Fusjonsprosessen Arbeidsgruppafor utdanningsvirksomhet Rapport

Transkript

1 Fusjonsprosessen Arbeidsgruppafor utdanningsvirksomhet Rapport Til: Fusjonssekretariatet Fra: Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet Gruppeleder/kontakt: Anne Mari Harper Dato: Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet: Anne Mari Harper (HiF), Heidi Adolfsen (UiT), Merethe Sirnonsen (UiT), Hilde-Gunn Londal (HiF), Sølvi Anderssen (UiT) Margareth Dalseng (organisasjonene, (UIT), Håvard Uhre Halvorsen (studentrepresentasjon, UiT) sekretær Mona Johnson (HiF) Studentrepresentanten ble valgt sent i prosessen og har foreløpig ikke møtt Med mindre det ikke er klare fordeler ved å gjøre endringer, skal UiTs systemer, regelverk og forskrifter legges til grunn. Gruppa skal foreslå eventuelle endringer. Arbeidsgruppa skal sikre integrering og organisering som ivaretar: Samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phd-utdanningen Kvalitetssystem Studieinformasjon Overgangsordninger Internasjonalisering/studentutveksling Rekrutteringsarbeid Identifisere utfordringer man må ha særskilt fokus på i det videre arbeidet" I hht punktene i mandatet må arbeidsgruppa avdekke om det er behov for tiltak for alle mandatpunktene innen Om arbeids ru as arbeid Det har vært tre møter i arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet, ett i Alta, ett i Tromsø og ett via lyd/bilde. Arbeidsgruppa vil fortsette arbeidet sitt fram til sammenslåingstidspunktetl. august etter følgende møteplan: 15. april (lyd/bilde), 22. mai (lyd/bilde), 13. juni (lyd/bilde) Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet har oppnevnt to undergrupper: Fagteam for studieinformasjon og Fagteam for samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phdutdanning som skal være ferdig med arbeidet medio juni. Begge gruppene leverte sine underveis rapporter innen fristen 11. mars. Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet har gjennomgått og godkjent rapportene med enkelte kommentarer. Nærmere beskrivelse finnes i

2 de vedlagte rapportene fra Fagteam for samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phdutdanning og fra Fagteam for studieinformasjon sammen med arbeidsgruppas tilbakemeldinger.. Arbeidsgruppa har også opprettet Fagteam for internasjonalisering. Arbeidsfeltet ble ikke vurdert som tidskritisk i forhold til fusjonen 1. august og fagteamet skal ha sitt første møte 10. april. Vi har sendt brev til samskipnadene om samordning av studieavgifter og levert fire beslutningsnotat om følgende: - logo på vitnemål og studentkort to åpningsseremonier om papir- og materialavgift - om organisering av administrasjonen Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhetleverte forslag om overgangsordning for logo og navn på vitnemål og studentkort. Positivt svar fra styringsgruppa ble mottatt. I ettertid ble det påvist juridiske hindringer for den foreslåtte løsningen og ny handlingsmåte for utskriving av vitnemål og studentkort er oversendt styringsgruppa/fusjonssekretariatet For høsten 2013 sendte arbeidsgruppa forslag om to åpningsseremonier og har mottatt positiv skriftlig avklaring. Det er mottatt positiv tilbakemelding på forslaget om å fjerne papir- og materialavgift ved studier ved campusene i Alta og Hammerfest, men dette spørsmålet blir endelig behandlet i styringsgruppa 5.april. En henvendelse om administrasjonsordning ble sent via fusjonssekretariatet til administrasjonsgruppa under Arbeidsgruppa for integrasjon. Her det ikke ferdigbehandlet ennå. Samskipnadene i Troms og Finnmark er forelagt et ønske om samordning av studieavgiftene, men svar kan ikke forventes før etter 5. april. Samordnin av re elverko forskrifterinkludert hd-utdanninen En plan over aktiviteter, overgangsordninger, tidsfrister og ansvarlige er utarbeidet av Fagteam for samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phd-utdanning og ligger vedlagts sammen med tilbakemeldinger fra Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet. Kvalitets system Det haster ikke like mye med å avklare alle forhold rundt kvalitetssystemet. En fullstendig gjennomgang av kvalitetssystemet vil foretas i linja etter Fagteam for regelverk ivaretar spørsmålene knyttet til kvalitetssystemet, og Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomhet formidler sine innspill dit. Studieinformas'on En plan over aktiviteter, overgangsordninger, tidsfrister og ansvarlige ligger i vedlagt rapport fra Fagteam for studieinformasjon sammen med tilbakemeldinger fra Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet. Internas'onaliserin /studentutvekslin Arbeidsgruppa har også opprettet Fagteam for internasjonalisering. Arbeidsfeltet ble ikke vurdert som tidskritisk i forhold til fusjonen 1. august og fagteamet skal ha sitt første møte 10. april.

3 Rekruttering KSA ved UiT i samarbeid med HiF setter i gang arbeid med å utarbeide en plan for rekruttering til studier i den den nye institusjonen for studieåret 2014/15. I tillegg påpeker arbeidsgruppen at det blir viktig å få fastsatt hvem som har ansvaret for rekruttering etter søknadsfristen for samordna opptak utløper 15.aprilJagteam for studieinformasjon har i deres rapport gitt noen anbefalinger mht rekruttering som arbeidsgruppa støtter. Vedlegg: Rapport fra Fagteam for studieinformasjon Tilbakemelding til Fagteam for studieinformasjon fra Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet Rapport fra Fagteam for samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phd-utdanning. Tilbakemelding til Fagteam for samordning av regelverk og forskrifter, inkludert phd utdanning

4 - TIDSPLAN Info til HiF-studiesøkere OPPGAVE ANSVARLIG FRIST - i. mars søkere Så fort som mulig april søkere HiF Uke Lokalt opptak - Internasjonale studiesøkere Info om fusjonen til nåværende Semesterstart studenter Opprette nettside retta mot studenter E-post til alle studenter - Booke rektor Info til studiesøkere Planlegge Oppdatere Semesterregistrering Beslutning program nettsider om system Avdeling HiF/UiT for utdanning Styringsgruppa Uke Uke - Opprette i mars og oppdateres fortløpende - Slutten av mai Snarest Avhengig April Juni/juli Juni (før studweb av hvilke kanaler vi bruker åpner) Studiekatalog - Komplett og felles katalog på nett Avdeling for Synliggjøring av HiF-studier med utdanning/kommunikasjonsavd./ søknadsfrist høsten 2014 HiF Kurs i studiepublisering Studiekatalog papirversjonen Rekruttering Rekrutteringsstrategi UiT/HiF Rekrutteringsstrategi internasjonale stud. Rekrutteringsarbeid for neste studieår Innen januar 2014 Innen i. august September/oktober 2013 i. desember 2013 Pågår Høsten 2013 Høsten 2013

5 Ordinære nettsider - Samkjøre nettsider for studenter og studiesøkere Utfasing av hifm.no Info til studieadm. Ansatte - Brev til enhetene Nettside UiT/1-11F Avdeling for utdanning - Snarest - Snarest - Innen i. august - Innen i. august

6 Til Fagteam for studieinforrnasjon Dato: TILBAKEMELDING LEVERT RAPPORT Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet takker for rapport og tidsplan for arbeidet med studieinfonnasjon. Rapporten er gjennomgått og godkjent med noen kommentarer: Beslutningsforslag 1: Alle som har søkt om opptak til studier ved HiF via Samordna opptak og lokalt opptak, informeres om fusjonen. HiF har ansvaret for å utarbeide et skriv som fusjonen og konsekvenser for søkere til studier i Alta og Harnmerfest. Siden Lånekassen åpner allerede 15. mai bør informasjonen gå ut så tidlig som mulig. Beslutningsforslag 2: Internasjonale søkere som har søkt om opptak til studier ved HiF informeres om fusjonen. Arbeidsgruppa ber Fagteam for internasjonalisering om å informere internasjonale patentinstitusjoner. Beslutningsforslag 3: Nåværende studenter ved HiF og UiT informeres om endringer knytta til fusjonen. Tilbaketnelding fra Arbeidsgruppe for utdanningsvirksomhet

7 Avdeling for utdanning ved UiT har ansvar for å utforme innholdet i e-posten som sendes til alle nåværende studenter fra institusjonen studenten er registrert ved. Det presiseres at informasjonen på nettsidene må harmoniseres med innholdet i informasjonsmailen. Beslutningsforslag4: UiT har ansvar for å planleggeog koordinere semesterstart ved campusene i Tromsø 13. august. HiF har ansvar for å planleggeog koordinere semesterstart ved campusene i Finnmark 14. august. Dette inkluderer mottaksprogram for internasjonale studenter. Det er sendt mail til den nyvalgte rektoren om studiestart. Det blir ulike løsninger for studiested Tromsø og studiestedene Alta og Hammerfest. Institusjonene er ikke klare for en felles løsning allerede fra 1. august pri søkere til studier ved campusene i Alta og Hammerfest får tilsendt «Veiviseren». Brosjyren skal inneholde studiestedinformasjon Beslutningsforslag5: Dagensrutiner for semesterregistrering ved UiT, videreforesved den fusjonerte institusjonen. Rutiner for semesterregistrering, Fronterinnlogging m.m. legges ut på veven, mens dette ikke omfattes av informasjonen som presenteres i «Veiviseren» som sendes ut til søkere til studieplasser i Alta og Hammerfest. Beslutningsforslag6: Studiekatalogen på nett skal være komplett innen januar 2014.UiTs systemfor publisering videreføres. Arbeidet med FS-databasen ved dagens Høgskolen i Finnmark begynner umiddelbart og Utdanningsavdelingen ved Universitetet i Tromsø kommer til Alta for å jobbe sammen med ansatte ved Studieadministrasjonen der.

8 Beslutningsforslag 7: Studiekatalogen på papir for studieåret 2014/2015skal være klar til trykking innen 1. desember UiTs system for dette videreføres. Arbeidsgruppa styrker Fagteam for internasjonalisering med en person fra Avdeling for kommunikasjon og samfunnskontakt (KSA). Ved UiT foregår rekruttering ifellesadministrasjonen og på fakultets- og instituttnivå. Ved HiF skjer det ifellesadministrasjonen og ved instituttene. Rekrutteringsarbeidet fortsetter fram til studiestart. Rekruttering til helsefagutdanning, grunnskolelærerutdanning, økonomisk-administrative fag, de sosialfaglige utdanningene og idrettsfag samkjøres mellom rekrutteringsmedarbeidere ved HiF og KSA ved UiT Vennlig hilsen, Anne Mari Harper Studiedirektør HiF Leder for arbeidsgruppa Heidi Adolfsen Studiedirektør HiF Mona Johnson Sekretær Arbeidsgruppa for utdanningsvirksomhet