Møte styringsgruppe 31. mars 2008

Transkript

1 Møte styringsgruppe 31. mars 2008 Saksliste: 1. Organisering av intern og ekstern informasjon knyttet til 2. Høringsuttalelsen til Stjernøutvalgets innstilling 3. Rapport fra møte i Oslofjordalliansen 25. mars. 4. Status fra Organisasjonsgruppen 5. Evt.

2 Organisering av intern og ekstern informasjon knyttet til Hva ønsker vi å oppnå? Engasjement i egen organisasjon for universitetsambisjon og samarbeid. Forståelse for prosessene som foregår samarbeid HVE og HiBu, Oslofjordalliansen, Høgskolen i Oslo m.fl. primært blant egne ansatte og studenter. Oppslutning om universitetsambisjonen eksternt blant næringsliv, politikere, kommuner og fylkeskommuner

3 Organisering av intern og ekstern informasjon knyttet til Hvordan oppnår vi det? Synlige og engasjerte rektorer som gjentar budskapet om fordelene med samarbeid og universitetsambisjon. All info åpent tilgjengelig Nettsiden eksisterer må revitaliseres Tilstrekkelig informasjon gjennom interne kanaler som nyhetsbrev, intranett, etablerte møteplasser Muligheten for medvirkning ivaretas.

4 Organisering av intern og ekstern informasjon knyttet til Hva er budskapet? HVE og HiBu ønsker å samarbeide for faglig utvikling til beste for studentene og institusjonenes utvikling og konkurransekraft. Vil bli universitet.

5 Organisering av intern og ekstern informasjon knyttet til Hvem sier det? Rektorene

6 Hvem sier vi det til? De som setter rammer Stortinget Kunnskapsdepartementet Styrene v/ de to institusjonene Direkte involverte Stjernøutvalget? Interne Studenter og ansatte v/ inst. Tillitsvalgte Styrene Eksterne Høyskolenes samarbeidspartnere, eks. i AS HVE-HiBu De som har fagkunnskap Andre univ. og høyskoler som har inngått samarbeid Ad-hoc interesse Media Studieinteresserte Befolkningen i regionen Politikere i vertskommuner og - fylker. Stortinget Regionråd

7 Kommunikasjon samarbeid HVE-HiBu og Oslofjordalliansen Organiseringen av intern og ekstern informasjon knyttet til HiBu/HVE - og Oslofjordalliansen Mål med kommunikasjonen Det må være et mål for kommunikasjonen at flest mulig opplever at de får relevant og nødvendig informasjon om aktuelle tema på et fornuftig tidspunkt i en kanal de kan nyttiggjøre seg, og at muligheten for medvirkning i prosessen ivaretas. Siktemålet med kommunikasjonen må derfor være å skape engasjement for det arbeid som gjøres, og rydde unna misforståelser. Kommunikasjonsstrategi I den nåværende situasjon er det mest hensiktsmessig å tone ned kommunikasjonen om det bilaterale samarbeidet, og tone opp Oslofjordalliansen. Vi tror også at de som er de drivende krefter i arbeidet i størst mulig grad bør være synlige internt. Dette betyr at vi må lage nyhetssaker med rektorene så snart vi har den minste foranledning. Forslag til tiltak Vi foreslår altså at vi nå konsentrerer oss om den interne kommunikasjonen, og vil prioritere felles nettsted (eksisterer, men må aktiveres),interne nyhetssaker med rektorer og dekaner og andre pådrivere. Den eksterne kommunikasjonen bør tones ned og begrense seg til milepæler. HVE og HiBu bruker sine interne kanaler og møteplasser aktivt. Utfordringen Utfordringen framover blir helt klart å kommunisere de to prosessene parallelt, dersom dette blir den faktiske situasjonen. Kommunikasjonsarbeidet må organiseres av informasjonslederne og knyttes nær til utviklingen av de ulike samarbeidsmodellene.

8 Tidsakse/aktivitetsplan - Oslofjordalliansen 21. desember Intensjonsavtalen undertegnes. 8. januar Oppnevning av arbeidsgrupper og ferdigstillelse av mandat. 5. februar Rektorene ved UMB, HiBu, HVE og HiØ møter rektorene ved HiO og HiAk. 20. februar Arbeidsgruppene og prorektorene leverer sine vurderinger og forslag til samarbeidsområder. 21. februar Rektormøte (NIFU STEP) februar Oslofjordalliansen arrangerer ledermøter ved de fire institusjonene. Faggrupper presenterer resultater av sin møtevirksomhet. 26. februar Rektor/prorektormøte i Drammen. Mars/april Videre drøfting og eventuell utredning 25. mars Møter med rektorene v/ HiO, HiAK,HiT og HiA F.o.m. 25. mars Opprette eget nettsted for Oslofjordalliansen. Litt nytt fra prosessen hver uke/hver annen uke. Bekjentgjøres i tillegg muntlig for dekaner, instituttledere, tillitsvalgte og studentparlamentsledere. Inst. bruker sine interne kanaler som nyhetsbrev, intranett m.m. 28. mars Faktaark med nøkkeltall for de fire institusjonene klart for distribusjon. Legges ut på nettsted for Oslofjordalliansen. 10. april. Ny frist for arbeidsgruppene for å levere innspill. 14. april Oppsummering av arbeidsgruppenes innspill og rapportene i sin helhet ut på felles nettsted. 15. april Prorektorene og studentrepresentantene starter arbeidet med en mulighets- og barrierestudie på kort og lengre sikt.. Opprette digital møteplass (Blackboard, Its learning eller Classfronter) for gruppene. 23. april Fjernundervisningsseminar. 1. mai Frist for å fremme anbefaling om eventuell videreføring av samarbeidet. Går arbeidet videre skal de ansatte inn på dette tidspunktet (konkretisering). Profileres i media nå eller etter styrebehandling. 5. mai Nettstedet funksjon vurderes for å fylle rollen som 1) intranett, 2) ekstranett (mellom institusjonene) og 3) internett (allmennhet). 5. mai Tidsaksen helt fram til fusjon.