SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr /

Transkript

1 SALTEN KONTROLLUTVALGSSERVICE Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / PROTOKOLL MELØY KONTROLLUTVALG Møtedato: Torsdag 6. desember 2012 kl Møtested: Møterom Bolga, rådhuset Saksnr.: 22/12 33/12 Til stede: Sture Bang, leder, Johanne Rasmussen Forfall: Ole M. Erikstad, nestleder Varamedlemmer: Ingen kunne møte for Ole M. Erikstad Øvrige: Rådgiver Knut Bakklund, økonomisjef Torun Olufsen og saksbehandler Janne Brattøy møtte i tilknytning til sak 25/12 Enhetsleder Jan Lie møtte i tilknytning til sak 26/12 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt, Salten kommunerevisjon IKS Sekretær for kontrollutvalget Lars Hansen Godkjenning av innkalling sakliste Innkalling og sakliste til møtet ble godkjent. Merknader: Ingen.

2 SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 22/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 5. juni /12 Plan for selskapskontroll /12 Gjennomført selskapskontroll: Forvaltningsrevisjonsrapport Gjennomgang av selvkost renovasjon i IRIS 25/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Saksbehandling av ordningen med innbyggertilskudd og startlån 26/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Forvaltning og vedlikehold av kommunens boliger 27/12 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon Internkontroll pleie og omsorg 28/12 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Ledelse og styring 29/12 Budsjett kontroll og tilsyn /12 Revisors vurdering av egen uavhengighet 31/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat 32/12 Møteplan /12 Eventuelt 22/12 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte 5. juni 2012 Protokoll fra kontrollutvalgets møte 5. juni 2012 godkjennes. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 5. juni 2012 godkjennes. 23/12 Plan for selskapskontroll Forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll , og ber kontrollutvalget se til at det gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer av planen i planperioden der kontrollutvalget finner det nødvendig Omforent forslag til vedtak: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll , og ber kontrollutvalget se til at det gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: Meløy Energi AS

3 Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer av planen i planperioden der kontrollutvalget finner det nødvendig Vedtak (innstilling til kommunestyret): Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll , og ber kontrollutvalget se til at det gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: Meløy Energi AS Kommunestyret gir kontrollutvalget myndighet til å foreta endringer av planen i planperioden der kontrollutvalget finner det nødvendig 24/12 Gjennomført selskapskontroll: Forvaltningsrevisjonsrapport Gjennomgang av selvkost renovasjon i IRIS Forslag til vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av selvkostområdet renovasjon i IRIS er forelagt kommunestyret i Meløy og tas til etterretning. 2. Selskapet bes merke seg revisors anbefaling. 3. Kommunestyret vil trekke frem og påpeke følgende forhold for videre oppfølgning fra selskapet: Omforent forslag til vedtak: 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av selvkostområdet renovasjon i IRIS er forelagt kommunestyret i Meløy og tas til etterretning. 2. Selskapet bes merke seg revisors anbefaling. 3. Kommunestyret vil trekke frem og påpeke følgende forhold for videre oppfølgning fra selskapet: Kommunestyret viser til at en andel av inntekter fra Miljøtorgene vedrørende selvkost for årene skulle vært med i selvkostregnskapet. Ifølge selskapets økonomiplan utgjør dette ca kr 12 mill. Det forutsettes at dette blir rettet opp. Kommunestyret anbefaler at representantskapet utvider revisjon av selskapet til å inkludere årlig vurdering fra revisor om selvkost. Vedtak (innstilling til kommunestyret): 1. Forvaltningsrevisjonsrapporten Gjennomgang av selvkostområdet renovasjon i IRIS er forelagt kommunestyret i Meløy og tas til etterretning. 2. Selskapet bes merke seg revisors anbefaling. 3. Kommunestyret vil trekke frem og påpeke følgende forhold for videre oppfølgning fra selskapet:

4 Kommunestyret viser til at en andel av inntekter fra Miljøtorgene vedrørende selvkost for årene skulle vært med i selvkostregnskapet. Ifølge selskapets økonomiplan utgjør dette ca kr 12 mill. Det forutsettes at dette blir rettet opp. Kommunestyret anbefaler at representantskapet utvider revisjon av selskapet til å inkludere årlig vurdering fra revisor om selvkost. 25/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Saksbehandling av ordningen med innbyggertilskudd og startlån Knut Bakklund møtte fra administrasjonen for å redegjøre og svare på spørsmål vedrørende innbyggertilskudd. Økonomisjef Torun Olufsen og saksbehandler Jorun Brattøy møtte fra administrasjonen for å redegjøre og svare på spørsmål vedrørende startlån. Dørene ble lukket ved kontrollutvalgets behandling. Hjemmel for lukking av møtet: Kommunelovens 31, nr 4: hensynet til personvern. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Omforent forslag til vedtak: Redegjørelsen fra administrasjonen vedrørende innbyggertilskudd tas til etterretning. Redegjørelsen fra administrasjonen vedrørende startlån tas til etterretning. Redegjørelsen fra administrasjonen vedrørende innbyggertilskudd tas til etterretning. Redegjørelsen fra administrasjonen vedrørende startlån tas til etterretning. 26/12 Redegjørelse fra administrasjonen: Forvaltning og vedlikehold av kommunens boliger Enhetsleder Jan Lie møtte fra administrasjonen for å redegjøre og svare på spørsmål. Saken legges frem uten forslag til vedtak.

5 Omforent forslag til vedtak: Redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. Kontrollutvalget registrerer at det er foretatt utbedringer på boligen, og at det er opprettet en dialog med kunden. Utvalget får opplyst at rutinene endres slik at kommunen er til stede ved kunders innflytting, og ikke bare ved utflytting. Kontrollutvalget registrerer videre at det planlegges solgt 12 kommunale boliger, i første rekke ved at leietakere får tilbud om kjøp til takst. Dersom boligene likevel selges på markedet, bør det vurderes hvor mange boliger som legges ut på en gang. Redegjørelsen fra administrasjonen tas til etterretning. Kontrollutvalget registrerer at det er foretatt utbedringer på boligen, og at det er opprettet en dialog med kunden. Utvalget får opplyst at rutinene endres slik at kommunen er til stede ved kunders innflytting, og ikke bare ved utflytting. Kontrollutvalget registrerer videre at det planlegges solgt 12 kommunale boliger, i første rekke ved at leietakere får tilbud om kjøp til takst. Dersom boligene likevel selges på markedet, bør det vurderes hvor mange boliger som legges ut på en gang. 27/12 Oppfølgning av forvaltningsrevisjon Internkontroll pleie og omsorg 1. Kontrollutvalget har gjennomført en oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 84/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll pleie og omsorg Kontrollutvalgets vedtak oversendes kommunestyret til orientering. Omforent forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget har gjennomført en oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 84/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll pleie og omsorg. 2. Kontrollutvalget registrerer at det er gjennomført forbedringer fra administrasjonens side for å følge opp kommunestyrets vedtak. Utvalget er skuffet over at arbeidet med internkontroll innen pleie og omsorg ikke har kommet lenger i løpet av tiden som har gått. I denne forbindelse viser kontrollutvalget til forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet og ressursbruk i pleie og omsorg som også viste betydelige svakheter ved tjenesten. 3. Kontrollutvalgets vedtak, vedlagt oppfølgningsrapporten, oversendes kommunestyret til orientering. 1. Kontrollutvalget har gjennomført en oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 84/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Internkontroll pleie og omsorg. 2. Kontrollutvalget registrerer at det er gjennomført forbedringer fra administrasjonens side for å følge opp kommunestyrets vedtak. Utvalget er skuffet over at arbeidet med

6 internkontroll innen pleie og omsorg ikke har kommet lenger i løpet av tiden som har gått. I denne forbindelse viser kontrollutvalget til forvaltningsrevisjonsrapporten Kvalitet og ressursbruk i pleie og omsorg som også viste betydelige svakheter ved tjenesten. 3. Kontrollutvalgets vedtak, vedlagt oppfølgningsrapporten, oversendes kommunestyret til orientering. 28/12 Bestilling av forvaltningsrevisjon: Ledelse og styring Kontrollutvalget godkjenner bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet slik det er beskrevet i prosjektplan datert 5. desember Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget godkjenner bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjektet slik det er beskrevet i prosjektplan datert 5. desember /12 Budsjett kontroll og tilsyn 2013 Meløy kommunes utgifter til tilsyn og kontroll (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg) 2013 foreslås budsjettert til kr ,-. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon, selskapskontroll Kr ,- Sekretærbistand Kr ,- Kurs og opplæring Kr ,- Sum Kr ,- Saken oversendes formannskapet, jfr forskrift om kontrollutvalg 18. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Meløy kommunes utgifter til tilsyn og kontroll (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg) 2013 foreslås budsjettert til kr ,-. Regnskaps- og forvaltningsrevisjon, selskapskontroll Kr ,- Sekretærbistand Kr ,- Kurs og opplæring Kr ,- Sum Kr ,- Saken oversendes formannskapet, jfr forskrift om kontrollutvalg 18.

7 30/12 Revisors vurdering av egen uavhengighet Kontrollutvalget i Meløy kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet datert 28. august 2012 til etterretning. Utvalget ber om å bli løpende orientert om forhold som kan endre vurderingen av uavhengighet. Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Meløy kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet datert 28. august 2012 til etterretning. Utvalget ber om å bli løpende orientert om forhold som kan endre vurderingen av uavhengighet. 31/12 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte: Om utredning av revisjonssammenslutning. Sekretariatet orienterte: Om vedlagte dokumenter. Til neste møte ber utvalget om å få en sak med redegjørelse om oppfølgningen av Fylkesmannens tilsyn med kommunen som barnehagemyndighet. 32/12 Møteplan 2013 Det gjennomføres møte i kontrollutvalget i Meløy følgende datoer i 2013: Omforent forslag: Det gjennomføres møte i kontrollutvalget i Meløy følgende datoer i 2013: 14. februar 18. april 6. juni 12. september 21. november Det gjennomføres møte i kontrollutvalget i Meløy følgende datoer i 2013:

8 14. februar 18. april 6. juni 12. september 21. november 32/12 Eventuelt Ytterligere saker fremkom ikke til behandling. Ørnes den 6. desember 2012 Lars Hansen Sekretær for kontrollutvalget Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer Meløy kommune v/ ordfører og rådmann, Salten kommunerevisjon IKS