K O N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

Transkript

1 Til medlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 3. september 2008 kl 18:00 Sted: Rådhuset, Formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører! Publikum bes ta kontakt på tlf Til behandling: Sak 46/08 Protokoll fra møtet 13. august 2008 Sak 47/08 Sak 48/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning i grunnskolen Vestby kommune Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon Sak 49/08 Vestby havnekasse årsregnskap 2007 Sak 50/08 Plan for selskapskontroll Sak 51/08 Sak 52/08 Høringsuttalelse om eierskapsmelding Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Liv Løberg /s./ Leder Lillann S. Hansen Kopi: Ordfører og rådmann Follo distriktsrevisjon

2 Sak 46/08 Protokoll fra møtet 13. august 2008 Saksutredning: Vedlagt følger forslag til protokoll fra kontrollutvalgets forrige møte. Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 13. august 2008 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte 13. august 2008.

3 Sak 47/08 Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning i grunnskolen Vestby kommune Prosjektplanen for forvaltningsrevisjon av spesialundervisningen i grunnskolen i Vestby kommune ble vedtatt av kontrollutvalget den 27. august 2007, jf. Sak 40/07. Formålet med prosjektet var å kartlegge kommunens bruk av midler til spesialundervisning og vurdere om kommunen etterlever sentrale deler av regelverket på dette området. Den vedtatte prosjektplanen fokuserte på tre problemstillinger: I. I hvilken grad tildeles spesialundervisning i samsvar med regelverket? II. Inneholder vedtakene opplysninger om avgjørelse, begrunnelse og klageadgang? III. Hvordan sikrer kommunen kvalitet og omfang på området spesialundervisning? Rapporten bygger på elevmapper fra to tilfeldig uttrukne barneskoler i kommunen og en ungdomsskole. Dette har vært mapper for de elever som PPT hadde gitt sakkyndig vurdering av i forkant av skoleåret 2006/2007. Til sammen 23 elevmapper. Viktige funn i rapporten: Hovedinntrykket er at Vestby kommune i stor grad ivaretar kravene i Opplæringslova. Vestby kommune ligger betydelig høyere enn de andre kommunene i Follo når det gjelder gjennomsnittlig ressursbruk pr elev totalt. Kommunen bør gi foreldre informasjon om at de selv kan kontakte PPT. Vestby kommune har generelt et forbedringspotensiale når det gjelder kvalitetssikring av arbeidsprosessene omkring tildeling og oppfølging av spesialundervisning, herunder formalisering av prosedyrebeskrivelser slik at de inngår i et helhetlig system. Halvårsrapportene til kommunen ga ikke opplysninger om hvor mange timer spesialundervising eleven har mottatt i perioden. Alle gjennomgåtte vedtak inneholdt opplysninger om avgjørelse, begrunnelse og informasjon om klageadgang. Revisjonens konklusjoner er tatt inn på side 32 i rapporten og anbefalingene på side 33. Rådmannen skriver blant annet i sin uttalelse at han vil følge opp rapportens anbefalinger. Kontrollutvalgets medlemmer fikk denne rapporten møtet 13. august 2008.

4 Forvaltningsrevisjonsrapporten om spesialundervisning i grunnskolen legges fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om spesialundervisning i grunnskolen til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 1. mars Vedlegg: Prosjektplan for Spesialundervisning i grunnskolen Forvaltningsrevisjonsrapport Spesialundervisning i grunnskolen

5 Sak 48/08 Overordnet analyse for forvaltningsrevisjon I henhold til Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10, skal: Kontrollutvalget (skal) minst èn gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestingen er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestingen selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Follo Distriktsrevisjon har utarbeidet vedlagte overordnete analyse av Vestby kommune. I møtet vil analysen bli gjennomgått av FDR, og det legges opp til en diskusjon i utvalget for å bli enige om hvilke områder som bør prioriteres. Etter at kontrollutvalget har behandlet den overordnede analysen og gitt innspill til vurderingene om vesentlighet og risiko, vil sekretariatet utarbeide utkast til Plan for forvaltningsrevisjon. Ett av spørsmålene det må tas stilling til, er hvor lang tid planen skal gjelde for. Skal den gjelde for 2 eller 4 år? Sak om dette legges fram til utvalgets neste møte. Etter at kontrollutvalget har behandlet planen, legger utvalget planen fram for kommunestyret. 1. Sekretariatet legger fram forslag til plan for forvaltningsrevisjon for Vestby kommune på kontrollutvalgets neste møte. 2. Planen baseres på overordnet analyse for Vestby kommune sammen med de innspillene som ble gitt i kontrollutvalgets møte 3. september Vedlegg: Overordnet analyse Vestby kommune

6 Sak 49/08 Vestby havnekasse årsregnskap 2007 Vestby kommune avga ikke årsregnskap og årsberetning for Vestby havnekasse for regnskapsåret 2007 innen lovens frist. Follo Distriktsrevisjon avla 10. juni 2008 derfor en blank revisjonsberetning for Vestby havnekasse, jf. sak 44/08. Kommunen har nå avlevert årsregnskap og årsberetning. Follo Distriktsrevisjon vil legge frem revisjonsberetning og årsoppgjørsbrev/rapport direkte i kontrollutvalgets møte 3. september. Kontrollutvalget kan da behandle saken i dette møtet. I og med at revisjonsberetningen og årsoppgjørsbrevet/rapporten fra FDR ikke er ferdig per dags dato, velger vi å legge frem saken uten innstilling. Det ureviderte årsregnskapet for Vestby havnekasse 2007 følger vedlagt. Legges frem uten innstilling. Vedlegg: Urevidert regnskap for Vestby havnekasse 2007 Sekretariatets E-post til ordføreren, datert

7 Sak 50/08 Plan for selskapskontroll Saksutredning: I henhold til forskriften om kontrollutvalg ( 13,2. ledd) skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret. Vi minner om at kravet selskapskontroll kom inn i kommuneloven fra 2004 og skulle imøtekomme behovet for kontroll og tilsyn med fristilte kommunale selskaper (AS og IKS) som falt utenom den vanlige forvaltningsmodellen for kommunene. Kontrollutvalget har tidligere i år behandlet en rapport om eierskapskontroll fra FIKS, jf. sak 09/08. Rapporten ble behandlet av kommunestyret den 10. mars d.å., som vedtok å ta rapportens anbefalinger til etterretning. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontrollen. Selskapskontroll, avgrenset til eierskapskontroll, kan etter dette for eksempel utføres av kontrollutvalgets sekretariat. Kommuneloven åpner også for at det kan foretas forvaltningsrevisjon av slike selskaper, men da i regi av revisjonen. 1. Kontrollutvalget slutter seg til plan for selskapskontroll Selskapskontrollen gjennomføres av FIKS. 3. Innstillingen oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg til forslaget til plan for selskapskontroll for Vestby kommune. 2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta endringer i planperioden. Vedlegg: Forslag til plan for selskapskontroll

8 Sak 51/08 Høringsuttalelse om eierskapsmelding Saksutredning: Saken var opprinnelig satt opp til kontrollutvalgets møte 13. august 2008, men det viste seg at kontrollutvalgsmedlemmene ikke hadde mottatt høringsbrevet med vedlegg direkte fra Vestby kommune slik sekretariatet hadde bedt om. Kontrollutvalgsmedlemmene fikk derfor høringsbrev fra Vestby kommune (datert ) inkl. forslag til eierskapsmelding utdelt i dette møtet, og saken behandles i møtet 3. sept Høringsfristen er satt til Kontrollutvalget behandlet en rapport om eierskapskontroll utarbeidet av FIKS i sak 09/08. Rapporten konkluderte blant annet med følgende anbefalinger til kommunens eierstrategi: En ordning med jevnlige eierskapsmeldinger bør vurderes. Disse kan blant annet inneholde en oversikt over kommunens eierinteresser i selskaper, strategi for kommunens eierskap, kompetansekrav til medlemmer av selskapenes organer, rutiner for evaluering av kommunens interesser i selskapene, rapporterings- og informasjonsrutiner fra/til selskapene og de folkevalgte og administrasjonen i kommunen. Drøftinger mellom eierne bør utvikles videre, for eksempel gjennom Follorådet. Disse møtene kan likevel ikke erstatte representantskapsmøtene. Kommunestyret bør årlig drøfte sin strategi i forhold til selskapet. En konkretisering av eierskapsstrategien vil være en nøkkel til en drøfting av i hvilken grad selskapet følger opp kommunestyrets vedtak, jf. forslaget om eiermelding. Det bør utvikles rutiner som sikrer at eierne/kommunestyrene i en tidlig fase kan påvirke rammene for selskapets planer og budsjetter. For å sikre en god forankring av eierrepresentantenes agering i selskapenes organer bør meldinger og forslag fra selskapet i større grad tas opp som egne saker på kommunestyremøtene. Kommunens medlemmer av representantskapene/generalforsamlingene bør gi regelmessig tilbakemelding til eierne om sitt arbeid. Administrasjonen bør tillegges et klarere ansvar som saksforberedende organ og rådmannen bør sørge for at aktuell etat i administrasjonen følger selskapenes arbeid. En bør be om at rådmannen i likhet med ordføreren får tilsendt alle rapporter, planer og protokoller fra selskapene. Rapporter, regnskap og alle møtedokumenter fra selskapene bør gjøres lett tilgjengelig for eierne (de folkevalgte og kommunens administrasjon) og publikum. Dette kan gjøres ved at arkivordningen i kommunene utbygges og/eller ved at dokumentene legges ut på Internett fra selskapenes side. Follorådet internettsider kan være en mulig felles plattform for slik informasjon. Foruten de anbefalinger som vi har pekt på i foregående punkt, kan det også være en ide å be selskapet orientere på kommunestyremøtene. Kommunen bør sikre at medlemmene av selskapets organer gis opplæring i sitt arbeid.

9 Kommunestyret og administrasjonen bør også gis opplæring ut fra deres ståsted. For å få bedre oversikt over kommunens egne selskaper bør det etableres et helhetlig arkivsystem. Selskapene må få beskjed om hvilke dokumenter som kommunens ønsker å få tilsendt. Årsrapporter, regnskap og annen informasjon som blir lagt frem til politikerne for behandling eller til orientering, bør arkiveres slik at det er lett å søke opp i ettertid. Kommunestyret behandlet rapporten 10. mars 2008, og deres vedtak var at: Kommunestyret tar rapportens anbefalinger til etterretning. Kontrollutvalget viser til rapporten om eierskapskontroll og kommunestyrets behandling av denne, 10. mars Kommunestyret vedtok da å ta rapportens anbefalinger til etterretning. Rådmannen bør i det videre arbeidet med eierskapsmeldinger, påse at anbefalingene blir fulgt opp. Vedlegg: Høringsbrev fra Vestby kommune, datert inkl. forslag til eierskapsmelding

10 Sak 52/08 Orienteringssaker Vedlegg: 1) Moss Avis : Slår bakteriealarm 2) Moss Avis : Kobler inn forsker etter bakteriesjokk 3) Kontrollutvalgets aktivitetsplan Sakene tas til orientering