å orientere kort om administrasjonens forhold til dagens revisjonsordning. Ordfører Anne-Rita Niklasson og Alf-Erlend Vaskinn fra KommRev NORD var også tilstede. Leder for Kontrollutvalget orienterte kort om henvendelsen fra ordføreren om konkurranseutsetting av revisjon. Sekretariatet ba kontrollutvalget ta stilling til om revisjonen skulle være tilstede under behandling av saken og det ble besluttet at revisjonen skulle forlate når utvalget diskuterte saken basert på de orienteringene som ble fremført. Rådmannen understreket at orienteringen var basert på hans egen oppfatning og vurdering av forholdet til revisjonen og at det kunne være andre oppfatninger andre steder i organisasjonen. Av orienteringen fremkom at rådmannens oppfatning var at revisjonen er noe anonym og at det er ønskelig med større synlighet og tilstedeværelse, særlig med tanke på løpende å få avklart ulike forhold, men også som samtaleparn og samarbeidspartner ved ulike problemstillinger. Rådmannen uttrykte at hans inntrykk er at kommunikasjon mellom kommunen og revisjonen har vært bedre i 2008 enn tilfellet var i 2007, hvor regnskapsavleggelsen av ulike årsaker ble forsinket. Også ordføreren ga uttrykk for forbedringspotensial i overholdelse av leveringsfrister. Etter rådmannens orientering fratrådte han og revisjonen orienterte grundig om de oppgaver denne forestår for kommunen. I tillegg ble det gitt uttrykk for at de tilbakemeldingene kommunen ved rådmann og Ordfører ga, ble ansett som positive og at en vil ta disse med i det videre samarbeidet med kommunen. Etter revisjonens orientering fratrådte Vaskinn og kontrollutvalget hadde en grundig diskusjon omkring dagens ordning, samt prosessen rundt evaluering av revisjonsordningen generelt. Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_29_04_09 - Espen sak 05/09 til 09/09 Side 2

3 Etter en meget konstruktiv diskusjon fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget innstiller til kommunestyret om å beholde dagens revisjonsordning gjennom fortsatt eierskap i KomRev NORD IKS og kjøp av tjenester fra selskapet. Det innstilles overfor kommunestyret at avtale av 23.mai 2005 videreføres, men at det utarbeides ny, likelydende avtale mellom kommunen og KomRev NORD IKS. Avtaleperioden foreslås satt til Kontrollutvalget tar initiativ til evaluering av revisjonsordningen innen første halvdel av 2010, med gjennomføring av evaluering i andre halvdel av Vurdering av revisjonsordning foretas etter at evaluering av dagens ordning er foretatt. Sak 07/09 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Sekretariatet orienterte om at bestilling av det første forvaltningsprosjektet er sendt til KomRev NORD. Kontrollutvalget har fått en overordnet prosjektskisse tilbake som ble delt ut i møtet og gjennomgått av kontrollutvalgets medlemmer. Det var generell enighet om at problemstilling 2 burde deles opp i to punkter. For øvrig var det ikke tilføyelser til prosjektskissen og kontrollutvalget fattet følgende Problemstilling 2 deles opp i to punkter, ellers er prosjektskissen godkjent og prosjektet kan igangsettes som planlagt. Sekretariatet gir en orientering til kontrollutvalget om status i forvaltningsrevisjon i neste møte. Sak 08/09 Plan for selskapskontroll Plan for selskapskontroll og prioriteringsrekkefølge på selskap for kontroll ble gjennomgått. Forholdet til habilitet og uavhengighet ble også diskutert på generelt grunnlag. I selskaper hvor et kontrollutvalgsmedlem har styreverv eller tilsvarende, ble det enighet om at medlemmet på prinsippiell basis ikke bør delta i behandlingen av kontrollen knyttet til dette selskapet konkret. I selskaper hvor sekretariatet i kraft av Hålogaland Revisjon AS er revisor i et kontrollert selskap, var det enighet om at sekretariatet kan innhente alle dokumenter som er offentlig tilgjengelig, men ikke foreta noen form for realitetsbehandling eller kontroll. Etter en grundig vurdering fattet kontrollutvalget følgende Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_29_04_09 - Espen sak 05/09 til 09/09 Side 3

4 Kontrollutvalget legger plan for selskapskontroll frem for kommunestyret slik den foreligger. Kontrollutvalget ber om godkjenning til å fritt kunne velge hvilke selskaper eller virksomheter som skal bli plukket ut til selskapskontroll. Sak 09/09 Eventuelt/orienteringssaker - Brev fra KomRev NORD om valg av medlemmer og vara medlemmer til styret i KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget gjennomgikk brev fra KomRev NORD vedrørende valg av medlemmer og varemedlemmer til styret i KomRev NORD IKS og fattet slikt Brevet fra KommRev NORD tas til orientering. - Brev fra KomRev NORD om revisorattestasjon om kommunedelen av tiltakspakken Brevet fra KommRev NORD blir gjennomgått, og kontrollutvalget fattet slikt Brevet fra KommRev NORD tas til orientering. - Brev fra KomRev NORD om oversendelse av negativ revisjonsberetning for Negativ revisjonsberetning for Ballangen kommune for regnskapsåret 2008 ble referert og kontrollutvalget fattet slikt Negativ revisjonsberetning for 2008 tas til orientering - Kommunens bruk av næringsfondet Kommunens bruk av næringsfondet ble tatt opp. Ordfører ga en kort orientering om næringsfondet. I følge ordfører er det penger igjen på fondet. Det foreligger et reglement for bruken av Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_29_04_09 - Espen sak 05/09 til 09/09 Side 4

5 dette, og rådmannen gjør en vurdering av bruken i forhold til reglement. Ordfører hentet oversikt over næringsfondet for 2008 og kontrollutvalget ble enige om å se på denne i neste møte. Etter orienteringen til ordfører fattet kontrollutvalget følgende VEDTAK Orienteringen til ordfører tas til orientering Oversikt over bruken av næringsfondet tas opp i neste møte Møtet ble etter dette hevet. Ballangen, 30.april 2009 Olav H. Steinland Leder i Ballangen kontrollutvalg Protokoll_Kontrollutvalgsmøte_Ballangen_29_04_09 - Espen sak 05/09 til 09/09 Side 5