«ROBUSTE FOLLO» Modell for sammenslåing av lokallagene i Human-Etisk Forbund i Follo.

Transkript

1 «ROBUSTE FOLLO» Modell for sammenslåing av lokallagene i Human-Etisk Forbund i Follo. Prosjektrapport

2 1. Bakgrunn Fylkesstyret i Akershus ønsker å legge til rette for robuste lokallag som sikrer at hovedtyngden av frivillige innsats og engasjement benyttes til å lage gode seremonier og andre aktiviteter lokalt. Flere lokallag i Akershus har over noen år har hatt problemer med å rekruttere til verv i styrene. Dette har medført at flere lokallag ikke har hatt/har et lovlig valgt styre. Fylkesstyret ser at det på denne bakgrunn er behov for å vurdere en organisering som forenkler det administrative arbeidet, sikrer profesjonelle styrer og som frigir ressurser til direkte medlemsrettede aktiviteter lokalt. I Follo har Ås og Vestby og Oppegård lokallag tatt initiativ til en dialog om framtidig organisering av Follo lokallag. På denne bakgrunn vedtok fylkesstyret å oppnevne en prosjektgruppe med mandat å utrede «Robuste Follo - en modell for organisering av Human-Etisk Forbund Follo lokallag. Prosjektgruppa legger fram sin tilrådning i foreliggende rapport. 2. Mandat Fylkesstyret vedtok følgende mandat for arbeidet: 1. Utrede modell for organisering av Follo lokallag av Human-Etisk Forbund fra Ny modell skal bidra til at det administrative arbeidet forenkles og at formelle krav i henhold til vedtektene oppfylles. 3. Ny modell skal sikre tilrettelegging av seremonier og andre aktiviteter i den enkelte kommune. Det skal legges særlig vekt på å sikre samarbeid og kommunikasjon mellom styret og de frivillige lokalt. 4. Prosjektgruppas tilrådning legges fram for fylkesstyret i november Fylkesstyret dekker utgifter til gjennomføring av prosessen innenfor budsjettets ramme for dette formålet. 2

3 3. Prosjektgruppas sammensetning Gruppas medlemmer ble oppnevnt av de respektive lokallag i Follo. Prosjektgruppa har hatt følgende sammensetning: Brynhild Hovde, leder (Oppegård og Akershus) Bernt D Hagtvedt (Oppegård) Rigmor Øen (Frogn og Nesodden og Akershus) Per Bratterud (Ås og Vestby og Akershus) Arne Bodin (Ski) Evy Gran (Enebakk) 4. Innspill fra samling med frivillige i Follo Prosjektgruppa har hatt tre møter. For å sikre innspill og forankring i arbeidet inviterte prosjektgruppa i tillegg lokale frivillige/ansvarlige til et seminar september Hans Marius Christensen var prosessleder på seminaret. 12 personer deltok. Oppsummering fra samlingen følger nedenfor. 4.1 Status for lokallagene i Follo Medlemstall og frivillighet Lokallagene i Follo har til sammen 3568 medlemmer (desember 2015) fordelt på følgende lag: Ås og Vestby Oppegård Ski Nesodden Frogn Enebakk Totalt 860 medlemmer 768 medlemmer 713 medlemmer 659 medlemmer (lokallaget nedlagt/adm. Frogn) 398 medlemmer 188 medlemmer 3568 medlemmer 3

4 Seremonier og aktiviteter 2015/2016 Navnefest Konfirmasjon Filosofigruppe for ungdom Filosofigruppe for voksne Spillkvelder Åpne møter HUM-uke Solsnu Undringsløyper Utplassering tenkebenker Dødskafe Stand Kino Deltakelse på Bryllupsmesse 4.2 Fordeler med sammenslåing av lokallagene Bedre ressursbruk Tydeligere ansvarsdeling (lokalt/styret/ressurspersoner) Lettere å være med uten å være forpliktet til å ta styreverv Frigjør ressurser og arbeidskapasitet. Sparer mye tid til styrearbeid Flytte fokus fra «overlevelse» til aktivitet Lettere å hindre arrangementer på samme dato i samme region Sammenslåing av seremonier hvis det er få deltakere et sted Bedre planer Profesjonalisering og spesialisering Vil gjøre det lettere å sikre at formelle forhold oppfylles. Større baser med kompetanse Samlet større erfaring og bredere kompetanse. Skape aktivitet/dynamikk som kan tiltrekke seg nye og yngre og mer aktive tillitsvalgt Fadderordning for å overføre kompetanse/informasjon inn til styret Utveksle og dra nytte av hverandres erfaringer og kompetanse Stort styre med representasjon fra alle området geografisk og aktivitetsmessig. 4

5 Tydelig HEF utad Ett regionstyre kan gi HEF en sterkere stemme i regionen Et sterkt hovedstyre HEF mer synlig i Follo gjennom koordinert og tverrgående annonsering og arrangementer mot bredere målgruppe. Mer inspirerende med informasjon å tvers av lokalmiljøene Mer koordinert aktivitet Bredere tilbud til medlemmene Større tilbud til medlemmene Økt aktivitet Mer variert aktivitet Kan nå flere brukergrupper 4.3 Ulemper og risiko ved en sammenslåing i Follo Mindre lokalt engasjement og aktivitet Kan føre til mindre lokalt engasjement Utfordring hvordan jobbe lokalt? Oppsplitting av lokallagsstyrer og arbeidsfelleskap Større «avstand» Sikre faste kommunikasjonskanaler mellom lokale utvalg og styret Krever god kommunikasjon og informasjonsflyt Fysisk avstand en utfordring når det geografiske området blir stort Hvordan skal rollen som konfirmasjonsansvarlig på det enkelte seremonisted fungere i ny organisasjon? Hvordan forenkle arbeidet? Økonomi prioritering og fordeling sentralt og lokalt? Bør budsjettet behandles og vedtas på årsmøtet for å sikre lokal innflytelse og engasjement? Hvordan motivere og inspirere lokale arbeidsgrupper som skal gjennomføre lokale aktiviteter/seremonier? 5

6 5. Modell for Follo Lokallag På bakgrunn av innspill, erfaringer fra andre regioner har prosjektgruppa utarbeidet et forslag til en modell for Human-Etisk Forbund Follo Lokallag. 5.1 Styrets sammensetning Prosjektgruppa foreslår at styret for Follo Lokallag har følgende sammensetning: 1. Leder 2. Nestleder 3. Sekretær 4. Økonomiansvarlig 5. Styremedlem konfirmasjonsansvarlig 6. Styremedlem navnefestansvarlig 7. Styremedlem ansvarlig andre aktiviteter/oppgaver I tillegg bør det velges to varamedlemmer. Ved valg til styret må følgende krav oppfylles: 1. Styrets sammensetning må være innenfor krav i gjeldende vedtekter. 2. Det bør være representasjon fra alle kommuner/tidligere lokallag i regionen. 3. Det bør legges vekt på at kandidatene har kompetanse og interesse for arbeidet. 4. Begge kjønn må være representert i styret. 5. Så langt det er mulig bør styret ha en mest mulig balansert alderssammensetning. 5.2 Styrets ansvar, rolle og oppgaver Styret har overordnet ansvar for alle aktiviteter i Follo Lokallag. Styret har ansvar for følgende roller ivaretas: HEF i Follo som livssyns- og interesseorganisasjon (debatt, ulike aktiviteter og HUM-uke) HEF i Follo som seremonileverandør (konfirmasjon og navnefest) 6

7 Styret har ansvar for at følgende oppgaver ivaretas: Ordinære styreoppgaver (innkalling, protokoll, saksbehandling, utarbeidelse av budsjett/årsplan og årsmelding). Prosjektgruppa legger til grunn av regnskapet for Follo lokallag føres sentralt Det utarbeides årsplan hvor alle aktiviteter inngår. Planen skal være innen vedtatte budsjettrammer for den enkelte aktivitet og innenfor budsjettets totalramme. At planlagte/vedtatte aktiviteter gjennomføres, samordnes og evalueres årlig i tilknytning til årsmelding/regnskap. At det etableres hensiktsmessige kommunikasjonskanaler og informasjonsflyt mellom styret og frivillige i Follo lokallag. 5.3 Koordinering og gjennomføring av aktivitetene. Koordineringsgrupper og arbeidsgrupper. Prosjektgruppa foreslår følgende organisering av arbeidsoppgaver og aktiviteter: 1. Koordineringsgrupper for planlegging og koordinering Styret oppnevner koordineringsgrupper for følgende aktiviteter: Konfirmasjon Navnefest HUM-uke og andre aktiviteter Koordineringsgruppene ledes av et styremedlem. Koordineringsgruppene skal ha en representanter fra hver av kommunene/tidligere lokallag innen hvert ansvarsområde. Koordineringsgruppene planlegger aktivitetene innen sitt område innenfor rammen av vedtatt budsjett. 2. Arbeidsgrupper for gjennomføring For hvert av ansvarsområdene etablerer koordineringsgruppa arbeidsgrupper som gjennomfører aktivitetene lokalt. Lederen av hver koordineringsgruppe har et særlig ansvar for å bistå i rekruttering av deltakere til arbeidsgruppene. Leder har videre ansvar for å bistå ved organisering av arbeidsgruppene. 7

8 5.4. Kommunikasjon og samhandling. Lokale HEF-utvalg. En viktig forutsetning for sammenslåing er at det lokale engasjementet opprettholdes og helst videreutvikles. Det bør derfor legges til rette for god kommunikasjon og samhandling mellom det lokale nivået og styret. For så sikre dette oppnevnes det lokale HEF-utvalg bestående av frivillige som bidrar i arbeidet lokalt. Styret arrangerer samling med alle HEFutvalgene to ganger i året; før budsjett og årsplan utarbeides og etter at budsjett og årsplan er vedtatt. På denne måten sikres innspill fra det lokale nivået til arbeidet, samt at årsplanen blir gjort kjent for alle som bidrar i det frivillige arbeidet. 5.5 Særlig om valgkomiteens ansvar og oppgaver Prosjektgruppa legger stor vekt på at valgkomiteen: Gjennom året vurderer det sittende styre og Vurderer hvilke potensielle styremedlemmer som finnes blant lokallagets medlemmer. I forkant av årsmøtet legge fram forslag til nytt styre for det påfølgende år 5.6 Særlig om budsjettprosessen I tillegg til ordinære og vedtektsfestede årsmøtesaker bør budsjettet med forslag til rammer for hver enkelt av ansvarsområdene legges fram på årsmøtet. Dette for å sikre lokal innflytelse og engasjement. Årsmøtet gir styret de nødvendige fullmakter for å foreta justeringer gjennom året. 6. Vurdering Prosjektgruppa har nedenfor vurdert i hvilken grad modellen ivaretar de krav som fylkesstyret har satt til ny modell. 6.1 Vurdering i forhold til mandatets punkt 2 Ny modell skal bidra til at det administrative arbeidet forenkles og at formelle krav i henhold til vedtektene oppfylles. 8

9 Prosjektgruppas vurdering er at kravet ivaretas med følgende begrunnelse: Lettere å rekruttere til et styre enn til 5 styrer (som i dag) slik at det formelle krav i vedtektene oppfylles Mindre og enklere administrasjon ved at det utarbeides et budsjett, en årsrapport og et regnskap. Prosjektgruppa ser at budsjetter og regnskaper og andre rapporter vil bli mer omfattende og komplekse enn i dag, men mener at dette vil være en reell forenkling og slik frigjøre kapasitet og ressurser til arbeidet med aktiviteter. 6.2 Vurdering i forhold til mandates punkt 3 Ny modell skal sikre tilrettelegging av seremonier og andre aktiviteter i den enkelte kommune. Det skal legges særlig vekt på samarbeid og kommunikasjon mellom styret og de frivillige lokalt. Prosjektgruppas vurdering er at kravet ivaretas med følgende begrunnelse: Det lokale engasjementet vil kunne opprettholdes ved at de frivillige utenfor styret kan konsentrere seg om aktiviteter den enkelte har interesse og engasjement for. Koordinering gjennom styret vil sikre at lokallaget styre vil arbeide for at det tilrettelegges for seremonier i alle kommuner når det er behov for dette, samtidig som det kan gi mulighet til å samordne ressursene på tvers av av kommunegrensene når det er nødvending. Kommunikasjon med styret sikres gjennom at et av styrets medlemmer har et klart definert ansvar for å lede koordineringsgruppene og sikre at arrangementer blir planlagt og gjennomført innen de rammer som er satt for dette Lokale HEF-utvalg vil være viktige kanaler for innspill til budsjett/årsplan, samt evaluering av aktiviteten gjennom året. 9

10 7. Etablering av Human-Etisk Forbund Follo lokallag 7.1 Formelle rammer for oppløsning av lokallag. Fellesvedtekter for lokallag sier (i paragraf 4) at styret skal bestå av «minst 5 medlemmer og 2 varamedlemmer». De sier videre (i paragraf 5) at «Oppløsning av lokallaget kan skje med minst 2/3 flertall av de stemmer som avgis på årsmøtet.» Etablering av et Follo lokallag kan tenkes gjennomført ved at ett av lokallagene som ønsker å bli en del av det nye Follo lokallag endrer navn til Follo lokallag og at øvrige lokallag legges ned og at deres medlemmer overføres til Follo lokallag. 7.2 Prosess for etablering av Human-Etisk Forbund Follo Lokallag Forutsatt at fylkesstyret slutter seg til prosjektgruppas tilrådning tilrår prosjektgruppa følgende når det gjelder videre prosess: 2. Lokallagene Ski, Enebakk, Ås og Vestby, Frogn/ Nesodden lokallag oppløses fra ved vedtak på de respektive lokallags årsmøter. 3. Oppegård lokallag opprettholdes som organisasjon og endrer navn til Human-Etisk Forbund Follo lokallag fra Årsmøtet i de av lokallagene som vedtar oppløsning oppnevner en representant til et interimsstyre som får fullmakt til å forberede og gjennomføre etablering av Follo lokallag fram til nytt styre er valgt. 5. Årsmøtet i de av lokallagene som vedtar oppløsning oppnevner en representant til valgkomite som legger fram forslag til nytt styre på årsmøtet. 6. Det avholdes konstituerende årsmøte i Follo lokallag innen Årsmøtet velger nytt styre for Human-Etisk Forbund Follo Lokallag. 7. Follo lokallag overtar aktiva og passiva for de lokallag som inngår i Follo lokallag. 10

11 8. Tilrådning 1. Human-Etisk Forbund Follo lokallag etableres fra etter modell beskrevet i kapittel Prosessen med etablering av Human-Etisk Forbund Follo lokallag gjennomføres slik den er beskrevet i kapittel 7. Brynhild Hovde Bernt Hagtvedt Per Bratterud Arne Bodin Rigmor Øen Evy Gran 11