Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB

Transkript

1 Referat fra felles IDF-møte: fusjonsprosessen NVH-UMB Sted: NVH, Gjesteserveringen Tid: fredag , kl Til stede: Arbeidstakersiden: Arbeidsgiversiden: Kurt R. Johansen, Parat UMB Anne Gravdahl, NITO UMB Ole Gjølberg, Forskerforbundet UMB Pål Sebergsen, hovedvernombud UMB Marit Nesje, Forskerforbundet NVH Signe Kroken, NTL UMB Jannicke Thom, NTL NVH Elin Pålerud, Parat NVH Caroline Wiik, Tekna NVH Trude Wicklund, Tekna UMB Erling Olaf Koppang, DNV-NVH Administrerende direktør Birger Kruse, NVH (møteleder) Universitetsdirektør Siri Margrethe Løksa, UMB Personal og organisasjonsdirektør Jan Olav Aarflot, UMB Seniorrådgiver Anne Marie Bjørkeng, UMB Sekretariatsleder Hans Gran, NVH (referent) Seniorrådgiver Catherine Caillé, NVH Fra Sekretariatet: Knut Moksnes, sekretariatsleder Malena Bakkevold, prosjektleder OPAD (sak 71/12) **** Saksliste: 61/12 Godkjenning av innkalling og saksliste 62/12 Referat fra IDF-møtet 12. oktober 63/12 FS-71/12 Organisering av tilsettingsfullmakten ved NMBU D 64/12 FS-69/12 Konkretisering av styringsreglement fullmaktsmatrise D 65/12 FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret D 66/12 FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell for NMBU I 67/12 FS-72/12 Campussamarbeid; Rapport fra arbeidsgruppe I 68/12 FS-73/12 Innovasjonsbygg på Campus Ås I 69/12 FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret 2013 I 1

2 70/12 FS-75/12 Fellesstyrets budsjett for 2013 D 71/12 Nytt fra OPAD I 72/12 Møteplan for felles IDF-møter 2013 I Eventuelt Innkallingen til møtet ble sendt den og sakspapirene ble sendt Sakspapirene til Fellesstyrets møte den ligger på følgende side: desember /12 Godkjenning av innkalling og saksliste Sakslisten ble godkjent. Fagforeningene påpekte at saksdokumentene var mottatt svært sent. Gjølberg påpekte at saksdokumentene dessuten var svært uryddige. Han anbefalte at sakspapirer for framtida søkes redigert slik at det blir enklere å finne fram i dokumentene, herunder at sakspapirene pagineres fortløpende. Arbeidsgiver informerte om at de etter en nærmere vurdering av sakenes innhold er kommet til at sakene som var nevnt som forhandlingssaker ikke er det, og at nærmere omtale og forklaring blir gitt under den enkelte sak. UMB-foreningene aksepterte ikke arbeidsgivers tolkning og hevdet at alle de aktuelle sakene inneholder klare elementer som krever forhandlinger, men at forhandlingene vedrørende sakene FS 69/12 og 68/12 utsettes til mer gjennomarbeidede saksdokumenter foreligger. UMBforeningene hadde utarbeidet et omforent notat som ble omdelt. 62/12 Referat fra IDF-møtet 12. oktober 2012 Parat NVH hadde kommet med noen kommentarer da referatet ble sendt ut. De savnet en nærmere konklusjon på diskusjonen rundt forhandlinger i saker der beslutningsmyndigheten ligger til et styre. Arbeidsgiver lager et notat som oppsummerer hvordan forhandlinger skal skje i forhold til Fellesstyrets beslutningsmyndighet i saker knyttet til organiseringen av NMBU. 63/12 FS-71/12 Organisering av tilsettingsfullmakten ved NMBU Arbeidsgiver er etter en nærmere vurdering av sakens innhold kommet til at dette ikke er forhandlingssak men drøfting. Da dette er en sak der styret delegerer noe beslutningsmyndighet til underliggende nivå. Tilsettingsfullmakten skal senere konkretiseres i et personalreglement, og det er en forhandlingssak etter hovedavtalens 13. UMB-foreningene var av den oppfatning at dette er en sak som inneholder elementer som krever forhandlinger. I saksnotat foreslås det at tilsettingsfullmakten for vitenskapelige stillinger legges til Fakultetsstyret, og at innstillingen foregår på instituttene. Det legges opp til endelig vedtak om dette. 2

3 Arbeidsgiversiden ved NVH og UMB er uenige i hvor tilsettingsmyndigheten skal ligge. Arbeidsgiversiden ved UMB mener at de beste grunner taler for at tilsettingsmyndigheten legges til instituttnivå, mens arbeidsgiversiden ved NVH støtter forslag til vedtak. Organisasjonene ved NVH støtter forslaget til vedtak med den begrunnelsen som ligger i saksnotatet. De peker på at instituttene vil ha ansvaret for innstillingen, og det er der det er viktig med faglig kompetanse. Fagforeningene ved UMB går sterkt imot forslaget til vedtak om at tilsetting i vitenskapelige stillinger skal legges til fakultetsstyret, eventuelt et tilsettingsråd under fakultetsstyret. Begrunnelse: Dette vil være i direkte strid med ambisjonen om å rekruttere de beste fagfolkene til NMBU. Det vil innebære en unødvendig byråkratisering av tilsettingsprosessen som også kunne medføre forsinkelser i tilsettingsprosessene. I mange tilfelle vil fakultetsstyret (eventuelt et permanent tilsettingsråd) ikke ha faglig bakgrunn for den aktuelle tilsettingen. På mange fagområder er det en sterk konkurranse om å sikre seg de beste fagfolkene. Det vil være svært uheldig dersom man skal risikere at et fakultetsstyre overprøver de faglige vurderingene som er foretatt ved instituttene og undergraver det arbeidet som må skje på instituttnivå i forhold til å utnytte faglige nettverk og kontakter i rekrutteringsarbeidet. Dersom NMBU skal kunne hevde seg i konkurransen om de beste vitenskapsfolkene, er forslaget til vedtak svært uheldig. Arbeidsgiversiden vil i Fellesstyrets møte 4. desember nevne at det er noen uklarheter i saksframlegget. Det gjelder saksnotatets forslag om at dekan og instituttledere sammen kan finne fram til felles løsning på om tilsetting skal foregå i Fakultetsstyre eller i tilsettingsutvalg. Dette skal reguleres i personalreglement som skal avtales mellom partene og utarbeides av et partssammensatt utvalg. En beslutning om hvordan innstilling og tilsetting skal foregå krever et styrevedtak. Dette ligger til grunn for OPADs planer. Personalreglement skal forhandles mellom arbeidsgiver og arbeidstakere i henhold til hovedavtalen, og så godkjennes i KD og FAD. 64/12 FS-69/12 Konkretisering av styringsreglement fullmaktsmatrise Styringsreglement for NMBU ble vedtatt der det ble vedtatt et overordnet organisasjonskart, forhandlingene går på organisasjonskartet og ikke innhold i bokser. Arbeidsgiver viste også i denne saken til at en nærmere vurdering av sakens innhold tilsier at heller ikke dette er en forhandlingssak. Fagforeningene ved UMB er uenig i arbeidsgivernes vurdering. Til grunn for saken lå det en rapport fra en arbeidsgruppe som hadde utarbeidet forslag til utfyllende bestemmelser til styringsreglementet. Koordineringsgruppen (KG) ønsker å legge saken fram for endelig vedtak 4. desember. Der koordineringsgruppen har ulikt syn på arbeidsgruppens forslag er dette angitt med fotnoter. Fagforeningene avviser forhandlinger på det nåværende tidspunkt, men ønsker å kunne forhandle senere. De ber derfor om at saken drøftes i Fellesstyrets møte 4. desember for så å bli endelig vedtatt i styremøtet 30. januar. Det kan ikke aksepteres at man ikke behandler en så viktig sak på en langt mer ryddig og grundig måte. Det foreligger en utredning fra en arbeidsgruppe nedsatt av 3

4 OPAD. Utredningen inneholder mange interessante og gode vurderinger som bør inngå i det videre arbeidet med å utvikle NMBU som et fremragende universitet. Så langt er det bare koordineringsgruppen som har hatt anledning til å gjennomgå utredningen. Koordineringsgruppens vurderinger er ført inn i dokumentet i form av 10 fotnoter. Enkelte av disse fotnotene er ganske uklare. Andre har form av udokumentert synsing. Organisasjonene savner også en beskrivelse av hvordan medbestemmelsen i henhold til Hovedavtalen i Staten er tenkt ivaretatt. På oppfordring fra arbeidsgiver kom det følgende innsigelser fra fagforeningene på fotnotene: FF-NVH; ønsket en begrunnelse for ordlyden i fotnote 3 om at KG fant beskrivelsen av dekanens rolle som lite fleksibel/smidig. Parat UMB påpekte at fotnote 6 var uklar. KG har bare beskrevet at de fant ordet koordinering ikke gir en riktig beskrivelse av fakultetsstyrets rolle. Koordinere kan evt. endres til bestemme, men de ligger muligheter for å beslutte i utrykket koordinere. De var videre uenige i KG sine kommentarer i fotenote 8 og 9. Parat NVH uttrykte at de var fornøyde med sakspapirene i saken, men at disse kom for sent. Fagforeningene ønsket at arbeidsgruppens leder skulle ha dialog om den endelige utformingen av de utfyllende bestemmelsene før saken kommer opp til ny behandling i januarmøtet. 65/12 FS-68/12 Styringsdokument for fellesstyret Sekretariatet legger fram forslag til revidert styringsdokument som skal beskrive myndighetsområdet for Fellesstyret og de fullmaktene som Fellesstyret kan gi. Arbeidsgiver viser til at forhold hjemlet i lov ikke er forhandlingssaker. Arbeidsgiver hadde i forkant av IDF-møtet stilt KD noen spørsmål om formuleringer og henvisninger til ulike paragrafer i utkast til styringsdokument. Sekretariatsleders oppsummering av svarene på disse spørsmålene ble delt ut på møtet. Organisasjonene mente de hadde behov for å konferere med sine sentrale forbund om de er enige i den fortolkningen KD har. Fagforeningene ønsket ikke å forhandle på grunnlag av framlagt dokument, og ba om at saken blir endelig vedtatt på styremøtet 30. januar. Begrunnelse: Dokumentet legger opp til en betydelig delegering av makt og myndighet fra Fellesstyret til andre formelle og uformelle organer. Det virker som om Fellesstyret legger opp til å redusere sitt eget ansvars- og beslutningsområde på en rekke områder, uten at det kommer klart fram hvilke saker dette dreier seg om og til hvem myndighet og ansvar skal delegeres. Det sies i dokumentet at Det skal utarbeides en samlet delegasjonsmatrise. Dette er en selvfølge, og fagforeningene kan ikke inngå forhandlinger før forslag til en slik delegasjonsmatrise foreligger. De er av den oppfatning at dersom dette skal bli en vellykket fusjon, så er det særdeles viktig at de ansattes medbestemmelse ivaretas og at ledelse og vedtak følger formelle kanaler med maksimal åpenhet og klare ansvarslinjer. Organisasjonene etterlyste en beskrivelse av hvordan medbestemmelse i henhold til 4

5 Hovedavtalen skal plasseres inn i forhold til styringsdokumentet og krevde at dette beskrives nærmere. Partene er enige om å be om at denne saken behandles i to møter. Dette fordi forslag til styringsdokument inneholder noen uklare formuleringer. Blant annet om i hvilken grad Fellesstyret og koordineringsgruppen kunne binde de to institusjonene i tildeling av midler. Budsjettansvar ligger til institusjonene. Omstillingsavtalen må omtales på flere steder, blant annet ved opprettelsen av arbeidsgrupper, og informasjonen. Dette kan gjøres ved å føre inn setningen i tråd med omstillingsavtalen på de aktuelle stedene i styringsdokumentet. I forhold til omstillingsavtalen er det arbeidsgiver ( de to direktørene) som har ansvar for informasjon gis og at dette må gjøres i samarbeid med fagforeningene. Det må utarbeides en delegasjonsmatrise. 66/12 FS-70/12 Første drøfting av finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell for NMBU Det legges fram en rapport fra en ekspertgruppe som har utredet finansieringssystem og intern budsjettfordelingsmodell for NMBU. Det foreslås at Fellesstyret oppnevner et utvalg skal foreslå en konkretisering av budsjettfordelingsmodellen for NMBU. Fagforeningene ber om å få representanter i utvalget. Parat-UMB, påpekte at det var viktig at utvalget må se på mekanismer som kan fremme samarbeid mellom instituttene. En modell som belønner produksjon kan føre til at instituttene taper på å samarbeide med hverandre og det er uheldig. NTL-UMB var opptatt av at budsjettfordelingsmodellen må sikre forutsigbare budsjett også for institutt som har svikt i de resultatene som gir uttelling budsjettmessig. 67/12 FS-72/12 Campussamarbeid; Rapport fra arbeidsgruppe Arbeidsgruppen for Campussamarbeid har levert rapport. Fagforeningene har ingen kommentarer til saksframlegget, men presiserer at det er viktig å få til samarbeid om infrastruktur til felles instrumenter m.m. 68/12 FS-73/12 Innovasjonsbygg på Campus Ås Det legges fram en sak for fellesstyret som orienterer om arbeidet med innovasjonsbygg. LMD vil orientere Fellesstyret om planene. Fagforeningene har ikke kommentarer til forslag til vedtak. 69/12 FS-74/12 Kommunikasjonsplan for fellesstyret 2013 Det legges fram forslag til kommunikasjonsplan. Omtale av å informere ansatte om omstilling savnes, jfr. Omstillingsavtalen. Det vises også til omtalen av «informasjon» i sak 65/12 over. Flere 5

6 av fagforeningene ved NVH pekte på at det i informasjonsarbeidet var viktig å ta hensyn til ansattes følelser. 70/12 FS-75/12 Fellesstyrets budsjett for 2013 Fellesstyret skal vedta budsjett for Det er satt opp kostnader som overstiger inntektene. Det er ment at Fellesstyrets leder skal arbeide for å få dekket de ekstra kostnadene med fusjonen fra KD. Fagforeningene var opptatt av at det var full åpenhet om størrelsen på styrehonorar. Foreningene spurte om frikjøp av tillitsvalgte var inne i budsjettet, men fikk til svar at dette er tenkt ivaretatt ved hver av institusjonene. Flere av fagforeningene pekte på at det var viktig å få synligjort ovenfor KD hva byggeplanlegging og fusjonsarbeidet faktisk koster de 2 institusjonene hvert år og at dette vil kunne få konsekvenser for de andre oppgavene som skal i vare tas innenfor det NVH og UMB har fått i sine budsjettildelinger fra KD. Når det ikke tilføres tilstrekkelig med midler i slike fusjonsprosesser vil det kunne tære på institusjonene og skape mer frustrasjon og utmattelse enn det gir engasjement og samarbeid. 71/12 Nytt fra OPAD Malena Bakkevold orienterte om arbeidet i OPAD med hovedvekt på følgende: - Valg av systemer; PAGA og Compendia (rammeverk for nettbasert personalhåndbok, lederhåndbok og HMS-system) har blitt valgt. Til et møte med KD er det utarbeidet en oversikt over de IT-systemer NVH og UMB har i dag, og og hvilke man foreslår at NMBU bør ha. - Liste over driftskritiske oppgaver har fått navnet Sikker drift og robust start, er bearbeidet i KG 2 ganger, og er sendt referansegruppen for kommentarer. Listen skal diskuteres med de fagansvarlige lederne for å diskutere hvordan oppgavene skal løses. - IT spiller en spesielt viktig rolle og de to avdelingene ser på ulike mulige løsninger for å få effektiv og sikker drift. - Statusrapport for arbeidsgruppene per ligger på nettsiden. - Stormøte ble holdt for alle fagansvarlige ledere, og arbeidsgruppeledere. Møtet var for å kunne samle alle for å gi signaler fra ledelsen, og også få innspill til hvordan man skal organisere administrasjonen. - Referansegruppen for OPAD skal møtes 5. desember Kjøreplan for organisering av administrasjonen skal behandles i KG 14. desember Fagforeningene ønsker å bli orientert når man vedtar hvilke datasystemer som skal anskaffes. 72/12 Møteplan for felles IDF-møter 2013 Den foreslåtte møteplanen ble godkjent. Det blir IDF-møter: 25.01, 01.03, 19.04, og /12 Eventuelt NTL-UMB stilte spørsmål rundt planer for å drifte IT-system utenfor NMBU. Arbeidsgiver informerte om at løsning med å legge dette i en sky-løsning var en av ideene som diskuteres. NTL-UMB mente at å legge drift av e-post via skyen og ut av universitetet bør vurderes nøye og en må se det overordna og prinsipielle i dette med tanke på sikkerhet, integritet og konfidensialitet. Fagforeningene vil bli orientert og tatt med i diskusjon når forslag til løsninger er klare. 6

7 NTL-UMB vil se på muligheten for en formalisert avtale om vern mot outsourcing av tjenester på NMBU for å sikre trygghet i omstillingen. NTL-UMB vil komme tilbake til dette. 7