Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Møtedato/tid: kl 08:30-13:55 Møtested: Statens hus, møterom Selbu Møtende medlemmer: Tove Eivindsen Olav Huseby Arne Braut Ragna Vorkinnslien Egil Hestnes Andre møtende: Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Torbjørn Berglann, Konsek (sak 19) Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge (sak 19) Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge (sak 16-17) Odd Inge Mjøen, fylkesrådmann (sak 16) Knut Aspås, fylkesdirektør (sak 16) Per Lund, regnskapssjef (sak 16-17) Espen Langseth, Revisjon Midt-Norge (sak 18, 23-24) Arkivsak: 16/59

2 Sakliste: Saksnr. Saktittel 15/16 Referatsaker 16/16 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse 17/16 Uttalelse til årsregnskap for UKM Norge /16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - kostnadsutvikling i investeringsprosjekter 19/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring 20/16 Forvaltningsrevisjon - Nasjonal digital læringsarena 21/16 Forvaltningsrevisjon NDLA - henvendelse om medfinansiering av nytt prosjekt 22/16 Tidsplan for bestilling av forvaltningsrevisjon 23/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss 24/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Miljøpakken 25/16 Årsmelding kontrollutvalget 26/16 Eventuelt

3 Sak 15/16 Referatsaker /16 Referatsakene tas til orientering. Følgende forslag ble fremmet: "Ragna Vorkinnslien velges til delegat på FKTs årsmøte, med Egil Hestnes som vara." Innstilling med tilleggsforslag ble enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering. Ragna Vorkinnslien velges til delegat på FKTs årsmøte, med Egil Hestnes som vara. Sak 16/16 Årsregnskap og årsberetning kontrollutvalgets uttalelse /16 Vedlagte forslag til uttalelse vedtas og oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget. Odd Inge Mjøen, Knut Aspås og Per Lund orienterte på vegne av Fylkesrådmannen. Ann Katharine Gardner fra Revisjon Midt-Norge orienterte om revisjonsberetning og revisors arbeid. Vedlagte forslag til uttalelse vedtas og oversendes fylkestinget, med kopi til fylkesutvalget.

4 Sak 17/16 Uttalelse til årsregnskap for UKM Norge /16 Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse, som oversendes fylkestinget med kopi til fylkesutvalget: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapet er revidert av Revisjon Midt-Norge IKS som har avlagt normalberetning. På denne bakgrunnen anbefaler kontrollutvalget at regnskapet for 2015 godkjennes. Per Lund orienterte på vegne av fylkesrådmannen. Ann Katharine Gardner fra Revisjon Midt-Norge orienterte om revisjonsberetning og revisors arbeid. Kontrollutvalget vedtar følgende uttalelse, som oversendes fylkestinget med kopi til fylkesutvalget: Kontrollutvalget har blitt forelagt regnskap og årsberetning for Ungdommens kulturmønstring Norge Sør-Trøndelag FKF, og revisors beretning. Årsregnskapet er avlagt med et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Regnskapet er revidert av Revisjon Midt-Norge IKS som har avlagt normalberetning. På denne bakgrunnen anbefaler kontrollutvalget at regnskapet for 2015 godkjennes. Sak 18/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - kostnadsutvikling i investeringsprosjekter /16

5 Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen om å: 1. Formalisere krav til risikovurdering av alle prosjekter på et nivå som er hensiktsmessig i forhold til den fasen prosjektet er i. 2. Innlemme betraktninger om risikoforhold i alle saksutredninger om investeringsprosjekter til politisk behandling. 3. Gjøre en nærmere vurdering av behovet for risikoavsetninger for investeringsprosjekter og hvordan dette eventuelt bør organiseres. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget om dette innen utgangen av Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge orienterte om rapporten. Rapporten legges fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar rapporten til orientering, og ber fylkesrådmannen om å: 1. Formalisere krav til risikovurdering av alle prosjekter på et nivå som er hensiktsmessig i forhold til den fasen prosjektet er i. 2. Innlemme betraktninger om risikoforhold i alle saksutredninger om investeringsprosjekter til politisk behandling. 3. Gjøre en nærmere vurdering av behovet for risikoavsetninger for investeringsprosjekter og hvordan dette eventuelt bør organiseres. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere til fylkestinget om dette innen utgangen av Sak 19/16 Rapport fra forvaltningsrevisjon - mobbing og psykososialt læringsmiljø i videregående opplæring /16 1. Kontrollutvalget ber revisjonen gjøre en vurdering av om ledelsen ved de videregående skolene informerer de ansatte aktivt og systematisk om mobbing. 2. Kontrollutvalget gir utvalgets leder og sekretariatet fullmakt til å avtale ressursramme for arbeidet og leveringstidspunkt for ny versjon av

6 rapporten. Omforent forslag til endring av punkt 2 ble foreslått: "..., til endelig behandling i fylkestinget i juni 2016." Tor Arne Stubbe fra Revisjon Midt-Norge orienterte om rapporten. Innstillinga med omforent forslag til tillegg ble enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget ber revisjonen gjøre en vurdering av om ledelsen ved de videregående skolene informerer de ansatte aktivt og systematisk om mobbing. 2. Kontrollutvalget gir utvalgets leder og sekretariatet fullmakt til å avtale ressursramme for arbeidet og leveringstidspunkt for ny versjon av rapporten, til endelig behandling i fylkestinget i juni Sak 20/16 Forvaltningsrevisjon - Nasjonal digital læringsarena /16 Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget ser alvorlig på de forhold som er avdekket i Hordaland fylkeskommunes forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å stille krav til styret og følge opp arbeidet med utvikling av innkjøpsarbeidet i Nasjonal digital læringsarena og rapportere til fylkestinget om utviklingen innen utgangen av Kontrollutvalget legger saken frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget ser alvorlig på de forhold som er avdekket i Hordaland

7 fylkeskommunes forvaltningsrevisjon av Nasjonal digital læringsarena. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å stille krav til styret og følge opp arbeidet med utvikling av innkjøpsarbeidet i Nasjonal digital læringsarena og rapportere til fylkestinget om utviklingen innen utgangen av Sak 21/16 Forvaltningsrevisjon NDLA - henvendelse om medfinansiering av nytt prosjekt /16 Kontrollutvalget ønsker ikke å bevilge midler til gjennomføring av forvaltningsrevisjon av NDLA i regi av kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune. Kontrollutvalget ønsker ikke å bevilge midler til gjennomføring av forvaltningsrevisjon av NDLA i regi av kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune. Sak 22/16 Tidsplan for bestilling av forvaltningsrevisjon /16 Kontrollutvalget ber sekretariatet legge fram saker om bestilling av forvaltningsrevisjon i tråd med tidsplan skissert i saksfremlegget. Følgende omforente forslag ble fremmet: Tilrettelagt skoleskyss, Miljøpakken, Tilpasset opplæring og Kollektivtrafikk i distriktene prioriteres for bestilling i Omforent alternativt forslag ble enstemmig vedtatt.

8 Tilrettelagt skoleskyss, Miljøpakken, Tilpasset opplæring og Kollektivtrafikk i distriktene prioriteres for bestilling i Sak 23/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - tilrettelagt skoleskyss /16 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av tilrettelagt skoleskyss. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en prosjektplan med forslag til problemstillinger, ressursforbruk og leveringstidspunkt til kontrollutvalgets neste møte. 1. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av tilrettelagt skoleskyss. 2. Kontrollutvalget ber revisjonen legge fram en prosjektplan med forslag til problemstillinger, ressursforbruk og leveringstidspunkt til kontrollutvalgets neste møte. Sak 24/16 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Miljøpakken /16 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt av Miljøpakken i Trondheim, med fokus på oppfyllelse av Stortingets forutsetninger om ressursfordeling og hvordan fylkeskommunens intensjoner ivaretas i prosjektet. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 300 timer med levering innen 26. september 2016.

9 Espen Langseth fra Revisjon Midt-Norge presenterte skisse til prosjekt. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt av Miljøpakken i Trondheim, med fokus på oppfyllelse av Stortingets forutsetninger om ressursfordeling og hvordan fylkeskommunens intensjoner ivaretas i prosjektet. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 300 timer med levering innen 26. september Sak 25/16 Årsmelding kontrollutvalget /16 1. Kontrollutvalget vedtar utkast til årsmelding for Kontrollutvalget legger årsmeldingen fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2014 til orientering. Årstall i innstillinga ble korrigert. 1. Kontrollutvalget vedtar utkast til årsmelding for Kontrollutvalget legger årsmeldingen fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar kontrollutvalgets årsmelding for 2015 til orientering.

10 Sak 26/16 Eventuelt /16 Saken legges fram uten innstilling. Ingen saker fremmet. Ingen vedtak fattet. Protokollen ble gjennomlest og godkjent i møtet.