Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Klæbu kommune Arkivsak: 13/141 Møtedato/tid: , kl. 16:00 Møtested: Møtedeltakere: Rådhuset, Formannskapssalen Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Britt Hukkelås Bjørn Lervold Johan L. Borgen Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 034/13 Godkjenning av protokoll fra møte den /13 Profilering av kontrollutvalgets arbeid 036/13 Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra revisor 037/13 Plan for forvaltningsrevisjon Diskusjonssak 038/13 Orientering om aktuelle saker 039/13 Referatsaker 040/13 Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak med hjemmel i lov. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Jomar Aftret (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget i Klæbu kommune 034/13 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 13/141-2 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Godkjenning av møteprotokoll 2

3 Profilering av kontrollutvalgets arbeid Kontrollutvalget i Klæbu kommune 035/13 Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/ Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Kontrollutvalgets rolle og arbeidsform Et av temaene på Samling for kontrollutvalg, som ble avholdt 7. november 2012, var Media. Under dette temaet ble det gitt en generell orientering om følgende punkter: Viktigheten av en mediastrategi Hvordan kan kontrollutvalgene bruke media Håndtere media Det ble videre lovt fra sekretariatet sin side, at det skulle lages en egen diskusjonssak som skulle legges frem for kontrollutvalgene i løpet av våren/tidlig høst Kontrollutvalget behandlet på sitt møte 13. juni 2013 i sak 21/2013 en diskusjonssake vedr. profilering av kontrollutvalgets arbeid og mediehåndtering. På utvalgets møte den 26.september.2013, i sak 28/2013, ble en presentasjon av kontrollutvalgets rolle og oppgaver utarbeidet. Kontrollutvalget har et ønske om at presentasjonen publiseres i Klæbustikka, Klæbuposten og på hjemmesiden til Klæbu kommune. Ved en eventuell publisering i Klæbustikka og Klæbuposten så ønsker kontrollutvalget at det i tillegg gis et eksempel på en forvaltningsrevisjon, f.eks. det pågående prosjektet innen vann og avløp. Klæbuposten er invitert til kontrollutvalgets møte 31. oktober. Kontrollutvalgets sekretær har sendt e-post til ordfører vedr. publisering i Klæbustikka. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må diskutere hvilke opplysninger de ønsker å ha med fra det pågående forvaltningsrevisjonsprosjektet innen vann og avløp i sin presentasjon av utvalgets arbeid. Saken legges derfor frem uten forslag til vedtak. 3

4 Kontrollutvalget i Klæbu Den nye kommuneloven fra 1992 slår fast at alle kommuner skal velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget er kommunestyrets redskap, og skal på vegne av kommunestyret føre tilsyn med og kontrollere de politiske organer, ordfører og administrasjonen. Utvalget rapporterer direkte, og bare til kommunestyret. Kontrollutvalget skal ikke overprøve selve politikken i beslutningene, og er derfor ikke en arena for partipolitikk. Oppgaven er heller å se til at lover blir fulgt, at planer blir etterlevd og målsettinger nådd, og at god forvaltningsskikk hersker i hele den kommunale virksomheten. Kontrollutvalget skal med andre ord gjennom sitt arbeid bidra til forbedring av kommunal forvaltning og tjenester. Det er kontrollutvalget som har ansvaret for revidering av kommunens regnskaper og kontroll av selskaper som kommunen har eierinteresser i. Utvalget gjennomfører også hvert år en eller flere forvaltningsrevisjoner. Gjennom en forvaltningsrevisjon kan kontrollutvalget undersøke grundig hvordan kommunen arbeider innenfor ulike saksfelt. Revisjonsarbeidet utføres av et revisjonsselskap som legger fram resultatet av sitt arbeid for kontrollutvalget. Utvalget kan på eget initiativ gjennomføre spesielle undersøkelser og granskinger. Kontrollutvalget har en uavhengig status innenfor den kommunale virksomheten. Utvalget har et eget sekretariat som er helt atskilt fra den øvrige kommunale administrasjonen. Kontrollutvalget er åpent for innspill fra innbyggere og ansatte, innspill som f.eks kan dreie seg om kvalitet på tjenester, god forvaltningsskikk, planoppfyllelse. Utvalget vil så i møte ta henvendelsen eller innspillet opp til drøfting, og avklare om, og hvordan innspillet følges opp videre. Kontrollutvalget er IKKE et klageorgan. Klager på enkeltsaker rettes til kommunens oppnevnte klageorgan, eller eventuelt til f.eks Fylkesmannen. Etter lovendring 01. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske møter. 4

5 Den finansielle revisjonen i Klæbu kommune - Orientering fra revisor Kontrollutvalget i Klæbu kommune 036/13 Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/161-3 Kontrollutvalget tar revisors redegjørelse til orientering. I henhold til kommunelovens 77, 4. ledd skal kontrollutvalget påse av kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Dette er ytterligere presisert i forskrift om kontrollutvalg ( , no. 905) som i 6 utdyper kontrollutvalgets tilsynsrolle i forhold til revisjonen av kommunens regnskaper. Vi gjengir 6 i sin helhet: 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Som det fremgår av bestemmelsene skal kontrollutvalget holde seg orientert om revisjonsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat har i den anledning invitert oppdragsansvarlig revisor for Klæbu kommune til kontrollutvalgets møte for å orientere planleggingen av revisjonsarbeidet for 2013 og den løpende revisjonen så langt i året. Kontrollutvalget vil på denne måten både ha mulighet til å følge opp det arbeidet som gjøres, forsikre seg om at revisjonen fungerer på en betryggende måte og gi innspill til revisor i videre arbeid. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors orientering i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til revisors orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 5

6 Plan for forvaltningsrevisjon Diskusjonssak Kontrollutvalget i Klæbu kommune /13 Arkivkode: 216, &30, Arkivsaknr.: 12/39-6 Utvalget ber sekretariatet om å ta med innspill og kommentarer som er fremkommet i møtet i det videre arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, som skal vedtas endelig av kommunestyret. Planen skal utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden, og senest i løpet av første året i perioden. Plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret i sak 31/12 på møte den Plan for forvaltningsrevisjon har følgende fokusområder: Tilpasset opplæring Kommunal legevakt Miljø og energi Byggesaksbehandling Kostnadseffektivitet innen sektor for vann og avløp Barnehagene Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på tilpasset opplæring på sitt møte i sak 18/2012. Ferdig rapport ble behandlet av kontrollutvalget i sak 3/2013 (møte ), og av kommunestyret i sak 19/2013 (møte ). Kommunestyret fattet vedtak i henhold til kontrollutvalgets innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og tidlig innsats til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Å påse at tilstandsrapportering utarbeides og drøftes av kommunestyret årlig. I denne kan det eksempelvis synliggjøres hva kommunen gjør med hensyn til tilpasset opplæring og tidlig innsats. Å påse at kommunen iverksetter tiltak overfor elever med svake ferdigheter i regning 3. Kommunestyret vil peke på at Lærerundersøkelsen i Utdanningsdirektoratets brukerundersøkelse bør gjennomføres i Klæbu kommune. 4. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av oktober I tillegg har kontrollutvalget bestilt en forvaltningsrevisjon med fokus på kostnadseffektivitet innen sektor for vann og avløp på sitt møte i sak 4/2013. Ferdig rapport vil bli lagt frem for kontrollutvalget i desember

7 For å sikre at Plan for forvaltningsrevisjon var i tråd med kommunestyrets behov, ba kontrollutvalget om innspill på fokusområder fra hovedutvalgene for å få en så god forankring som mulig. Kontrollutvalget skal i løpet av siste halvdel av 2013 utarbeide Plan for forvaltningsrevisjon for årene 2014 og Utvalget må i dagens møte diskutere hvordan de ønsker å legge opp dette arbeidet, skal man invitere til dialogmøte med hovedutvalgsledere, ordfører, varaordfører, eventuelt gruppeledere, be om å få innspill fra hovedutvalgene slik utvalget gjorde i 2012, eller skal man gjøre det på andre måter? Ønsker kontrollutvalget orienteringer fra ulike enheter i kommunen for å få informasjon som kan brukes i det videre arbeidet med utarbeidelse av planen? Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet vil ta med seg eventuelle innspill og kommentarer fra kontrollutvalget som fremkommer i møtet. Utvalget må jobbe videre med utarbeidelse av Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i desember. Det vil være gunstig å få planen opp til behandling på kommunestyrets første eller andre møte i

8 Orientering om aktuelle saker Kontrollutvalget i Klæbu kommune 038/13 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 13/141-4 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 8

9 Referatsaker Kontrollutvalget i Klæbu kommune 039/13 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 13/141-3 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Protokoll fra representantskapsmøte Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Møtereferat fra representantskapsmøte i Revisjon Midt-Norge IKS, Muntlig orientering fra Samling for kontrollutvalg 15. oktober, kontrollutvalgets medlemmer orienterer. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 9

10 10

11 Eventuelt Kontrollutvalget i Klæbu kommune 040/13 Arkivkode: 033, &17 Arkivsaknr.: 13/141-5 Saken legges frem uten forslag til vedtak. 11