Sutt.n Kontrollutvalgservice

Transkript

1 $ Sutt.n Kontrollutvalgservice Postboks 54, 8138 Inndyr Vlr dato: Jnr ark 08.f t5/t s.4 PROTOKOLL - MELOY KONTROLLUTVALG Mstedato: Tirsdag 8. desember 2015 kl Motested: Msterom Stott, ridhuset Saksnr.: 08/15 - l6lt5 1f.00 Til stede: Aud Angell, leder, Bjom Sleipnes, nestleder Sture Bang Forfall: Ingen Varamedlemmer: Ingen Avnget Leder plan og kommunal teknikk, Merethe Skille, Fagkonsulent skogbruk/utmark Hans Haraldsen, og Kommuneplanlegger Trond Skoglund motte i tilknytning til sak 09/15 Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Svein Erik Moholt, og Revisjonssjef Per Asbjom Andersen, Salten kommunerevisjon IKS Seketer for kontrollutvalget Lars Hansen Godkjenningav innkalling sakliste Innkalling og sakliste til mstet ble godkjent. Merknader: Ingen.

2 SAKSLISTE Saksnummer Sakstittel 08/r s Orientering om saker fra fbrrige periode 09/15 Orientering til kontrollutvalget: Kommunens saksbehandling i l0/ls forbindelse med planlagl henting av is fra Svartisen Oppstart ny plan for forvaltningsrevisjon: Overordnet analyse I l/15 Budsjett J<ontroll og tilsyn 2016 l2n5 Engasjementsbrev 20 I 5 Salten kommunerevisjon IKS l3/ls Revisgrs vurdering av egen uavhengighet l.l/15 Kontrollutvalgets msteplan l5/t 5 Orienteringer fra revis.ion og sekretariat Eventuelt l6n5 08/15 Orientering om saker fra forrige periode Saken legges frem uten forslag til vedtak. Omforent forslaq til vedtak: Orienteringen tas til ettenetning Voterins: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Orienteringen tas til ettenetning 09/15 Orientering til kontrollutvalget: Kommunens saksbehandling i forbindelse med planlagt henting av is fra Svartisen Leder plan og kommunal teknikk, Merethe Skille, fagkonsulent skogbruk/utmark Hans Haraldsen, og kommuneplanlegger Trond Skoglund mstte fra administrasjonen for i redegjore og svare p& sporsmil. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Omforent forslag til vedtak: Redegjorelsen fra administrasjonen tas til orientering. Voterinq: Redegjorelsen fra administrasjonen tas til orientering.

3 10/15 Oppstart ny plan for forvaltningsrevisjon: Overordnet analyse Meloy kontrollutvalg tar til orientering redegjorelse om prosjektplan som grunnlag for overordnet analyse, og senere utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Voterinq: Meloy kontrollutvalg tar til orientering redegjorelse om prosjektplan som grunnlag for overordnet analyse, og senere utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. I l/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Meloy kommunes utgifter til tilsyn og kontroll (revisjon, seketariat og kontrollutvalg) 2016 foreslis budsjettert til kr Regnskaps- og forvaltningsrevision, selskapskontroll Kr Sekretaerbistand Kr Kurs og oppleering, andre driftsutgifter Kr Sum Kr Vedtaket oversendes formannskapet, jfr forskrift om kontrollutvalg $ 18. Voterins: Meloy kommunes utgifter til tilsyn og kontroll (revisjon, sekretariat og kontrollutvalg) 2016 foreslis budsjettert til kr Regnskaps- og lorvaltningsrevisjon, selskapskontroll Kr Seketrrbistand Kr Kurs og opplering, andre driftsutgifter Kr Sum Kr ,- Vedtaket oversendes formannskapet. jfr tbrskrift om kontrollutvalg $ 18. l2l15 Engasjementsbrev 2015 Salten kommunerevisjon IKS 1. Meloy kontrollutvalg tar engasjementsbrev for revisjon av Meloy kommune til etterretning.

4 2. Utvalget oppfordrer revisor til i gi noe mer utfyllende informasjon om gjennomforing av revisjonsoppdraget. 3. Ved endringer i kommunen eller hos revisor, som tilsier at det er behov for nytt engasjementsbrev, sendes nytt brev i lopet av valgperioden. Voterins: l. Meloy kontollutvalg tar engasjementsbrev for revisjon av Meloy kommune til etterretning. 2. Utvalget oppfordrer revisor til a gi noe mer utfyllende informasjon om giennomforing av revisj onsoppdraget. 3. Ved endringer i kommunen eller hos revisor, som tilsier at det er behov for nytt engasjementsbrev, sendes nytt brev i lopet av valgperioden. l3115 Revisors vurdering av egen uavhengighet Kontrollutvalget i Meloy kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet datert 1. juli 2015 til etterretning. Utvalget ber om A bli lopende orientert om forhold som kan endre vurderingen av uavhengighet. Votering: Kontrollutvalget i Meloy kommune tar revisors egenvurdering av sin uavhengighet datert l. juti 2015 til ettenetning. Utvalget ber om i bli lopende orientert om forhold som kan endre vurderingen av uavhengi ghet. l4115 Kontrollutvalgets moteplan 2016 Kontrollutvalget avholder mote folgende datoer i 2016: Tirsdag 9. februar Onsdag 11. mai (behandling av regnskap for kommune og 2 kommunale foretak) Onsdag 8. juni

5 Onsdag 31. august Onsdag 30. november Omforent forslas til vedtak: Kontrollutvalget avholder mste folgende datoer i 2016: Tirsdag 9. februar Tirsdag 10. mai (behandling av regnskap for kommune og 2 kommunale foretak) Tirsdag 7. juni Tirsdag 30. august Tirsdag 29. november Volerinq: Omforent forslag ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget avholder mste folgende datoer i 2016: Tirsdag 9. februar Tirsdag 10. mai (behandling av regnskap for kommune og 2 kommunale foretak) Tirsdag 7. juni Tirsdag 30. august Tirsdag 29. november l5/15 Orienteringer fra revisjon og sekretariat Revisor orienterte:. Regnskapsrevisjon: Ajour per utgangen av oktober. ikke noe spesielt 3 bemerke. o Forvaltningsrevisjon: Kapasitetsmessig erdet mulig for revisjonen A starte opp med selskapskontroll vedr Meloy Energi AS. Kontrollutvalget ber om at dette arbeidet starter opp. Sekretariatet orienterte : o Om vedlagte dokumenter. Kontrollutvalget ber om dokumentasjon / redegjorelse fra administrasjonen vedrorende kommunens oppfolgning av rappo( datert fra Helsetilsynet. I tillegg ber kontrollutvalget om informasjon om utvikling i tiggedogn og venteliste for sykehjemsplasser.. Om henvendelse med sporsmal lra en innbygger vedrorende forsvarlig saksbehandling i administrasjonen. o NKRFs fagkonferanse 3. til 4. februar Informasjon sendes pi e-post til utvalgets medlemmer.

6 16/15 Eventuelt Sture Bang tok opp sporsmilet om oppfolgning av forvaltningsrevisjon vedr legetjenesten. Utvalget besluttet & ta opp sak om oppfolgning av forvaltningsrevisjonen, til forstkommende m6te. Det fiemkom ikke ytterligere saker til behandling. Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer Meloy kommune v/ ordforer og ridmann. Salten kommunerevisjon IKS