MØTEPROTOKOLL. Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Petter Haraldsen Haugland Leder H

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget Møtested: Formannskapssalen, Rådhuset Dato: Tidspunkt: 15:00 15:45 FRA SAKSNR: 15/16 TIL SAKSNR:20/16 Av utvalgets medlemmer/varamedlemmer møtte:5 av 5 Møteleder: Nestleder Øystein Holmelid Følgende faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Øystein Holmelid Medlem AP Karoline Salamonsen Medlem AP Ketil Lavik Medlem AL Nansy Askildsen Lyngbø Medlem FRP Følgende medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Petter Haraldsen Haugland Leder H Følgende varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Torill Nilsen Petter Haraldsen Haugland H Diverse Merknader Andre møtende:: Line Magrete Johansen og Frode Løvlie fra Deloitte Sølvi Legård, sekretær Underskrift:

2 SAKSLISTE Utvalgssaksnr Innhold U.off. Arkivsaksnr PS 15/16 Meldinger 015/ /6421 PS 16/16 Plan for forvaltningsrevisjon - ny behandling 016/ /6421 PS 17/16 PS 18/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter innen vann og avløp 017/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon tilpasset opplæring, spesialundervisning og samhandling med PPT 018/ / /6421 PS 19/16 Uavhengighetserklæring 019/ /6421 PS 20/16 Møteplan for / /6421 EVENTUELT Innkalling: Saksliste: Møtebok : PS 15/16 Meldinger 015/16 Kontrollutvalget tar meldingene til orientering. Behandling: Kontrollutvalget ber revisjonen orientere om problemstillingane i revisjonsplanen i neste møte.eventuelle spørsmål som ønskes belyst, kan sendes sekretæren i forkant, som videreformidler til Deloitte og øvrige medlemmer i kontrollutvalget.

3 Kontrollutvalget tar meldingene til orientering. PS 16/16 Plan for forvaltningsrevisjon - ny behandling 016/16 1. Kontrollutvalget ber Deloitte kvalitetssikre dokumentet Overordnet analyse for plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget opprettholder tidligere vedtak i sak 009/16, med følgende endringer: Behandling: Oppdatert analysegrunnlag ble fremlagt i møtet. Deloitte gir følgende forklaring på feilen i analysegrunnlaget: «Det var rett og slett en glipp når jeg satt og skrev og har jobbet med begge kommuner. Men jeg kan bekrefte at hele analysegrunnlaget er basert på informasjon fra Askøy kommune og at det kun var navnet i det ene avsnittet som var feil.» Kontrollutvalget informerer kommunestyret om dette. Kontrollutvalget valgte å gå for forslaget i pkt 10. Deloitte sender en oppdatert plan der dette blir innarbeidet. Forslaget fra Siv Høgtun om pensjon blir tatt opp i forbindelse med orientering om revisjonsplanen i neste møte, jfr. sak 015/16. Kontrollutvalget inviterer rådmannen til neste møte for orientere om jordmortjenesten og samarbeidet med Helse Bergen, jfr. forslaget fra Siv Høgtun. Kontrollutvalget tar en ny vurdering om det bør utføres forvaltningsrevisjon etter denne orienteringen. Kontrollutvalget opprettholder tidligere vedtak i sak 009/16, med følgende endringer: - Punkt 10 blir endret til: Arkivering, journalføring og publisering (offentlig tilgjengelighet) PS 17/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter innen vann og avløp 017/16

4 Line Johansen orienterte om arbeidet med prosjektplanen. Som tillegg i pkt 3.2 ønsker kontrollutvalget at også innleide prosjektledere blir intervjuet. Ny drikkevannskilde til Askøy ble foreslått som case. PS 18/16 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjon tilpasset opplæring, spesialundervisning og samhandling med PPT 018/16 Line Johansen orienterte om arbeidet med og bakgrunnen for hvorfor denne forvaltningsrevisjonen ble valgt. PS 19/16 Uavhengighetserklæring 019/16 Kontrollutvalget godkjenner vedlagte uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor. Enstemmig vedtak.

5 Kontrollutvalget godkjenner vedlagte uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig revisor. PS 20/16 Møteplan for /16 Følgende møtedatoer for 2017 vedtas: Torsdag 19. januar Torsdag 9. mars Torsdag 11. mai - Behandling av årsmeldinger/regnskap Torsdag 24. august Torsdag 19. oktober Torsdag 30. november Enstemmig vedtak. Følgende møtedatoer for 2017 vedtas: Torsdag 19. januar Torsdag 9. mars Torsdag 11. mai - Behandling av årsmeldinger/regnskap Torsdag 24. august Torsdag 19. oktober Torsdag 30. november EVENTUELT Ingen saker under eventuelt.