MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget

Transkript

1 Alvdal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom Kammerset Alvdal kommunehus Møtedato: Tirsdag 13. september 2016 Tid: Kl. 13:00 Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Live Stokstad Leif Langodden Fritak: Lisbeth Gjermundshaug Varamedlem: Trond Strypet Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra kommunen: Torill Bakken Henning Mikkelsen Ordfører Johnny Hagen Merknader: Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Alvdal, 13. september 2016 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: Torsdag 24. november 2016 Møteprotokoll, møte Side 1 av 5

2 25/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 26/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 27/2016 Dialogmøte med ordfører Saken legges fram uten forslag til vedtak. Ordfører signaliserte at det kan være ønskelig at utvalget har fokus på følgende: Oppfølging av politiske vedtak Kommunereformen Bevisstgjøring av kommunens eierskap i selskaper Orientering i kommunestyret om kontrollutvalgets rolle Oppfølging av fylkesmannens tilsynsrapporter Punktene ble diskutert. Etter forrige kontrollutvalgsmøte har rådmann utarbeidet en oversikt over politiske vedtak, og status for iverksettelse. Møteprotokoll, møte Side 2 av 5

3 Ordfører orienterte om kommunestyrets arbeid med kommunereformen. Det kan være grunnlag for diskusjon om kommunens eierskap når plan for selskapskontroll behandles i kommunestyret før årsskifte. Sekretariatet innhenter tilsyn utført av fylkesmannen i 2015 og Ordfører undersøker om kontrollutvalget kan gjennomføre en presentasjon av sin rolle i kommunestyrets møte 27. oktober. Dialogmøte gjennomført. 28/2016 Revisors vurdering - Prosess i forkant av salg av tomt på Steimosletta Kontrollutvalgsleder gikk igjennom rapporten. Utvalget diskuterte rapporten, og utformet et omforent forslag til vedtak: I etterkontrollen av prosessen fram mot 19. november 2015 finner kontrollutvalget at administrasjonen har opptrådt i tråd med kommunestyret vedtekter. Vurdering av offentliggjøring av dokumenter i saken burde vært gjennomført på et tidligere tidspunkt i tråd med kommunens etiske retningslinjer og Offentlighetsloven 3. Omforent forslag vedtas. I etterkontrollen av prosessen fram mot 19. november 2015 finner kontrollutvalget at administrasjonen har opptrådt i tråd med kommunestyret vedtekter. Vurdering av offentliggjøring av dokumenter i saken burde vært gjennomført på et tidligere tidspunkt i tråd med kommunens etiske retningslinjer og Offentlighetsloven 3. Møteprotokoll, møte Side 3 av 5

4 29/2016 Plan for selskapskontroll Sekretariatets forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Alvdal kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Kontrollutvalget gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden. Revisor gikk igjennom revisjonens risiko- og vesentlighetsvurderinger, og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget diskuterte planen. Kontrollutvalgets innstilling til kommunestyret: Kommunestyret slutter seg til planen for selskapskontroll i Alvdal kommune for valgperioden slik den fremgår av saken. Kontrollutvalget gis myndighet til årlig rullering av planen og valg av enkeltprosjekter innenfor planperioden. 30/2016 Budsjett 2017 for kontroll- og tilsynsfunksjonen i Alvdal kommune Sekretariatets forslag til innstilling: Kontrollutvalget vedtar det framlagte forslag til budsjett for Saken oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2017 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Alvdal kommune med en ramme på kr Utvalget gikk igjennom budsjettforslaget. Posten for tapt arbeidsfortjeneste økes med kr , kurspost økes med kr Total budsjettramme for kontroll- og tilsyn som legges fram for kommunestyret blir da kr Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret vedtar det fremlagte forslag til budsjett 2017 kontroll- og tilsynsfunksjonen i Alvdal kommune med en ramme på kr Møteprotokoll, møte Side 4 av 5

5 31/2016 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Sakene tas til orientering. 32/2016 Eventuelt Kontrollutvalgets behandling: Ingen saker til behandling. Møteprotokoll, møte Side 5 av 5