US 121/2016 Delegasjonsreglement NMBU

Transkript

1 US 121/2016 Delegasjonsreglement NMBU Universitetsledelsen Saksansvarlig: Administrasjonsdirektør Saksbehandler(e): Jan Olav Aarflot, Elizabeth de Jong Arkiv nr: 16/05633 Vedlegg: 1. Delegasjonsreglement for NMBU Forslag til vedtak: Styret godkjenner delegasjonsreglement for NMBU Mari Sundli Tveit Rektor

2 2 Innledning Det vises til sak 62/2016 Styring og ledelse. Styrings og ledelsesreglement for NMBU. I denne saken ble det meldt at det ville bli fremlagt et delegasjonsreglement som bygger på NMBUs styringsmodell slik denne ble vedtatt. Delegasjonsreglementet vil være vedlegg til Styrings og ledelsesreglementet, og utdyper delegasjoner og fullmakter. Om reglementet Delegasjonsreglementet gir en oversikt over hvordan myndighet er fordelt ved NMBU, herunder delegasjoner og fullmakter. På grunnlag av vedtatt delegasjonsreglement skal det utarbeides et myndighetskart. Delegasjonsreglementet og myndighetskartet må leses i sammenheng med NMBUs styringsreglement som beskriver organiseringen av universitet. Delegasjon kan skje i den utstrekning dette anses hensiktsmessig og så lenge det ikke følger av loven at "styret selv" skal treffe vedtak eller det foreligger andre begrensninger i adgangen til å delegere. Delegasjonsreglementet tar utgangspunkt i at universitetsstyret delegerer myndighet til rektor, samt til universitetets klagenemnd der universitetsloven åpner for slik delegasjon. Rektor kan i alminnelighet delegere videre sin myndighet med hensyn til prinsippet om effektiv arbeidsfordeling og prinsippet om tilstrekkelig kontroll og ansvar for universitetsstyret. Delegasjonsreglementet gjør rede for Saker styret ikke kan delegere Saker av overordnet karakter styret selv bør ta avgjørelser i Saker styret kan delegere videre til klagenemnda Saker styret kan delegere videre til rektor Myndighet og fullmakter knyttet til rektors funksjonsområder Rektor viser til Colbjørnsenrapporten der det anbefales at universitetsstyret bør «delegere mer myndighet til rektor til å avgjøre faglige og administrative saker. Dette gjelder særlig beslutninger knyttet til utdanningsportefølje, intern allokering av økonomiske ressurser, tilsetting av faglige og administrative ledere, og faglige satsinger. Styret anbefales å begrense sin egen involvering i detaljerte administrative saker». Det er rektors vurdering at fremlagt delegasjonsreglement tar opp i seg disse anbefalingene. Rektor ber styret om å godkjenne forslag til delegasjonsreglement. Rektor fremmer følgende forslag til vedtak: Styret godkjenner delegasjonsreglement for NMBU.

3 3 US-sak 121/2016 Vedlegg 1 Delegasjonsreglement for NMBU Gjeldende fra Vedtatt av universitetsstyret i møte Myndighetsutøvelse og delegasjon Dokumentet gir en oversikt over hvordan myndighet er fordelt ved NMBU, herunder delegasjoner og fullmakter. På grunnlag av vedtatt delegasjonsreglement skal det utarbeides et myndighetskart. Delegasjonsreglementet og myndighetskartet må leses i sammenheng med NMBUs styringsreglement som beskriver organiseringen av universitet. I følge Lov 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høyskoler (uhl) omfatter universitetsstyrets myndighets- og ansvarsområde hele NMBUs virksomhet. Alle beslutninger ved institusjonen som er truffet av andre organer enn universitetsstyret, treffes på styrets vegne og på dettes ansvar. Det påligger av denne grunn styret og andre overordnede organer å føre tilsyn med virksomheten til underordnede organer. 1.1 Delegasjon av myndighet - prinsipper Med delegasjon menes overføring av myndighet, uten at den som delegerer oppgir egen myndighet. Delegasjoner forutsetter instruksjonsmyndighet, og kan alltid trekkes tilbake av delegerende organ dersom myndigheten ikke utøves innen gitte rammer og forutsetninger. Dette innebærer at all delegert myndighet utøves under forutsetning av etablerte systemer for virksomhetsbasert kvalitetssikring og internkontroll. All delegasjon tar utgangspunkt i at universitetsstyret er NMBUs øverste organ og at rektor alene står ansvarlig overfor universitetsstyret. Prinsippene om delegasjon medfører at: fullmakten kan gis med begrensninger etter delegeringsmyndighetens bestemmelse fullmakten kan tilbakekalles det delegerende organ kan gi instrukser om hvordan den tildelte avgjørelsesmyndigheten skal utøves generelt eller i den enkelte sak det delegerende organ kan avgjøre enkeltsaker som i utgangspunktet faller inn under den delegerte myndighet det delegerende organ kan omgjøre vedtak av det underordnede organ i samme utstrekning som om det selv hadde truffet vedtak i saken det delegerende organ har fortsatt det formelle ansvaret for behandlingen av sakene

4 4 Delegasjonsreglementet tar utgangspunkt i at universitetsstyret delegerer myndighet til rektor, samt til universitetets klagenemnd der universitetsloven åpner for slik delegasjon. Rektor kan i alminnelighet delegere videre sin myndighet med hensyn til prinsippet om effektiv arbeidsfordeling og prinsippet om tilstrekkelig kontroll og ansvar for universitetsstyret. 2 Delegasjon etter universitets- og høgskoleloven - Saksområder som styret ikke kan delegere Uhl. 9-1 nr 2 gir regler om delegasjon. Det fremgår her at universitetsstyret kan delegere myndighet til "andre ved institusjonen". Delegasjon kan skje i den utstrekning dette anses hensiktsmessig og så lenge det ikke følger av loven at "styret selv" skal treffe vedtak eller det foreligger andre begrensninger i adgangen til å delegere. Styret selv fastsetter også virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Følgende gir en oversikt over saksområder som styret ikke kan delegere. Avgjørelser som loven bestemmer skal treffes av styret selv og som styret ikke kan delegere videre: 1. Adgangsbegrensninger til studier 3-7. Studentopptak 2. Unntak fra kravet om at sensur skal foreligge innen tre uker etter eksamen Eksamen og sensur 3. Vedtak om generelle bestemmelser om avleggelse av og gjennomføring av eksamen Eksamen og sensur 4. Vedtak om sammensetning av NMBUs ansettelsesutvalg som foretar ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger, samt fastsette regler om innstilling og bestemme hvem som kan innstille mm og Utlysing av og ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger 5. Styret selv fastsetter innstillingsutvalgets sammensetning og nærmere regler om innstilling med mer, for ansettelse av prorektor, leder av avdeling og grunnenhet og administrerende direktør 11-1 (3) 6. Virksomhetens interne organisering 9-2 nr Vedtak om sammensetning av styret 9-3. Styrets sammensetning

5 5 8. Vedtak av reglement for valg til styret 9-4. Valg og oppnevning av styret 9. Vedtak om at personer i visse stillinger ikke skal være valgbare til institusjonens styre 9-4. Valg og oppnevning av styret 10. Vedtak om å kjøpe og avhende fast eiendom Eiendomsforvaltning 11. Vedtak som rekrutteringsmåte for rektor Ansettelse av rektor 12. Vedtak om at prorektor trer inn hvis rektor har frafall eller må fratre sitt verv Rektors fratreden 13. Vedtak om sammensetning av innstillingsutvalg for øverste lederstillinger og unntak fra krav om kunngjørelse 11-1 (3) 14. Vedtak om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff når universitetsstyret er tilsettingsmyndighet 11-3 (1). 15. Klage over vedtak om avskjed, oppsigelse, suspensjon eller ordensstraff når slikt vedtak er truffet av annet tilsettingsorgan 11-3 (3) 3 Funksjoner som er nevnt i 9.2 Styrets oppgaver men hvor uttrykket «styret selv» ikke er benyttet, men som er av overordnet karakter Saker av overordnet karakter som styret skal behandle: o o o Vedtak om institusjonens budsjett Overordnede strategiske beslutninger berørende forskning og utdanning herunder opprettelse og nedleggelse av studieprogram og ph.d. program Utøve det overordnede tilsynet med økonomi- og eiendomsforvaltningen ved universitetet 4 Universitets klagenemnd Universitetets klagenemnd skal i medhold av uhl. 5-1 behandle klagesaker over enkeltvedtak og, etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for kandidatene. I enkelte saker skal avgjørelse treffes av styret, men styret kan delegere til klagenemnda. Styret kan dessuten delegere andre klagesaker for studentene til klagenemnda.

6 6 NMBUs klagenemnd skal fatte vedtak og avgi uttalelser i følgende sakstyper etter uhl.: 1. klage fra studenter over enkeltvedtak truffet av universitetets organer jf. 5-1, 2. klage fra studiesøkere over avslag på opptak til studier, når avslag er vedtatt av NMBU, 3. saker om reaksjoner for mulig fusk eller annen uredelig eller klanderverdig opptreden fra studenters side jf. 4-7 og 4-8, 4. avgjørelse i saker om straffbare forhold eller politiattest jf. 4-9, 5. avgjørelse i saker om skikkethetsvurdering jf. 4-10, 6. klage fra studenter over formelle feil ved tilrettelegging og evaluering av studentprestasjoner jf. 5-2, 7. klage over ikke godkjent doktorgradsavhandling jf klage fra studenter over mangelfull oppfyllelse av lovbestemte eller kontraktsmessige forpliktelser knyttet til undervisning og eksamen. 9. klage fra studenter over mangler ved det fysiske læringsmiljøet, sett i forhold til lovbestemte plikter eller bindende planer fastsatt av universitetsstyret, med mindre saken kan behandles av NMBUs arbeidsmiljøutvalg. Styret fastsetter retningslinjer for klagenemndas arbeidsmåte. Rektor gis fullmakt til å oppnevne eksterne og ansatte medlemmer og varamedlemmer i klagenemnda jf. uhl Studentdemokratiet oppnevner årlig to medlemmer med varamedlemmer til klagenemnda. 5 Rektor I følge uhl 10-1 er rektor daglig leder for NMBUs faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter. Rektor er sekretær for styret og skal, i samråd med styrets leder, forberede og gi tilråding i de faglige og administrative saker som legges frem for dette. Rektor er på styrets vegne ansvarlig for disponering av ressurser og eiendom og økonomi- og formuesforvaltning. Se ellers nærmere beskrivelse av rektors ansvar i NMBUs styringsreglement. Styret delegerer til rektor beslutningsmyndighet i enkeltsaker så fremt delegering ikke er avskåret i loven eller andre steder, eller følger av styrets delegasjonsvedtak. Beslutningsmyndigheten kan delegeres videre så fremt ikke annet er bestemt. Rektor kan delegere til NMBUs utvalg så fremt delegasjon ikke er avskåret i lov eller annet. Slik beslutningsmyndighet kan ikke delegeres videre. 5.1 Stedfortrederfunksjon Ledere på NMBUs to nivåer (dvs. rektor og dekanene på fakultetsnivå) skal ha fast stedfortreder som ved leders fravær trer i funksjon med tilsvarende fullmakter og myndighet som den leder man fungerer for. Styret har fastsatt at nestleder ved fakultetet oppnevnes av rektor etter forslag fra dekan jf styringsreglementets pkt. 4.5.

7 7 Styret vedtar at prorektor for forskning er rektors stedfortreder. Rektor kan ved stedfortreders fravær bemyndige andre til å opptre som stedfortreder. 6 Myndighet og fullmakter knyttet til rektors funksjonsområder 6.1 Utdanningsvirksomhet Styret har gjennom fastsettelse av forskrift om studier delegert myndighet til rektor og fakultetene. Universitetsstyret fastsetter følgende forskrifter: Forskrift om opptak, studier, eksamen og grader ved NMBU med utfyllende bestemmelser Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d.) ved NMBU Forskrift for graden doctor philosophiae (dr.philos.) ved NMBU Forskrift om adgang til å gå opp til eksamen m.v. som privatist Rektor gis fullmakt til å tilpasse NMBUs forskrifter til overordnede lover og forskrifter. 6.2 Økonomi Utbetaling til rektor Styreleder gis fullmakt å godkjenne utbetalinger til rektor. Fullmakten kan delegeres videre til direktørnivå. Den skal være skriftlig og angi avgrensing i utbetalinger til rektor Budsjettdisponeringsmyndighet Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet. Styret delegerer budsjettdisponeringsmyndighet til rektor. Rektor kan delegere budsjettdisponeringsmyndigheten til ansatte på lavere nivå. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre og alle delegasjoner skal være skriftlig. Fullmakten er begrenset til de midler NMBU kan disponere i henhold til tildelingsbrevet fra Kunnskapsdepartementet og andre inntekter og at disponeringen ligger innenfor vedtatte budsjetter Eksternt finansiert aktivitet (BOA) Styret gir rektor ansvar og fullmakt til å inngå avtaler/kontrakter med eksterne finansieringskilder. Rektor er ansvarlig for at den nødvendige faglige og økonomiske oppfølgingen av BOAprosjektene blir ivaretatt, samt at BOA-virksomheten oppfyller kravene i henhold til gjeldende regelverk. Fullmakten kan delegeres videre.

8 EU- finansierte prosjekter For prosjekter finansiert av EU-programmer skal søknader kvalitetssikres iht. fastsatte rutiner og retningslinjer. For alle EU-kontrakter (Grant Agreements) og samarbeidsavtaler knyttet til Horisont 2020, samt avtaler knyttet til prosjekter under EØS finansieringsordningen (EEA og Norway Grants), gis rektor fullmakt til signering av søknad og samarbeidsavtaler for de finansieringskilder som krever at signering skjer på virksomhetsnivå. Rektor kan delegere fullmakten videre innenfor de gitte retningslinjer for slik delegasjon Søknader til større senterordninger Søknader til større senterordninger skal kvalitetssikres og godkjennes av rektor eller den rektor bemyndiger. 6.3 Forskning Utsatt publisering Styret gir rektor fullmakt til å utsette publisering av forskningsresultater jf uhl. 1-5, inntil 6 måneder om gangen, inntil to ganger. (6+6) Forvaltning av NMBUs eierinteresser Styret skal fastsette retningslinjer for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten skal utøves for forvaltning av eierinteresser Generalforsamlingsfullmakt Styret gir rektor fullmakt til å representere NMBU på ordinær eller ekstraordinær generalforsamling i de selskapene NMBU har eierinteresser i. Rektor kan delegere fullmakten videre Erverv og avhending av fast eiendom, og eiendomsforvaltning Styret selv foretar erverv og avhending av fast eiendom. Styret delegerer til rektor myndighet til å utøve den daglige eiendomsforvaltning. Styret gir rektor fullmakt til å inngå avtaler om leie og bortleie av grunn, stiftelse og forvaltning av forpliktelser og bruksrettigheter som ikke påvirker NMBUs bruk av egne eiendommer og arealer i nevneverdig grad og som ikke er av prinsipiell art. Rektor kan delegere fullmakten videre. 6.5 Personal Arbeidsgiveransvaret Styret gir rektor fullmakt å utøve arbeidsgiveransvaret i virksomheten. Delegasjonen gjelder arbeidsgiveransvaret utover styrets egne oppgaver. Arbeidsgiveransvaret kan delegeres videre til underordnede ledere med personalansvar innen de rammer som følger av styringsreglement og personalreglement ved NMBU.

9 Arbeidsgiverpart etter Hovedavtalen Styret gir rektor fullmakt til å opptre som arbeidsgiverpart i henhold til Hovedavtalen/hovedtariffavtalen i Staten. Rektor kan delegere fullmakten videre. 6.6 Helse, miljø og sikkerhet Styret delegerer til rektor myndighet for oppfølgingen av helse, miljø og sikkerhet,- og beredskapsarbeidet ved NMBU. Rektor gis myndighet til å sørge for at lovens krav til vernetjeneste (verneombud og AMU) og bedriftshelsetjeneste, samt internkontrollsystem og beredskapssystemer og -planer, er på plass og etterleves. Rektor kan delegere myndigheten videre. 6.7 Informasjonssikkerhet Rektor er øverste ansvarlig for informasjonssikkerhet på styrets vegne. Rektor kan delegere myndigheten videre