Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Hemsen NVH Tid: Onsdag den , kl

Transkript

1 Referat fra felles DF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: Hemsen NVH Tid: Onsdag den , kl Til stede: Fra tjenestemannsorganisasjonene og hovedverneombud: Kurt Johansen, Parat UMB Lise Thoen, HVO UMB Anne Gravdahl Akademikerne, UMB Jan Erik Paulsen, Forskerforbundet NVH Greta ndahl, Parat NVH Erling Olaf Koppang, DNV NVH Katharina B. Løken, NTO NVH Jannicke Thom, NTL NVH Signe Kroken, NTL UMB Mette Wik Forskerforbundet UMB Birger Svihus, Forskerforbundet UMB Gry T. Jæger, HVO NVH Fra arbeidsgiversiden: Administrerende direktør Birger Kruse, NVH (møteleder) Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB Personalsjef Torborg Storaas, NVH Avdelingsleder Hans Gran, NVH Påtroppende rektor Mari Sundli Tveit Fra Sekretariatet: Sekretariatsleder Jan Olav Aasbø Referent: Hans Gran, NVH **** Saksliste: 105/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste 106/2013 Referat fra DF-møtet 18. september /2013 FS-126/13 Orientering fra Sekretariatsleder 108/2013 FS-128/13 Søknad om fritak for instituttstyrer 109/2013 FS-129/13 Revidert budsjett for Fellesstyret /2013 FS-130/13 Tertialrapporter per 2. tertial for UMB og NVH 111/2013 FS-131/13 Budsjett NMBU 2014 D 112/2013 FS-132/13 Budsjettforslag 2015 D 113/2013 FS-133/13 Mulig bruk av Veterinærhøgskolen som kommunikasjonsgrep 114/2013 FS-134/13 Visuelt uttrykk mulige retninger 115/2013 FS-135/13 mplementering av visuell profil - profilfilm og nettsider 116/2013 FS-136/13 KT-handlingsplan 2013

2 117/2013 FS-137/13 Status for implementering av administrative systemer 118/2013 FS-138/13 Seremonier i NMBU 119/2013 FS-139/13 Mandat og sammensetning av Arbeidsmiljøutvalg 120/2013 FS-140/13 Høring av forslag til endringer i Universitets- og høgskoleloven 121/2013 FS-141/13 Utlysning av instituttleder nstitutt for landskapsplanlegging (LP) utlysningstekst 122/2013 FS-142/13 Fullmakt til å inngå arbeidsavtale med tilsatte ledere 123/2013 FS-143/13 Orientering om byggeprosjektene på Campus Ås 124/2013 Ledelsesstab rolle og funksjon 125/2013 Eventuelt nnkallingen og sakspapirer ble sendt den , med enkelte ettersendte dokumenter de sakene dokumentene kom sent så nevnes det i referatet. Sakspapirene finnes på følgende side: 105/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Partene var enige om å behandle sak 124/2013 som første sak. nnkalling og saksliste ble godkjent. 106/2013 Referat fra DF-møtet 18. september 2013 NTL-UMB hadde noen små merknader til referatet under sak 104. Referatet ble med de endringene godkjent. 107/2013 FS-126/13 Orientering fra Sekretariatsleder Sekretariatsleder Jan Olav Aasbø orienterte om at studentene har valgt sine representanter til Universitetsstyret. 108/2013 FS-128/13 Søknad om fritak for instituttstyrer Saksdokumentet var sendt ut med sakspapirene, mens forslag til vedtak ble ettersendt 22. oktober. Forslaget til vedtak er at det etableres et felles instituttstyre for instituttene på studiested Adamstuen. Flere tjenestemannsorganisasjoner er uenig i vedtaksforslaget og støtter argumentasjonen fra FF-NVH. FF-NVH begrunner synspunktet dels i symmetri, at det bør være lik ordning blant instituttene på samme fakultet. Det er ønskelig med likeverdige institutter og medvirkning fra ansatte og da er det unaturlig ikke å ha egne instituttstyrer. Parat UMB, FF UMB, NTL UMB, DNV NVH og Akademikerne UMB støtter dette. NTL NVH, Parat NVH og NTO NVH er usikre på hva som er deres synspunkt i denne saken. De mener at forslaget til vedtak tilpasses den virkeligheten som er ved NVH i dag (felles styre over de fire instituttene). De er usikre på om man får rekruttert nok styremedlemmer til å bemanne fire styrer.. De mener også at medbestemmelsen i hovedsak skal ivaretas gjennom tillitsvalgte på de ulike styringsnivåene, ikke gjennom styrerepresentanter. 109/2013 FS-129/13 Revidert budsjett for Fellesstyret 2013

3 Det var ingen vesentlige kommentarer til saksnotatet. 110/2013 FS-130/13 Tertialrapporter per 2. tertial for UMB og NVH Det var ingen vesentlige kommentarer til saksnotatet. 111/2013 FS-131/13 Budsjett NMBU 2014 D Sekretariatet har lagt fram et første utkast til budsjettforslag. Det ble kort orientert om prosessen. Det var en utfordring å utarbeide et felles budsjett for NVH og UMB har en del ulike måter å budsjettere på. Det er en viss usikkerhet om man har fått med alle budsjettposter, og det vil sannsynligvis budsjetteres med reserver. Tjenestemannsorganisasjonene vil få anledning til å drøfte budsjettet når et endelig budsjettforslag legges fram. denne omgang hadde de følgende kommentarer: Akademikerne UMB ba om at det settes av pott for å dekke kostnader ved forhandlinger på bakgrunn av ubegrunnete lønnsforskjeller. Dette ble støttet av alle de andre tjenestemannsorganisasjonene. Flere pekte på at det var litt vanskelig å få full oversikt, og pekte blant annet på punkt 2 g i vedtaksforslaget. Her er det ulike tradisjoner mellom UMB og NVH som gjør at man velger den ene måten å gjøre det på. Forskerforbundet-UMB mente det var uheldig at man har valgt den løsningen som gir Universitetsadministrasjonen mer penger (2,5 mill) enn den alternative løsningen. NTL-UMB, stilt spørsmål rundt pkt 2 c) og hvordan inndragning av midler skulle foregå. Det vil skje ved naturlig avgang. FF-UMB ba om en synliggjøring av hvordan disse midlene er inndratt. FF-NVH ønsket etter hvert å få synliggjort hvor stor andel av det samlete budsjettet som går til undervisnings- og forskningsformål. 112/2013 FS-132/13 Budsjettforslag 2015 D Det foreslås at NMBU skal spille inn behov for midler til følgende store satsninger: økt antall studieplasser særlig på NMBUs faglig strategiske satsningsområder, rehabilitering av bygninger, modernisering av infrastruktur for forskning og innovasjon og nye rekrutteringsstillinger. Tjenestemannsorganisasjonene er enige i at de foreslåtte satsninger er viktige. De stiller imidlertid noe spørsmål om hvor gjennomtenkt forslaget om økt studentopptak er; De peker på at det er utfordringer på kapasiteten på undervisningslokaler allerede i dag. De peker også på arbeidsbelastningen for de ansatte hvis ikke antallet undervisningspersonale øker i takt med studenttallet. Organisasjonene er enige i at studenttallet kan økes, men da må de innvendingene de har møtes. Blant annet mener organisasjonene at beløpet skissert på følgekostnader, 17 mill., er betydelig underestimert Akademikerne UMB ønsker at man ser på formuleringene på rekrutteringsstillinger, og argumenterer inn mot det den nye regjeringen ønsker å satse på. FF-NVH ønsker tydeligere at man følger opp strategien om å være et fremragende universitet da må man tydelig signalisere ønsket om mer forskningsmidler. 113/2013 FS-133/13 Mulig bruk av Veterinærhøgskolen som kommunikasjonsgrep Sakspapirene i denne saken kom Det foreslås at Veterinærhøgskolen skal kunne benyttes som et kommunikasjonsgrep, og at det lages regler for dette. Det vil da kunne brukes

4 som «NMBU Veterinærhøgskolen». Tjenestemannsorganisasjonene støtter dette som et viktig eksternt kommunikasjonsgrep. Det er viktig at de blir gode regler på dette, hvor de ansatte ved NVH føler at de har blitt hørt.. 114/2013 FS-134/13 Visuelt uttrykk mulige retninger Det arbeides med tre ulike retninger på grafisk profil. Dette presenteres muntlig på FS. Det henvises til at det arrangeres allmøter på mandag for å informere om forslagene. 115/2013 FS-135/13 mplementering av visuell profil - profilfilm og nettsider Sakspapirene i denne saken kom samråd med styreleder er det ikke utformet vedtaksforslag i saken. Det ligger et forslag på å utarbeide en profileringsfilm for å profilere NMBU, Dette er budsjettert til kroner. Styringsgruppa er delt i saken, det påtroppende rektoratet går inn for tiltaket. Mari Sundli Tveit orienterte om forslaget. Og peker på at dette kan gi en god profilering av NMBU. Tjenestemannsorganisasjonene uttrykte at de var imot forslaget. De er skeptiske både i forhold til tidsperspektivet, og bruk av ressurser til dette. De syns målet med filmen er uklart, og at det kan være vanskelig å nå alle målgrupper med denne filmen. De savner også plan for hvordan filmen skal brukes, og hvor den evt. skal legges ut. Kjøp av annonseplasser vil øke kostnadene betydelig. 116/2013 FS-136/13 KT-handlingsplan 2013 Tjenestemannsorganisasjonene hadde ingen kommentarer til selve forslaget. Akademikerne UMB savnet en tydeligere visjon om bruk av KT i undervisning. Arbeidsgiver informerte om at det vil komme i en egen e-strategi for NMBU. 117/2013 FS-137/13 Status for implementering av administrative systemer Jan Olav Aasbø orienterte. På forrige Fellesstyremøtet var det en grundig gjennomgang av de fire driftskritiske systemene; Agresso, Paga, Public 360 og FS. Fellesstyret ønsket å følge implementeringen av systemene tett fremover og det orienteres derfor om status på hvert møte fremover. Akademikerne UMB har fått signaler om at enkelte brukere mener Agresso som innkjøpssystem er tungvint. Siri M. Løksa følger opp dette. 118/2013 FS-138/13 Seremonier i NMBU For å vurdere hvilke symboler og seremonier som NMBU skal ha ble det oppnevnt en arbeidsgruppe. Tjenestemannsorganisasjonene hadde ingen innvendinger til forslaget, men Parat-UMB etterlyste arrangementet som UMB har med markering av ansatte som har arbeidet i 25 år ved UMB. Arbeidsgiver vil følge opp dette. 119/2013 FS-139/13 Mandat og sammensetning av Arbeidsmiljøutvalg Det legges fram forslag til mandat og sammensetning av Arbeidsmiljøutvalget. Tjenestemannsorganisasjonene peker på at de ønsker en lignende sammensetning for AMU som for LMU. Og ville ønsket at det er samme representant fra ledelsen som går inn som leder av utvalgene. Arbeidsgiver peker på at det er arbeidsgiver på fritt grunnlag som foreslår sine medlemmer i utvalget, og at dette er diskutert på arbeidsgiversiden. Forslaget om at Administrasjonsdirektør er leder på arbeidsgiversiden står fast.

5 NTO-NVH, ber om at man vurderer antall hovedvernombud ved NMBU og understreker viktigheten av en koordinerende person for vernetjenesten på Adamstuen.. 120/2013 FS-140/13 Høring av forslag til endringer i Universitets- og høgskoleloven Fellesstyret skal avgi en høringsuttalelse på vegne av UMB og NVH i høringen om forslag til endringer i universitets- og høgskoleloven. Tjenestemannsorganisasjonene er samstemte i at de ikke ønsker at Fellesstyret skal støtte sak 21, avsetting av enkeltstyremedlem. De mener at en slik åpning kan føre til at KD avsetter medlemmer som blir oppfattet som brysomme. NTL-UMB mener at det må utredes nærmere om konsekvenser av forslag om innstegsstillinger. De frykter at forslaget øker antall midlertidige. Slike stillinger må ikke komme på bekostning av andre faste stillinger. 121/2013 FS-141/13 Utlysning av instituttleder nstitutt for landskapsplanlegging (LP) utlysningstekst Det var ingen kommentarer til saksnotatet. 122/2013 FS-142/13 Fullmakt til å inngå arbeidsavtale med tilsatte ledere Aarflot korrigerte saksfremlegget. Ut fra en vurdering av hvem som formelt kan inngå avtaler på vegne av NMBU endres vedtaket til at prorektor Mari Sundli Tveit fremforhandler arbeidsavtaler, men det er styreleder Siri Hatlen som får fullmakt til å inngå avtaler. 123/2013 FS-143/13 Orientering om byggeprosjektene på Campus Ås På grunn av tidspress i møtet og behov for å drøfte flere saker inngående, ble det ikke orientert om byggeprosjektene. 124/2013 Ledelsesstab rolle og funksjon På forrige DF-møtet ba organisasjonene om et notat rundt ledelsesstabens rolle og funksjon. NMBUs ledergruppe utarbeidet et notat om stabens rolle og funksjon. Tjenestemannsorganisasjonene ønsket en diskusjon om notatet, og tolket forslaget til Ledelsesstabens rolle og funksjon til å være i strid med styringsreglement. Notatet gir rom for spekulasjoner om hvor makten ligger. Det er en uklar maktstruktur mellom hva som skal ligge av ansvar i Ledelsesstab og hva som ligger i linjeorganisasjonen. (Tjenestemannsorganisasjonene ønsket en klar og tydelig maktstruktur slik at man visste hvem man skulle forholde seg til.) Arbeidsgiver mener forslaget i notatet ivaretar det organisasjonene ønsker, men ser at det vil være behov for presisering når notatet tolkes ulikt, og vil derfor utarbeide et nytt dokument som beskriver nærmere hvordan saksgangen skal være ved NMBU inkludert ledelsesstabens rolle og funksjon. Dette vil bli forelagt arbeidstakerorganisasjonene før det blir implementert. det videre arbeidet med implementering av ny organisasjon vil man derfor bruke stillingsbeskrivelsen som er vedtatt for leder av ledelsesstaben. NMBUs ledergruppe vil diskutere hastigheten av implementeringen. Arbeidsgiver tar med seg de signalene som har fremkommet i møtet, og vil arbeide videre med å beskrive hvordan administrasjonen skal ivareta ledelsesstøtten. Det vil utarbeides beskrivelser av hvordan dette skal gjøres i ulike saker.

6 FF tok i samme moment opp møtehyppighet mellom de ulike ledergruppene, og at det er viktig at utvidet ledergruppe møtes hyppigere enn tilsvarende organ ved andre universitet. Rektor lovte å vurdere dette 125/2013 Eventuelt Status Bemanningsgruppen: Jan Olav Aarflot orienterte om de beslutninger bemanningsgruppen har foretatt om plassering av de administrativt ansatte ved NVH, og også plassering av ledere ved de to institusjonene i seksjonslederstillinger i de ulike administrative avdelinger. kke alle berørte har fått informasjon enda. Når protokollen er underskrevet vil organisasjonene få dette skriftlig. Tjenestemannsorganisasjonene var kritiske til at seksjonsinndelinger ikke har vært inne i medbestemmelsesapparatet. Dette er etter organisasjonenes mening i alle fall en drøftingssak. Arbeidsgiver mener dette ligger innenfor arbeidsgivers styringsrett. Parat-UMB og NTL- UMB mener at dette er en forhandlingssak. Siden dette ikke har vært innom de tillitsvalgte så stilte NTO-NVH spørsmål om i hvert de administrativt ansatte i de ulike avdelingene har vært godt inne i prosessene med å komme frem til den videre inndelingen i seksjoner. Arbeidsgiver mente at det har vært inkluderende prosesser rundt dette. NTL-UMB ba om å få tilsendt organisasjonskartet for de ulike administrative avdelingene (uten navn på ansatte). Arbeidsgiver vil vurdere om dette er gjenstand for forhandlinger eller drøftinger, og innkalle til et snarlig møte om saken. Frikjøp av tillitsvalgte: NTL-UMB ønsket å ta opp frikjøp av tillitsvalgte. Det arbeides nå med en tilpasningsavtale til hovedavtalen, og særavtaler for tillitsvalgte. Spørsmålet hører hjemme der.