MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget

Transkript

1 Folldal kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Møterom kommunestyresalen, Folldal kommunehus Møtedato: Tirsdag 1. april 2014 Tid: Kl Saknr Til stede på møtet: Medlemmer: Rolf Ulsletten Bård H. Lohn Solbjørg Sunde Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Fra Revisjon Fjell IKS: Fra Folldal kommune: Svein Magne Evavold Ordfører Egil Eide Møtet ble avsluttet kl Folldal, 1. april 2014 møtesekretær Neste ordinære møte avholdes tirsdag 13. mai 2014 kl Møteprotokoll, møte Side 1 av 5

2 Sak nr. 01/2014 Godkjenning av innkalling og sakliste Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sekretariatets innstilling enstemmig vedtatt. Saksliste og innkalling til møte godkjennes. Sak nr. 02/2014 Godkjenning av protokoll fra møte Vedlagt møteprotokoll fra møte godkjennes. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Vedlagt møteprotokoll fra møte godkjennes. Sak nr. 03/2014 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet i 2013 Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet for 2013 vedtas og legges fram for kommunestyret til orientering. Utvalget gikk igjennom årsmeldingen. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Årsmelding for kontrollutvalgets virksomhet for 2013 vedtas og legges fram for kommunestyret til orientering. Møteprotokoll, møte Side 2 av 5

3 Sak nr. 04/2014 Vurdering av selskapskontroll i 2014 Saken legges fram uten forslag til vedtak. Utvalget diskterte saken. Revisor orienterte utvalget om at det pågår en selskapskontroll i Meskano AS. Revisor anbefaler at Folldal slutter seg til denne selskapskontrollen som medeier i selskapet. Denne eierskapskontrollen innebærer at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i selskapet, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Ordfører orienterte utvalget om selskapet Snøhetta Utvikling AS. Utvalget avventer mulig bestilling på selskapskontroll i forbindelse med Folldal Eiendoms konkurs (sak 05/14). Følgende forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget ønsker ikke å prioritere noen selskapskontroll i Forslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ønsker ikke å prioritere noen selskapskontroll i Sak nr. 05/2014 Selskapskontroll i Folldal Eiendom AS og Folldal Vekst AS Kommunestyrets behandling Saken legges fram uten forslag til vedtak. Utvalget diskuterte saken. Utvalget mener det er viktig at bostyrers rapport foreligger før det gjennomføres noen bestilling på tilleggsrevisjon. Utvalget mener det er viktig at kommunestyret presiserer sitt vedtak slik at eventuell tilleggsbestilling blir i henhold til det kommunestyret ønsker. Utvalget forutsetter at dette er en bestilling til kontrollutvalget. I henhold til vedtak i sak 1/14 av om tilleggsrevisjon bes Kommunestyret om å avklare følgende: Møteprotokoll, møte Side 3 av 5

4 Hva legger kommunestyret i bestilling av tilleggsrevisjon? En forvaltningsrevisjon forutsetter fastsettelse av: o Formålet med revisjonen o Revisjonskriterier - (danner grunnlag for den referanse de innsamlede data vurderes opp mot, og dermed danner grunnlag for om det foreligger avvik eller svakheter på området som er gjenstand for undersøkelsen. Revisjonskriteriene er uttrykk for en norm eller et ideal for hvordan tilstanden bør være på det reviderte området) o Problemstillinger ( må være tilstrekkelig konkretisert og avgrenset til å kunne besvares og tar utgangspunkt i formålet) Økonomisk ramme dersom Folldal kommune ikke har tilgjengelige revisjonsressurser innenfor rammen hos Revisjon Fjell IKS, må det beregnes tilleggsbevilgning for å dekke utgifter ved en egen revisjon av selskapet. Kontrollutvalget anbefaler Kommunestyre å avvente eventuell bestilling av tilleggsrevisjon til bostyrers rapport foreligger. Sak nr. 06/2014 Nummerert brev nr. 5 Nummerert brev nr. 5 tas til orientering. Revisor orienterte om bakgrunnen for nummerert brev nr. 5 og svarte på spørsmål fra utvalget. Dette brevet ble oversendt slik at kommunen skulle ha mulighet til å behandle budsjettregulering i kommunestyret i Dette ble ikke gjort. Kontrollutvalget fikk i tillegg utdelt nummerert brev nr. 6. Dette brevet er datert 1. april 2014, og rådmannen er gitt en frist for tilbakemelding til 10. april. Dette brevet er en videreføring av nummerert brev nr. 5. Revisor ga utvalget en orientering om brevet. Nummerert brev nr. 6 følges opp av kontrollutvalget i neste møte. Kontrollutvalget har merket seg at revisor hadde tilsvarende anmerkning i forbindelse med behandling av årsregnskapet i Rådmann bes sørge for at det opprettes rutiner slik at tilsvarende avvik ikke forekommer i forbindelse med årsregnskapene kommende år. Sak nr. 07/2014 Kontrollrapport skatt 2013 Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Folldal kommunestyre til informasjon. Utvalget diskuterte saken. Kontrollrapporten tas til orientering og oversendes Folldal kommunestyre til informasjon. Møteprotokoll, møte Side 4 av 5

5 Sak nr. 08/2014 Orienteringssaker Sakene tas til orientering. Sakene ble diskutert. Sakene tas til orientering. Sak nr. 09/2014 Åpen post Kontrollutvalgets behandling: Ingen spesielle saker til behandling. Møteprotokoll, møte Side 5 av 5