KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009

Transkript

1 1 KONTROLLUTVALGET I ENEBAKK KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009

2 2 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommunelovens 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommuneloven vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004, jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: "Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1. ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor, jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel, jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m, jf. 13. Selskapskontroll

3 3 - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget, jf. 16, 1. ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2009 Kontrollutvalget i Enebakk kommune har 5 medlemmer, og har i 2009 bestått av følgende medlemmer: Thorbjørn Nerland, leder Karen A. Hagen, nestleder Ragnfrid Rust Glenn Robert Skaug Øivind Gundersen Glenn Robert Skaug er medlem av kommunestyret og utvalget oppfyller dermed kommunelovens krav, jf. 77 nr. 1, om at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Varamedlemmene Eva Rustbakken, Jan Inge Helgheim og Jacob J. Mysen har, etter forfall fra faste medlemmer, deltatt på ett og eller flere møter. Kontrollutvalget har i 2009 til sammen hatt 7 møter, inkludert ett møte basert på skriftlig saksbehandling, og behandlet 37 saker. Thorbjørn Nerland og Ragnfrid Rust ble valgt som deltakere på NKRFs kontrollutvalgskonferanse i februar. Tre medlemmer deltok på FIKS faglige forum for kontrollutvalgene i Follo 26. august. Utvalget gjennomførte på sitt møte den 21. oktober en egenevaluering av sitt arbeid. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig gir utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet er ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. For å sikre innbyggernes innsynsrett legges kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller ut på kommunens Internettsider. Dette gjelder ikke saker som i medhold av lov skal være unntatt offentlighet. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS Internettsider. Kontrollutvalget har vedtak om at møtene i utvalget skal holdes for åpne dører. Dørene skal lukkes dersom utvalget skal behandle saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt.

4 4 Kontrollutvalget har vedtatt et eget notat som beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategi i arbeidet. Til hjelp i arbeidet legges en rullerende aktivitetsplan fram på hvert møte i utvalget. Planen innholder de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIAT I forskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 03/06 rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken har i 2009 vært sekretær for utvalget. 4. REVISJON Follo distriktsrevisjon (FDR) er kommunens revisor og utfører regnskapsrevisjonen og forvaltningsrevisjonen. FDR er etablert ved avtale om felles revisjonsordning mellom kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski og Vestby. Vestby kommune trakk seg fra samarbeidet med virkning fra 1. mai Ås kommune har søkt om å bli ny deltaker fra 1. juli På bakgrunn av vedtak i deltakerkommunene trådte reviderte vedtekter for FDR i kraft fra våren De nye vedtektene har fått en bestemmelse om at styret gjennomfører et årlig dialogmøte med eierne som skal gi innspill til budsjettprosessen innen 30. juni. Kontrollutvalget drøftet 27. mai, jf. sak 16/09, hvordan det kan gjennomføres ordninger som ivaretar utvalgets lovbestemte rolle i forbindelse med budsjettet for revisjonen. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. I tillegg legger revisjonen fram sin årsberetning og en halvårsrapport som orienteringssaker for kontrollutvalget. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Steinar Neby, i brev av 25. august 2009 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og det nyvalgte kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 26/ UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonens arbeid er ivaretatt ved periodiske rapporter fra revisjonen om hvor langt man er kommet i revisjonsarbeidet. Vesentlige saker som revisjonen har tatt opp med kommunen i brev er blitt fremlagt for kontrollutvalget som referatsaker. Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til

5 5 kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. I møtet den 22. april 2009, jf. sak 11/09 gjorde utvalget følgende vedtak om kommunens årsregnskap for 2008: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 15. april 2009 og rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt uten presiseringer eller forbehold. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Enebakk kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Enebakk kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Oppgaven har i hovedsak vært ivaretatt ved at revisjonen gjennomfører forvaltningsrevisjonsprosjekter som fremlegges for kontrollutvalget. I henhold til de nye vedtektene for Follo distriktsrevisjon skal hver kommune få utført ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. år innenfor den ordinære budsjettrammen for selskapet. Etter innstilling fra kontrollutvalget, vedtok kommunestyret i sitt møte den 1. desember 2008 en plan for forvaltningsrevisjon for Kontrollutvalget bestemmer hvilke prosjekter som skal gjennomføres det enkelte år og fikk fullmakt til å gjøre endringer i planen. Kontrollutvalget vedtok 11. mars, jf. sak 09/09, skolenes etterlevelse av opplæringsloven som tema for en forvaltningsrevisjon i Distriktsrevisjonens rapport om bruk av ressurser og opplæringslov i skolen i Enebakk kommune ble behandlet av utvalget 9. desember, jf. sak 33/09. Målet med prosjektet var å kartlegge kommunens fordeling av midler til skolene i Enebakk og etterlevelsen av sentrale deler av opplæringsloven. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om bruk av ressurser og opplæringslov i skolen til orientering. 2. Kontrollutvalget konstaterer at Follo distriktsrevisjon mener at planer, regelverk og rutiner ved skolene i all hovedsak følger lovens krav. 2. Kontrollutvalget vil påpeke at rapporten ikke tar stilling til hvilken oppfølging opplæringsloven og undersøkelser om det psykososiale miljøet som reelt sett skjer ved den enkelte skole, herunder kvaliteten på de tjenester som leveres. 3. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak:

6 6 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om bruk av ressurser og opplæringslov i skolen til orientering. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen seks måneder, som i tråd med forskriftens krav, rapporterer til kommunestyret. 3. Rapporten oversendes utvalget for kultur, oppvekst og skole Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene innen eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Enebakk kommune har eierinteresser i til sammen 7 heleide kommunale selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Eierskapskontrollen i Follo-kommunene er lagt til FIKS. Kontrollutvalget vedtok i sak 26/08 et forslag til plan for selskapskontroll for og kommunestyret vedtok planen i sak 95/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden. Følgende hovedtema ble prioritert i 2009: Utøver selskapets organer sin myndighet i tråd med gjeldende rammebetingelser, gis styret opplæring. Planen forutsatte at alle heleide kommunale selskaper skulle kontrolleres i Flere kommuner har interesser i de samme selskapene og FIKS utarbeidet derfor en felles rapport for alle selskapene som ble kontrollert. Kontrollutvalget behandlet rapporten fra FIKS i sitt møte den 21. oktober, jf. sak 25/09, og utvalget vedtok: Kontrollutvalget tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse. I tillegg gjennomførte Østre Romerike revisjonsdistrikt en selskapskontroll av Romerike avfallsforedling IKS (ROAF) på vegne av selskapets deltakerkommuner. Rapporten om ROAF ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den 27. mai, jf. sak 20/09. Kontrollutvalget vedtok å ta rapporten til orientering og å legge den fram for kommunestyret med innstilling om at kommunens representanter i de aktuelle selskaper følger opp anbefalingene. Kommunestyret behandlet begge rapportene i sitt møte den 10. desember, jf. sak 107/09 og sak 108/09 og gjorde vedtak i tråd med kontrollutvalgets innstilling.

7 7 5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. Disse undersøkelsene gjøres på ulike måter: oppfølging av kommunestyrevedtak, oppdrag til sekretæren eller revisjonen, ved å be om orienteringer og redegjørelser fra ledere og ansatte i kommunen etc. - Kommunestyret sluttet seg den 23. februar til kontrollutvalgets forslag til vedtak vedr. rapporten om Fortuna Rideklubb/Melgaard Hestesenter. I tråd med kommunestyrets vedtak rapporterte rådmannen i brev av 11. mars tilbake til kontrollutvalget om sin oppfølging av rapporten. Kontrollutvalget vedtok i sak 13/09 å ta rådmannens rapport til etterretning og å oversende saken til kommunestyret. Kommunestyret sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling. - Kontrollutvalget ba i sitt møte den 10. desember 2008, jf. sak Eventuelt, distriktsrevisjonen se på kommunens rutiner for dokumentasjon av inntekter knyttet til arrangementer i kommunens regi og rapportere til utvalget. Rapporten forelå til utvalgets møte den 22. april, jf. sak 12/09. Revisjonens gjennomgang viste at enkelte kontroller ved arrangement hadde vært mangelfulle. Revisjonen kom med flere anbefalinger. Kommunestyret sluttet seg i sak 52/09 til kontrollutvalgets innstilling om at rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapporten og melde tilbake til kontrollutvalget. Tilbakemeldingen forelå til utvalgets møte den 21. oktober og utvalget vedtok å ta denne til foreløpig orientering. - Etter vedtak i kontrollutvalget, jf. sak Eventuelt i møte den 21. oktober, undersøkte FIKS lovligheten av kommunestyrets og stiftelsesstyrets vedtak om å redusere grunnkapitalen i Stiftelsen Arv etter Hilda Glomma. Rapporten fra FIKS ble undergitt skriftlig saksbehandling av kontrollutvalget den 16. november, jf. sak 31/09, og utvalget sluttet seg bl.a. til rapportens vurdering om at kommunestyret ikke hadde adgang til å redusere grunnkapitalen i stiftelser. Kommunestyret vedtok den 12. desember kontrollutvalgets innstilling. Enebakk, 10. februar 2010 Thorbjørn Nerland leder Jan T. Løkken sekretær