S 4/10 Budsjettmessige og administrative anbefalinger

Transkript

1 Interimsstyret for samorganisering og samlokalisering av NVH og UMB S 4/10 Budsjettmessige og administrative anbefalinger Samorganiseringen av NVH og UMB vil føre til en reorganisering av virksomhetene ved de to institusjonene. Med utgangspunkt i fakulteter som organisatorisk enhet for dagens institutter og avdelinger på Adamstuen og Ås, vil dette innebære budsjettmessige og administrative konsekvenser. I dette saksfremlegget legges det frem en vurdering av hvilke budsjettmessige utfordringer det nye felles styret står overfor. Det foreslås at prinsippet om synliggjøring av alle kostnader blir lagt til grunn for arbeidet med samorganisering. Opprettelsen av fakulteter innebærer en reorganisering av tekniske og administrative funksjoner. Det foreslås som grunnregel at det enkelte fakultet tillegges det operative ansvaret for faglige og tekniske funksjoner som de må ha for egne utdannings- og forskningsformål, mens den gjennomgående administrasjonen blir organisert sentralt. Samkjøringen av de tekniske og administrative systemene er viktig i forberedelsen av det nye universitetet. Interimsstyret hadde en første gjennomgang og diskusjon på styrets seminar 21. oktober 2009, - med utgangspunkt i en samlet innledning av direktørene ved NVH og UBM under overskriften Tidsperspektiver på samkjøring av administrative og tekniske systemer ved fusjonsprosessen UMB/NVH. Saksfremlegget summerer opp forslag til pilotprosjekt som ble fremmet i direktørenes innlegg Forslag til vedtak Interimsstyret ber sekretariatet innarbeide synspunkter og anbefalinger i sluttrapporten til departementet. 1

2 Saksframlegg Budsjettmessige anbefalinger Innledning Det nye universitetets særpreg vil være eksperimentell og klinisk utdanning og forskning. Denne type virksomhet krever store investeringer i infrastruktur, vitenskapelig utstyr, avanserte laboratorier, klinikker og datakraft. Det vil være et kontinuerlig finansieringspress for å ha nødvendige ressurser for å opprettholde kvalitet og relevans på utdannings- og forskningsområder under sterk utvikling. Det nye universitetet har en rekke virkemidler for å sikre høy kvalitet og relevans på infrastruktur og vitenskapelig utstyr. Økt forskningsinnsats, styrket samarbeid med de andre institusjonene på Campus Ås og utvikling av administrativ og teknisk synergi ved flytting fra Adamstuen til Ås er viktige virkemidler for å sikre ressursgrunnlaget. Det er ikke realistisk å anta at det nye universitetet vil få en betydelig utvidelse av den samlete budsjettramme. Det nye universitetet vil ha et budsjettgrunnlag som i utgangspunktet vil være tilnærmet lik NVHs og UMBs budsjettrammer. Begge institusjoner har store budsjettmessige utfordringer i de nærmeste årene. Det vil være forventninger om administrativ synergi på en rekke områder. Og i de kommende årene må de to institusjonene i også bruke både faglige og administrative ressurser på planleggingsarbeidet for det nye universitetet. Dette representerer en stor utfordring også for det nye felles styret. Det er viktig at dette styret får redskaper og virkemidler som kan legge grunnlag for økt effektivitet og produktivitet i den samlete virksomhet. Viktig budsjettprinsipp for det nye universitetet Ansatte og studenter ønsker å få oversikt over hvordan ressursene benyttes og om det er foretatt prioriteringer som endrer på fordelingen mellom de to institusjonene. Når to institusjoner fusjoneres, er det derfor viktig at ressursene som er tildelt de to institusjonene, fortsatt er synlig innenfor det nye samlete budsjettet i i oppstartsfasen. Samtidig er det viktig å starte arbeidet med å utvikle en ny budsjettmodell for det nye universitetet. Dette arbeidet bør ses i sammenheng med spørsmål som gjelder organisering, spesielt delegasjon av myndighet til fakulteter og grunnenheter. Interimsstyret bør anbefale at synliggjøring av alle kostnader legges til grunn som et prinsipp for ny budsjettmodell. Et sentralt virkemiddel for slik synliggjøring er å utarbeide egne budsjetter for det nye universitetets hovedområder. På denne måten kan det utarbeides et eget undervisningsbudsjett som viser de samlete ressurser som det nye universitetet investerer i ulike deler av utdanningsvirksomheten. Disse ressursene er fordelt på områdene, som utgjør både profesjons- og disiplinorienterte utdanninger. Side 2 av 6

3 Tilsvarende bør det utarbeides egne budsjetter for forskning, klinikker, infrastruktur og administrasjon. Med slike virkemidler vil det nye styret kunne skape forståelse for fordeling av ressursene og få en løpende prioriteringsdebatt om hvilken profil det nye universitetet skal ha. Organisering av tekniske og administrative funksjoner De tekniske og administrative funksjoner skal støtte opp om det nye universitetets primære virksomhet. Disse funksjonene har som mål å levere tjenester med høy kvalitet og effektivitet til støtte for den faglige virksomheten, og det blir derfor viktig at disse er organisert på en hensiktsmessig måte. Behovet for rasjonalisering og økt produktivitet er merkbart i hele universitetssektoren. Dette behovet får særlig tyngde når det er tale om sammenslåing av to institusjoner som i utgangspunktet her egne komplette systemer. Og det forhold at vi også etter sammenslåingen vil ha å gjøre med et relativt lite universitet med dyr infrastruktur og krevende faglig-tekniske funksjoner, tilsier også at gevinstene ved rasjonell samkjøring kan være betydelige. NVH og UMB har organisert de teknisk-administrative tjenestene med utgangspunkt i en arbeidsdeling mellom sentralt utførte tjenester og lokalt utførte tjenester på instituttnivå. Ved overgang til en fakultetsmodell med tre styringsnivåer, må de teknisk-administrative funksjonene bli reorganisert. To prinsipper kan tjene som utgangspunkt for en slik reorganisering. Det ene sier at det enkelte fakultet som hovedregel tillegges det operative ansvaret for tekniskadministrative funksjoner som utelukkende eller i hovedsak betjener egen virksomhet. Slik koples delegert myndighet over forskning og utdanning til råderett over teknisk-administrative funksjoner som er nært knyttet til denne faglige virksomheten. Det andre prinsippet sier at tjenestene bør organiseres slik at universitetet får høy kompetanse og sikker og stabil drift. Dette siste hensynet tilsier normalt sterkere samling av tjenestene enn det første. Interimsstyret bør anbefale at det foretas en to-deling av dette ansvaret: - Teknisk-administrative funksjoner som utelukkende eller i hovedsak betjener egen utdanning og forskning, legges til fakultetene. Et nytt fakultet for veterinærmedisin, husdyr- og akvakulturvitenskap og matområdet får etter dette ansvaret for Dyrenes rikshospital, klinikker, Senter for husdyrforsøk, fiskelaboratorier og andre faglige funksjoner. - Øvrige teknisk-administrative funksjoner som er gjennomgående for alle enheter ved det nye universitetet, organiseres som sentrale enheter. For disse er det imidlertid et spesielt krav om effektivitet og produktivitet. Interimsstyret bør anbefale at det nye felles styret finner frem til virkemidler som både kan øke kvaliteten på slike gjennomgående tjenester, og som innebærer en rasjonalisering av tjenestene ved samorganisering. Et slikt virkemiddel for gjennomgående organisering er prøvd ut på UMB. ITtjenestene er organisert etter en kombinasjon av nav-eike prinsippet og Side 3 av 6

4 taksameter -prinsippet. Enhetene fastsetter selv hvilket behov de har for slike ITtjenester (taksameter), og en medarbeider får fast arbeidstid ved enheten i inntil 90 % av stillingen, men er knyttet i 10 % til den sentrale IT-avdelingen (nav-eike). På denne måten blir IT-medarbeidere tett koordinert og kan delta i felles prosjekter, samtidig som de har nært samarbeid med enheten de er knyttet til. En slik organisering kan være et viktig virkemiddel for å sikre kontinuerlig kompetanseutvikling hos teknisk-administrativt ansatte, stabile og forpliktende tjenester til enheten og synliggjøring av kostnader som investeres i tjenester. Denne måten å organisere gjennomgående administrasjon på kan overføres til de øvrige tjenestene som skal reorganiseres, slik som områdene økonomi, personal, studieadministrasjon, forskning, bygningsforvaltning, arkiv og bibliotek m.m. Sikker og stabil drift er en utfordrende oppgave for både institusjonsstyrene og det nye felles styret i den kommende tre års perioden. Begge institusjoner må gjennomføre ulike tiltak for å sikre budsjettgrunnlag for virksomheten. Begge institusjoner har betydelig andel gammel bygningsmasse og til dels nedslitt infrastruktur som gir ytterligere budsjettmessige utfordringer i årene frem til samlokalisering. Samkjøring av tekniske og administrative systemer Det er en målsetting at alle rutiner, retningslinjer og verktøy knyttet til tekniske og administrative systemer må være på plass på det tidspunktet det fusjonerte universitetet blir etablert. For at systemet skal fungere optimalt, må det etableres felles retningslinjer/rutiner på de ulike områdene. Systemene skal være innkjørt og testet ut slik at det nye universitetet på dette området fungerer fra første dag. De to institusjonene bør etablere en styringsgruppe med oppgave å lede og organisere gjennomgangen og samkjøringen av samtlige tekniske og administrative systemer. Interimsstyret vil anbefale at NVH og UMB kommer i gang med pilotprosjekter på sentrale administrative områder. Slike pilotprosjekter vil også være viktige ut fra et kulturbyggende perspektiv. Det er videre viktig med god forankring av gruppens arbeid. Ledelsen for de to institusjonene bør ha ansvaret for sammensetning av gruppene som skal arbeide med pilotprosjektene. Når det nye felles styret er i full funksjon, bør sekretariatet for dette styret koordinere prosjektarbeidet og holde styret løpende orientert. Omstillingsavtale mellom NVH/UMB og tjenestemannsorganisasjonene er et sentralt element i arbeidet med felles organisasjonsmodell. En slik avtale vil være et tillegg til avtalen om medbestemmelse (pkt. 8) som ble fremforhandlet i juni Målet er å få avtalen på plass innen 1. mars Foreløpig er følgende formål satt inn i utkast til avtale: Avtalens formål er å sikre de ansattes trygghet og rettigheter i forbindelse med fusjonen i henhold til lov og kollektive og individuelle avtaler, samt personalpolitiske retningslinjer for omstillingsarbeidet i statlig sektor i forbindelse med omstillingsprosesser som følge av fusjonen mellom UMB og NVH Inntil det nye universitetet er opprettet har direktørene for de to institusjonene arbeidsgiveransvar for sine respektive ansatte. Side 4 av 6

5 Forslag til pilotprosjekter Direktørene har på seminaret 21.oktober 2009 pekt på mulighetene for pilotprosjekter på disse områdene: Felles studieadministrativt system Felles doktorgradsadministrasjon Felles sentralbord Felles arkiv- og dokumenttjeneste Felles etter- og videreutdanningsenhet Felles bibliotek Ny felles personal- og organisasjonsdirektør delt arbeidssted(?!) Sekretariatets vurdering er at alle disse områdene kan være egnet som pilotprosjekter. Andre områder for felles gjennomgang og som kan vurderes organisert som prosjekter er disse: Felles informasjonskanal for fusjonen. Det bør anbefales at det etableres en felles informasjonskanal for ansatte og studenter ved begge studiesteder. Nå har de to institusjonene ulikt publiseringsverktøy, og det blir en utfordring å finne en plattform der både NVHs og UMBs informasjonsmedarbeidere kan publisere. Etablering av en eventuell prosjektgruppe som kan angi løsninger, bør avvente tilsetting av informasjonssjef på NVH. Personalsystem. Dette gjelder kartlegging av rutiner og prosedyrer, - felles oppgaver som også vil fungere som utgangspunkt for bedre kjennskap om hverandre. Felles rutiner på økonomiområdet. Det nye felles styret bør raskt starte opp arbeidet med å etablere felles opplegg og løsningsmetoder. Skissemessig vil dette erfaringsmessig særlig gjelde følgende områder: - Prinsipper for ny budsjettmodell - etablering av felles budsjetterings- og rapporteringsverktøy - momsproblematikk og etablering av interne retningslinjer og rutiner - organiseringen av internrevisjon og internkontroll - systemløsninger for innkjøpsområdet og felles innkjøpsfunksjon - rutiner og prosedyrer på lønns- og regnskapsområdet - retningslinjer og rutiner på BOA-området - IKT og utfordringer ved sammenslåingen innkjøp, drift og brukerstøtte Kulturbygging/felles lederutvikling. Det nye felles styret må etablere en arbeidsgruppe med sentrale medarbeidere på Adamstuen og Ås for å initierer og/eller koordinerer prosjekter for kulturbygging og felles lederutvikling. Etablering av sekretariat for fellesstyret. For at fellesstyret skal lykkes, vil det være nødvendig med en god og kontinuerlig dialog mellom de to institusjonenes ledelse og fellesstyrets leder og sekretariatsleder. Det vurderes som viktig å få etablert et faglig sterkt og uavhengig sekretariat som kan drifte/serve fellesstyret og være pådriver i fusjonsprosessen. Selve driften av sekretariatet kan altså sees på som et viktig pilotprosjekt for å få etablert et godt fungerende samarbeid om fellesstyrets oppgaver. Side 5 av 6

6 Anbefalinger: - Det nye felles styret bør få nødvendige virkemidler for å overta NVHs og UMBs ansvar for infrastruktur. - Det nye felles styret må legge prinsippet om synliggjøring av alle kostnader til grunn for ny budsjettmodell for virksomheten. - Det nye universitetet bør sikre medarbeideres behov for kompetanseoppbygging, produktivitet og effektivitet i reorganiseringen av de teknisk-administrative funksjonene som er gjennomgående for hele universitetet. - Det nye felles styret bør raskt etablere en styringsgruppe for gjennomgang og samkjøring av felles tekniske og administrative systemer. - Det nye felles styret bør utarbeide en helhetlig plan for styringsgruppens arbeid med å etablere felles tekniske og administrative systemer for den fusjonerte institusjonen. - Interimsstyret anbefaler å starte opp pilotprosjekter så tidlig som mulig i Side 6 av 6