KO N T R O L L U T V A L G E T I V E S T B Y K O M M U N E

Transkript

1 Til medlemmene av kontrollutvalget Jnr. 8/10 M Ø T E I N N K A L L I N G Tid: 27. januar 2010 kl 18:00 Sted: Rådhuset, formannskapssalen NB! Møtet holdes for åpne dører. Publikum bes ta kontakt på tlf Til behandling: Sak 01/10 Protokoll fra møtet 2. desember 2010 Sak 02/10 Kontrollutvalgets årsrapport 2009 Sak 03/10 Sak 04/10 Forvaltningsrevisjon 2010 forslag til problemstillinger Administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak Sak 05/10 Aktivitetsplanen 2010 Sak 06/09 Orienteringssaker Eventuelt Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. 20. januar 2009 Liv Løberg /s./ Leder Jan T. Løkken Sekretær Kopi: Ordfører og rådmann BDO AS

2 Sak 01/10 Protokoll fra møtet 2. desember 2010 Saksutredning: Et forslag til protokoll ble sendt medlemmene vie e-post den 3. desember. Enkelte, mindre forslag til rettinger framkom, og disse er tatt med i protokollen. Særutskrift av vedtaket i sak 48/09 ble sendt til kommunestyret ved ordføreren i brev av 9. desember Gunvor Vedvik og Paal Jargel er påmeldt kontrollutvalgskonferansen 3. og 4. februar. Innstilling: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 2. desember 2009 godkjennes. Ås, den 20. januar 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 2. desember 2009.

3 KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE PROTOKOLL Fra møte i Vestby rådhus onsdag 2. desember 2009 kl kl Til stede: Forfall: Liv Løberg (leder) Paal Jargel Bjørg Sellevoll Gunvor Vedvik Lars Johan Rustad Vara Olga Lervik hadde også forfall Fra sekretariatet: Fra BDO Noraudit: Jan T. Løkken Hovedrevisor Stein Jøraandstad Fra Follo distriktsrevisjon: Avdelingsleder Bjørn Tore Nedregård (til sak 48/09) Innkalling og dagsorden ble godkjent Sak 47/09 Protokoll fra møtet 14. oktober 2009 Innstilling: Vedtak: Sak 48/09 Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 14. oktober 2009 godkjennes. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Forvaltningsrapport om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet fra Follo distriktsrevisjon Innstilling: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til etterretning. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen tre måneder. Behandling: Bjørn Tore Nedregård orienterte om hovedpunktene i rapporten og svarte på spørsmål.

4 Vedtak: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 49/09 Forvaltningsrevisjon i 2010 Innstilling: Vedtak: Saken ble lagt fram uten innstilling Sekretæren bes til neste møte legge fram et forslag til formål og problemstillinger for forvaltningsrevisjon av følgende temaer: 1. Etterlevelsen av sentralt regelverk for anskaffelser 2. Rusmisbruk 3. Kvaliteten på sykehjemstilbudet Utvalget tar da endelig stilling til hvilke prosjekter som skal prioriteres i Sak 50/09 Revisjonsrapport pr Innstilling: Vedtak:. Kontrollutvalget tar revisors rapport pr til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Sak 51/09 Rådmannens svar på revisjonsrapporten pr Innstilling:. Vedtak: Sak 52/09 Innstilling: Behandling: Vedtak: Sak 45/09 Innstilling: Rådmannens brev av 20. november 2009 vedr. kontrollutvalgets vedtak i sak 35/09 tas til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kommunens svar vedr. revisjonsrapport for Vestby havnekasses årsregnskap. Kontrollutvalget tar rådmannens svar vedr. Revisjonsrapport ad. Vestby havnekasse årsregnskap 2008 av 16. november 2009 til orientering Revisor sluttet seg i møtet til innstillingen til orientering. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Egenevaluering av utvalgets arbeid Diskusjonen tas til orientering Behandling: Utvalgets medlemmer mente de gjør så godt de kan. Kommuneforvaltningen er et vidt område å holde øye med. Det ble foreslått en nærmere dialog med ulike resultatområder, uten at dette må oppfattes som at utvalget ønsker å kritisere

5 noen. Utvalget var stolte over at partipolitiske markeringer ikke har vært trukket inn i utvalgets arbeid. Det er viktig å passe på at kontrollutvalgets innstillingsrett overfor kommunestyret ble overholdt. Det ble også reist spørsmål administrasjonens oppfølging av politiske vedtak i kommunestyret og at kommunestyret bør vurdere å få seg forelagt regelmessige oversikter. Vedtak: 1. Diskusjonen tas til orientering. 2. Sekretæren bes framme en sak til neste møte om ordninger for administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak. Sak 53/09 Utvalgets deltakelse på kontrollutvalgskonferansen 2010 Innstilling: Saken ble lagt fram uten innstilling. Vedtak: Følgende deltar på NKRFs kontrollutvalgskonferanse 2010: 1. Gunvor Vedvik 2. Paal Jargel Vara: Bjørg Sellevoll Sak 54/09 Møteplan for våren 2010 Innstilling: Kontrollutvalget har møte på følgende dager våren 2009: 27. januar 17. mars 28. april (årsregnskapet) 2. juni Alle dager fra kl Behandling: Sekretæren foreslo 5. mai istedenfor 28. april. Vedtak: Kontrollutvalget har møte på følgende dager våren 2009: 27. januar 17. mars 5. mai (årsregnskapet) 2. juni Alle dager fra kl Sak 46/09 Innstilling: Vedtak: Orienteringssaker Orienteringssakene tas til orientering Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Valg av medunderskriver av protokollene fra utvalgets møter.

6 Vedtak: Ved forfall fra leder eller nestleder er Paal Jargel medunderskriver av utvalgets protokoller. Etter møtet hadde utvalget en juleavslutning med middag på Peppers. Vestby, den desember 2009 Liv Løberg leder Paal Jargel medlem

7 Sak 02/10 Kontrollutvalgets årsrapport 2009 Saksutredning. Vedlagte forslag til årsrapport for 2009 legges fram for utvalget til behandling. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgets årsrapport for 2009 vedtas. Årsrapporten for 2009 oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2009 til orientering. Ås, den 20. januar 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Forslag til kontrollutvalgets årsrapport for 2009

8 KONTROLLUTVALGET I VESTBY KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009

9

10 KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrift om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli Jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Forskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon

11 - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget. Jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 2. KONTROLLUTVALGET I 2009 Kontrollutvalget i Vestby har 5 medlemmer, og har i 2009 bestått av følgende medlemmer: Liv Løberg (leder) Lars Johan Rustad (nestleder) Paal Jargel Odd Nordheim (t.o.m. 24. mai) Bjørg Sellevoll (fra 21. sepember) Gunvor Vedvik Odd Nordheim døde 24. mai Kommunestyret avholdt i sak 77/09 den 21. september nytt valgoppgjør for hele kontrollutvalget. Bjørg Sellevoll bli valgt som nytt medlem av utvalget etter Odd Norheim. For øvrig ble hele utvalget gjenvalgt. Dagfrid Hammersvik, Jon E. Angseth, Bjørn Espen Opheim og Tor Harald Berg har i perioden deltatt som varamedlemmer på ett eller flere møter. Kontrollutvalget har i 2009 hatt 9 møter og behandlet 46 saker, deriblant orienteringssaker. Liv Løberg og Lars Johan Rustad deltok i den nasjonale kontrollutvalgskonferansen i februar. Fire av utvalgets medlemmer deltok den 26. august i møtet i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo. Utvalget gjennomførte på sitt møte den 2. desember en egenevaluering av sitt arbeid. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig gir utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet er ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. For å sikre innbyggernes innsynsrett legges kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller ut på kommunens Internettsider. Dette gjelder ikke saker som i medhold av lov skal være unntatt offentlighet.

12 Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS Internettsider. Kontrollutvalget har vedtak om at møtene i utvalget skal holdes for åpne dører. Dørene skal lukkes dersom utvalget skal behandle saker som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. Kontrollutvalget har vedtatt en egen handlingsplan som beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategi i arbeidet. Til hjelp i arbeidet vedtok kontrollutvalget en rullerende aktivitetsplan for 2009 som inneholdt de lovmessige sakene utvalget skal behandle, samt de forvaltningsrevisjonsprosjekter og andre saker som utvalget har vedtatt. 3. SEKRETARIATET I Kontrollutvalgsforskriftens 20 om Sekretariat heter det at Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 03/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. FIKS ble evaluert i 2007, og resultatet ble oversendt kommunestyret i eierkommunene. Lillann S. Hansen var utvalget sekretær fram til utvalgets møte 4. mars. Etter at hun sluttet i FIKS overtok Jan T. Løkken sekretæransvaret. 4. REVISJON Follo distriktsrevisjon (FDR) var kommunens revisor fram til 1. mai 2009 og gjennomførte etter det en forvaltningsrevisjon på vegne av utvalget, se eget kapittel. BDO Noraudit Oslo DA overtok som kommunes regnskapsrevisor fra 1. mai, jf. kommunestyrets vedtak i sak 61/08. Etter den nye ordningen skal forvaltningsrevisor velges for hvert oppdrag, første gang fra Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget og legger fram en rapport for henholdsvis halve- og hele revisjonsåret for kontrollutvalget. Den første halvårsrapporten fra den nye revisoren, pr , ble i sak 50/09 tatt til orientering av utvalget. I utvalgets møte den 14. oktober ble revisjonens foreløpige plan for revisjonsåret 2009 behandlet. I tråd med revisjonsforskriftens krav avga oppdragsansvarlig revisor, Kjetil Rivelsrud, i brev av

13 2. oktober 2009 en skriftlig egenvurdering om uavhengighet og kontrollutvalget tok denne til orientering, jf. sak 42/09. Hovedrevisor har vært Stein Jøraandstad. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalgets tilsyn med revisjonens arbeid er ivaretatt ved periodiske rapporter fra revisjonen om hvor langt man er kommet i revisjonsarbeidet. Vesentlige saker som revisjonen har tatt opp med kommunen i brev er blitt fremlagt for kontrollutvalget som referatsaker. Som kontrollorgan på vegne av kommunestyret skal kontrollutvalget behandle kommunens regnskaper og sammen med revisjonsberetning og andre tilhørende dokumenter og avgi uttalelse til kommunestyret. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret oversendes formannskapet og følger saken videre til behandling i kommunestyret. Kontrollutvalget vedtok i sitt møte 3. juni følgende uttalelse om kommunens regnskap for 2008: Kontrollutvalgets uttalelse om Vestby kommunes årsregnskap for 2008: Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon datert 25. mai 2009 og rådmannens årsrapport. Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt med to forbehold. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Vestby kommunes årsregnskap for Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret godkjenner det framlagte regnskapet for Vestby kommune for Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget behandlet i sak 35/09 den 2. september Follo distriktsrevisjons rapport pr , datert 3. juni 2006 og administrasjonens svar i brev av 2. juli. I sitt vedtak ba kontrollutvalget om at administrasjonen innen 1. oktober 2009 legger fram en skriftlig rapport som besvarer punkt for punkt hvordan den vil etterkomme revisjonens anbefalinger. Rådmannens svar ble behandlet av kontrollutvalget i møtet den 2. desember, jf. sak 51/09, og svaret ble tatt til orientering. Vestby havnekasses årsregnskap

14 Driften av havnekassa er lagt under resultatområdet eiendom. Kontrollutvalget behandlet Vestby Havnekasses årsregnskap for 2008 den 2. september Utvalget merket seg at revisjonsberetningen fra Follo distriktsrevisjon var avlagt med en presisering. Utvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne det framlagte regnskapet. Utvalget behandlet i samme møte revisjonsrapport pr fra Follo distriktsrevisjon datert 24. juni, jf. sak 37/09. Kontrollutvalget ba i sitt vedtak om kommunens tilbakemelding på hvordan hvert enkelt tiltak er fulgt opp og en anbudsprotokoll innen 1. oktober Utvalget ba kommunen for framtida å følge vanlige anbudsrutiner, jf. lov og regelverk for dette. Rådmannens svar ble behandlet i kontrollutvalgets møte den 2. desember, jf. sak 52/09, og utvalget vedtok å ta svaret til orientering Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok 2. februar, etter innstilling fra kontrollutvalget, en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2009 Planen baserte seg på en overordnet analyse med risiko- og vesentlighetsvurderinger. På grunnlag av planen vedtok utvalget å gjennomføre en revisjon av barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet, se nedenfor. Kontrollutvalget behandlet i møte 4. mars, jf. sak 11/09, rapporten om Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av lov om offentlige anskaffelser Ved MOVAR IKS. Prosjektet var vedtatt i kontrollutvalget i 2008, jf. sak 41/08, og ble gjennomført av Østfold kommunerevisjon IKS og Samtlige eierkommuner var d deltakere i prosjektet. Formålet med prosjektet var å vurdere MOVAR IKS har etablerte rutiner, retningslinjer og intern kontroll for håndtering av innkjøp og anskaffelser. Videre om selskapets praksis ved innkjøp og anskaffelser er i henhold til interne og nasjonale bestemmelser. Forvaltningsrevisjonen avdekket ikke vesentlige feil eller mangler ved MOVARS innkjøpsrutiner, eller ved selskapets praksis ved sine innkjøp. Revisjonen påpekte enkelte forbedringer ved selskapets reglement og enkelte forbedringer ved etterprøvbarheten. Kontrollutvalget behandlet rapporten den 4. mars, jf. sak 11/09. Kontrollutvalget vedtok å oversende rapporten til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapport Vurdering av innkjøpsrutiner og overholdelse av Lov om offentlige anskaffelser ved MOVAR IKS til etterretning. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i selskapet å se til at rapportens anbefalinger følges opp. Rapporten er ennå ikke blitt behandlet av kommunestyret.

15 Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet. Rapporten ble utarbeidet av Follo distriktsrevisjon og ble behandlet av kontrollutvalget den 2. desember, jf. sak 48/09. Formålet med prosjektet var å undersøke hvordan bekymringsmeldinger til barneverntjenesten blir fulgt opp, og om de hjelpetiltakene tjenesten iverksetter i hjemmet fungerer i et resultat- og brukerperspektiv. Kontrollutvalget vedtok å ta rapporten til etterretning og å oversende rapporten til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barneverntjenesten hjelpetiltak i hjemmet til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget innen tre måneder. Rapporten er ennå ikke blitt behandlet av kommunestyret. Administrasjonens oppfølging av rapportene. I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp og gi rapport om dette til kommunestyret. En oppføling er viktig for bl.a. for å lære av de forhold som rapportene peker på. Rapporten om barn i fosterhjem. Utvalget behandlet administrasjonens tilbakemelding om oppfølging status og avvik den 4. mars. Det ble vedtatt å ta brevet til orientering. Rapporten om spesialundervisning i grunnskolen. Utvalget sa seg i møtet den 2. september, jf. sak 34/09, tilfreds med tilbakemeldingen om oppfølgingen av rapporten og vedtok å sende saken til kommunestyret som melding. 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene innen eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Vestby kommune har eierinteresser i til sammen åtte selskaper heleide kommunale selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Eierskapskontrollen i Follokommunene er lagt til FIKS. I henhold til forskriftens 13.2, utarbeidet FIKS sommeren 2008 et forslag til Plan for selskapskontroll Planen ble vedtatt av kontrollutvalget i sak 50/08 og kommunestyret i sak 105/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden.

16 Følgende hovedtema ble prioritert i 2009: Utøver selskapets organer sin myndighet i tråd med gjeldende rammebetingelser, gis styret opplæring. Planen forutsatte at alle heleide kommunale selskaper skulle kontrolleres i Flere kommuner har interesser i de samme selskapene og FIKS utarbeidet derfor en felles rapport for alle selskapene som ble kontrollert. Kontrollutvalget behandlet rapporten fra FIKS i sitt møte den 2. september, jf. sak 38/09, og utvalget vedtok. Kontrollutvalget tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse. Rapporten er ennå ikke blitt behandlet av kommunestyret. 5.4 Andre kontroller I tillegg til de kontrollformene som er beskrevet ovenfor, skal kontrollutvalget gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen på andre måter, jf. kontrollutvalgsforskriftens 5. Disse undersøkelsene gjøres på ulike måter: oppfølging av kommunestyrevedtak, oppdrag til sekretæren eller revisjonen, eller ved å be om orienteringer og redegjørelser fra ledere og ansatte i kommunen etc I 2009 har kontrollutvalget bl.a. bedt om orienteringer om følgende saker: - Merverdiavgiftskompensasjon for utgifter til rehabilitering av Elverhøy. - Spørsmål om ubrukte avgiftsmidler kan settes av som frie inntekter - Kommunens låneportefølje, oversikt og betingelser - Kommunens kontroll med salgs- og skjenkebevillinger ble tatt opp på flere - Lovligheten av kommunestyrets vedtak om lån til Vestby Næringsselskap AS - Ett møte med dialog med rådmannen om aktuelle saker. Vestby, 27. januar 2010 Liv Løberg leder Lars Johan Rustad nestleder

17 Sak 03/10 Forvaltningsrevisjon 2010 forslag til problemstillinger Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i forrige møte, jf. sak 49/09, å be sekretæren legge fram et forslag til formål og problemstillinger for forvaltningsrevisjon av følgende temaer: 4. Etterlevelsen av sentralt regelverk for anskaffelser 5. Rusmisbruk 6. Kvaliteten på sykehjemstilbudet 1. Etterlevelse av sentralt regelverk for anskaffelser I overordnet analyse for forvaltningsrevisjon fra 2008 pekte revisjonen blant annet på et komplekst regelverk som stadig er i endring gjør dette til et område med risiko og fare for avvik i forhold til regelverket. Kommunen har i dag et innkjøpssamarbeid med Ås, Frogn og Nesodden. Revisjonen pekte også på at effektive innkjøp kan gi store besparelser og etterlevelse er viktig for kommunens omdømme. Ett av selskapene kommunen er medeier i, Movar As, var gjenstand for forvaltningsrevisjon med dette temaet for vel ett år siden. Formål med prosjektet: Undersøke om Vestby kommune etterlever lov om offentlige anskaffelser og egne rutiner ved innkjøp. Problemstillinger: 1. Organisering/opplæring: Er det en klar organisering av innkjøpsarbeidet? Er kommunens rutiner i forbindelse med innkjøp kjent? 2. Etterlevelse av loven Følges lovens, forskriftens og egne rutiner ved innkjøp av en verdi fra kr og oppover? 3. Rammeavtaler Hvor stor andel av kommunens virksomhet er omfattet av rammeavtaler? I hvilken grad etterleves de rammeavtaler som er inngått på vegne av kommunen? Metode: Vanligvis dokumentkjøp og intervjuer med ansatte eller brukere. Et utvalg av innkjøp av nyere dato bør undersøkes i de ulike verdiklasser. Innkjøp under kr ,- antar vi i stor grad vil bli fanget opp av gjennomgangen av rammeavtalene.

18 2. Rusmisbruk I handlingsplanen for forvaltningsrevisjon pekes det på at rus er et av risikoområdene i kommunen hvor det er risiko for manglende oppfølging av regelverket generelt og svikt i det forebyggende arbeidet. Dette kan ha store konsekvenser for de det gjelder og store kostnader for samfunnet. I Follo har Frogn kommune tidligere hatt en forvaltningsrevisjon av det rusforebyggende arbeidet (Se rapporten på internett: ). En viktig del av det rusforebyggende arbeidet er skjenkepolitikken og her har utvalget i 2009 hatt dette som tema på flere møter og blant annet fått redegjørelser fra kommunen. Fylkesmannen i Oslo og Akershus har nylig hatt et tilsyn av kommunens tjenestetilbud til rusmiddelmisbrukere, jf. vedlegg. Tilsynet fokusert på to områder: tjenester rettet mot alle rusmiddelmisbrukere og tjenester overfor rusmiddelmisbrukere under rehabilitering. Vi vil etter dette foreslå at en eventuell revisjon fokuserer på kommunens arbeid innen det rusforebyggende området. Se likevel forslag til problemstillinger rettet mot rusmiddelbrukere spesielt. Formålet med prosjektet: Kartlegge om Vestby kommunes arbeid mot rusmisbruk har vært i samsvar med kommunestyrets forutsetninger og vedtak, og om kommunen har systemer for å sikre at rusforebyggende arbeid gjøres i tråd med forutsetninger og vedtak. Problemstillinger: 1. Hvilke forutsetninger og vedtak ligger til grunn for arbeidet mot rusmisbruk i Vestby kommune? 2. I hvilken grad har Vestby kommune etterlevd forutsetninger og vedtak for arbeid mot rusmisbruk i de to siste årene, herunder bl.a.: o Er gjennomførte tiltak i samsvar med kommunens forutsetninger og vedtak? o Er skjenkebevillingene behandlet i samsvar med kommunens retningslinjer? o Er det gjennomført kontroll med salg av alkoholholdige drikker og skjenkestedene i samsvar med gjeldende regelverk og kommunens retningslinjer? o Er det gitt sanksjoner i samsvar med kommunens retningslinjer? o Er bevillingsinntektene brukt i samsvar med kommunens retningslinjer? 3. Hvordan sikres det at rusforebyggende arbeid gjennomføres i tråd med forutsetninger og vedtak? o Har administrasjonen lagt til rette for rapportering på måloppnåelse? o Hvilke rutiner har administrasjonen for å rapportere om sitt rusforebyggende arbeid? o I hvilken grad omhandler administrasjonens rapporter de overordnede mål som

19 er satt for kommunens rusforebyggende arbeid? 4.Hvordan følger Vestby kommune opp situasjonen for mennesker med rusmiddelproblematikk? 5.Hvilket samsvar er det mellom mål og resultater og hvordan og til hvem rapporteres dette? 6.Hvordan er brukeropplevelsen av tjenestene? Metode: Dokumentsøk og intervjuer. 3. Kvaliteten på sykehjemstilbudet Handlingsplanen for forvaltningsrevisjon for Vestby pekte på at det var en risiko for svikt i kvaliteten på tjenestene ved sykehjemmene. Flere kontrollutvalg har fått utført revisjoner på dette området, sist Oppegård. Se Formål med prosjektet: Vurdere viktige aspekter ved kvaliteten i tilbudet til beboere ved sykehjemmet i Vestby kommune. Problemstillinger 1. Hvordan styres kvaliteten ved sykehjemmet? 2. Hvordan sikres oppfølging av kvaliteten i tilbudet til beboere? 3. Regler og omfanget av brukermedvirkning? 4 Er beboere/pårørende gjort kjent med institusjonens kvalitetsmål og arbeidsmåter? 5. Får beboerne /pårørende systematisk informasjon om hvilke tilbud som finnes på institusjonen og hvilke rettigheter de har? 6. Hva mener brukerne? Metode: Dokumentgjennomgang og intervjuer. Videre prosess: I budsjettet for kontroll og tilsyn i Vestby kommune er det for 2010 avsatt kr inkl. mva til forvaltningsrevisjon. Dette bør vær nok til å gjennomføre to prosjekter av moderat omfang.

20 Gjennomføringen av forvaltningsrevisjonen må konkurranseutsettes, og valget av revisor for denne oppgaven gjøres av kommunestyret etter innstilling fra kontrollutvalget. Verdien på anskaffelsen er under kr og omfanget fra år til år er usikkert. I tillegg vil temaene være forskjellig fra år til år. Innkjøpet av tjenesten kan da gjøres ved å invitere et begrenset antall selskaper til å legge inn tilbud. Vi foreslår at tilbudet fra selskapene må omfatte begge prosjektene. Kontrollutvalget innstiller deretter overfor kommunestyret om hvilket selskap som bør velges for oppdraget. Innstilling: Kontrollutvalget velger følgende prosjekter for forvaltningsrevisjon i 2010: 1. Prosjekter Prosjekt nr. 1.. Formål og problemsstillinger:. Prosjekt nr. 2.. Formål og problemstillinger 2. Innhenting av tilbud Sekretariatet bes invitere 4 selskaper til å gi et samlet tilbud om gjennomføring av begge prosjektene. Det tas forbehold om at den totale prisen ikke må overstige kr ,- inkl. mva. og forbehold om at kommunestyret støtter kontrollutvalgets innstilling om valg av revisor til formålet. Ås, den 20. januar 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær

21 Sak 04/10 Administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i forrige møte, jf. sak 45/09, å be sekretæren legge fram en sak til neste møte om ordninger for administrasjonens oppfølging av kommunestyrevedtak. Kommuneloven 23 nr.2 lyder: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgt organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll (Vår understrekning). Juridisk rådgiver i kommunen, Nils-Anders Søyland, opplyser at rådmannen generelt har delegert oppfølgingen av kommunestyrevedtak til det enkelte resultatområdet. Gjennom tertialrapportene skjer en formell avviksrapportering til kommunestyret. Disse rapportene skal melde avvik i forhold til kommunestyrets handlingsprogram, det være seg av økonomisk art eller andre forhold. Også andre avvik uavhengig av handlingsprogrammet skal rapporteres, eksempelvis kommunestyrevedtak. Kommunen har ikke en ordning med egne restanselister eller lignende som legges fram for kommunestyret som viser status for oppfølgingen. Hovedtyngden av saker i administrasjonen gjelder søknader etc. fra innbyggerne og her sikrer internkontrollen en oversikt. Sekretariatet har ikke gjort noen undersøkelser som kan vise om sakene følges opp i tråd med kommunestyrets vedtak. Vi har imidlertid ikke noen grunn til å tro at dette ikke er tilfellet. Vi merker oss at administrasjonens tilbakemeldinger har fokus på avvik. Vi antar det også kan ha interesse å få jevnlige statusrapporter om oppfølging av vedtak og rapporter om at vedtakene er gjennomført. Hvorvidt tilbakemeldingen til kommunestyret skal gjelde alle vedtak eller bare de viktigste bør også avklares I undersøkelser fra andre kommuner ser vi at politikerne generelt oppfatter administrasjonen som lojal og at de forholder seg til de vedtak som politikerne fatter (Forvaltningsrevisjonsrapport Vegårshei kommune m.fl. Oppfølging av politiske vedtak fra 2007). Noen steder er det misnøye med mangel på tilbakemeldinger fra administrasjonen. Dette løses bl.a. ved oversikt over status i forbindelse med årsslutt. Noen praktiserer en ording med at årsmeldingene inneholder en opplisting av alle årets vedtak, med en kolonne for status pr Den elektroniske saksbehandlingen kan gi nye muligheter for å gi fortløpende informasjon og til å følge med på oppfølgingen, for eksempel via Internett. Tilsvarende kan en utvikle ordninger for utvalgene i kommunen. Innstilling: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret ber rådmannen legge fram en sak om internkontrollen for oppfølging av kommunestyrevedtak, en oversikt over hvordan kommunestyret blir informert om oppfølgingen av vedtakene og en modell for en ordning med tilbakemeldinger som vil gi en fullstendig oversikt over oppføling og status for alle saker.

22 Ås, den 20. januar 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær

23 Sak 05/10 Aktivitetsplanen 2010 Saksutredning: Forslaget til aktivitetsplan er i samsvar med tidligere aktivitetsplaner. Planen vil bli ajourført til hvert møte og avsluttede saker vil bli ført opp separat. I tillegg har kontrollutvalget vedtatt egne retningslinjer for sitt arbeid. Retningslinjene ble vedtatt av kontrollutvalget i møte den 14. mai 2008, jf. sak 27/08. Disse var sist oppe i utvalget i forbindelse med utvalgets egenevaluering 2. desember Innstilling: Det framlagte forslaget til aktivitetsplan for 2010 vedtas. Ås, den 20. januar 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær Vedlegg: Forslag til kontrollutvalgets aktivitetsplan for 2010

24 Sak 06/10 Orienteringssaker Vedlegg: 1) 85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane (fra en arbeidsgruppe oppnevnt av Kommunal- og regionaldepartementet) Innstilling: Orienteringssaken tas til orientering. Ås, den 20. januar 2010 Jan T. Løkken /s./ Sekretær