Bakgrunnsnotat, organisasjonsgjennomgang

Transkript

1 Styremøtet 12. april 2016 Bakgrunnsnotat, organisasjonsgjennomgang 1. Innledning I forbindelse med behandling av Osloregionens handlingsprogram for 2015, sluttet styret i Osloregionen den seg til forslag om å igangsette arbeid med en organisasjonsgjennomgang av samarbeidsalliansen. Osloregionens organisering har i hovedsak vært uendret siden etableringen i Antallet medlemmer har imidlertid økt, fra 56 kommuner og to fylkeskommuner i 2004 til 78 kommuner og fem fylkeskommuner fra og med 1. januar Dette innebærer utfordringer når det gjelder å samordne medlemmenes interesser og legge til rette for gode arenaer for samarbeid og gjensidig informasjonsutveksling. Det geografiske området som alliansen omfatter er økt vesentlig i omfang. Dette er bakgrunnen for at styret den 16. juni 2015 vedtok å igangsette et arbeid med en organisasjonsgjennomgang. Resultatet av arbeidet skal behandles på møtet i Samarbeidsrådet for Osloregionen den 31. mai I handlingsprogrammet er det vist til initiativet fra Oslo kommune om en styrking av det regionale samarbeidet på Østlandet gjennom en samordning av de regionale samarbeidsarenaene Østlandssamarbeidet, Osloregionens Europakontor og Osloregionen. I en sak til styret i samarbeidsalliansen Osloregionen den 3. februar 2015, ble det konkludert med at det ikke var aktuelt med en sammenslåing av de tre organisasjonene nå. Styret i Osloregionens Europakontor og Kontaktutvalget i Østlandssamarbeidet gjorde likelydende vedtak. Samtidig vedtok de tre organisasjonene å styrke samarbeidet seg i mellom. Samarbeidsrådet i Osloregionen behandlet strategiske føringer for Osloregionen på sitt møte i Disse ligger bl.a. til grunn for Osloregionens årlige handlingsprogram. Som en del av prosessen ble det også besluttet at det skal legges frem forslag til reviderte strategiske føringer for Osloregionen på møtet i Samarbeidsrådet i Organisasjonens navn er «Osloregionen». Når dette begrepet benyttes i notatet, siktes det i hovedsak til organisasjonen med samme navn. Også «samarbeidsalliansen» eller «alliansen» benyttes enkelte steder med henvisning til Osloregionen.

2 2. Mandat og organisering Styret for samarbeidsalliansen Osloregionen behandlet sak om Organisasjonsgjennomgang av Osloregionen i sitt møte den 16. juni 2015 og vedtok følgende mandat for arbeidet: Vurdere hvilke fagområder/temaer det er hensiktsmessig at Osloregionen arbeider med i årene fremover. Få en oversikt over hvilke forventninger medlemskommunene og fylkeskommunene har til samarbeidet i Osloregionen. Hva fungerer bra i dag og på hvilke områder burde samarbeidet fungere bedre? Innfrir organisasjonen målsettingene sine? Vurdere i hvilken graddagens organisering med sammensetning av styre, administrativ koordineringsgruppe faggrupper og prosjektgrupper er hensiktsmessig for å sikre gode beslutninger, samarbeid og informasjonsutveksling. Vurdere eventuelle endringer i Osloregionens vedtekter. Styret i Osloregionen har oppnevnt en administrativ arbeidsgruppe som har hatt i oppgave å gjennomføre organisasjonsgjennomgangen og legge frem forslag til eventuelle endringer. Gruppen har bestått av: Nils Holm, Oslo kommune (leder) Kjersti Bærug Hulbak, Buskerud fylkeskommune Øyvind Michelsen, Akershus fylkeskommune Arthur Wøhni, Bærum kommune Håkon Johnsen, Østfold fylkeskommune Marianne Skjetne Bøe, Region Midt-Buskerud Anne Holten, Oppegård kommune Sigmund Hagen, Hadelandsregionen Direktør i Osloregionen har fungert som gruppens sekretær.

3 3. Beskrivelse av Osloregionens rolle og dagens organisering 3.1. Bakgrunnen for etableringen av samarbeidsalliansen Osloregionen Samarbeidsalliansen Osloregionen ble stiftet den 17. desember Det var tre prosesser som til sammen la grunnlaget for etableringen av alliansen: Byrådet i Oslo tok i løpet av 2002 og 2003 initiativ til stormøter med omegnskommunene for å få diskutert hvordan man kan løse behovet for samarbeid om regionens oppgaver. Initiativ fra fellesgruppen KS-regional utvikling, som fylkesstyrene for KS Østfold og KS Akershus nedsatte for å utvikle et nærmere samarbeid om regionale spørsmål. Oslo tiltrådte senere denne gruppen. Regjeringens arbeid med Stortingsmelding nr. 31 ( ) Storbymeldingen. Her ble det lagt til grunn at Osloregionen omfatter 46 kommuner og 5 fylker (i tillegg til Oslo). Regionen har over 1,2 mill. innbyggere, og er kjernen i en flersenterstruktur for Østlandet. For å følge opp disse initiativene, ble Arbeidsutvalget for Osloregionen opprettet for å utarbeide en felles samarbeidsplattform for regionen. Denne samarbeidsplattformen lå til grunn ved etableringen i desember I samarbeidsplattformen heter det bl.a.: Samarbeidet er [dermed] begrunnet i en situasjon der Osloregionen både skal møte utfordringen fra nasjonale sentraliseringstendenser og internasjonalt fra stadig sterkere, europeiske storbyregioner. Mer konkret er utfordringene knyttet til utvikling av utbyggingsmønster, samferdsel og kommunikasjon, styrking av kompetanse og verdiskaping, styrking av felles profilering, nasjonalt og internasjonalt, samt utvikling av samarbeid om sosial infrastruktur. Generelt vil det være viktig å utvikle et interessefellesskap, som kan gi grunnlag for samordnet opptreden i de saker som til enhver tid anses som viktige for regionen Osloregionens rolle For å oppleves som nyttig av medlemmer og omverden er Osloregionen avhengig av å oppnå resultater på flere områder: Meningsdannelse Utvikling av strategier for regional utvikling innenfor samarbeidsalliansens faglige innsatsområder Påvirkningskraft Påvirkning av regionens rammebetingelser utvikling av en helhetlig nasjonal politikk for hovedstadsregionen Regional identitet Bygging av regional identitet og utvikling av Osloregionen som organisasjon Disse områdene henger tett sammen, og er gjensidig avhengig av hverandre. I tillegg må Osloregionens rolle på disse områdene tilpasses andre regionale aktører, både formelle forvaltningsorganer og andre frivillige samarbeidsorganer.

4 Samarbeidsalliansen Osloregionen er en politisk allianse bestående av kommuner og fylkeskommuner. Alliansen har ingen formell beslutningsmyndighet og kan ikke forplikte medlemmene. Samarbeidet er basert på tillit og felles tilhørighet til Osloregionen som geografisk område. Osloregionen er en av flere aktører i det regionale landskapet. Det finnes ulike organisasjoner og institusjoner som har til hensikt å ivareta det offentliges interesser på et regionalt nivå, bl.a. regionråd på kommunenivå og organisasjoner som Østlandssamarbeidet og Osloregionens Europakontor. Osloregionen er etablert med utgangspunkt i at det også finnes en rekke andre regionale aktører og samarbeidsarenaer. Antallet medlemmer og det at alliansen omfatter både kommuner og fylkeskommuner, er til sammen det mest åpenbart særegne ved Osloregionen i forhold til andre arenaer og aktører på fylkesovergripende nivå. Alliansens målsetting er å samordne oppgaver som ikke ivaretas godt nok innenfor etablerte strukturer og arenaer, samt peke på behov for samordning der dette er til stede. Dette betyr imidlertid ikke at det er Osloregionen selv som skal være svaret på disse samordningsbehovene. Osloregionen har fra starten hatt et bredt mandat. Osloregionen har så langt i liten grad hatt en operativ rolle, men har fokusert på de strategiske utfordringene for regionen. De operative oppgavene er i hovedsak ivaretatt av kommunene og fylkeskommunene selv. Osloregionen har fokusert på å utvikle strategier og bidra til samordning av planlegging og bruk av offentlige virkemidler i regionen. «Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen», vedtatt i 2008 (og nå under revisjon), er det viktigste eksemplet på dette. Strategidokumentet har bl.a. vært grunnlag for innspill til arbeidet med Nasjonal Transportplan (NTP). Slikt samordnet interessepolitisk arbeid på vegne av regionen er viktig. I disse sakene har Osloregionen også vært opptatt med å samordne seg med Østlandssamarbeidet. En annen viktig rolle for Osloregionen, er å bidra til å øke samhørigheten innenfor regionen. Osloregionen er i utgangspunktet ikke en fast geografisk størrelse, og innenfor det området som alliansen omfatter er det i utgangspunktet heller ingen felles identitet eller tilhørighet til et slikt område. Samtidig hviler samarbeidet innenfor alliansen nettopp på en forståelse av å tilhøre et område med felles utfordringer og muligheter, der Oslo som storby og hovedstad spiller en viktig rolle. Medlemmene i Osloregionen har det til felles at de påvirkes av, og selv ønsker å være med å påvirke, de utviklingstrekk som preger denne regionen som helhet. Dette dreier seg særlig om felles utfordringer og muligheter innenfor areal- og transportområdet, klimaområdet, næringsutvikling og internasjonal synlighet. For å bidra til økt samforståelse, har Osloregionen bl.a. vært opptatt av å skape arenaer og kanaler for gjensidig informasjonsutveksling på tvers i regionen. Styremøtene og møtene i Samarbeidsrådet har i noen grad blitt benyttet til dette. Det viktigste eksempelet er imidlertid avisbilaget om Osloregionen som de siste årene både er distribuert til ordinære avislesere i regionen, samt til Osloregionens medlemmer, Stortinget og andre politiske miljøer og lokalmedia. Osloregionen har også arbeidet for å bidra til økt kunnskap om trender og utviklingstrekk i regionen som helhet.

5 Eksempler på dette fra senere tid er kartlegging av næringsklynger og nettverk i Osloregionen, utarbeidet i 2014 og TØI rapport 1378/2014 «Areal- og transportutvikling i Osloregionen faktagrunnlag», som ble utarbeidet som del av arbeidet med å revidere «Samordnet areal- og transportstrategi for Osloregionen». Dette materialet er både distribuert til enkeltaktører i regionen, til nasjonale myndigheter og til medlemmene i alliansen. Gitt Osloregionens rolle, slik det er beskrevet over, samt antallet medlemmer i alliansen, er god informasjonsflyt internt og godt informasjonsarbeid eksternt, kritiske faktorer for å lykkes. Utfordringene knyttet til det interne informasjonsarbeidet er i seg selv krevende; styret består av travle politikere som må forholde seg til en stor mengde informasjon og en rekke ulike arenaer. Totalt er det ca folkevalgt politikere i Osloregionens medlemskommuner og fylkeskommuner. Forventninger til og bevissthet om Osloregionen er naturlig nok relativt lav hos de fleste av disse. Utfordringene med å nå igjennom overfor eksterne aktører i regionen og nasjonalt, media, for ikke å snakke om de enkelte innbyggerne i regionen, er også betydelige. Over tid er det utviklet gode relasjoner til relevante etater på nasjonalt nivå, departementer, og enkelte aktører innenfor kunnskap/forskning og næringsliv. Når det gjelder innbyggerne i regionen, har samarbeidsalliansen ikke hatt ambisjoner om at disse skal kjenne til selve organisasjonen, derimot har det vært en målsetting at kunnskap om utviklingstrekk og trender i Osloregionen skal være en del av det felles ordskiftet i media. Dette har skjedd i en viss grad, særlig innenfor areal, transport og klima, der flere regionale aktører har bidratt til å sette disse spørsmålene på dagsorden Osloregionens satsningsområder 1 Samarbeidsplattformen for Osloregionen, som lå til grunn ved etableringen i 2004, pekte ut følgende satsningsområder for alliansen: utvikling av utbyggingsmønster, samferdsel og kommunikasjon styrking av kompetanse og verdiskaping styrking av felles profilering, nasjonalt og internasjonalt utvikling av samarbeid om sosial infrastruktur Etter forslag fra styret, valgte Samarbeidsrådet i 2012 i forbindelse med forslag til nye strategiske satsningsområder, å ta ut punktet om sosial infrastruktur. Prosjektet Fritt kommunalt tjenestevalg Den grenseløse regionen startet høsten 2006, som et hovedtiltak innenfor oppfølging av dette satsingsområdet. Målsettingen var å etablere en ordning hvor innbyggerne selv etter egne preferanser kunne velge hvor i regionen de ønsker å bruke bestemte lovpålagte kommunale og fylkeskommunale tjenester. Det viste seg imidlertid vanskelig å konkretisere dette satsningsområdet og Osloregionens rolle i denne sammenheng. Klima tatt inn som nytt satsningsområde da Osloregionen i 2012 reviderte sine strategiske føringer. Målsettingen var at Osloregionen skulle utarbeide en felles klimastrategi for Osloregionen. I mars 1 Forslag til nye strategiske føringer for Osloregionen vil bli utarbeidet parallelt med denne organisasjonsgjennomgangen, men vil bli lagt frem i et eget notat fra den administrative arbeidsgruppen.

6 2015 vedtok styret at dette satsningsområdet skulle følges opp ved at klimaperspektivet ble forsterket i forbindelse med revisjonen av Osloregionens areal- og transportstrategi, nettverksbygging og erfaringsdeling, bl.a. gjennom BEST-konferansens fokus på bærekraft hvert annet år, samt ved at Osloregionens faggrupper/prosjektgrupper ivaretar klima som fagområde relatert til den enkelte gruppes mandat. Ved rulleringen av de strategiske føringene i 2012, ble også samarbeid med nordiske storbyområder tatt inn som et arbeidsområde for alliansen. Helt siden etableringen har det vært kontakt med Mälardalsrådet i Stockholmsregionen, som har mange likhetstrekk med samarbeidsalliansen når det gjelder medlemmer, arbeidsområder og organisering. Det har vært initiativ for å vurdere tettere samarbeid, men primært har denne kontakten dreid seg om erfaringsutveksling mellom sekretariatene. Handlingsprogrammet for 2016 baserer seg på de strategiske føringene vedtatt i Følgende satsningsområder ligger pr i dag til grunn for Osloregionens arbeid: Utvikle utbyggingsmønster, samferdsel og kollektivtransport Styrke kompetanse og verdiskaping (FoU/næringsutvikling) Styrke felles profilering av Osloregionen nasjonalt og internasjonalt Klimapolitikk Samarbeid med andre nordiske storbyområder Satsningsområdet «Utvikle utbyggingsmønster, samferdsel og kollektivtransport» er det området der innsatsen har vært størst innenfor samarbeidet i alliansen. Ved en høringsprosess i forbindelse med revisjonen av de strategiske føringene i 2012, var dette også det området som ble vurdert som viktigst og mest positivt av medlemmene i alliansen. Innenfor dette området er det bl.a. blitt utarbeidet en felles areal- og transportstrategi i I 2012 utarbeidet man en felles gods og logistikkstrategi. En revidert strategi, som omfatter temaene fra begge disse strategidokumentene, skal sluttbehandles av styret i Med bakgrunn i de utarbeidede strategidokumentene har Osloregionen gitt innspill til nasjonal transportplan ved rulleringen av denne hvert fjerde år (2008, 2012). En ny felles uttalelse skal utarbeides i Innen satsningsområdet «Styrke kompetanse og verdiskapning», har Osloregionen særlig fokusert på å få frem fakta og kunnskap om regionen, bl.a. rapport med kartlegging av rekruttering til realfag på universitet/høgskolenivå (2008), kartlegging av informasjonsstrategier og teknologiske løsninger blant kulturinstitusjoner i Osloregionen (2008), Felles FoU- og næringsutfordringer i Osloregionen (2011), samt Kartlegging av næringsklynger og nettverk i Osloregionen (2014). Osloregionen har dessuten deltatt i styringsgruppen for oppfølging av Hovedstadsprosjektet (utvikling av fem klyngeområder i Osloregionen) og bidratt med støtte til Regionalt Innovasjonsprogram for Oslo og Akershus (til og med 2014). Innen satsningsområdet «Styrket profilering av Osloregionen», er det siden 2006 arbeidet med faktaunderlag, strategier og organisering av styrket profilering av regionen. Styret i Osloregionen sluttet seg våren 2007 til strategien «En kunnskapsprofil for Osloregionen». Vinteren 2010 ble det igangsatt et forprosjekt for å styrke Osloregionens internasjonale omdømme. I 2012 vedtok styret å

7 gå videre med prosessen, og i 2015 forelå forslag til profileringsstrategi for Osloregionen. Strategien er utarbeidet av Osloregionen, Oslo Business Region og VisitOSLO. Styret vedtok videre i 2015 å etablere et samarbeid kalt Oslo Brand Alliance, basert på de tre organisasjonene, som skal forestå det operative profileringsarbeidet. Arbeidet skal finansieres gjennom en egen finansieringsordning der kommunene og fylkeskommunene i alliansen, samt private bedrifter og øvrige offentlige virksomheter, inviteres til å delta. Osloregionen ga i 2010 støtte til profileringen av Osloregionen på Expo-messen i Shanghai og har siden 2011 deltatt som en støttespiller for profileringen av Osloregionen på MIPIM-messen i Cannes i Frankrike. Osloregionen har profilert seg lokalt i regionen gjennom utarbeidelse av avisbilag som har vært distribuert gjennom hhv. Aftenposten, Dagens Næringsliv og Dagbladet Organisering av arbeidet Politiske organer Samarbeidsrådet er Osloregionens høyeste organ, og ledes av styrets leder. Rådet fastlegger strategier for samarbeidet i Osloregionen, og fastsetter årlig medlemskontingent. Hvert medlem i samarbeidsalliansen deltar i samarbeidsrådet med én stemme. Samarbeidsråd holdes ordinært én gang hvert kalenderår. Møtet i samarbeidsrådet har vanligvis hatt en konferansedel og en formell del. I den formelle delen av møtet behandler Samarbeidsrådet kontingent for kommende år, eventuelle søknader om medlemskap og strategier for samarbeidet. Det siste har kun skjedd hvert fjerde år (i 2008 og 2012). Samarbeidsrådet behandler alliansens årsmelding med regnskap som en orienteringssak. Den formelle godkjenningen skjer i styret. Samarbeidsrådet foretar ingen personvalg. Med alle til stede, har Samarbeidsrådet per i dag 83 medlemmer. I praksis har det de siste årene vært ca. halvparten av medlemmene tilstede. Styret er det utøvende organ for Osloregionen, og ivaretar Osloregionens interesser mellom møtene i Samarbeidsrådet. Styret iverksetter samarbeidsrådets beslutninger og vedtar blant annet årlig handlingsprogram og budsjett for samarbeidsalliansens virksomhet, samt godkjenner årsmelding og regnskap. Styret behandler dessuten løpende saker fra sekretariatet. Styret benyttes dessuten til å informere om saker som angår regionen og alliansens arbeidsområder, og er en arena for gjensidig informasjonsutveksling mellom styrets medlemmer og de delregioner/fylkeskommuner de representerer. Oslo kommune, fylkeskommunene og regionrådene har én representant hver i styret. Normalt er kravet til representasjon at regionråd har minst tre medlemmer. Det kan imidlertid gjøres unntak fra denne regelen. Haldenregionen er foreløpig eneste eksempel på dette. Styret har i medlemmer. Osloregionen har per i dag ikke politisk representasjon i underutvalg. I følge vedtektene kan styret imidlertid opprette slike utvalg for å løse bestemte oppgaver eller utrede bestemte spørsmål. Administrative organer Sekretariatet ledes av direktøren. Sekretariatet ved direktøren har fått delegert fullmakter av styret til å ivareta den løpende driften av alliansens virksomhet, i tråd med Oslo kommunes etatssjefsfullmakt. Sekretariatet har sekretariatsansvar for samarbeidsrådet og styret samt Osloregionens øvrige grupper. Sekretariatet har fått delegert det løpende plan- og budsjettansvaret for Osloregionen, ivaretar overordnet koordinering av Osloregionens administrative arbeid og samordner Osloregionens utadrettede virksomhet. Sekretariatet består i 2016 av tre ansatte; En

8 direktør med overordnet ansvar, en fagsjef med særlig ansvar for oppfølging av arbeidet med areal, transport og klima, samt en spesialrådgiver med bl.a. ansvar for informasjon. Sistnevnte stilling er en midlertidig ordning, stilt til rådighet av og finansiert av Oslo kommune. De to førstnevnte stillingene er finansiert over Osloregionens budsjett. Oslo kommune er vertskap for Osloregionens sekretariat, noe som bl.a. innebærer at de ansatte i sekretariatet er formelt ansatt i Oslo kommune og har sin arbeidsmessige tilknytning til Byrådslederens kontor. Alle juridiske og økonomiske disposisjoner som sekretariatet foretar på vegne av samarbeidsalliansen skjer med utgangspunkt i Oslo kommunes interne retningslinjer og Oslo kommune som juridisk subjekt. Byrådslederens kontor bistår bl.a. med IT-, HR- og regnskapstjenester samt noe øvrig administrative støttetjenester, noe alliansen betaler et fast årlig beløp til Oslo kommune for. Sekretariatet leier for tiden lokaler av Oslo Business Region og er samlokalisert med dette selskapet og Osloregionens Europakontor. Osloregionen har etablert en administrativ koordineringsgruppe. Formålet med gruppen er bl.a. å gi råd til sekretariatet i saker som skal sendes frem for styrebehandling, bidra til utvikling av helhetlige strategier, informere om og forankre alliansens arbeid i medlemsorganisasjonene, og målbære synspunkter og innspill fra medlemmene inn i samarbeidet. Gruppen har representanter fra Oslo kommune og de deltakende fylkeskommunene og regionrådene. Osloregionen kan etablere faggrupper innen prioriterte satsingsområder. Gruppene utgjør en faglig støtte for sekretariatet i forberedelsen av saker som skal behandles av sekretariatet. Gruppene skal bidra til strategiutvikling og kan være ansvarlig for utredningsoppdrag og lignende på oppdrag fra Osloregionens styre. Gruppene har medlemmer fra fylkeskommunene, Oslo kommune og regionrådene i Osloregionen. Osloregionen har en faggruppe for ATP. En faggruppe for Profilering, verdiskapning og kompetanse er under etablering. Osloregionen har også tidligere hatt en faggruppe for Næringsutvikling og kompetanse. Tidvis etableres egne prosjektgrupper. Faggruppene supplert med eksterne representanter vil ofte utgjøre basis for sammensetning av prosjektgrupper. Ved behov suppleres det også med ad hocgrupper for å løse oppgaver som ikke naturlig faller inn under ansvarsområdet til en av faggruppene. Osloregionens virksomhet er finansiert ved en kontingent basert på antall innbyggere i den enkelte medlemskommune og fylkeskommune. For tiden er kontingenten kr. 1,50 pr innbygger. Oslo (som kommune med også fylkeskommunale oppgaver) betaler dobbelt kontingent. Kontingenten har vært uendret siden Inntektene fra kontingenten utgjør i ,35 mill. kroner. Fra og med 2016 er medlemmene i Osloregionen invitert til å bidra med et eget tilskudd til arbeid med profilering gjennom samarbeidet Oslo Brand Alliance. Ressursene til dette formålet holdes adskilt fra Osloregionens ordinære budsjett.