Orientering om omorganiseringen

Transkript

1 US 9/2017 Orientering om omorganiseringen Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør Siri M. Løksa Saksbehandler(e): Seniorrådgiver Heidi Blom og avdelingsdirektør Jan Olav Aarflot Arkiv nr: 16/ Vedlegg: 1. Detaljert oversikt over saker som gjelder omorganisering og omstilling. Forslag til vedtak: Universitetsstyret tar orientering om omorganisering til etterretning Mari Sundli Tveit Rektor

2 2 Orientering om omorganiseringen Pr er en ny organisasjonsstruktur for NMBU iverksatt og alle medarbeidere er innplassert i stilling i den nye strukturen. Bemanningsplaner ble drøftet med tjenestemannsorganisasjonene før rektor fastsatte disse. En egen nettside for omorganiseringen og ukentlige eposter til lederne har vært viktige tiltak innenfor kommunikasjons- og informasjonsarbeidet. Dette ble vurdert som en kritisk faktor under ROS-analysen høsten Besøkstallene viser at mange benyttet seg av denne nettsiden i prosessen. Faglig organisering For vitenskapelig og teknisk personale har omorganiseringen i hovedsak bestått i at de følger sitt institutt inn i en ny vedtatt fakultetsstruktur. Dette gjelder alle fagmiljøene med unntak av grønt-miljø som ble flyttet fra Institutt for plantevitenskap (IPV) til Fakultet for landskap og samfunn (LANDSAM). Institutt for landskapsplanlegging (ILP) er erstattet av 4 institutter (det som var seksjoner i 2016). Flere av fakultetene har startet arbeidet med å se på hvordan de på best mulig måte kan internorganisere fakultetet. Videreutvikling av den faglige organiseringen innen hvert fakultet ligger til fakultetsstyrene å vedta. Administrativ organisering på fakultetsnivå For de administrativt ansatte som tidligere var tilsatt på et institutt, eller som midlertidig var innplassert i universitetsadministrasjonen fra Adamstuen, er disse innplassert i en av dagens syv fakultetsadministrasjoner. Hovedtendensen i samtlige bemanningsplaner for fakultetsadministrasjonene er at man har lagt opp til i størst mulig grad å ha 100 % stillinger innenfor de ulike fagadministrative områdene. I tilfeller der det er delte stillinger, er anbefalingen om at minimum 50 % av stillingen bør være knyttet til ett administrativt fagområde ivaretatt. Alle syv fakultetsadministrasjoner ledes nå av en administrasjonssjef. Universitetsadministrasjonen og systemer I universitetsadministrasjonen ble ledelsesstaben avviklet og vi har fått et nytt ledelsessekretariat med definerte ansvarsområder og en vedtatt bemanningsplan hvor medarbeidere er innplassert. Det vil være prosesser i flere av de administrative avdelingene i tiden fremover med tanke på å optimalisere internorganiseringen av den enkelte avdeling. I øverste ledelse av universitetet er det konstituert i administrasjonsdirektørstillingen og i stilling som prorektor for utdanning. Prosess for lederrekrutteringer følger egne tidsplaner og er så langt i rute. De elektroniske systemene for økonomi, personal og arkiv er tilpasset den nye strukturen og er tatt i bruk fra 1. januar Diverse reglement, retningslinjer og oppnevninger er enten fastsatt eller under utarbeidelse (se vedlegg for detaljer). Det foreligger ingen kritiske avvik i denne sammenheng. I vedlegget er det gitt en mer detaljert oversikt over status omorganisering og omstilling.

3 3 Prioriterte områder for videreutvikling i 2017 Universitetsstyret la i sin oppsummering av Colbjørnsensrapporten vekt på at målet for omorganiseringen skulle være å få en organisasjon som la godt til rette for å lykkes med NMBUs faglige ambisjoner. Dette skulle blant annet nås ved å «forenkle og effektivisere det administrative apparatet for å understøtte den faglige virksomheten på best mulig måte». Samtidig skulle man se på hvordan den faglige organiseringen kunne legge bedre til rette for NMBUs mulighet til å oppfylle NMBUs visjon, mål og samfunnsoppdrag. Både i rapporten fra Colbjørnsensutvalget og i internrevisjonsrapportene fra PwC pekes det på en rekke forhold som kan videreutvikles for å optimalisere de administrative tjenestene. Flere av innspillene er tatt med i arbeidet med omorganiseringen, mens andre forhold som ikke direkte er knyttet til organisering, vil bli fulgt opp videre i arbeidet med å videreutvikle de administrative tjenestene. Arbeidet med å implementere endringene som følger av den nye organiseringen er en av de mest kritiske faktorene for å lykkes med omorganiseringen. Noen konkrete forhold som vil bli prioritert i 2017 er arbeidet med å implementere nytt styringsreglement (herunder også en myndighetsmatrise) for å tydeliggjøre ansvar og myndighet i organisasjonen, kulturbygging gjennom blant annet et fokus på felles lederplattform og lederutvikling og utvikling av gode samspillsarenaer mellom enheter og nivåer i organisasjonen. Det er forventet at flere av fakultetene vil ha interne prosesser knyttet til faglig organisering av fakultetet. Det har vært gjennomført en første drøfting med tjenestemannsorganisasjonene for hvordan NMBU vil legge opp en evaluering av omorganiseringsprosessen.

4 4 Vedlegg: Detaljert oversikt over saker som gjelder omorganisering og omstilling. Rektor Sak om rekruttering av rektor vedtatt av US Utlysning av stilling søknadsfrist Arbeidsutvalget og referansegruppen etablert Tilsetting av rektor i US mars 2017 Rektor tiltrer Prorektorer Sak om rekrutteringsform til US Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst vedtatt av US Konstitusjon av prorektor for utdanning Prorektor og stedfortreder for rektor er prorektor for forskning Utlysning av stillingene januar 2017 Administrasjonsdirektør Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst vedtatt av US Rettskravvurdering gjennomført Konstitusjon av administrasjonsdirektør Utlysning av stillingen januar 2017 Rekruttering/innplassering dekaner Justering av stillingsbeskrivelse for dekan vedtatt av rektor på fullmakt Rettskravvurdering gjennomført Innplassering foretatt Forlenget konstitusjon av de konstituerte dekanene Utlysning av 6 dekanstillnger. Søknadsfrist utgått 2.1. Søkerlisten offentliggjort. Innstillingsutvalg under oppnevning Rekruttering/Innplassering avdelingsdirektører i UA Endelig oppgave- og ansvarsfordeling nivå 1 og 2 fastsatt av rektor Avdelingsoppgaver fastsatt Rettskravvurderinger gjennomført Innplassering foretatt av rektor Innplassering ansatte Innplassering av ansatte i UA Endringer i avdelingsstrukturen forhandlet med tjenestemannsorganisasjonene Kartleggingssamtaler gjennomført Bemanningsplan ledelsessekretariatet fastsatt Innplassering foretatt av rektor Innplassering- Faglig organisering

5 5 Første innplassering på fakultetsnivå Endelig innplassering når organiseringen av fakultetet er avklart (Fakultetsstyrets beslutning) i løpet av 2017 Innplassering - Administrativ organisering fakultet Bemanningsplaner drøftet på fakultetet og godkjent av rektor Kartleggingssamtaler gjennomført Forslag til innplassering fremmet av konstituert dekan og sentral bemanningsgruppe Innplassering foretatt av rektor Rekruttering/innplassering administrasjonssjefer Stillingsbeskrivelse godkjent av sentral tilsettingsråd Rettskravvurderinger gjennomført Innplassering foretatt Konstitusjon i tre stillinger Utlysning av stillinger våren 2017 Risikovurderinger av omstilling Risikovurderinger tatt opp i ledermøter og gjennomført i workshops på virksomhetsnivå Risikovurdering i AMU Systemstrukturer (Agresso, PAGA, P360 mm) Systemarbeid etter vedtak om organisasjonsstruktur Avklaring av navn på enhetene Overføring av ansatte til ny organisasjonsstruktur i systemene Budsjettdisponeringsmyndighet og fullmaktmatrise gjennomgått Iverksetting nye system per Styrer Avviklet eksisterende fakultetsstyrer Overgangsordning fastsatt av rektor Overgangsordning for instituttstyrenes mandat Revidert valgreglement Valg av styremedlemmer til nye fakultetsstyrer gjennomført Oppnevning av fakultetsstyreledere av US Valg interne medlemmer US våren 2017 Regelverk Delegasjonsreglement fastsatt av US Innstilling- og tilsettingsråd fastsatt av US Personalreglement forhandlet og oversendt KD/KMD for stadfesting Tilpasningsavtale påbegynt forhandlingene, sluttføres januar 2017 Revisjon retningslinjer AMU Fastsatt av rektor på fullmakt

6 6 Revisjon retningslinjer LMU Fastsatt av rektor på fullmakt Revisjon retningslinjer USU Fastsatt av rektor på fullmakt Revisjon retningslinjer UFU Fastsatt av rektor på fullmakt Revisjon studieforskrifter under arbeid Revisjon Økonomireglement under arbeid HMS inklusive revisjon av verneområder fastsatt av AMU Revisjon veiledere/retningslinjer i forbindelse med ansettelse og opprykk. Under arbeid Oppnevning av utvalg og organer UFU USU AMU LMU Innstillings- og tilsettingsorgan Under arbeid, planlagt ferdig januar 2017, dels avhengig av oppnevning i fakultetsstyrene Lederutvikling og organisasjonsutvikling; opplæring Lederplattform våren 2017 Ledergruppeutvikling 2017 Organisasjonsutvikling fakultetsadministrasjonene planlagt våren 2017 Fakultetsstyreopplæring planlagt våren 2017