Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst administrasjonsdirektør

Transkript

1 US 87/2016 Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst administrasjonsdirektør Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 16/04134 Vedlegg: 1. Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør 2. Fulltekstutlysning Forslag til vedtak: 1. Styret vedtar stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør. 2. Styret vedtar kunngjøringstekst og foreslått tidsplan. Rektor gis fullmakt til å redigere teksten i samsvar med styrets merknader Mari Sundli Tveit Rektor

2 2 1. Innledning I US sak 62/16 Styring og ledelse. Styrings- og ledelsesreglement ble det besluttet at NMBU fra fortsatt har ansatt rektor og skal ha en administrasjonsdirektør. I denne saken legges det fram forslag til stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør, kunngjøring av stillingen, samt prosess og tidsplan for tilsettingen. Stillingsbeskrivelsen for administrasjonsdirektør inngår i grunnlaget for vurdering av om noen har krav på direkte innplassering i stillingene. 2. Formelle sider ved tilsetting av administrasjonsdirektør Universitetsloven sier følgende om de formelle sidene ved tilsetting av administrasjonsdirektør: Styret ansetter avdelingsledere og administrativ leder dersom styret vedtar å opprette slike stillinger. ( 11-1 (1)) Hvis styret ansetter i annen administrativ lederstilling enn nevnt i tredje ledd (dvs prorektor, leder for avdeling og grunnenhet og administrerende direktør etter 10-3), skal dette skje på grunnlag av innstilling fra rektor, eller administrerende direktør hvis rektor er valgt etter ( 11-1 (6)) Styringsreglementet sier følgende om stillingen som administrasjonsdirektør NMBU skal ha en administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektøren utøver oppgaver på rektors vegne innen sitt ansvarsområdet. Administrasjonsdirektørens oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre. Administrasjonsdirektør skal ha linjeansvar for IT-avdelingen, Økonomiavdelingen, Teknisk avdeling (Eiendomsavdelingen), Kommunikasjonsavdelingen og Personal- og organisasjonsavdelingen. 3. Stillingsbeskrivelse Åremål eller fast tilsetting Ifølge universitetsloven kan ansettelse på åremål benyttes for leder av avdeling og grunnenhet. Administrasjonsdirektør kan defineres som «leder for avdeling og grunnenhet» jfr. univl. 6-4 (1) d. Åremål for slike stillinger er i utgangspunktet fire år, og ingen kan være ansatt i en sammenhengende periode på mer enn tolv år (tre åremålsperioder). Når særlige grunner taler for det, kan styret søke departementet om en annen åremålsperiode enn fire år. Styret kan beslutte om stilling som administrasjonsdirektør skal være fast eller på åremål. Det som ofte anføres for tilsetting i fast stilling, er at det gjennomgående er

3 3 bedre søkertilfang og lettere å rekruttere til faste stillinger. Åremålstilsettinger gir til gjengjeld styret mer handlingsrom, blant annet ved fremtidige tilsettinger av øverste lederstillinger. Rektor fremmer forslag om at administrasjonsdirektørstillingen skal være åremålsstilling og åremålsperiode på 4 år, med mulighet for tilsetting i ytterligere to perioder. Sentrale arbeidsoppgaver Stillingsbeskrivelsen (Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør) er laget med utgangspunkt i stillingsbeskrivelse for rektor. Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT. Administrasjonsdirektør har ansvar for å legge til rette for at rektoratet har den nødvendige administrative støtte, og at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnet nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak, samt at de utvikles i samsvar med NMBUs behov. Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre. I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør også ha et overordnet ansvar for oppfølging av byggeprosjektene, planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid. Administrasjonsdirektør vil ha overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inklusive plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll. Stillingsbeskrivelsen er bygget opp rundt følgende sentrale arbeidsoppgaver for rektor: Strategisk ledelse og omdømmebygging, fag-strategisk ledelse, administrativ ledelse, personalledelse og organisasjon. Kvalifikasjoner Administrasjonsdirektøren skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at organisasjonen når sine mål. Vedkommende skal sørge for at NMBU har effektive administrative prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og bistå virksomheten med høy kompetanse og god administrativ støtte og service. Administrasjonsdirektøren vil spille en sentral rolle i å stimulere til administrativ samhandling, forbedring og effektivisering både i universitetsadministrasjonen og i forhold til fakultetsaministrasjonene. Å utvikle bedre forståelse mellom de som yter administrative tjenester og brukere av administrative støttefunksjoner er en nøkkel til å forbedre disse tjenestene.

4 4 Administrasjonsdirektøren vil inneha en viktig rolle på eksterne arenaer. Det bør stilles krav om at vedkommende har erfaring, evne og motivasjon for å opptre både på nasjonale og internasjonale arenaer. 4. Prosess Vedlagt følger forslag til kunngjøringstekst i to formater (Vedlegg 2 og 3). Det ene forslaget er en fulltekst versjon som skal være tilsvarende en betenkning for stillingen. Den andre versjonen er kortere og er ment for den offentlige kunngjøringen av stillingen i media. Det foreslås at stillingen kunngjøres nordisk. Rektor anbefaler at en eventuell rekrutteringsprosess starter så snart rettskravvurderingen er avklart. Det tas sikte på at stillingen lyses ut i slutten av september. Innstillingsutvalg: Ettersom tilsetting etter planen skal skje inneværende år, vil det være gjeldende personalreglement ( 11) som skal følges når det gjelder sammensetningen av innstillingsutvalget: «Innstilling foretas av rektor som oppnevner en rådgivende gruppe som skal bistå i innstillingsarbeidet. En i gruppen skal være foreslått av tjenestemannsorganisasjonene». Det anbefales at NMBU benytter ekstern konsulent for å bistå i rekrutteringsprosessen. Det foreslås at ekstern konsulent skal teste aktuelle kandidater og skal gi bistand i selve intervjusituasjonen for å sikre best mulig kvalitet på intervjuet. Tjenestemannsorganisasjonene har kommet med innspill underveis i prosessen om at de er kritisk til bruk av eksterne konsulenter. Stillingen som administrasjonsdirektør er av stor offentlig interesse. Det anbefales ikke at det åpnes for konfidensiell behandling av søkerne. Forslag til tidsplan: US beslutter stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør Innen Avklaring rettskrav Kunngjøringsdato Søknadsfrist Søkerliste foreligger

5 Første møte i innstillingsutvalg Førstegangsintervju gjennomføres Andregangsintervjuer og testing Vurdering og innstilling ferdigstilles US i januar 17 Tilsetting av administrasjonsdirektør i US Administrasjonsdirektør tiltrer

6 6 Vedlegg 1 Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør Stillingstittel: Stillingskode: Tilsettingsform: Organisatorisk enhet: Rapporterer til: Personalansvar: Administrasjonsdirektør 1062 Direktør Åremål Universitetsledelsen Rektor Avdelingslederne på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT, leder av forkontoret Rolle, ansvar, myndighet Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre Administrasjonsdirektør har ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og utvikles i samsvar med NMBUs behov I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør ha et overordnet ansvar for oppfølging av byggeprosjektene og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid Administrasjonsdirektør har overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inkl. plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll

7 7 Arbeidsoppgaver: (Ikke uttømmende) Administrasjonsdirektør skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at institusjonen når sine mål. Administrasjonsdirektør skal sørge for at institusjonen har effektive tekniske og administrative tjenester, prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og som gir ansatte og studenter tjenester på høyt kvalitativt og servicemessig nivå Administrasjonsdirektør skal: Legge til rette for at rektor og universitetsstyret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå og legge til rette for god støtte i beslutnings- og strategiprosesser Bidra til en fremtidsrettet utvikling og drift av digitale plattformer, systemer og infrastruktur Utvikle et godt lederteam Bidra til å utvikle et godt psykososialt arbeidsmiljø både for vitenskapelig og teknisk-administrativt tilsatte Være personalleder for og ha direkte linjeansvar for økonomidirektør, personal- og organisasjonsdirektør, kommunikasjonsdirektør, ITdirektor og teknisk direktør, leder av forkontor/lederstøtte Bidra til å bygge felleskap og en organisasjonskultur som fremmer tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter Legge til rette for at rektoratet har den nødvendige administrative støtte Sørge for god og nødvendig samhandling og kunnskapsdeling mellom alle avdelingene i universitetsadministrasjonen og fakultetsadministrasjonene Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for at Administrasjonen utøver god forvaltningsskikk, har rutiner og retningslinjer i henhold til lover og regler NMBUs økonomifunksjon er i tråd med statens krav til økonomistyring og at NMBU har en god kontroll med budsjett, lønnsog regnskapsarbeid Eiendomsutviklingen og vedlikehold og drift av bygg og eiendommer er hensiktsmessig og forsvarlig, samt følge opp byggeprosjekt (SLP/BUT) og flytteprosessen Driften av NMBUs IKT infrastruktur er forsvarlig og driftssikker NMBUs interne og eksterne kommunikasjon og omdømme ivaretas NMBU har en personalpolitikk som posisjonerer NMBU som en attraktiv og internasjonalt anerkjent arbeidsplass og legge til rette for et stimulerende, forsvarlig og godt arbeidsmiljø Informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter med NMBUs sentrale tjenestemannsapparat legger til rette for god medvirkning og medbestemmelse i henhold til hovedavtalen,

8 8 Formell kompetanse: Det kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole (minimum master-nivå). Relevant yrkeserfaring og ledererfaring, andre kvalifikasjoner Relevant ledererfaring på høyt nivå med dokumenterte gode resultater Gode strategiske og administrative evner, samt bred erfaring med utviklingsarbeid og god innsikt i kunnskapsorganisasjoner God kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, Evne til å kommunisere og motivere medarbeidere, til samarbeid og lagorienterte arbeidsformer Solid kjennskap til og innsikt i offentlig forvaltning Kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og erfaring i å skape gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte Erfaring, evne og motivasjon for å opptre nåde på nasjonale og internasjonale arenaer.

9 9 Vedlegg 2 Fulltekstutlysning Legges ut på NMBUs nettside og rekrutteringsfirmaets nettside. Sendes interesserte søkere på forespørsel. NMBU Administrasjonsdirektør Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) søker administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektøren skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at organisasjonen når sine mål. Vedkommende skal sørge for at NMBU har effektive administrative prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og bistå virksomheten med høy kompetanse og god administrativ støtte og service. Oppgavene Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor det overordnede ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT. Administrasjonsdirektør har ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og utvikles i samsvar med NMBUs behov I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør også ha et overordnet ansvar for oppfølging av byggeprosjektene og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige overordnete ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid. Administrasjonsdirektør vil også ha overordnet ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inkl. plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll ved universitetet. Kvalifikasjonskrav Vi søker etter en inspirerende og motiverende leder som tenker helhet og som vil lede i tråd med NMBUs verdigrunnlag. Direktøren må ha høyere utdanning og ledererfaring på høyt nivå med dokumenterte gode resultater. Evne til å kommunisere og motivere medarbeidere, til samarbeid og lagorienterte arbeidsformer vil bli vektlagt. Det vil bli stilt krav om gode strategiske og administrative evner, samt bred erfaring med utviklingsarbeid og god innsikt i kunnskapsorganisasjoner. Det stilles også krav om at direktøren har erfaring, evne og motivasjon for å opptre på nasjonale og internasjonale arenaer. Det kreves solid kjennskap og innsikt i til offentlig forvaltning. Det er ønskelig at direktøren har kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og erfaring i å skape gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte. Vilkår Administrasjonsdirektør ansettes på åremål for fire år med mulighet til inntil to nye åremålsperioder. Alternativ: Stillingen som administrasjonsdirektør er fast tilsetting.

10 10 Tiltredelse: Så raskt som mulig. Stillingen lønnes etter nærmere avtale. Administrasjonsdirektør tilsettes av universitetsstyret. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelse for stillingen, se xxxxx Ytterligere informasjon hos rektor Mari Sundli Tveit, tlf/ xxxx eller (ekstern konsulent) tlf/ xxx Sende søknad Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden (jobbnorge). Stillingsnr. xx Søknadsfrist Sende søknad Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester, samt angi referanser som kan kontaktes. Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. I samsvar med offentlighetsloven 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten.