M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 04/11

Transkript

1 K O N T R O L L U T V A L G E T I N E S O D D E N K O M M U N E Til kontrollutvalgets medlemmer Tid: 12. januar 2011 kl M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 04/11 Sted: Varden Møtet er lukket, jf kommuneloven 77 nr 8. Forslag til dagsorden: Sak 01/11 Protokoll fra møtet den 15. desember 2010 Sak 02/11 G-partners rapport vedr. innkjøp Sak 03/11 Status byggingen av kommunesenteret styringen av prosjektet Sak 04/11 Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Sak 05/11 Utvalgets strategi for arbeidet Sak 06/11 Orienteringer Eventuelt Forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. 4. januar 2011 Hans Petter Andresen /s./ Leder Kopi: Ordføreren Rådmannen Follo distriktsrevisjon Jan T. Løkken Sekretær

2 Sak 01/11 Protokoll fra møtet den 15. desember 2010 Saksutredning: Et forslag til protokoll og revidert reglement ble sendt via e-post medlemmene den 16. desember med 20. desember som frist for merknader. Turid Skule foreslo enkelte rettelser i protokoll og reglement som er tatt inn. Øivind Stenbeks merknader følger vedlagt. Vi har følgende kommentar til disse: - Sak 60/10: Øivinds forslag bærer preg av å være en protokolltilførsel, jf. utvalgslederens kommentar til dette i sak 59/10. Vi har også forstått utvalget slik at det primært ønsker en vedtaksprotokoll, jf. at utvalget har lukkede møter. - Sak 52/10: Da kommunestyret sist gang behandlet endringer i kontrollutvalgets reglement, den 28. februar 2008, kan vi ikke se av sakspapirene fra dette møtet at et anvisnings- og attestasjonsreglement fulgte saken. - Sak 62/10 Vi minner om at hovedpunktene i prosjektplanen om informasjonssikkerhet og IT-drift er forankret i den vedtatte handlingsplanen for forvaltningsrevisjon. I tillegg har forslaget til innhold vært diskutert på to utvalgsmøter (den og ). Det ble ikke fremmet noe utsettelsesforslag i møtet. Øvrige utvalgsmedlemmer har ikke lagt fram merknader til protokollen. Innstilling: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 15. desember 2010 ble enstemmig vedtatt. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Forslag til protokoll fra kontrollutvalgets møte den 15. desember 2010 Kontrollutvalgets innstilling om endringer i utvalgets reglement Merknader til protokollen fra Øivind Stenbek i e-post av 20. desember 2010

3 Sak 02/11 G-partners rapport vedr. innkjøp Saksutredning: G-partners rapport om habilitet og innkjøp legges fram for kommunestyret den 6. januar. På ordførerens initiativ er kontrollutvalget innkalt til dette møtet. Vi vil forsøke å få sendt rapporten til de medlemmene som ikke møter i kommunestyret før utvalgsmøtet. Rådmannen er invitert til utvalgets møte og vi har bedt ham svare på eventuelle spørsmål i saken. Det vil også være naturlig at rådmannen orienterer om administrasjonens oppfølging av rapporten. Innstilling: Rådmannens orientering om rapporten fra G-partner vedr. habilitet og innkjøp tas til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

4 Sak 03/11 Status for byggingen av kommunesenteret styringen av prosjektet Saksutredning: Rådmann Geir Grimstad orienterte i utvalgsmøtet den 27. oktober 2010 om statusen for byggingen av Nesodden kommunesenter. Det ble da avtalt at rådmannen skulle redegjøre nærmere for styringen av prosjektet på et møte i utvalget etter nyttår. Rådmannen har bedt en representant for OPAK forberede en presentasjon for utvalget. Innstilling: Rådmannens orientering om styringen av prosjektet Nesodden kommunesenter tas til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

5 Sak 04/11 Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Saksutredning: Ved utarbeidelsen av forslaget har sekretariatet benyttet den disposisjonen som vi benytter for de andre kontrollutvalgene i Follo. For øvrig er det lagt vekt på en bred beskrivelse av utvalgets ansvarsområder og arbeid i Innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2010 vedtas. Årsmeldingen for 2010 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

6 KONTROLLUTVALGET I NESODDEN KOMMUNE ÅRS MELDING 2010

7 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsmelding som framlegges for kommunestyret. Meldingen tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgs oppgaver I forskriftens 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll

8 - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2010 Kontrollutvalget i Nesodden har 7 medlemmer, og har i 2010 bestått av følgende: Medlemmer: Hans Petter Andresen, leder (AP) Øivind Stenbek, nestleder/sekretær (H) Anette Løes Hokholt Wiik (H) Turid Skule (SV) Karin Bergstrøm (AP) Odd Edvardsen (R) Jean Jyrkinen (H) Varamedlemmer: Karin Wallner (AP) Geir Prøven (H) Astrid Løes Hokholt (H) Ellen Jakobsen (SV) Anne-Lise Hilmen (AP) Helge Pettersen (Krf) Varamedlem ikke valgt Helge Pettersen flyttet fra kommunen i september, men nytt varamedlem er ikke oppnevnt. Anne-Lise Hilmen ble løst fra vervet gjennom kommunestyrevedtak 17. juni. På grunn av forfall har varamedlemmene Astrid Løes Hokholt, Anne-Lise Hilmen og Ellen Jacobsen deltatt i ett eller flere møter i Kontrollutvalget hadde i 2010 til sammen 11 møter og behandlet 62 saker. 4 av utvalgets medlemmer deltok på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar og fire deltok den 25. august i Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo arrangert av FIKS. Kontrollutvalget innstilte i sitt møte den 15. desember om endringer av sitt reglement. Endringene skyldes hovedsakelig ny revisjons- og sekretærordning og åpne dører under utvalgsmøtene, jf. nedenfor. Reglementet skal vedtas av kommunestyret. For å styrke innbyggernes innsynsmulighetene innstilte kontrollutvalget, jf sak 51/10 i møtet den 15. desember, om å holde sine møter for åpne dører. Utvalget vedtok samtidig at møtene med innkallinger, sakspapirer og vedtatte protokoller skal kunngjøres på kommunens internettsider. Unntatt er saker som er undergitt taushetsplikt. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet i utvalget, vil bli lettere tilgjengelig for publikum ved at de vil bli lagt ut på FIKS Internettsider. 3. SEKRETARIAT

9 I kontrollutvalgsforskriften 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Utvalget valgte 12. desember 2007 Øivind Stenbek til å ivareta sekretærfunksjonen for utvalget. Samtidig ble avtalen med revisor om praktisk hjelp i forbindelse med kontrollutvalgets og sekretærens arbeid, fornyet. Kommunestyret vedtok den 16. juni 2010 en ny revisjonsordning for kommunen (se nedenfor) og å slutte seg til Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) med virkning fra den dato kommunerevisoren går av med pensjon. FIKS overtok etter dette sekretærfunksjonen for utvalget fra 16. oktober og avtalen med Øivind Stenbek og revisor vedr. sekretæroppgavene opphørte samtidig. FIKS består nå av alle de syv kommunene i Follo: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtekten for FIKS, 7.5, for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Opptaket av Nesodden som deltaker skal godkjennes av kommunestyrene i deltakerkommunene. Fra FIKS overtok ansvaret har sekretariatsleder Jan T. Løkken vært utvalgets sekretær. 4. BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for 2011 for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 20. oktober. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Innstilling om ny revisjons- og sekretærordning Kommunestyret bestemmer, etter innstilling fra kontrollutvalget kommunens revisjonsordning, jf. kommuneloven 78 nr. 3. På bakgrunn av kommunerevisorens forestående avgang som pensjonist, satte kontrollutvalget høsten 2009 i gang en gjennomgang av ulike ordninger for revisjon og sekretærordninger. Kontrollutvalget oppnevnte leder og nestleder til å forestå utredningsarbeidet. Leder og nestleder innhentet erfaringer fra flere andre kommuner og hadde samtaler med ulike revisjonsselskaper og FIKS. Saken ble drøftet på flere møter i kontrollutvalget 1. halvår 2010: 20. januar, 24. mars, 28. april og 26. mai. På det siste møtet avga kontrollutvalget innstilling om framtidig revisjonsordning/ sekretariatsordning i kommunen. Ingen av alternativene for revisjonsordning fikk flertall og innstillingen pekte på tre alternativer: opprettholde kommunerevisjonen, konkurranseutsette revisjonen og søke om medlemskap i Follo distriktsrevisjon. Utvalget avga en enstemmig innstilling om å søke om medlemskap i Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS).

10 Kommunestyret vedtok den 17. juni 2010 å søke om medlemskap i Follo distriktsrevisjon og FIKS med virkning fra det tidspunkt nåværende kommunerevisor fratrer stillingen. Saken ble sendt tilbake til kontrollutvalget for videre oppfølging og gjennomføring. Etter kommunerevisorens fratreden den 15. oktober overtok FDR som revisor for Nesodden kommune fra den 16. oktober Alle kommunestyrene i deltakerkommunene sluttet seg i løpet av høsten til forslaget om å ta opp Nesodden som nytt medlem i FDR. Kommunen kan derfor fra nyttår tiltre styret for FDR som fullverdig medlem. I kontrollutvalgets møte den 17. november, jf. sak 50/10, innstilte kontrollutvalget overfor kommunestyret om en økonomisk avtale med FDR for perioden fram til 1. januar Fra årsskiftet vil Nesodden refundere revisjonens utgifter etter de samme regler som de andre deltakerkommunene. Kontrollutvalget innstilte samtidig om at kontrollutvalgets leder og nestleder velges som henholdsvis medlem og varamedlem av styret for FDR for resten av perioden. Kommunestyret sluttet seg i sitt møte den 16. desember til kontrollutvalgets innstilling. 5.2 Tilsyn med revisjonen Nesodden kommunerevisjon har i 2010 hatt to medarbeidere: kommunerevisor Svein Helge Johansen, og en revisjonsrådgiver, Kristin Marki Solheim. Revisor rapporterer om sitt arbeid til kontrollutvalget. Svein Helge Johansen avga i brev av 3. mars 2010 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet til utvalget. Follo distriktsrevisjon (FDR)overtok som kommunens revisor fra den 16. oktober med revisjonssjef Steinar Neby som oppdragsansvarlig revisor. FDRs oppgaver omfatter revisjon av kommuneregnskaper og forvaltningsrevisjon. Prosessen som ledet fram til dette skiftet er beskrevet under kap Den nye revisoren la fram en uavhengighetserklæring som ble behandlet av kontrollutvalget den 17. oktober, jf. sak 47/10. Med deltakelsen i FDR viderefører kommunen sin ordning med revisjon i egenregi, men organisert som et samarbeid mellom seks kommuner: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Vestby. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. FDR har ni faglige medarbeidere og deltakerkommunene har utviklet selskapet gjennom et mangeårig samarbeid. Gjennom deltakelsen i styret vil Nesodden kommune sikres eierinnflytelse på selskapet på lik linje med de andre deltakerkommunene. FDRs inntekter baseres i hovedsak på refusjoner fra kommunene. Selskapets budsjett baserer seg på selvkost-prinsippet. Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisorene, jf. kontrollutvalgsforskriften 6, er særlig ivaretatt ved at revisorene har deltatt på alle møtene i kontrollutvalget og orientert om aktuelle saker og ved at kontrollutvalget har fått seg forelagt revisjonsberetninger og forvaltningsrevisjonsrapporter fra revisjonen.

11 5.2. Regnskapssaker Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og på grunnlag av regnskapene, årsmeldingen og revisjonsberetningen, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget ga i sitt vedtak i møtet den 28. april, sak 17/10 uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap for I uttalelsen het det blant annet: Etter kontrollutvalgets mening var 2009 et spesielt år på grunn av alle statlige tiltak som ga positive resultater. Rådmannen gir i årsberetningen god innføring i dette. Imidlertid kan kommunen ikke regne med tilsvarende tiltak fra Storting/Regjering i årene fremover. Allerede i 2010 budsjettet varsler rådmannen innsparing i flere stillinger, samt flere effektiviseringstiltak for å bedre kostnadsbilde. Videre vil det bli stor aktivitet på investeringsfronten i forbindelse med de store prosjekter som er i gang og vil bli startet i årene fremover. Det er nødvendig med en sterk styring og nøkternhet av økonomien også fra politikernes side. Utvalget har til orientering blitt forelagt revisjonsberetninger for overformynderiet, kirkelige organer og stiftelser samt revisjonsuttalelse om bruken avregjeringens tiltakspakke til Nesodden kommune Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen, jf. 77 nr. 4 i kommuneloven. Kontrollutvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon baserer seg på Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon som kommunestyret sluttet seg til den , jf. sak 133/08. Planen prioriterte forvaltningsrevisjon innen tre områder: byggesaksbehandling, innkjøp og IKT-rutiner. Forvaltningsrevisjonsrapport om byggesaksbehandlingen - Rapporten om byggesaksbehandlingen fra kommunerevisjonen ble behandlet av kontrollutvalget og , jf. sak 03/10. Utvalget konkluderte sin uttalelse med: Ut fra de saker og punkter som rapporten har avdekket bør kommunestyret stille klare krav om endringer av byggesaksbehandlingen i Nesodden kommune. Kommunestyret behandlet rapporten første gang Det ble vedtatt å oversende rapporten til planutvalget for behandling og frist for tilbakemelding til kommunestyret innen sommeren. Ved behandlingen i planutvalget la rådmannen fram et notat datert med forslag til oppfølging av strekpunktene i forvaltningsrevisjonsrapporten.

12 Saken ble tatt opp på nytt kommunestyret 17. 6, jf. sak 40/10. Kommunestyret vedtok da å ta notatet fra rådmannen til orientering. Forvaltningsrevisjonsrapport om innkjøp i Nesoddden kommune - Kommunerevisjonens rapport om innkjøp ble behandlet av kontrollutvalget den , jf. sak 36/10. I utvalgets uttalelse het det blant annet: Rapporten avdekker systematiske og meget alvorlige brudd på regelverket. og Kontrollutvalget ser meget alvorlig på det som har kommet fram, og ber kommunestyret fatte nødvendig vedtak med bakgrunn i revisjonens anbefalinger. Kommunestyret behandlet rapporten den 11.11, jf. sak 078/10, og uttalte blant annet at det ser meget alvorlig på det som har kommet frem i rapporten. Kommunestyret ber rådmannen legge frem for kommunestyret en samlet vurdering av nødvendige tiltak, senest innen utgangen av januar. Kontrollutvalget ba i sitt møte den 27.10, jf. sak 44/10, om kommuneadvokatens vurdering av kommunerevisorens habilitet i forbindelse med rapporten om kommunens innkjøp. Kommuneadvokatens konkluderte, under tvil, med at revisor var inhabil i denne saken. Vurderingen ble lagt fram for kommunestyret i forbindelse med behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten. Kommunestyret fant, i likhet med kommuneadvokaten og kontrollutvalget, at den saksbehandlingsfeilen som forelå, ikke hadde hatt innvirkning på innholdet i rapporten. Kontrollutvalget pekte i et brev til ordfører og rådmann på at kommuneadvokatens uttalelse først burde vært forelagt kontrollutvalget. Informasjonssikkerhet og IT-drift Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den å gjennomføre en forvaltningsrevisjon om informasjonssikkerhet og IT-drift i Denne vil bli gjennomført av Follo distriktsrevisjon. 6. ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET Årsmeldingen fra kontrollutvalget for 2010 framlegges for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Nesodden kommunen, den 12. januar 2011 Han Petter Andersen Leder Øivind Stenbek Nestleder

13 Anette Løes Hokholt Wiik Turid Skule Karin Bergstrøm Medlem Medlem Medlem Odd Edvardsen Medlem Jean Jyrkinen Medlem

14 Sak 05/11 Utvalgets strategi for arbeidet Saksutredning: Denne saken ble lagt fram som sak 59/10 men utsatt, jf. utvalgets vedtak i møtene den 17. november og 15. desember. Behovet for strateginotat bør ses i sammenheng med at kontrollutvalget allerede har et eget reglement for arbeidet. Vårt forslag overlapper noe med dette, men er mer handlingsrettet i forhold til hvordan utvalget vil løse sine oppgaver. Vi foreslår at strateginotatet tas opp til en årlig behandling i utvalget. De andre kontrollutvalgene i Follo har vedtatt lignende dokument for sitt arbeid. Innstilling: Forslaget til notat om utvalgets strategi vedtas. Det rulleres årlig i utvalget. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Forslag til utvalgets strategi for arbeidet, datert 8. november 2010

15 KONTROLLUTVALGET I NESODDEN STRATEGI FOR ARBEIDET UTKAST PR. 8. NOVEMBER Mål og oppgaver Kontrollutvalgets hovedmål er å bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver blir ivaretatt på best mulig måte. Kommuneloven ( 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsynet med forvaltningen. Utvalget skal påse at regnskapene blir ført på en betryggende måte, at økonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomføres god forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til å kreve enhver opplysning, redegjørelse eller dokument som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jf. F 5. Valg og sammensetning Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgår av F 2. Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvåker og saksbehandlingen skal kun foregå ut fra et kontrollperspektiv. Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin dobbeltrolle som politikere og nøytrale kontrollører. Hovedoppgaver: 1. Regnskapsrevisjon Utvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte og i samsvar med de bestemmelser som følger av lov, forskrift, god kommunal revisjonsskikk m.m. Strategi: 1. Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om arbeidet og strategien for det kommende revisjonsåret. 2. Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og økonomiforvaltning forelegges utvalget. 3. Utvalget skal påse at revisjonens merknader blir fulgt opp 2. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak. Strategi:

16 1. Sørge for å få utarbeidet en overordnet analyse om mulige områder med risiko for avvik fra oppsatte mål i kommunen. 2. Foreslå en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for kommunen 3. Innstille om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret 4. Påse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen 3. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide kommunale aksjeselskaper. Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Strategi: 1. Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo. 2. Foreslå handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret 3. Sørge for iverksetting av kontrollen 4. Annet tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal forestå et løpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de opplysninger som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalget gjør kjent på kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til å legge fram saker for kontrollutvalget. Det er imidlertid opp til utvalget å vurdere om en sak hører under utvalgets kontrollfunksjon. Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltsaker. Strategi: 1. Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen 2. Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ. 3. Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret, iverksette undersøkelser Organisering av arbeidet generelt: 1. Bistand fra revisjonen og eget sekretariat Revisjonen utfører de oppgaver som de er pålagt som følge av lov eller avtale med kontrollutvalget og kan, innenfor de grenser som budsjettet setter, pålegges andre oppgaver. Sekretariatet forbereder og følger opp de sakene som utvalget behandler og kan utføre undersøkelser som ikke er revisjon.. Strategi: 1. Utvalget skal vite å utnytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i arbeidet.

17 2. Innhenting av opplysninger i kommunen. Deltakelse i lukkede møter. Med hjemmel i kommuneloven 77 nr. 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget også rett til å overvære et møte som holdes for lukkede dører i så vel kommunestyret som underordnede organer. Strategi: 1. Utvalget vil benytte de ressurser som sekretariatet og revisjonen har ved innhenting av opplysninger. 2. Medlemmer som ønsker å overvære lukkede møter i folkevalgte organer i kommunen skal varsle kommuneadministrasjonen om dette på forhånd. 3. De som har deltatt på lukkede møter skal rapportere om dette på førstkommende kontrollutvalgsmøte. Taushetsbelagte opplysinger som kom fram i møtet kan bringes videre til kontrollutvalget. Forvaltningslovens 13 om taushetsplikt vil da også gjelde for kontrollutvalget. 3. Samarbeid Kontrollutvalget opptrer på kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon med oppdragsgiver. Det samme gjelder med rådmannen og hans administrasjon og revisjonen. Strategi: 1. Ordfører og rådmann får kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra utvalgets møter 2. Rådmannen og enhetslederne bør med jevne mellom inviteres til å orientere og samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker 3. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret 4. Kontrollutvalget avgir årsrapport til kommunestyret om sin virksomhet 3. Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmål må kommunens innbyggere, politikerne i alle styrer og utvalg, administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid. I den forbindelse er det også viktig at det skal være lett å finne informasjon om utvalget og lett å ta kontakt med utvalget. Offentlighetsloven pålegger kommunens å gi andre størst mulig innsyn i sitt arbeid. En del saker er unntatt som følge av lov eller i medhold av lov. Kontrollutvalgets møter er åpne for publikum, med mindre utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt (vedtak i kontrollutvalget , jf. sak 34/07). Strategi: 1. Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på kommunens Internett-sider.

18 2. Utvalgets dokumenter, som ikke er unntatt fra offentlighet, legges ut for offentlig innsyn på kommunens Internettsider 3. Utvalgets møter er åpne for publikum 4. Anonyme henvendelser skal sikres anonymitet. 5. Tips fra varslere skal alltid følges opp 6. Alle skriftlige henvendelser til utvalget skal besvares. 7. Kontrollutvalgets leder besvarer spørsmål fra media. 4. Handlingsplaner og rullerende aktivitetsplaner Utvalget innstiller om handlingsplaner for de viktigste arbeidsområdene ovenfor kommunestyret og utvalget skal sørge for at disse blir fulgt opp. Den rullerende aktivitetsplanen som utvalget utarbeider, gir oversikt over alle pågående aktiviteter og vedtatte planer og andre tiltak. Strategi: 1. Utvalgets strateginotat fornyes en gang pr. år. 2. Aktivitetsplanen er rullerende og legges fram på hvert møte i kontrollutvalget.

19 Sak 06/11 Orienteringer Vedlegg: Aktivitetsplanen pr Innstilling: Orienteringssaken tas til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

20 K O N T R O L L U T V A L G E T I N E S O D D E N K O M M U N E Til kontrollutvalgets medlemmer Tid: 12. januar 2011 kl M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 04/11 Sted: Varden Møtet er lukket, jf kommuneloven 77 nr 8. Forslag til dagsorden: Sak 01/11 Protokoll fra møtet den 15. desember 2010 Sak 02/11 G-partners rapport vedr. innkjøp Sak 03/11 Status byggingen av kommunesenteret styringen av prosjektet Sak 04/11 Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Sak 05/11 Utvalgets strategi for arbeidet Sak 06/11 Orienteringer Eventuelt Forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. 4. januar 2011 Hans Petter Andresen /s./ Leder Kopi: Ordføreren Rådmannen Follo distriktsrevisjon Jan T. Løkken Sekretær

21 Sak 01/11 Protokoll fra møtet den 15. desember 2010 Saksutredning: Et forslag til protokoll og revidert reglement ble sendt via e-post medlemmene den 16. desember med 20. desember som frist for merknader. Turid Skule foreslo enkelte rettelser i protokoll og reglement som er tatt inn. Øivind Stenbeks merknader følger vedlagt. Vi har følgende kommentar til disse: - Sak 60/10: Øivinds forslag bærer preg av å være en protokolltilførsel, jf. utvalgslederens kommentar til dette i sak 59/10. Vi har også forstått utvalget slik at det primært ønsker en vedtaksprotokoll, jf. at utvalget har lukkede møter. - Sak 52/10: Da kommunestyret sist gang behandlet endringer i kontrollutvalgets reglement, den 28. februar 2008, kan vi ikke se av sakspapirene fra dette møtet at et anvisnings- og attestasjonsreglement fulgte saken. - Sak 62/10 Vi minner om at hovedpunktene i prosjektplanen om informasjonssikkerhet og IT-drift er forankret i den vedtatte handlingsplanen for forvaltningsrevisjon. I tillegg har forslaget til innhold vært diskutert på to utvalgsmøter (den og ). Det ble ikke fremmet noe utsettelsesforslag i møtet. Øvrige utvalgsmedlemmer har ikke lagt fram merknader til protokollen. Innstilling: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 15. desember 2010 ble enstemmig vedtatt. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Forslag til protokoll fra kontrollutvalgets møte den 15. desember 2010 Kontrollutvalgets innstilling om endringer i utvalgets reglement Merknader til protokollen fra Øivind Stenbek i e-post av 20. desember 2010

22 Sak 02/11 G-partners rapport vedr. innkjøp Saksutredning: G-partners rapport om habilitet og innkjøp legges fram for kommunestyret den 6. januar. På ordførerens initiativ er kontrollutvalget innkalt til dette møtet. Vi vil forsøke å få sendt rapporten til de medlemmene som ikke møter i kommunestyret før utvalgsmøtet. Rådmannen er invitert til utvalgets møte og vi har bedt ham svare på eventuelle spørsmål i saken. Det vil også være naturlig at rådmannen orienterer om administrasjonens oppfølging av rapporten. Innstilling: Rådmannens orientering om rapporten fra G-partner vedr. habilitet og innkjøp tas til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

23 Sak 03/11 Status for byggingen av kommunesenteret styringen av prosjektet Saksutredning: Rådmann Geir Grimstad orienterte i utvalgsmøtet den 27. oktober 2010 om statusen for byggingen av Nesodden kommunesenter. Det ble da avtalt at rådmannen skulle redegjøre nærmere for styringen av prosjektet på et møte i utvalget etter nyttår. Rådmannen har bedt en representant for OPAK forberede en presentasjon for utvalget. Innstilling: Rådmannens orientering om styringen av prosjektet Nesodden kommunesenter tas til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

24 Sak 04/11 Kontrollutvalgets årsmelding 2010 Saksutredning: Ved utarbeidelsen av forslaget har sekretariatet benyttet den disposisjonen som vi benytter for de andre kontrollutvalgene i Follo. For øvrig er det lagt vekt på en bred beskrivelse av utvalgets ansvarsområder og arbeid i Innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2010 vedtas. Årsmeldingen for 2010 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær

25 KONTROLLUTVALGET I NESODDEN KOMMUNE ÅRS MELDING 2010

26 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsmelding som framlegges for kommunestyret. Meldingen tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgs oppgaver I forskriftens 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll

27 - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2010 Kontrollutvalget i Nesodden har 7 medlemmer, og har i 2010 bestått av følgende: Medlemmer: Hans Petter Andresen, leder (AP) Øivind Stenbek, nestleder/sekretær (H) Anette Løes Hokholt Wiik (H) Turid Skule (SV) Karin Bergstrøm (AP) Odd Edvardsen (R) Jean Jyrkinen (H) Varamedlemmer: Karin Wallner (AP) Geir Prøven (H) Astrid Løes Hokholt (H) Ellen Jakobsen (SV) Anne-Lise Hilmen (AP) Helge Pettersen (Krf) Varamedlem ikke valgt Helge Pettersen flyttet fra kommunen i september, men nytt varamedlem er ikke oppnevnt. Anne-Lise Hilmen ble løst fra vervet gjennom kommunestyrevedtak 17. juni. På grunn av forfall har varamedlemmene Astrid Løes Hokholt, Anne-Lise Hilmen og Ellen Jacobsen deltatt i ett eller flere møter i Kontrollutvalget hadde i 2010 til sammen 11 møter og behandlet 62 saker. 4 av utvalgets medlemmer deltok på den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar og fire deltok den 25. august i Faglig forum for kontrollutvalgene i Follo arrangert av FIKS. Kontrollutvalget innstilte i sitt møte den 15. desember om endringer av sitt reglement. Endringene skyldes hovedsakelig ny revisjons- og sekretærordning og åpne dører under utvalgsmøtene, jf. nedenfor. Reglementet skal vedtas av kommunestyret. For å styrke innbyggernes innsynsmulighetene innstilte kontrollutvalget, jf sak 51/10 i møtet den 15. desember, om å holde sine møter for åpne dører. Utvalget vedtok samtidig at møtene med innkallinger, sakspapirer og vedtatte protokoller skal kunngjøres på kommunens internettsider. Unntatt er saker som er undergitt taushetsplikt. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet i utvalget, vil bli lettere tilgjengelig for publikum ved at de vil bli lagt ut på FIKS Internettsider. 3. SEKRETARIAT

28 I kontrollutvalgsforskriften 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Utvalget valgte 12. desember 2007 Øivind Stenbek til å ivareta sekretærfunksjonen for utvalget. Samtidig ble avtalen med revisor om praktisk hjelp i forbindelse med kontrollutvalgets og sekretærens arbeid, fornyet. Kommunestyret vedtok den 16. juni 2010 en ny revisjonsordning for kommunen (se nedenfor) og å slutte seg til Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) med virkning fra den dato kommunerevisoren går av med pensjon. FIKS overtok etter dette sekretærfunksjonen for utvalget fra 16. oktober og avtalen med Øivind Stenbek og revisor vedr. sekretæroppgavene opphørte samtidig. FIKS består nå av alle de syv kommunene i Follo: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski, Vestby og Ås. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtekten for FIKS, 7.5, for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Opptaket av Nesodden som deltaker skal godkjennes av kommunestyrene i deltakerkommunene. Fra FIKS overtok ansvaret har sekretariatsleder Jan T. Løkken vært utvalgets sekretær. 4. BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgsforskriften 18 slår fast at det er kontrollutvalget som skal innstille om budsjett for kontroll og tilsyn i kommunen. Utvalget avga innstilling overfor kommunestyret om budsjettet for 2011 for revisjonen, sekretariatet og egne utgifter i sitt møte den 20. oktober. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Innstilling om ny revisjons- og sekretærordning Kommunestyret bestemmer, etter innstilling fra kontrollutvalget kommunens revisjonsordning, jf. kommuneloven 78 nr. 3. På bakgrunn av kommunerevisorens forestående avgang som pensjonist, satte kontrollutvalget høsten 2009 i gang en gjennomgang av ulike ordninger for revisjon og sekretærordninger. Kontrollutvalget oppnevnte leder og nestleder til å forestå utredningsarbeidet. Leder og nestleder innhentet erfaringer fra flere andre kommuner og hadde samtaler med ulike revisjonsselskaper og FIKS. Saken ble drøftet på flere møter i kontrollutvalget 1. halvår 2010: 20. januar, 24. mars, 28. april og 26. mai. På det siste møtet avga kontrollutvalget innstilling om framtidig revisjonsordning/ sekretariatsordning i kommunen. Ingen av alternativene for revisjonsordning fikk flertall og innstillingen pekte på tre alternativer: opprettholde kommunerevisjonen, konkurranseutsette revisjonen og søke om medlemskap i Follo distriktsrevisjon. Utvalget avga en enstemmig innstilling om å søke om medlemskap i Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS).

29 Kommunestyret vedtok den 17. juni 2010 å søke om medlemskap i Follo distriktsrevisjon og FIKS med virkning fra det tidspunkt nåværende kommunerevisor fratrer stillingen. Saken ble sendt tilbake til kontrollutvalget for videre oppfølging og gjennomføring. Etter kommunerevisorens fratreden den 15. oktober overtok FDR som revisor for Nesodden kommune fra den 16. oktober Alle kommunestyrene i deltakerkommunene sluttet seg i løpet av høsten til forslaget om å ta opp Nesodden som nytt medlem i FDR. Kommunen kan derfor fra nyttår tiltre styret for FDR som fullverdig medlem. I kontrollutvalgets møte den 17. november, jf. sak 50/10, innstilte kontrollutvalget overfor kommunestyret om en økonomisk avtale med FDR for perioden fram til 1. januar Fra årsskiftet vil Nesodden refundere revisjonens utgifter etter de samme regler som de andre deltakerkommunene. Kontrollutvalget innstilte samtidig om at kontrollutvalgets leder og nestleder velges som henholdsvis medlem og varamedlem av styret for FDR for resten av perioden. Kommunestyret sluttet seg i sitt møte den 16. desember til kontrollutvalgets innstilling. 5.2 Tilsyn med revisjonen Nesodden kommunerevisjon har i 2010 hatt to medarbeidere: kommunerevisor Svein Helge Johansen, og en revisjonsrådgiver, Kristin Marki Solheim. Revisor rapporterer om sitt arbeid til kontrollutvalget. Svein Helge Johansen avga i brev av 3. mars 2010 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet til utvalget. Follo distriktsrevisjon (FDR)overtok som kommunens revisor fra den 16. oktober med revisjonssjef Steinar Neby som oppdragsansvarlig revisor. FDRs oppgaver omfatter revisjon av kommuneregnskaper og forvaltningsrevisjon. Prosessen som ledet fram til dette skiftet er beskrevet under kap Den nye revisoren la fram en uavhengighetserklæring som ble behandlet av kontrollutvalget den 17. oktober, jf. sak 47/10. Med deltakelsen i FDR viderefører kommunen sin ordning med revisjon i egenregi, men organisert som et samarbeid mellom seks kommuner: Enebakk, Frogn, Nesodden, Oppegård, Ski og Vestby. Hjemmelen for interkommunal revisjonsordning er i kommunelovens 78. FDR har ni faglige medarbeidere og deltakerkommunene har utviklet selskapet gjennom et mangeårig samarbeid. Gjennom deltakelsen i styret vil Nesodden kommune sikres eierinnflytelse på selskapet på lik linje med de andre deltakerkommunene. FDRs inntekter baseres i hovedsak på refusjoner fra kommunene. Selskapets budsjett baserer seg på selvkost-prinsippet. Kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisorene, jf. kontrollutvalgsforskriften 6, er særlig ivaretatt ved at revisorene har deltatt på alle møtene i kontrollutvalget og orientert om aktuelle saker og ved at kontrollutvalget har fått seg forelagt revisjonsberetninger og forvaltningsrevisjonsrapporter fra revisjonen.

30 5.2. Regnskapssaker Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og på grunnlag av regnskapene, årsmeldingen og revisjonsberetningen, avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalget ga i sitt vedtak i møtet den 28. april, sak 17/10 uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap for I uttalelsen het det blant annet: Etter kontrollutvalgets mening var 2009 et spesielt år på grunn av alle statlige tiltak som ga positive resultater. Rådmannen gir i årsberetningen god innføring i dette. Imidlertid kan kommunen ikke regne med tilsvarende tiltak fra Storting/Regjering i årene fremover. Allerede i 2010 budsjettet varsler rådmannen innsparing i flere stillinger, samt flere effektiviseringstiltak for å bedre kostnadsbilde. Videre vil det bli stor aktivitet på investeringsfronten i forbindelse med de store prosjekter som er i gang og vil bli startet i årene fremover. Det er nødvendig med en sterk styring og nøkternhet av økonomien også fra politikernes side. Utvalget har til orientering blitt forelagt revisjonsberetninger for overformynderiet, kirkelige organer og stiftelser samt revisjonsuttalelse om bruken avregjeringens tiltakspakke til Nesodden kommune Tilsyn med forvaltningen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 4 skal kontrollutvalget, på vegne av kommunestyret, stå for et løpende tilsyn med forvaltningen i kommunen. Utvalget rapporterer direkte til kommunestyret. Forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen, jf. 77 nr. 4 i kommuneloven. Kontrollutvalgets arbeid med forvaltningsrevisjon baserer seg på Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon som kommunestyret sluttet seg til den , jf. sak 133/08. Planen prioriterte forvaltningsrevisjon innen tre områder: byggesaksbehandling, innkjøp og IKT-rutiner. Forvaltningsrevisjonsrapport om byggesaksbehandlingen - Rapporten om byggesaksbehandlingen fra kommunerevisjonen ble behandlet av kontrollutvalget og , jf. sak 03/10. Utvalget konkluderte sin uttalelse med: Ut fra de saker og punkter som rapporten har avdekket bør kommunestyret stille klare krav om endringer av byggesaksbehandlingen i Nesodden kommune. Kommunestyret behandlet rapporten første gang Det ble vedtatt å oversende rapporten til planutvalget for behandling og frist for tilbakemelding til kommunestyret innen sommeren. Ved behandlingen i planutvalget la rådmannen fram et notat datert med forslag til oppfølging av strekpunktene i forvaltningsrevisjonsrapporten.

31 Saken ble tatt opp på nytt kommunestyret 17. 6, jf. sak 40/10. Kommunestyret vedtok da å ta notatet fra rådmannen til orientering. Forvaltningsrevisjonsrapport om innkjøp i Nesoddden kommune - Kommunerevisjonens rapport om innkjøp ble behandlet av kontrollutvalget den , jf. sak 36/10. I utvalgets uttalelse het det blant annet: Rapporten avdekker systematiske og meget alvorlige brudd på regelverket. og Kontrollutvalget ser meget alvorlig på det som har kommet fram, og ber kommunestyret fatte nødvendig vedtak med bakgrunn i revisjonens anbefalinger. Kommunestyret behandlet rapporten den 11.11, jf. sak 078/10, og uttalte blant annet at det ser meget alvorlig på det som har kommet frem i rapporten. Kommunestyret ber rådmannen legge frem for kommunestyret en samlet vurdering av nødvendige tiltak, senest innen utgangen av januar. Kontrollutvalget ba i sitt møte den 27.10, jf. sak 44/10, om kommuneadvokatens vurdering av kommunerevisorens habilitet i forbindelse med rapporten om kommunens innkjøp. Kommuneadvokatens konkluderte, under tvil, med at revisor var inhabil i denne saken. Vurderingen ble lagt fram for kommunestyret i forbindelse med behandlingen av forvaltningsrevisjonsrapporten. Kommunestyret fant, i likhet med kommuneadvokaten og kontrollutvalget, at den saksbehandlingsfeilen som forelå, ikke hadde hatt innvirkning på innholdet i rapporten. Kontrollutvalget pekte i et brev til ordfører og rådmann på at kommuneadvokatens uttalelse først burde vært forelagt kontrollutvalget. Informasjonssikkerhet og IT-drift Kontrollutvalget vedtok i sitt møte den å gjennomføre en forvaltningsrevisjon om informasjonssikkerhet og IT-drift i Denne vil bli gjennomført av Follo distriktsrevisjon. 6. ÅRSMELDING FRA KONTROLLUTVALGET Årsmeldingen fra kontrollutvalget for 2010 framlegges for kommunestyret til orientering. Kontrollutvalget i Nesodden kommunen, den 12. januar 2011 Han Petter Andersen Leder Øivind Stenbek Nestleder

32 Anette Løes Hokholt Wiik Turid Skule Karin Bergstrøm Medlem Medlem Medlem Odd Edvardsen Medlem Jean Jyrkinen Medlem

33 Sak 05/11 Utvalgets strategi for arbeidet Saksutredning: Denne saken ble lagt fram som sak 59/10 men utsatt, jf. utvalgets vedtak i møtene den 17. november og 15. desember. Behovet for strateginotat bør ses i sammenheng med at kontrollutvalget allerede har et eget reglement for arbeidet. Vårt forslag overlapper noe med dette, men er mer handlingsrettet i forhold til hvordan utvalget vil løse sine oppgaver. Vi foreslår at strateginotatet tas opp til en årlig behandling i utvalget. De andre kontrollutvalgene i Follo har vedtatt lignende dokument for sitt arbeid. Innstilling: Forslaget til notat om utvalgets strategi vedtas. Det rulleres årlig i utvalget. Ås, den 4. januar 2011 Jan T. Løkken /s/ Sekretær Vedlegg: Forslag til utvalgets strategi for arbeidet, datert 8. november 2010

34 KONTROLLUTVALGET I NESODDEN STRATEGI FOR ARBEIDET UTKAST PR. 8. NOVEMBER Mål og oppgaver Kontrollutvalgets hovedmål er å bidra til at innbyggerne har tillit til at kommunens oppgaver blir ivaretatt på best mulig måte. Kommuneloven ( 77) bestemmer at kommunestyret skal velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsynet med forvaltningen. Utvalget skal påse at regnskapene blir ført på en betryggende måte, at økonomiforvaltningen er korrekt og at det gjennomføres god forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Utvalget vil aktivt benytte sin lovmessige rett til å kreve enhver opplysning, redegjørelse eller dokument som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene, jf. F 5. Valg og sammensetning Valg og sammensetning av kontrollutvalget framgår av F 2. Kontrollutvalget skal ha en rolle som upartisk overvåker og saksbehandlingen skal kun foregå ut fra et kontrollperspektiv. Det er viktig at medlemmene av utvalget er seg bevisst sin dobbeltrolle som politikere og nøytrale kontrollører. Hovedoppgaver: 1. Regnskapsrevisjon Utvalget skal påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte og i samsvar med de bestemmelser som følger av lov, forskrift, god kommunal revisjonsskikk m.m. Strategi: 1. Utvalget holdes orientert om revisjonens arbeid gjennom regelmessige rapporter om arbeidet og strategien for det kommende revisjonsåret. 2. Revisjonens regnskapsberetning og andre merknader til den kommunale regnskaps- og økonomiforvaltning forelegges utvalget. 3. Utvalget skal påse at revisjonens merknader blir fulgt opp 2. Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi og måloppnåelse ut fra kommunestyrets vedtak. Strategi:

35 1. Sørge for å få utarbeidet en overordnet analyse om mulige områder med risiko for avvik fra oppsatte mål i kommunen. 2. Foreslå en handlingsplan for forvaltningsrevisjon og konkrete prosjekter for kommunen 3. Innstille om oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjekter for kommunestyret 4. Påse at vedtatte anbefalinger blir fulgt opp av administrasjonen 3. Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med alle interkommunale selskaper og heleide kommunale aksjeselskaper. Kontrollen skal omfatte eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon. Strategi: 1. Selskapskontrollen samordnes mest mulig med de andre kommunene i Follo. 2. Foreslå handlingsplan for selskapskontroll for kommunestyret 3. Sørge for iverksetting av kontrollen 4. Annet tilsyn og kontroll Kontrollutvalget skal forestå et løpende tilsyn med forvaltningen og kan be om alle de opplysninger som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalget gjør kjent på kommunens Internettside at innbyggerne og andre har anledning til å legge fram saker for kontrollutvalget. Det er imidlertid opp til utvalget å vurdere om en sak hører under utvalgets kontrollfunksjon. Utvalget er ikke et klageorgan for enkeltsaker. Strategi: 1. Holde seg orientert om arbeidet i administrasjonen 2. Vurdere om rykter eller medieoppslag kan gi grunnlag for initiativ. 3. Ved mistanke om uregelmessigheter og misligheter skal kontrollutvalget på eget initiativ eller etter anmodning fra kommunestyret, iverksette undersøkelser Organisering av arbeidet generelt: 1. Bistand fra revisjonen og eget sekretariat Revisjonen utfører de oppgaver som de er pålagt som følge av lov eller avtale med kontrollutvalget og kan, innenfor de grenser som budsjettet setter, pålegges andre oppgaver. Sekretariatet forbereder og følger opp de sakene som utvalget behandler og kan utføre undersøkelser som ikke er revisjon.. Strategi: 1. Utvalget skal vite å utnytte de ressurser som revisjonen og sekretariatet kan bidra med i arbeidet.

36 2. Innhenting av opplysninger i kommunen. Deltakelse i lukkede møter. Med hjemmel i kommuneloven 77 nr. 7 Utvalget kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. I medhold av denne bestemmelsen har kontrollutvalget også rett til å overvære et møte som holdes for lukkede dører i så vel kommunestyret som underordnede organer. Strategi: 1. Utvalget vil benytte de ressurser som sekretariatet og revisjonen har ved innhenting av opplysninger. 2. Medlemmer som ønsker å overvære lukkede møter i folkevalgte organer i kommunen skal varsle kommuneadministrasjonen om dette på forhånd. 3. De som har deltatt på lukkede møter skal rapportere om dette på førstkommende kontrollutvalgsmøte. Taushetsbelagte opplysinger som kom fram i møtet kan bringes videre til kontrollutvalget. Forvaltningslovens 13 om taushetsplikt vil da også gjelde for kontrollutvalget. 3. Samarbeid Kontrollutvalget opptrer på kommunestyrets vegne og det er viktig med god kommunikasjon med oppdragsgiver. Det samme gjelder med rådmannen og hans administrasjon og revisjonen. Strategi: 1. Ordfører og rådmann får kopi av alle innkallinger med sakspapirer og protokollene fra utvalgets møter 2. Rådmannen og enhetslederne bør med jevne mellom inviteres til å orientere og samtale om sitt arbeid generelt eller spesielle saker 3. Kontrollutvalget rapporterer til kommunestyret 4. Kontrollutvalget avgir årsrapport til kommunestyret om sin virksomhet 3. Informasjon om utvalget - innsynsretten og forholdet til media For at utvalget skal oppfylle sitt hovedmål må kommunens innbyggere, politikerne i alle styrer og utvalg, administrasjonen og media kjenne til utvalgets arbeid. I den forbindelse er det også viktig at det skal være lett å finne informasjon om utvalget og lett å ta kontakt med utvalget. Offentlighetsloven pålegger kommunens å gi andre størst mulig innsyn i sitt arbeid. En del saker er unntatt som følge av lov eller i medhold av lov. Kontrollutvalgets møter er åpne for publikum, med mindre utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt (vedtak i kontrollutvalget , jf. sak 34/07). Strategi: 1. Informasjon om utvalgets arbeid generelt og kontaktinformasjon skal være tilgjengelig på kommunens Internett-sider.