KONTROLLUTVALGET I ÅS KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008

Transkript

1 1 KONTROLLUTVALGET I ÅS KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2008

2 2 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Kontrollutvalgsforskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå

3 avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 3 2. KONTROLLUTVALGET I ÅS KOMMUNE Kontrollutvalget har 5 medlemmer med personlige varamedlemmer, og har i 2008 bestått av: Medlemmer: Håkon L. Henriksen (leder) (H) Kari Munthe (nestleder) (Sp) Einride Berg (A) Reidun Aalerud ( H) Sigvalde Neerland (KrF) Varamedlemmer: Turid Johnsen (H) Olav Heir (SP) Oddvar Kolstad(A) Oluf Berentsen (FrP) Bjørg Malme (KrF) Varamedlemmene Oddvar Kolstad(A) og Oluf Beretnsen (FrP) deltok, etter forfall fra faste medlemmer, i henholdsvis tre og ett møte. Kontrollutvalget har i 2008 hatt 8 møter og behandlet 36 saker. Tre medlemmer deltok på NKRFs landskonferanse for kontrollutvalg i januar. Fem av utvalgets medlemmer og varamedlemmer deltok på et kurs for kontrollutvalgene i Follo den 27. august i regi av FIKS. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig vil gi utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet vil ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget være å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. Endringene vil bli satt ut i livet fra 1. januar Kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller legges ut på kommunens Internettsider og kan etterses på Servicetorget og ved Ås bibliotek. Dette vil ikke gjelde saker som er unntatt offentlighet. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet i utvalget legges ut på FIKS Internettsider. Kontrollutvalget drøftet i sitt møte den 29. januar et spørsmål om utvalgets møter skulle være åpne eller lukkede for publikum. Praksisen med lukkede møter ble vedtatt videreført, jf. kommunelovens 77, pkt SEKRETÆRORDNING I forskriftens 20 om Sekretariat heter det at kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte

4 kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 02/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken har i 2008 vært sekretær for utvalget REVISJON Kommunerevisor Bjørn Auren er kommunens ansvarlige regnskapsrevisor. I tråd med revisjonsforskriftens krav, jf. 15, avga revisor i brev av 3. oktober 2008 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 24/ UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har til møtene fått seg forelagt orienteringer om saker som revisjonen har tatt opp med kommunen gjennom brev eller rapporter. Gjennom revisjonsberetningen, spørsmål fra kontrollutvalget i møter og ved muntlig orientering fra kommunerevisor er utvalget holdt orientert om revisjonens framdrift. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret, og revisjonsberetningen skal være avlagt senest 15. april. Kontrollutvalget skal behandle årsregnskapet for kommunen og etter å ha blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det avgi uttalelse til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organet avgir sin innstilling om regnskapet til kommunestyret. I møte den 20. mai 2008, jf. sak 16/08, vedtok kontrollutvalget følgende uttalelse til kommunens årsregnskap for 2007: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet datert 5. mars 2008, revisjonsberetningen fra kommunerevisor av 13. mai 2008 og rådmannens årsmelding. Kontrollutvalget har ikke merknader til Ås kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Ås kommune for Revisor har i brev av 19. mai d.å. til rådmannen gitt noen kommentarer til regnskapet og bedt om forklaringer til disse. Kontrollutvalget vil følge opp saken når rådmannens svar foreligger. Rådmannen svarte på revisors brev i brev datert 6. juni Revisor fulgte opp med nytt brev vedr. regnskapet datert 17. juni. Revisor purret om et svar på brevet i brev av 4. september. Rådmannen svarte i brev av 22. oktober. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 24. november å slutte seg til revisors vurdering vedr. finansieringen av Moer sykehjem.

5 5 I kontrollutvalgets møte den 24. november sluttet utvalget seg også til revisors vurdering av at det ikke er gitt en tilfredsstillende forklaring på hvorfor Ås kommune fikk en vesentlig høyere pensjon i 2007 sammenlignet med Kommunestyret vedtok i sak 33/08 å godkjenne årsregnskapet Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret den 15. november 2005 en plan for forvaltningsrevisjon for perioden , jf. sak 0035/05. Planen var basert på utvalgets drøfting av en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Dvs vurderinger av i hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til de vedtak, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i sak 0075/05 å prioritere følgende prosjekter for forvaltningsrevisjon i : Offentlige anskaffelser. Selvkostberegning av VAR-avgifter. Konsulenttjenester. Kontrollutvalget og kommunestyret behandlet rapporter for de to første prosjektene i Kontrollutvalget valgte i sitt møte den 4. mars 2008, jf. sak 9/08, kommunes bruk av konsulenter som tema for et forvaltningsrevisjonsprosjekt i Kontrollutvalget inviterte fire selskaper til å gi tilbud om gjennomføringen av prosjektet. To selskaper leverte et tilbud og kontrollutvalget innstilte den 22. april, jf. sak 13/08, på at BDO Noraudit JIL AS skulle utpekes som revisor for prosjektet. Kommunestyret sluttet seg til denne innstillingen. Rapporten fra BDO Noraudit ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den 21 oktober, jf. sak 30/08. Utvalget anbefalte kommunestyret å be rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 1. mars 2009 og for øvrig ta rapporten til etterretning. Under kommunestyrets behandling av saken 26. november, jf. sak 58/08, ble kontrollutvalgets innstilling tiltrådt. Kommunerevisoren la i møtet den 24. november fram en overordnet analyse for forvaltningsrevisjon. Analysen og kontrollutvalgets innspill dannet grunnlaget for FIKS forslag til Plan for forvaltningsrevisjon som kontrollutvalget sluttet seg til 2. desember. Kommunestyret skal vedta den endelige planen. 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene innen eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon.

6 Ås kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Eierskapskontrollen i Follo-kommunene er generelt lagt til FIKS. 6 FIKS gjennomførte høsten 2007 en eierskapskontroll i følgende selskap; Follo legevakt IKS, Follo Ren IKS, Nordre Follo Renseanlegg IKS og Søndre Follo Renseanlegg IKS. I tillegg ble Ås kommunes utøving av sitt eierskap generelt undersøkt. Kontrollutvalget behandlet rapporten 29. januar og vedtok å ta repporten til etterretning og å legge rapporten fram for kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunens representanter i selskaper bes, der dette er påkrevet, ta opp forslag i selskapenes organer som sikrer at arbeidet skjer i tråd med de aktuelle virksomhetslover og at informasjonen fra selskapene til eierkommunene blir tilfredsstillende. 2. Kommunene og selskapene må i fellesskap utvikle rutiner som sikrer at eierne/kommunestyrene i en tidlig fase kan påvirke rammene for selskapenes planer og budsjetter. 3. Kommunestyret ønsker å videreutvikle sin eierstrategi for selskapene gjennom å etablere en ordning med en årlig eierskapsmelding som behandles av kommunestyret. 4. Både kommunens representanter i selskapene, andre folkevalgte og administrasjonen gis regelmessig opplæring på dette området. 5. Det etableres et arkiv som omfatter helhetlig informasjon om de selskapene som kommunen har eierinteresser i. 6. Rådmannen bes følge opp vedtakene ovenfor. 7. Kommunestyret tar forøvrig rapportens anbefalinger til etterretning. Kommunestyret sluttet seg i møtet den 27. februar til kontrollutvalgets innstilling. I henhold til kontrollutvalgsforskriftens 13.2, utarbeidet FIKS et forslag til plan for selskapskontroll for Kontrollutvalget avga innstilling i saken i møtet den 21. oktober, jf. sak 26/08, og kommunestyret vedtok planen den 26. november, jf. sak 60/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden. 5.4 Andre kontrolloppgaver Kontrollutvalget skal gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen, jf. kontrollutvalgsforskriftens 4. Disse undersøkelsene kan gjøres på ulike måter: oppdrag til revisjonen, møte med ledere og ansatte i kommunen etc. Kontrollutvalget har fulgt nøye med i utviklingen i kommunens økonomi og holdt seg løpende orientert om utviklingen i skatteinngangen og SFE-midlene. Tertialrapportene for 2008 ble framlagt for kontrollutvalget til orientering. Kommuneadministrasjonen utarbeidet, på anmodning fra kontrollutvalget, et notat om Aalerudmyra skytebane og i kontrollutvalgets møte den 22. april ble det vedtatt å ta dette notatet til orientering.

7 Kommuneadministrasjonen og ekstern rådgiver orienterte i kontrollutvalgets møte 17. juni om premiene i kommunens pensjonsordning, jf. kap 5.1. Kontrollutvalget behandlet 21. oktober en innrapportering av rådmannen i forbindelse med en ikke avsluttet tilsettingssak i kommunen. Utvalget hadde ingen merknader til formannskapets behandling av en habilitetsinnsigelse og fant ellers ikke grunnlag for en nærmere undersøkelse av andre forhold som ble tatt opp i klagen. Kontrollutvalget sluttet seg i møtet den 24. november til revisor kritikk av kommunens vedtak om utvidet honorarramme for et arkitektoppdrag. Rådmann svarte i notat datert 15. desember og svaret vil bli behandlet av kontrollutvalget i 2009 På bakgrunn av et brev fra en innbygger i kommunen vedr. kommunens behandling av reguleringsplaner m.v., ba kontrollutvalget i møtet 21. oktober om rådmannens uttalelse til de påstander som ble satt fram. Rådmannen svarte i notat av 28. november og svaret vil bli behandlet av kontrollutvalget i Etter invitasjon fra Follo distriktsrevisjon fikk kontrollutvalgets leder, ordføreren og rådmannen i et møte 19. november en presentasjon av selskapets arbeid. Lederen mottar alle utvalgssaker og protokoller. Det løpende tilsynsarbeidet gjennomføres ved gjennomlesning av saksdokumenter og protokoller fra utvalg og styrer, fra saker i media, fra samtaler med politikere og andre, samt gjennom revisjonens arbeid. 7 Ås, den 20. januar 2009 Håkon L. Henriksen leder Kari Munthe nestleder Reidun Aalerud Sigvalde Neerland Einride Berg medlem medlem medlem Jan T. Løkken sekretær