Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon.

Transkript

1 Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon. Rapport pr for delprosjekt 3 IKT, Kommunikasjon og Bygg/eiendom Vedlagt følger rapport pr for arbeidsgruppene innenfor delprosjekt 3 IKT, Kommunikasjon og Bygg/eiendom. Det er noe variabel framdrift i arbeidsgruppene, og jeg skal gi noen korte kommentarer til dem: IKT: Det er etablert i alt 12 arbeidsgrupper. Alle har utnevnt ledere og er bemannet. Det er utarbeidet en felles rapport for alle arbeidsgruppene. Jeg har ikke noe å tilføye til den. IKT- området trenger overordnete avklaringer på ambisjonsnivå og budsjett. Kommunikasjon: Det er etablert 3 arbeidsgrupper, men det er noe variabelt hvordan godt de har utarbeidet ansvarskart og er bemannet. Det er mottatt rapport fra en av gruppene. Framdriften har også vært plaget av sykdom. Bygg/eiendom: Foreløpig har arbeidet mest handlet om den framtidige organisering av de 3 funksjonene eier, forvalter og bruker. Det skal være et møte om dette 29. november (dette hører inn under organisasjonsprosjektet). Med bakgrunn i at framdriften har vært noe ujevn i gruppene, tok jeg en gjennomgang med alle linjelederne Der er det ryddet og avtalt framdrift på leveranser i henhold til den fastlagte strukturen Jan Olav 109

2 Delprosjekt S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon Delprosjektkoordinator Jan Olav Aasbø BYGG og EIENDOMSDRIFT IKT KOMMUNIKASJON S 3.1- IKT S 3.2- IKT S 3.3- IKT S 3.4- IKT S 3.5- IKT S 3.6- IKT S 3.7- IKT S 3.8- IKT S 3.9- IKT S IKT S IKT S IKT IKT strategi IKT reglement Informasjonssikkerhetspolicy Internkontroll Utredning og valg av BAS- løsning Fysiske fasiliteter Sikker kommunikasjon Samarbeidsplattformer Felles telefoniløsning og støttesystem for sentralbord Etablere AD- katalogstruktur Felles systemer og kliendrift Samkjøring av IT- plattformer og administrative verktøy 110

3 S KO S KO S KO Visuell profil av Det nye Universitetet (plassert hos fellesstyret) Kommunikasjonsstrategi for Det nye Universitetet Profilering/omdømmebygging overordnet profilering og posisjonering av DnU, studiemarkedsføring, forskningskommunikasjon og formidling/samfunnskontakt Birgitte Bye Tonje Grave S KO Internett Kai Tilley 111

4 Delprosjekt: S3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon. Arbeidsgruppe: S 3.1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12 Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Vi henviser her til: 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner Prosjektkartene (excelark). Budsjettinnspillene (wordokument) Innspill til prosjektledelsen (dokumenter, presentasjon) fra Geir Tutturen og Gjermund Holden pr Ikke relevant på nåværende tidspunkt. 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Arbeidsgruppene har ennå ikke startet, dette er til dels informasjon som blir avgjort på et senere tidspunkt, og til dels er det nevnt punkt nr.1 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser Ikke relevant på nåværende tidspunkt, da prosjektgruppene ikke er kommet i gang. 5. Behov for ny kompetanse Det vil være behov for kursing mht. intern kompetanse, og det vil også være behov for å leie ekstern kompetanse. Henviser her også til budsjettinnspillene. 112

5 6. Annet 113

6 Delprosjekt: Kommunikasjonsstrategi Arbeidsgruppe: S.3.14 KO ansvarlig Birgitte Bye Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Informasjonsstrategi for NMBU. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner På NVH er det ansatt to personer i kommunikasjonsavdelingen. Informasjonssjef som sitter på Adamstuen i Oslo og en informasjonskonsulent som sitter i Tromsø. Informasjonssjef er ansvarlig for informasjonsstrategien på NVH, som ble godkjent av styret i 2011, og som går frem til NVH fikk hjelp av Tangram til å lage de visuelle identitetsprinsippene. I tillegg var det dialog med rektors ledergruppe og administrativ ledergruppe. Designer Steffen Kørner Ludvigsen oppgraderte den visuelle profilen som NVH hadde hatt i mange år. Det ble gjort i forbindelse med NVH 75 år. UMB har kommunikasjonsstrategi for perioden under utarbeidelse. Skissen til denne strategien forelå mot slutten av Strategien skal legges fram for sentrallederteamet, sannsynligvis i løpet av november UMBs visuelle profil ble utarbeidet av Tangram i forbindelse med overgang fra vitenskapelig høyskole til universitet i

7 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Informasjonsstrategien skal understøtte de målene som er satt i NMBUs strategi og er satt til beslutning 30. januar Informasjonsstrategien skal også følge de visuelle identitetsprinsippene som kommer frem i prosessen med ny grafisk og visuell profil for NMBU. I tillegg skal informasjonsstrategien understøtter den overordnede strategien som denne prosessen kommer frem til. I tillegg til at ledergruppene blir involvert i prosessen, så skal denne strategien også ut til fagorganisasjonene på de to respektive organisasjonene før den går til fellesstyret for behandling. Ansvarskartet: a) Første møte uke 45, b) andre møte uke 47, c) tredje møte uke 49, d) delbeslutning uke 2, e) Drøfting uke 4 og f) Styremøte 30. januar. 4. Interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser NVH: Ingen interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser. UMB: Ingen interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser. 115

8 5. Behov for ny kompetanse At arbeidsgruppen kan ta kontakt med Norsk designråd. 6. Annet 116

9 Delprosjekt: S 3 Bygg og eiendomsdrift. IKT. Kommunikasjon Arbeidsgruppe: S.3.15 KO Profilering og omdømmebygging (inkluderer tidligere S.3.16, 17, 18 og 19). Rapportområde Skriv her: 1. Arbeidsoppgaver Profilering/omdømmebygging for NMBU. 2. Dagens systemer/arbeidsprosesser/ rutiner På NVH er det ansatt to personer i kommunikasjonsavdelingen. UMB har en kommunikasjonsstab på 15 personer fordelt på redaksjonelt arbeid, fotograftjenester, grafiske tjenester, studiemarkedsføring og studiemesser, nett (vedlikehold og utvikling) og skoletjenesten (interne og eksterne skolebesøk). Alle har arbeidsplass på Ås. Følgende arbeidsprosesser er viktige i avdelingen ved UMB: Studentrekruttering: - Utarbeidelse av studiemarkedsføringsmateriell. UMB har 17 bachelor og 42 masterprogrammer (hvorav 11 er femårige). Flere er engelskspråklige. 117

10 - Studiemesser - Universitetsturneen - Skolebesøk (på campus og ute på skolene) - Samarbeid med næringslivet om rekruttering Forskningsformidling - forskning.no - kontakt med medier Samfunnskontakt: - Omdømmebygging - Premissleverandør for samfunnsdebatten innen våre fagområder Alumin: 3. Forslag til systemer/ arbeidsprosesser/rutiner Samordning mellom NVH og UMB innen områdene nevnt i punkt 2. Om mulig reflektere nødvendige tiltak som kommer som en konsekvens av ny strategi, jfr arbeidsgruppe S KO. I tillegg: Opprette styringsgruppe for samordning av studiemarkedsføring, alle kanaler. 4. Interne forskrifter, reglementer og NVH: Ingen interne forskrifter, reglementer og rutinebeskrivelser. 118

11 rutinebeskrivelser UMB: Kommunikasjonsstrategi og strategisk handlingsplan 5. Behov for ny kompetanse Foreløpig ukjent. 6. Annet Kommunikasjonsavdelingene ved UMB og NVH er bygd opp ulikt og har vært ulike oppgaver i dag. Det beror både på forskjeller i organisasjonen og i prioritering av arbeidsoppgaver. Dette kan representere en utfordring for prosessen i arbeidsgruppa. 119