US 107/2016 Tilsetting av administrasjonsdirektør. Utlysningstekst

Transkript

1 US 107/2016 Tilsetting av administrasjonsdirektør. Utlysningstekst Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 16/04134 Vedlegg: 1. Utlysningstekst for stillingen som administrasjonsdirektør 2. Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør vedtatt av US i sak 87/2016 Forslag til vedtak: Styret vedtar utlysningstekst for administrasjonsdirektør Mari Sundli Tveit Rektor

2 2 1. Innledning I US sak 62/16 Styring og ledelse. Styrings- og ledelsesreglement ble det besluttet at NMBU fra fortsatt har ansatt rektor og skal ha en administrasjonsdirektør. I denne saken legges det fram forslag til utlysningstekst for kunngjøring av administrasjonsdirektør (vedlegg 1), samt forslag til prosess og tidsplan for tilsettingen. Universitetsstyret vedtok i sak 87/2016 stillingsbeskrivelse for stillingen (vedlegg 2) 2. Formelle sider ved tilsetting av administrasjonsdirektør Universitetsloven sier følgende om de formelle sidene ved tilsetting av administrasjonsdirektør: Styret ansetter avdelingsledere og administrativ leder dersom styret vedtar å opprette slike stillinger. ( 11-1 (1)) Hvis styret ansetter i annen administrativ lederstilling enn nevnt i tredje ledd (dvs prorektor, leder for avdeling og grunnenhet og administrerende direktør etter 10-3), skal dette skje på grunnlag av innstilling fra rektor, eller administrerende direktør hvis rektor er valgt etter ( 11-1 (6)) Styringsreglementet sier følgende om stillingen som administrasjonsdirektør NMBU skal ha en administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektøren utøver oppgaver på rektors vegne innen sitt ansvarsområdet. Administrasjonsdirektørens oppgaver fastsettes gjennom delegasjon fra rektor. Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre. Administrasjonsdirektør skal ha linjeansvar for IT-avdelingen, Økonomiavdelingen, Teknisk avdeling (Eiendomsavdelingen), Kommunikasjonsavdelingen og Personal- og organisasjonsavdelingen. 3. Prosess Vedlagt følger forslag til utlysningstekst (Vedlegg 1). Det foreslås at stillingen kunngjøres nordisk. Det legges til grunn at det skal være en åpen rekrutteringsprosess. Stillingene som administrasjonsdirektør ved NMBU er av stor offentlig interesse. Det anbefales at det ikke åpnes for konfidensiell behandling av søkere, og søkerlisten vil være offentlig. Innstilling Rektor innstiller og oppnevner en rådgivende gruppe på tre, som skal bistå i innstillingsarbeidet. En i gruppen skal være foreslått av organisasjonene. Universitetsstyret skal orienteres om gruppens sammensetning før arbeidet tar til. Ekstern bistand Rektor anbefaler at NMBU benytter ekstern konsulent for å bistå i rekrutteringsprosessen, herunder innhenting av referanser, testing i tillegg til bistand i selve intervjusituasjonen.

3 3 Tidsplan Rektor anbefaler at tilsetting av administrasjonsdirektør skjer når rekrutteringsprosess for rektor er gjennomført, slik at den som blir rektor per , kan være med og innstille for tilsetting i stilingen som administrasjonsdirektør. Dato Rektor Administrasjonsdirektør US Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst for rektor og sammensetning av innstillingsutvalg vedtas av US Kunngjøringsdato Søknadsfrist (diskuteres i møte) US Orientering til US Søkerliste foreligger Første møte i innstillingsutvalg (endelig dato avklares nærmere) Førstegangsintervju gjennomføres Kunngjøringsdato Andregangsintervjuer og testing Søknadsfrist Vurdering og innstilling ferdigstilles Utlysningstekst for administrasjonsdirektør og sammensetning av innstillingsutvalg vedtas av US Søkerliste foreligger Første møte i innstillingsutvalg US Tilsetting av rektor i US Førstegangsintervju gjennomføres Andregangsintervjuer (påtroppende rektor tilstede) og testing Vurdering og innstilling ferdigstilles Tilsetting av administrasjonsdirektør i US Rektor tiltrer Administrasjonsdirektør tiltrer

4 4 Vedlegg 1 Utlysningstekst Administrasjonsdirektør Legges ut på NMBUs nettside og rekrutteringsfirmaets nettside. Sendes interesserte søkere på forespørsel. NMBU Administrasjonsdirektør Norges miljø- og biovitenskapelige universitet (NMBU) søker administrasjonsdirektør. Administrasjonsdirektøren skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at organisasjonen når sine mål. Den som tilsettes skal sørge for at NMBU har effektive administrative prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og bistå virksomheten med høy kompetanse og god administrativ støtte og service. Oppgavene Administrasjonsdirektør har, på delegasjon fra rektor, ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT. Administrasjonsdirektør har ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og utvikles i samsvar med NMBUs behov I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør også ha et ansvar for oppfølging av byggeprosjektene og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektør har ansvar for koordineringen av virksomhetsstyring og internkontroll samt lede NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid. Kvalifikasjonskrav Vi søker etter en inspirerende og motiverende leder som tenker helhet og som vil lede i samsvar med NMBUs verdigrunnlag. Administrasjonsdirektøren må ha høyere utdanning og ledererfaring på høyt nivå med dokumenterte gode resultater. Evne til å kommunisere og motivere medarbeidere vil bli vektlagt. Det vil bli stilt krav om gode strategiske og administrative evner, samt bred erfaring med utviklingsarbeid og god innsikt i kunnskapsorganisasjoner. Det kreves solid kjennskap til og innsikt i offentlig forvaltning. Administrasjonsdirektøren må ha kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og erfaring i å skape gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte. Vilkår Administrasjonsdirektør ansettes på åremål for fire år med mulighet til inntil to nye åremålsperioder. Tiltredelse: Stillingen lønnes etter nærmere avtale. Administrasjonsdirektør tilsettes av universitetsstyret. Det er utarbeidet stillingsbeskrivelse for stillingen, se xxxxx

5 5 Ytterligere informasjon hos rektor Mari Sundli Tveit, tlf/ personal- og organisasjonsdirektør tlf/ eller (ekstern konsulent) tlf/ xxx Sende søknad Søknad sendes elektronisk via linken Søk stillingen øverst på denne siden (jobbnorge). Stillingsnr. xx Søknadsfrist xx.xx.xxxx Sende søknad Søkere som innkalles til intervju må kunne fremlegge bekreftede kopier av vitnemål og attester, samt angi referanser som kan kontaktes. Stillingen følger Statens lønnsregulativ. Medlemskap i Statens Pensjonskasse (2 %). Et godt arbeidsmiljø er preget av mangfold. Vi oppfordrer kvalifiserte kandidater til å søke uavhengig av kjønn, funksjonsevne eller kulturell bakgrunn. Arbeidsplassen vil om nødvendig bli lagt til rette for personer med nedsatt funksjonsevne. I samsvar med offentlighetsloven 25 gjøres det oppmerksom på at opplysninger om søkeren kan bli offentliggjort selv om søkeren har bedt om ikke å bli ført opp på søkerlisten.

6 6 Vedlegg 2: Stillingsbeskrivelse for administrasjonsdirektør Vedtatt av Universitetsstyret 8. september 2016, US sak 87/2016 Stillingstittel: Stillingskode: Tilsettingsform: Organisatorisk enhet: Rapporterer til: Personalansvar: Administrasjonsdirektør 1062 Direktør Åremål Universitetsledelsen Rektor Avdelingslederne på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT, leder av forkontoret Rolle, ansvar, myndighet Administrasjonsdirektør har på delegasjon fra rektor ansvaret for universitetsadministrasjonen på områdene kommunikasjon, personal- og organisasjon, økonomi, teknisk og eiendom og IT Administrasjonsdirektør kan delegere fullmakter videre Administrasjonsdirektør har ansvar for at disse drives innenfor rammene gitt i regelverk, overordnets nivås beslutninger og universitetsstyrets vedtak og utvikles i samsvar med NMBUs behov I perioden frem til samlokalisering vil administrasjonsdirektør ha et ansvar for oppfølging av byggeprosjektene og planlegging og gjennomføring av flytteprosessen av virksomheten ved Adamstuen til Ås Administrasjonsdirektøren er på vegne av rektor, sikkerhetsansvarlig (CSO - Chief Security Officer) og ivaretar den daglige ledelse av NMBUs sikkerhets- og beredskapsarbeid Administrasjonsdirektør har ansvar for koordineringen av virksomhetsstyringen, inkl. plan-, budsjett- og oppfølgingsprosess samt internkontroll

7 7 Arbeidsoppgaver: (Ikke uttømmende) Administrasjonsdirektør skal bistå rektor i det strategiske arbeidet, løse utviklingsoppgaver og bidra til at institusjonen når sine mål. Administrasjonsdirektør skal sørge for at institusjonen har effektive tekniske og administrative tjenester, prosesser og systemer som støtter primærvirksomheten, og som gir ansatte og studenter tjenester på høyt kvalitativt og servicemessig nivå Administrasjonsdirektør skal: Legge til rette for at rektor og universitetsstyret kan jobbe på et strategisk overordnet nivå og legge til rette for god støtte i beslutnings- og strategiprosesser Bidra til en fremtidsrettet utvikling og drift av digitale plattformer, systemer og infrastruktur Utvikle et godt lederteam Bidra til å utvikle et godt psykososialt arbeidsmiljø både for vitenskapelig og teknisk-administrativt tilsatte Være personalleder for og ha direkte linjeansvar for økonomidirektør, personal- og organisasjonsdirektør, kommunikasjonsdirektør, IT-direktor og eiendomsdirektør, leder av forkontor/lederstøtte Bidra til å bygge felleskap og en organisasjonskultur som fremmer tilhørighet til og stolthet over NMBU blant ansatte og studenter Legge til rette for at rektoratet har den nødvendige administrative støtte Sørge for god og nødvendig samhandling og kunnskapsdeling mellom alle avdelingene i universitetsadministrasjonen og fakultetsadministrasjonene Administrasjonsdirektøren er ansvarlig for at Administrasjonen utøver god forvaltningsskikk, har rutiner og retningslinjer i henhold til lover og regler NMBUs økonomifunksjon er i tråd med statens krav til økonomistyring og at NMBU har en god kontroll med budsjett, lønns- og regnskapsarbeid Eiendomsutviklingen og vedlikehold og drift av bygg og eiendommer er hensiktsmessig og forsvarlig, samt følge opp byggeprosjekt (SLP/BUT) og flytteprosessen Driften av NMBUs IKT infrastruktur er forsvarlig og driftssikker NMBUs interne og eksterne kommunikasjon og omdømme ivaretas NMBU har en personalpolitikk som posisjonerer NMBU som en attraktiv og internasjonalt anerkjent arbeidsplass og legge til rette for et stimulerende, forsvarlig og godt arbeidsmiljø Informasjons-, drøftings- og forhandlingsmøter med NMBUs sentrale tjenestemannsapparat legger til rette for god medvirkning og medbestemmelse i henhold til hovedavtalen, Formell kompetanse: Det kreves høyere utdanning fra universitet eller høgskole (minimum masternivå). Relevant yrkeserfaring Relevant ledererfaring på høyt nivå med dokumenterte gode resultater

8 8 og ledererfaring, andre kvalifikasjoner Gode strategiske og administrative evner, samt bred erfaring med utviklingsarbeid og god innsikt i kunnskapsorganisasjoner God kjennskap til universitets- og høyskolesektoren, og til trender og utviklingstrekk av betydning for sektoren, Evne til å kommunisere og motivere medarbeidere, til samarbeid og lagorienterte arbeidsformer Solid kjennskap til og innsikt i offentlig forvaltning Kjennskap til demokratiske beslutningsprosesser og erfaring i å skape gode samarbeidsrelasjoner mellom ledelse og tillitsvalgte Erfaring, evne og motivasjon for å opptre nåde på nasjonale og internasjonale arenaer.