STYRKING AV OSLOREGIONEN/ØSTLANDSREGIONEN INNSPILL TIL POLITISK STYRINGSGRUPPE

Transkript

1 STYRKING AV OSLOREGIONEN/ØSTLANDSREGIONEN INNSPILL TIL POLITISK STYRINGSGRUPPE Arbeidsgruppen møttes Videre har det vært vurderinger i e-post. Det er enighet i administrativ arbeidsgruppe om å legge frem dette notat som innspill til den politiske styringsgruppens møte 1. september. Grunnleggende skal det i følge mandatet vurderes i hvilken grad organiseringen av det regionale samarbeidet vil bidra til en styrket Osloregion/Østlandsregion: - med større tyngde i dialogen med nasjonale myndigheter - som samarbeider mer effektivt om oppgaver vi løser best sammen - som fremstår som mer attraktiv nasjonalt og internasjonalt Økt ressurseffektivitet og bedre samordning er viktig for å nå disse målene. Det var i møtet også en første drøfting av hva som var som er de største utfordringer og muligheter for Osloregionen/Østlandsregionen framover (jf kap. 1). De tre sekretariatslederne hadde til møtet utarbeidet hvert sitt notat som gir en beskrivelse av den respektive organisasjons oppgaver, organisering, medlemssammensetning, finansiering og omfang av politiske og administrative møter, som er lagt inn i et samlet vedlegg. Disse notatene ble presentert og drøftet i møtet (jf kap. 2). Det var videre en drøfting av hvilke organisatoriske modeller som kan være aktuelle for å styrke regionen. Sekretariatslederne ble gitt i oppdrag fra arbeidsgruppen å utarbeide et skriftlig materiale som skisserer alternative organisasjonsmodeller. Skissene til alternative organisasjonsmodeller som følger senere i notatet (jf kap. 3) er utarbeidet av de tre sekretariatslederne i fellesskap. Når det gjelder organisering av det regionale samarbeidet i andre regioner nasjonalt og internasjonalt har man foreløpig ikke kommet langt i utredning. Samarbeidsplattformen for Vestlandsrådet er vedlagt til orientering. 1. Utfordringer og muligheter for regionen: Sterk befolkningsvekst Befolkningsveksten krever store investeringer i samferdsel, i første rekke kollektivtransport. Den øker samtidig behovet for samordning av arealbruk, som støtter opp under kollektivsatsingen og muliggjør en flerkjernet utvikling for regionen. Hard konkurranse med andre regioner om nasjonale myndigheters oppmerksomhet Det er en kamp om oppmerksomhet og ressurser mellom de ulike regionene i Norge. En tendens er at man i andre regioner (f.eks. Vestlandet) står tydeligere og mer samlet fram for sine felles interesser.

2 Globalisering/internasjonalisering Internasjonale perspektiver blir viktigere, også for det regionale samarbeidet. Samferdselsløsninger er stadig oftere grenseoverskridende og internasjonal profilering blir også viktigere for å få at regionen skal få tiltrukket seg de mest attraktive arbeidstakere, forskere og virksomheter. Det er av nasjonal betydning at regionen- som hovedstadsregion - lykkes internasjonalt. Kravet til innovasjonsevne og høy kompetanse i befolkningen øker. Partnerskap innenfor rammen av EU-programmer er en stadig viktigere kilde til utvikling og innovasjon. 2. Egenskaper ved dagens organisasjoner De tre sekretariatene har det felles at de er små, så vel økonomisk som i antall ansatte. Kontingent Antall 2014 (mill. kr) ansatte ORE 6,7 6 Osloregionen 5,8 3 Østlandssamarbeidet 5,5 3 Sum 18,0 12 ORE tar inn noe mer i kontingent enn de to andre organisasjonene. ORE har også flere ansatte og de har to tjenestesteder (Oslo og Brussel) mens de to andre organisasjonene kun har et tjenestested (Oslo). Alle tre organisasjoner gjør i vesentlig grad nytte av kompetanse hos sine medlemmer. De tre organisasjonene oppfatter seg alle som sårbare ved sykdom eller dersom ansatte slutter, på grunn av det lille fagmiljøet. De oppgir imidlertid at de ikke har problemer med å få rekruttert kompetente ansatte når det er aktuelt. Osloregionen og Østlandssamarbeidet mottar støttefunksjoner (IT, HR. mv) fra sin vertsorganisasjon, hhv Oslo kommune og Akershus fylkeskommune. ORE har ikke på samme måte en vertskommune/- fylkeskommune til å ivareta disse støttefunksjonene. Budsjettene til de tre organisasjonene er i hovedsak finansiert over kontingent. I Osloregionen og ORE er kontingentene basert på innbyggertall, mens det i Østlandssamarbeidet betales et fast beløp pr medlem uavhengig av innbyggertall. Kontingent i Østlandssamarbeidet er fra år til år blitt prisjustert. I Osloregionen har satsene pr innbygger stått uendret i en årrekke mens inntektsgrunnlaget har økt med økende innbyggertall. I ORE er satsene pr innbygger blitt prisjustert samtidig som man har økt kontingenten for økende innbyggertall. Medlemssammensetning varierer en god del. Oslo kommune, Akershus, Østfold, Buskerud og Hedmark fylkeskommuner er medlemmer i alle tre organisasjoner. Østlandssamarbeidet har kun fylkeskommuner og Oslo kommune som medlemmer. Osloregionen har både fylkeskommuner og mange kommuner som medlemmer. ORE har fylkeskommuner, noen kommuner og to høyskoler som medlemmer. Men det er flere kommuner enn de som er medlemmer i ORE som har nytte av

3 organisasjonen - enten direkte ved studiebesøk i Brussel, deltakelse i enkeltprosjekter eller indirekte ved bistand fra fylkeskommunen i sitt fylke. Alle tre organisasjoner har betydelig møteaktivitet både på politisk og administrativt nivå. Osloregionen har årlig rundt 6 politiske møter og 5 administrative møter (i tillegg kommer møter knyttet til prosjekt for areal og transport og internasjonal profilering). Tilsvarende er det i Østlandssamarbeidet rundt 12 politiske møter og 14 administrative møter og i ORE rundt 6 politiske møter og 3 administrative møter. Overlappende oppgaver og kompetanser Både Østlandssamarbeidet og Osloregionen prioriterer samferdsel meget høyt og har kvalitativt høy kompetanse på dette området. Vinklingen er noe forskjellig bl.a. ved at Osloregionen ser areal og transport i sammenheng. Begge organisasjonene har vært aktive interessepolitisk for å sikre investeringer til regionen, ikke minst når det gjelder Intercity-utbyggingen, men Østlandssamarbeidet har vært mer aktive og har brukt mer ressurser på dette enn Osloregionen. Alle de tre organisasjoner har betydelige internasjonale aktiviteter. Disse aktivitetene er i hovedsak ikke overlappende. Men den internasjonale kompetansen som er bygget opp i de tre organisasjonene er delvis overlappende og delvis utfyllende, og kunne trolig gitt større positiv virkning i et sterkere samlet miljø (jf IRIS-rapporten). 3. Alternative organisasjonsmodeller: Skissene til de alternative organisasjonsmodellene under er utarbeidet av de tre sekretariatslederne i fellesskap. Den er ikke realitetsbehandlet i arbeidsgruppen. Omfanget av beskrivelsene av de ulike alternativene som er beskrevet er ikke ment å angi en prioritering mellom alternativene. Arbeidsgruppen viser til at styrker og svakheter ved modellene må utredes grundig, på bakgrunn av de føringer som legges av den politiske styringsgruppen.

4 Alternative organisasjonsmodeller Utarbeidet av de tre sekretariatslederne Modell 1: Samordning og arbeidsdeling Politisk samordning og arbeidsdeling Østlandssamarbeidet rendyrkes som et samarbeidsorgan for de 7 fylkeskommunene + Oslo med vekt på fylkeskommunale oppgaver: Samferdsel, videregående opplæring, regional næringsutvikling og internasjonalt samarbeid. Vekt på interessepolitisk arbeid, utvikling av tjenestetilbud og regional samordning. Osloregionen rendyrkes som en allianse mellom kommunene og fylkeskommunene i regionen med vekt på areal- og transportpolitikk, klima og internasjonal profilering. Vekt på interessepolitikk, alliansebygging og identitetsbygging gjennom informasjonsutveksling og samarbeid. Samarbeid mellom OR og ØS i større interessepolitiske saker, som bl.a. innspill til NTP. Styremøter i Osloregionen og møter i kontaktutvalget i Østlandssamarbeidet legges til samme dag/sted. Osloregionens Europakontor rendyrkes som en serviceorganisasjon med vekt på studieturer, informasjonsspredning om relevante EU-programmer og politiske initiativ innen EU. Det etableres årlige tosidige samarbeidsavtaler mellom henholdsvis Osloregionen og Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor og Østlandssamarbeidet som beskriver hvilke prosjekter/initiativ det skal samarbeides om. Avtalene fornyes og oppdateres hvert år. For å styrke samarbeidet mellom de tre organisasjonene over tid, kan det vurderes å etableres større felles prosjekter innenfor de temaområdene som de tre organisasjonene arbeider med. Administrativ samordning og arbeidsdeling De tre sekretariatene består som i dag. Det etableres faste kvartalsvise møter mellom sekretariatene med sikte på informasjonsdeling. Modell 2A: Delvis integrasjon politisk integrasjon Politisk organisering Østlandsrådet er samarbeidets øverste organ og møtes en gang i året. Rådet består av inntil to representanter fra hvert medlem. Hvert medlem møter med to stemmer. Hvert fjerde år (første halvår etter kommune- og fylkestingsvalg) velges leder, medlemmer til et felles styre for de tre samarbeidsorganisasjonene. Rådet oppnevner også medlemmer til en valgkomité. Dette skjer på siste møte i hver fireårsperiode. Formålet med Østlandsrådet er å sette fokus på felles utfordringer gjennom bl.a. faglige innlegg og bidra til å bygge brede allianser over kommune og fylkesgrenser på Østlandet. Rådet kan vedta

5 uttalelser overfor nasjonale myndigheter. Rådet kan ikke fatte vedtak som binder opp Østlandssamarbeidet, Osloregionen eller Osloregionens Europakontor. De tre organisasjonene informer Østlandsrådet om aktivitet og planlagte satsinger/initiativ. Felles styre er høyeste organ mellom møtene i Østlandsrådsrådet. Styret møtes ca. fire ganger pr år. Selvskrevne medlemmer er byrådslederen i Oslo, fylkesordførere (i fylkeskommuner som ikke har parlamentarisme) og fylkesrådsleder(e). Felles styre består i tillegg av like mange ordførere/kommunerådsledere som antallet selvskrevne medlemmer. Styret skal, i tillegg til å behandle ordinære styresaker knyttet til de tre samarbeidsorganisasjonene, være et politisk kontaktorgan. Organet skal arbeide med interessepolitikk på vegne av regionen. Styret kan oppnevne politiske underutvalg knyttet til de tre samarbeidsorganisasjonene. Østlandsrådet Felles styre Osloregionen Østlandssamarbeidet Osloregionens Europakontor Administrativ organisering De tre organisasjonene har hver sine sekretariater som i dag og finansieres hver for seg. Ansvaret for sekretariatene for Østlandsrådet og Felles styre går på omgang mellom de tre sekretariatene. Det etableres faste kvartalsvise møter mellom sekretariatene med sikte på informasjonsdeling. Modell 2B: Delvis integrasjon administrativ integrasjon Politisk organisering De politiske organisasjonene forblir som i dag. Administrativ organisering Det etableres et felles sekretariat med én direktør som betjener alle de tre organisasjonene. I forbindelse med vedtak av budsjett inngås det hvert år avtaler mellom den enkelte organisasjonen og sekretariatet.

6 For hvert år settes det opp et budsjett der andelen som skal gå til administrasjon fra de tre organisasjonene spesifiseres, sammen med utgifter til andre formål. Inntektene til sekretariatets drift baseres på inntektene fra kontingentene for de tre organisasjonene. Det føres et nøyaktig timeregnskap basert på faste timeprissatser. (Dette er samme system som bl.a. benyttes av konsulentselskaper). Direktøren har ansvar for å sørge for at sekretariatet er dimensjonert og har riktig kompetanse til å løse de oppgavene som organisasjonene ønsker utført. Sekretariatet organiseres som et kommunalt/fylkeskommunalt foretak eller eventuelt offentlig eid aksjeselskap, formelt «eiet» av Oslo kommune eller en av fylkeskommunene. Alle inntekter kommer fra salg av tjenester til de tre organisasjonene. Ubrukte midler skal tilbakeføres til den respektive organisasjonen. Modell 2C: Delvis integrasjon to organisasjoner Det etableres to organisasjoner som til sammen overtar ansvaret for dagens tre organisasjoner: Alt ansvar for internasjonalt arbeid, basert på det internasjonale arbeidet som utføres i Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor) samles i én organisasjon. De øvrige oppgavene samles i en organisasjon med ansvar for interessepolitikk og samordning., basert på Osloregionen og Østlandssamarbeidet. Sistnevnte organisasjonsmodell baseres på modell 3. Politiske og administrativ organisering for de to organisasjonene kan hvv. baseres på dagens organisering i OR (med tilpasninger), og modell 3. Modell 2D: To organisasjoner basert på fusjon av dagens organisasjoner For alle de tre etterfølgende alternativene kan det være aktuelt med noe justering av oppgaver i forhold til dagens oppgavefordeling mellom organisasjonene. Østlandssamarbeidet og Osloregionen slås sammen basert på modell 3 (minus kontor i Brussel) - Osloregionens Europakontor består som i dag. Eller Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor slås sammen Osloregionen består som i dag. (Organisasjonsmodell må eventuelt vurderes nærmere) Eller Osloregionen og Osloregionens Europakontor slås sammen Østlandssamarbeidet består som i dag. En forutsetning i forhold til den nye sammenslåtte organisasjonen er trolig at den internasjonale virksomheten når det gjelder interessepolitikk styrkes i forhold til i dag. (Organisasjonsmodell må eventuelt vurderes nærmere)

7 Modell 3: Full integrasjon Politisk organisering Alle kommuner og fylkeskommuner innenfor det geografiske området som i dag inngår Østlandssamarbeidet får tilbud om medlemskap. Samarbeidsrådet er samarbeidets øverste organ og møtes en gang i året. Rådet består av inntil to representanter fra hvert medlem. Hvert medlem møter med to stemmer 1. Hvert fjerde år (første halvår etter kommune- og fylkestingsvalg) velges leder, medlemmer til Kontaktutvalget samt politiske underutvalg og det vedtas handlingsplan for det kommende år. En fireårs strategiplan forberedes til Samarbeidsrådets møte neste år. Rådet oppnevner også medlemmer til en valgkomité. Dette skjer på siste møte i hver fireårsperiode. Hvert år vedtas årlige handlingsplaner med budsjett, rådet godkjenner årsberetning og regnskap. Kontaktutvalget er høyeste organ mellom møtene i Samarbeidsrådet. Kontaktutvalget møtes ca. fire ganger pr år. Selvskrevne medlemmer er byrådslederen i Oslo, fylkesordførere (i fylkeskommuner som ikke har parlamentarisme) og fylkesrådsleder(e). Kontaktutvalget består i tillegg av like mange ordførere/kommunerådsledere som antallet selvskrevne medlemmer. Kontaktutvalget behandler forslag fra de politiske underutvalgene og sekretariatet. Helt spesielle saker sendes til Samarbeidsrådet for endelig behandling, i øvrige saker har Kontaktutvalget beslutningsmyndighet. Kontaktutvalget følger opp arbeidet med prioriterte prosjekter som er vedtatt av samarbeidsrådet og ansetter direktør for sekretariatet. Kontaktutvalget fungerer også som kontaktorgan overfor nasjonale myndigheter i interessepolitiske saker, som koordinerende organ for innspill overfor EU-systemet og andre internasjonale samarbeidsarenaer og som en arena for gjensidige orienteringer om spørsmål som er av interesse for regionen. Fylkeskommunegruppen. Det etableres en egen gruppe for fylkesordførere og opposisjonsledere fra fylkeskommunene og Oslo kommune. Gruppen diskuterer interessepolitiske saker og kan fremme forslag overfor Kontaktutvalget. I Interessepolitiske saker kan gruppen uttale seg på selvstendig grunnlag uten at dette behandles av kontaktutvalget. Politiske utvalg. De politiske utvalgene kan behandler saker som legges frem av sekretariatet og kan også selv sette saker på dagsorden, eller be sekretariatet komme med saker. Sakene sendes til Kontaktutvalget for videre behandling. (De som er nevnt i organisasjonskartet på neste side er ment som et eksempel) Samarbeidsrådet vedtar hvor mange politiske underutvalg som skal etableres og hvilket tematisk ansvar disse skal ha. Hvert utvalg består av inntil 16 medlemmer. Oslo og fylkeskommunene har plass 1 Parlamentarisk styrte organisasjoner velger selv om byråd/kommuneråd/fylkesråd benytter begge stemmer, eller om opposisjon i kommunestyre/fylkesting også skal ha en stemme. I kommuner/fylkeskommuner med formannskapsmodell fordeles de to stemmene mellom flertallskonstellasjon (ordfører) og opposisjon.

8 til en representant hver i hvert av utvalgene. De øvrige medlemmene velges av Samarbeidsrådet blant kommunemedlemmene. Samarbeidsrådet Valgkomite Kontaktutvalget Fylkeskomgruppen Internasjonalt utvalg Areal-, transportog klimautvalg Næringsspolitisk utvalg Kompetanseutvalg Administrativ organisering Sekretariatets oppgave er å utarbeide underlag for de politiske organene i samarbeidet, holde kontakt med medlemmene og sørge for intern og ekstern informasjon om det som skjer innenfor samarbeidet. Sekretariatet skal videre legge til rette for samarbeidets interessepolitiske arbeid overfor nasjonale myndigheter. I tillegg har sekretariatet et ansvar for å yte rådgivning overfor medlemmene i samarbeidet og eventuelt andre tilknyttede aktører (høyere utdanningsinstitusjoner, næringsliv, etc) om initiativ, viktige saker, programmer og relevante prosjekter innenfor EU og andre relevante internasjonale samarbeidsarenaer. Sekretariatet skal bistå medlemmene i forbindelse med utarbeidelse av søknader om EU-prosjekter og bygging av partnerskap i denne sammenheng. Sekretariatet skal også legge til rette for studieturer og delegasjonsbesøk fra regionen i Brussel, samt studieturer til andre internasjonale destinasjoner. Sekretariatet ledes av en direktør som ansettes av Kontaktutvalget. Sekretariatets kompetanse bør for øvrig speiles av de viktigste arbeidsområdene for samarbeidet. I noen grad bør sekretariatets oppgaver løses gjennom tidsavgrensede anskaffelser av spisskompetanse og utredninger fra konsulenter/forskningsmiljøer. Den administrative koordineringsgruppen består av administrative representanter fra Oslo og fylkeskommunene samt én representant fra hvert regionråd på kommunenivå (som utpekes av regionrådene). Gruppen skal gi råd til sekretariatet i saker som skal sendes frem til politisk

9 behandling, samt delta med innspill til strategier og planer. Koordineringsgruppen utgjør videre et kontaktpunkt i forhold til regionrådene. Gruppen møtes to ganger pr år. Det etableres en Rådmannsgruppe bestående av 5-6 rådmenn fra kommuner og fylkeskommuner. Gruppen følger opp og gir råd til sekretariatet og møtes ca. annenhver måned. Det kan også vurderes å etableres administrative faggrupper som har samme tematiske inndeling som de politiske utvalgene og som bistår sekretariatet i forberedelse, forankring og oppfølging av arbeidet i de tematiske utvalgene. Sekretariatet organiseres med ett kontor i Oslo og ett kontor i Brussel, totalt med ca. 10 medarbeidere + evt. praktikanter. Direktør Administrativ koordineringsgruppe Rådmannsgruppen Sekretariat i Oslo Europakontor i Brussel Organisasjonen finansieres med kontingentinntekter fra medlemmene. Kommunene betaler kr 2.00 pr innbygger. Fylkeskommunene betaler kr 3.00 pr innbygger, mens Oslo kommune betaler kr, 5.00 pr innbygger. Organisasjonen kan inngå 1-årige eller flerårige avtaler med høyskoler og universiteter om tjenester knyttet til det internasjonale arbeidet. Vederlag for dette baseres på innholdet i tjenestene i hvert enkelt tilfelle.