Alternative organisasjonsmodeller (2014)

Transkript

1 Alternative organisasjonsmodeller (2014) Modell 1: Samordning og arbeidsdeling Politisk samordning og arbeidsdeling Østlandssamarbeidet rendyrkes som et samarbeidsorgan for de 7 fylkeskommunene + Oslo med vekt på fylkeskommunale oppgaver: Samferdsel, videregående opplæring, regional næringsutvikling og internasjonalt samarbeid. Vekt på interessepolitisk arbeid, utvikling av tjenestetilbud og regional samordning. Osloregionen rendyrkes som en allianse mellom kommunene og fylkeskommunene i regionen med vekt på areal- og transportpolitikk, klima og internasjonal profilering. Vekt på interessepolitikk, alliansebygging og identitetsbygging gjennom informasjonsutveksling og samarbeid. Samarbeid mellom OR og ØS i større interessepolitiske saker, som bl.a. innspill til NTP. Styremøter i Osloregionen og møter i kontaktutvalget i Østlandssamarbeidet legges til samme dag/sted. Osloregionens Europakontor rendyrkes som en serviceorganisasjon med vekt på studieturer, informasjonsspredning om relevante EU-programmer og politiske initiativ innen EU. Det etableres årlige tosidige samarbeidsavtaler mellom henholdsvis Osloregionen og Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor og Østlandssamarbeidet som beskriver hvilke prosjekter/initiativ det skal samarbeides om. Avtalene fornyes og oppdateres hvert år. For å styrke samarbeidet mellom de tre organisasjonene over tid, kan det vurderes å etableres større felles prosjekter innenfor de temaområdene som de tre organisasjonene arbeider med. Administrativ samordning og arbeidsdeling De tre sekretariatene består som i dag. Det etableres faste kvartalsvise møter mellom sekretariatene med sikte på informasjonsdeling. Modell 2A: Delvis integrasjon politisk integrasjon Politisk organisering Østlandsrådet er samarbeidets øverste organ og møtes en gang i året. Rådet består av inntil to representanter fra hvert medlem. Hvert medlem møter med to stemmer. Hvert fjerde år (første halvår etter kommune- og fylkestingsvalg) velges leder, medlemmer til et felles styre for de tre samarbeidsorganisasjonene. Rådet oppnevner også medlemmer til en valgkomité. Dette skjer på siste møte i hver fireårsperiode. Formålet med Østlandsrådet er å sette fokus på felles utfordringer gjennom bl.a. faglige innlegg og bidra til å bygge brede allianser over kommune og fylkesgrenser på Østlandet. Rådet kan vedta 1

2 uttalelser overfor nasjonale myndigheter. Rådet kan ikke fatte vedtak som binder opp Østlandssamarbeidet, Osloregionen eller Osloregionens Europakontor. De tre organisasjonene informer Østlandsrådet om aktivitet og planlagte satsinger/initiativ. Felles styre er høyeste organ mellom møtene i Østlandsrådsrådet. Styret møtes ca. fire ganger pr år. Selvskrevne medlemmer er byrådslederen i Oslo, fylkesordførere (i fylkeskommuner som ikke har parlamentarisme) og fylkesrådsleder(e). Felles styre består i tillegg av like mange ordførere/kommunerådsledere som antallet selvskrevne medlemmer. Styret skal, i tillegg til å behandle ordinære styresaker knyttet til de tre samarbeidsorganisasjonene, være et politisk kontaktorgan. Organet skal arbeide med interessepolitikk på vegne av regionen. Styret kan oppnevne politiske underutvalg knyttet til de tre samarbeidsorganisasjonene. Østlandsrådet Felles styre Osloregionen Østlandssamarbeidet Osloregionens Europakontor Administrativ organisering De tre organisasjonene har hver sine sekretariater som i dag og finansieres hver for seg. Ansvaret for sekretariatene for Østlandsrådet og Felles styre går på omgang mellom de tre sekretariatene. Det etableres faste kvartalsvise møter mellom sekretariatene med sikte på informasjonsdeling. Modell 2B: Delvis integrasjon administrativ integrasjon Politisk organisering De politiske organisasjonene forblir som i dag. Administrativ organisering Det etableres et felles sekretariat med én direktør som betjener alle de tre organisasjonene. I forbindelse med vedtak av budsjett inngås det hvert år avtaler mellom den enkelte organisasjonen og sekretariatet. 2

3 For hvert år settes det opp et budsjett der andelen som skal gå til administrasjon fra de tre organisasjonene spesifiseres, sammen med utgifter til andre formål. Inntektene til sekretariatets drift baseres på inntektene fra kontingentene for de tre organisasjonene. Det føres et nøyaktig timeregnskap basert på faste timeprissatser. (Dette er samme system som bl.a. benyttes av konsulentselskaper). Direktøren har ansvar for å sørge for at sekretariatet er dimensjonert og har riktig kompetanse til å løse de oppgavene som organisasjonene ønsker utført. Sekretariatet organiseres som et kommunalt/fylkeskommunalt foretak eller eventuelt offentlig eid aksjeselskap, formelt «eiet» av Oslo kommune eller en av fylkeskommunene. Alle inntekter kommer fra salg av tjenester til de tre organisasjonene. Ubrukte midler skal tilbakeføres til den respektive organisasjonen. Modell 2C: Delvis integrasjon to organisasjoner Det etableres to organisasjoner som til sammen overtar ansvaret for dagens tre organisasjoner: Alt ansvar for internasjonalt arbeid, basert på det internasjonale arbeidet som utføres i Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor) samles i én organisasjon. De øvrige oppgavene samles i en organisasjon med ansvar for interessepolitikk og samordning., basert på Osloregionen og Østlandssamarbeidet. Sistnevnte organisasjonsmodell baseres på modell 3. Politiske og administrativ organisering for de to organisasjonene kan hvv. baseres på dagens organisering i OR (med tilpasninger), og modell 3. Modell 2D: To organisasjoner basert på fusjon av dagens organisasjoner For alle de tre etterfølgende alternativene kan det være aktuelt med noe justering av oppgaver i forhold til dagens oppgavefordeling mellom organisasjonene. Østlandssamarbeidet og Osloregionen slås sammen basert på modell 3 (minus kontor i Brussel) - Osloregionens Europakontor består som i dag. Eller Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor slås sammen Osloregionen består som i dag. (Organisasjonsmodell må eventuelt vurderes nærmere) Eller Osloregionen og Osloregionens Europakontor slås sammen Østlandssamarbeidet består som i dag. En forutsetning i forhold til den nye sammenslåtte organisasjonen er trolig at den internasjonale virksomheten når det gjelder interessepolitikk styrkes i forhold til i dag. (Organisasjonsmodell må eventuelt vurderes nærmere) 3

4 Modell 3: Full integrasjon Politisk organisering Alle kommuner og fylkeskommuner innenfor det geografiske området som i dag inngår Østlandssamarbeidet får tilbud om medlemskap. Samarbeidsrådet er samarbeidets øverste organ og møtes en gang i året. Rådet består av inntil to representanter fra hvert medlem. Hvert medlem møter med to stemmer 1. Hvert fjerde år (første halvår etter kommune- og fylkestingsvalg) velges leder, medlemmer til Kontaktutvalget samt politiske underutvalg og det vedtas handlingsplan for det kommende år. En fireårs strategiplan forberedes til Samarbeidsrådets møte neste år. Rådet oppnevner også medlemmer til en valgkomité. Dette skjer på siste møte i hver fireårsperiode. Hvert år vedtas årlige handlingsplaner med budsjett, rådet godkjenner årsberetning og regnskap. Kontaktutvalget er høyeste organ mellom møtene i Samarbeidsrådet. Kontaktutvalget møtes ca. fire ganger pr år. Selvskrevne medlemmer er byrådslederen i Oslo, fylkesordførere (i fylkeskommuner som ikke har parlamentarisme) og fylkesrådsleder(e). Kontaktutvalget består i tillegg av like mange ordførere/kommunerådsledere som antallet selvskrevne medlemmer. Kontaktutvalget behandler forslag fra de politiske underutvalgene og sekretariatet. Helt spesielle saker sendes til Samarbeidsrådet for endelig behandling, i øvrige saker har Kontaktutvalget beslutningsmyndighet. Kontaktutvalget følger opp arbeidet med prioriterte prosjekter som er vedtatt av samarbeidsrådet og ansetter direktør for sekretariatet. Kontaktutvalget fungerer også som kontaktorgan overfor nasjonale myndigheter i interessepolitiske saker, som koordinerende organ for innspill overfor EU-systemet og andre internasjonale samarbeidsarenaer og som en arena for gjensidige orienteringer om spørsmål som er av interesse for regionen. Fylkeskommunegruppen. Det etableres en egen gruppe for fylkesordførere og opposisjonsledere fra fylkeskommunene og Oslo kommune. Gruppen diskuterer interessepolitiske saker og kan fremme forslag overfor Kontaktutvalget. I Interessepolitiske saker kan gruppen uttale seg på selvstendig grunnlag uten at dette behandles av kontaktutvalget. Politiske utvalg. De politiske utvalgene kan behandler saker som legges frem av sekretariatet og kan også selv sette saker på dagsorden, eller be sekretariatet komme med saker. Sakene sendes til Kontaktutvalget for videre behandling. (De som er nevnt i organisasjonskartet på neste side er ment som et eksempel) Samarbeidsrådet vedtar hvor mange politiske underutvalg som skal etableres og hvilket tematisk ansvar disse skal ha. Hvert utvalg består av inntil 16 medlemmer. Oslo og fylkeskommunene har plass 1 Parlamentarisk styrte organisasjoner velger selv om byråd/kommuneråd/fylkesråd benytter begge stemmer, eller om opposisjon i kommunestyre/fylkesting også skal ha en stemme. I kommuner/fylkeskommuner med formannskapsmodell fordeles de to stemmene mellom flertallskonstellasjon (ordfører) og opposisjon. 4

5 til en representant hver i hvert av utvalgene. De øvrige medlemmene velges av Samarbeidsrådet blant kommunemedlemmene. Samarbeidsrådet Valgkomite Kontaktutvalget Fylkeskomgruppen Internasjonalt utvalg Areal-, transportog klimautvalg Næringsspolitisk utvalg Kompetanseutvalg Administrativ organisering Sekretariatets oppgave er å utarbeide underlag for de politiske organene i samarbeidet, holde kontakt med medlemmene og sørge for intern og ekstern informasjon om det som skjer innenfor samarbeidet. Sekretariatet skal videre legge til rette for samarbeidets interessepolitiske arbeid overfor nasjonale myndigheter. I tillegg har sekretariatet et ansvar for å yte rådgivning overfor medlemmene i samarbeidet og eventuelt andre tilknyttede aktører (høyere utdanningsinstitusjoner, næringsliv, etc) om initiativ, viktige saker, programmer og relevante prosjekter innenfor EU og andre relevante internasjonale samarbeidsarenaer. Sekretariatet skal bistå medlemmene i forbindelse med utarbeidelse av søknader om EU-prosjekter og bygging av partnerskap i denne sammenheng. Sekretariatet skal også legge til rette for studieturer og delegasjonsbesøk fra regionen i Brussel, samt studieturer til andre internasjonale destinasjoner. Sekretariatet ledes av en direktør som ansettes av Kontaktutvalget. Sekretariatets kompetanse bør for øvrig speiles av de viktigste arbeidsområdene for samarbeidet. I noen grad bør sekretariatets oppgaver løses gjennom tidsavgrensede anskaffelser av spisskompetanse og utredninger fra konsulenter/forskningsmiljøer. Den administrative koordineringsgruppen består av administrative representanter fra Oslo og fylkeskommunene samt én representant fra hvert regionråd på kommunenivå (som utpekes av regionrådene). Gruppen skal gi råd til sekretariatet i saker som skal sendes frem til politisk 5

6 behandling, samt delta med innspill til strategier og planer. Koordineringsgruppen utgjør videre et kontaktpunkt i forhold til regionrådene. Gruppen møtes to ganger pr år. Det etableres en Rådmannsgruppe bestående av 5-6 rådmenn fra kommuner og fylkeskommuner. Gruppen følger opp og gir råd til sekretariatet og møtes ca. annenhver måned. Det kan også vurderes å etableres administrative faggrupper som har samme tematiske inndeling som de politiske utvalgene og som bistår sekretariatet i forberedelse, forankring og oppfølging av arbeidet i de tematiske utvalgene. Sekretariatet organiseres med ett kontor i Oslo og ett kontor i Brussel, totalt med ca. 10 medarbeidere + evt. praktikanter. Direktør Administrativ koordineringsgruppe Rådmannsgruppen Sekretariat i Oslo Europakontor i Brussel Organisasjonen finansieres med kontingentinntekter fra medlemmene. Kommunene betaler kr 2.00 pr innbygger. Fylkeskommunene betaler kr 3.00 pr innbygger, mens Oslo kommune betaler kr, 5.00 pr innbygger. Organisasjonen kan inngå 1-årige eller flerårige avtaler med høyskoler og universiteter om tjenester knyttet til det internasjonale arbeidet. Vederlag for dette baseres på innholdet i tjenestene i hvert enkelt tilfelle. 6