Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 30. januar 2013 Sak Kommentar Forslag til fremdrift og vedtak

Transkript

1 1 FS-12/13 Fellesstyrets arbeidsplan 2013 Fellesstyrets arbeidsplan viser hvilke vedtak fellesstyret må fatte på vegne av de to institusjonene i 2013 for at NMBU skal fungere som universitet fra 1. januar Arbeidsplanen er gjennomgått av koordineringsgruppen som til hvert møte legger frem forslag til vedtak i de viktigste sakene. Arbeidsplanen er en del av fellesstyrets styringsdokument for Arbeidsplanen omfatter sakene som er overført fra møtet til januarmøtet 2013, og tidligere saker som ble utsatt. Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 30. januar 2013 FS-01/13 Godkjenning av innkalling FS-02/13 Godkjenning av protokoll FS-03/13 Godkjenning av arbeidsplan for 2013 FS-04/13 Orienteringssaker Koordineringsgruppen har gjennomgått arbeidsplanen i januar Arbeidsplanen er en del av FS-06/12 Styringsdokumentet. Styreleder, sekretariatsleder og de to rektorene orienterer. Endringer i organiseringen av sekretariatet legges frem under styreleders orientering FS-05/13 Styringsdokument 2013 Se vedtak : Forslag til styringsdokument for fellesstyret fremmes for endelig behandling på styremøtet 30. januar Delegasjonsmatrise innarbeides i forslaget. FS-06/13 Annen gangs drøfting av NMBUs strategi Saken legges frem slik A: Sekretariatsleder orienterer om innkomne høringssvar. B: Orientering fra studiedirektørene om Fellesstyret godkjenner arbeidsplanen Tas til etterretning Fellesstyret godkjenner styringsdokumentet for Fellesstyret oppnevner en gruppe med Yngvild Wasteson, Hans Fredrik Hoen, Vincent Eijsink,Tor-Einar

2 2 FS-07/13 Rekrutteringsplan for lederstillinger ved NMBU. Første gangs drøfting FS-08/13 Første gangs drøfting av organisasjonskart for administrative funksjoner. FS-09/13 Endelig vedtak om styring og ledelse av NMBU: fakultetenes utdanningsporteføljer og utvikling C: Fakultetenes instituttledere presenterer muligheter og satsinger. D: Fellesstyrets drøftinger med instituttlederne på møtet Oversikt over hvilke stillinger som må rekrutteres: rektorat ved valgforsamling, dekaner ved utlysning m.m. Forslag til tidsplan Sekretariatsleder legger frem forslag som er utarbeidet av OPAD Oppfølging av sakene: FS-48/12, FS-69/12 og FS-71/12: FS-69/12: Fellesstyret ber sekretariatet/opad ta ansvar for en oppdatert sak der vedtak i FS-48/12 er utgangspunkt, og fullmaktsfordeling innarbeides eller utformes som tillegg. Oppdatert styringsreglement fremmes for endelig behandling på styremøte 30. januar FS-71/12: Fellesstyret viser til sitt vedtak i sak FS- 69/12 og legger tilsvarende til grunn for videre behandling. Saken fremmes for endelig behandling på styremøtet 30. januar Koordineringsgruppen legger frem anbefalt forslag til vedtak. Horsberg og David Persson til å utarbeide endelig forslag til strategi til møtet Paul Stray er sekretær for gruppen. Fellesstyret ber om en rekrutteringsplan for lederstillingene til møtet Sluttbehandles på fellesstyrets møte Fellesstyrets kommentarer og retningslinjer innarbeides i det endelige forslaget til organisasjonskart. Det skal utarbeides et samlet saksfremlegg hvor saken om utfyllende bestemmelser (FS-69/12) og tilsettingsfullmakt (FS-71/12) innarbeides i styringsreglementet som ble vedtatt på septembermøtet i sak FS- 48/12. FS-10/13 Kommunikasjons- og kulturplan 2013 Vedtak fra : Fellesstyrets behandling av kommunikasjonsplan for fellesstyret utsettes til styremøtet 30. januar Fellesstyret godkjenner kommunikasjons- og kulturplan for 2013

3 3 FS-11/13 Oppnevning av brukergrupper FS-12/13 Fellesstyrets arbeidsplan i 2013 Det er oppnevnt foreløpige arbeidsgrupper i forbindelse med Brukerutstyrsprosjektet. Fellesstyret er ansvarlig overfor KD og må derfor godkjenne mandat og sammensetning. Koordineringsgruppen anbefaler at de oppnevnte gruppene blir formalisert Revidert arbeidsplan som omfatter 8 møter i Fellesstyret godkjenner mandat og sammensetning av brukergruppene Arbeidsplanen godkjennes. Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 5. mars 2013 NMBUs strategi 2014 til 2019 Organisering av de administrative funksjonene ved NMBU. Rapport 2012 og planer 2013 fra fellesstyret Budsjettfordelingsmodell. Endelig vedtak Den oppnevnte arbeidsgruppen på møtet legger frem forslag til strategi Oppfølging av FS-08/13: Sekretariatsleder legger frem forslag til organisasjonskart for de administrative funksjonene Fellesstyret leverer rapport om virksomheten med oversikt over alle vedtak som er fattet, tiltak som er gjennomført, analyse av oppnådde resultater og om hvilke paner som skal gjennomføres innenfor rammen av tildelt budsjett. Det avklares med KD om det også skal utarbeides en risikoanalyse for Protokoll fra møtet i sak FS-70/12 Finansieringssystem og budsjettfordelingsmodell for NMBU: 1. Fellesstyret takker gruppen for arbeidet. 2. Fellesstyret nedsetter et utvalg som skal konkretisere budsjettfordelingsmodellen, med Fellesstyret godkjenner forslaget til strategi med de endringer som fremkom på møtet. Fellesstyret godkjenner organisasjonskartet for de administrative funksjonene Vedtas på møtet. Oversendes KD innen fra styreleder og sekretariatsleder. Fellesstyret godkjenner budsjettfordelingsmodell for NMBU.

4 disse medlemmene: instituttleder Ragnar A. Øygard, Handelshøyskolen UMB, leder av utvalget, seniorrådgiver Per Heitmann, Økonomi- og planavdelingen, UiO, økonomisjef Ann Kristin Øyen, IKBM, UMB, instituttleder Olav Reksen, Institutt for produksjonsdyrmedisin, NVH og kontorsjef Solfrid Odnes, Institutt for mattrygghet og infeksjonsbiologi, NVH. Tjenestemannsorganisasjonene oppnevner to representanter til utvalget, én fra hver institusjon. Sekretærer for utvalget er Hans Christian Sundby, UMB og Jan Aldal, NVH. 3. Utvalget skal legge frem forslag til budsjettfordelingsmodell med utgangspunkt i ekspertgruppens gjennomgang og anbefalinger. Utvalget skal spesielt legge frem forslag som kan styrke NMBUs strategiske satsinger og komme med anbefalinger om strategiske insentivmidler som kan styrke samarbeidet mellom budsjettenhetene. Utvalget bes i denne sammenheng også gi anbefaling om hvordan investeringsmidler til blant annet vitenskapelig infrastruktur kan innarbeides i budsjettfordelings-modellen. 4. Sekretariatet får fullmakt til å utarbeide forslag til endelig mandat for utvalget på grunnlag av føringene over og føringene fra styrets gjennomgang. 5. Utvalget anmodes om å levere sin rapport innen mandag 10. februar

5 5 Målstruktur for NMBU fra Første gangs drøfting Rapport for 2012 og planer for 2013 IKT: Planer og tiltak 2013 IKT-reglement for NMBU Organisasjonsnummer for NMBU Kommunikasjonsstrategi Rekrutteringsplan for rektoratet og dekanat Kunnskapsdepartementet har utarbeidet felles målstruktur for U H-sektoren. Styrene skal benytte denne målstruktur som verktøy i arbeidet med å nå fastsatte mål. Fellesstyret rapporterer innen til KD om virksomheten i 2012 og denne arbeidsplanen for IKT-infrastruktur og verktøy er en forutsetning for gjennomføring av fusjonen. Informasjonssikkerhet inngår i denne planen. Sekretariatsleder legger frem en samlet plan og tiltakspakke som sikrer «sømløs» overgang fra 2013 til IKT-reglementet viser ansattes og studenters rettigheter og plikter som brukere av IKT. Sentralt i planleggingen av ny infrastruktur og IKT-tjenester Til grunn for organiseringen må NMBU ha enten et nytt organisasjonsnummer eller benytte en av institusjonenes En arbeidsgruppe i OPAD har utarbeidet forslag til kommunikasjonsstrategi for NMBU. Nedsettelse av en nominasjonskomité NVH og UMB har vedtatte målstrukturer som gjelder for Arbeidet med NMBUs målstruktur må utarbeides i samråd med styrene for NVH og UMB. Fellesstyret godkjenner rapport og planer. Fellesstyret godkjenner plan og tiltakspakke. Fellesstyret godkjenner IKT-reglementet Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 23. april 2013

6 6 Administrativ organisering av NMBU Konkretisering av administrativ organisering med utgangspunkt i vedtak om organisasjonskart på møtet I denne saken legges det frem forslag til organisasjonsplan for NMBUs samlete administrasjon. Denne saken omfatter også tilsettingsfullmakt for administrative stillinger. Samlet organisasjonskart for NMBU Samlet kart som viser alle enhetenes plassering under universitetsstyret Forslag til valg- og oppnevningsreglement.. Visuell og grafisk profilering Rekrutteringsplan for administrative ledere Valg av rektorat NMBUs målstruktur Bygger på gjennomgang og vedtak i sak FS-50/12 og FS-58/12 om samarbeidet med Norsk designråd og utarbeidelse av forslag til profilering. På grunnlag av drøftingene legger sekretariatsleder frem forslag til NMBUs målstruktur. Koordineringsgruppen tar stilling til om denne saken skal behandles i to omganger, først som drøfting, så som vedtakssak. Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 23. mai 2013 Utlysning av stilling som dekan NMBUs IKT-strategi for Tilsetting av rektorat Utlysning av dekanstillingene bør skje før sommerferien. Det tas høyde for 2. gangs utlysning. Utfyllende del til NMBUs strategi som omhandler mål og tiltak for IKT-infrastruktur og utvikling

7 7 Saker som skal behandles på fellesstyrets møte 18. juni 2013 Plan og budsjettering av enhetene i Første gangs drøfting. Personalplan for NMBU Med utgangspunkt i vedtatt budsjettmodell, foreslås rammene for budsjettenhetene. Vedtak fattes på oktobermøtet. Sekretariatsleder legger frem saken med forslag fra arbeidsgrupper i OPAD Styring, ledelse og organisering av todelt campus. Første gangs drøfting Implementerings- og opplæringsplan for administrative systemer Personalpolitiske retningslinjer for NMBU. Første gangs drøfting NMBUS studiereglement: forskrifter om opptak, eksamen m.m. Sekretariatsleder legger frem saken med forslag fra arbeidsgrupper i OPAD Prinsipper og retningslinjer for samorganisering av medarbeidere ved to institusjoner Saker som skal behandles på fellesstyrets møter i september 2013 Studentrekruttering 2014/2015: Markedsføringsplan. Tilsetting av dekaner Tilsetting av administrative ledere Markedsføringen av NMBUs studier starter i desember 2013, og søknadsfristen for studiesøkende er Denne saken behandles i to omganger. Ses i sammenheng med budsjett for 2014.

8 8 Personalreglement for NMBU Saker som skal behandles på fellesstyrets møter i oktober 2013 Personalhåndbok for NMBU Samlet oversikt over alle reglementer og retningslinjer for NMBUs organisasjon Oppfølging av NMBUs strategiske plan: forslag til handlingsplan for økt campussamarbeid Vedtak fra møtet : 1. Fellesstyret takker arbeidsgruppen for arbeidet. 2. Fellesstyret ber institusjonslederne vurdere forslagene om økt samarbeid i forbindelse med presentasjonene av fakultetenes forsknings- og utdanningssatsinger på møtet Arbeidsgruppens forslag er et viktig innspill til arbeidet med strategi for NMBU. 4. Sekretariatet og koordineringsgruppen arbeider videre med anbefalinger om konkret oppfølging av arbeidsgruppens rapport. NMBUs retningslinjer og regelverk for økonomiforvaltningen. NMBUs innkjøpsreglement

9 9 Saker som skal behandles på fellesstyrets møter i november 2013 endret Studentrekruttering 2014/2015: Markedsføringsplan. Oppfølging av NMBUs strategiske plan: forslag til handlingsplan for økt innovasjon: Budsjettforslag Tilleggssøknad NMBUs forskningsetiske retningslinjer NMBUs retningslinjer for lagring av forskningsdata NMBUs retningslinjer for publisering i Open Access. Budsjettramme og retningslinjer for studentrekruttering for studieåret 2014/15 Vedtak fra møtet : Fellesstyret ber om at LMDs planer om et innovasjonssenter og satsing på økt campussamarbeid blir vurdert i forbindelse med utformingen av NMBUs strategi. Sekretariatet og koordineringsgruppen arbeider videre med saken og eventuelle nødvendige avklaringer. Frist for institusjonene er 1.november. Gjelder søknad om større investeringer m.m. utenom ordinær tildelt budsjettramme fra KD. Saker som skal behandles på fellesstyrets møter i desember 2013 endret Årsplan med budsjett for NMBU Fellesstyrets oppsummering av arbeidet og anbefalinger til NMBUs styre NMBUs sikkerhetsplan

10 10 Viktig forutsetning for arbeidsplanen Det er mulig å gjennomføre denne arbeidsplanen under forutsetning av at NMBUs ledelse kan delta i arbeidet fra høsten Rektor og prorektor(er) må sammen med dekanene være med å legge premisser for oppstart av NMBU. Dette fører til at valg, stillingsbeskrivelser og utlysninger må foretas før Stortinget har vedtatt revidert budsjett i midten av juni Sekretariatet, FS-03/13 Godkjenning av arbeidsplan for 2013 Koordineringsgruppen har gjennomgått arbeidsplanen i januar Arbeidsplanen er en del av FS-06/12 Styringsdokumentet. Fellesstyret godkjenner arbeidsplanen