MØTEBOK - fellesstyret

Transkript

1 MØTEBOK 1 MØTEBOK - fellesstyret Møtedato: Mandag Dokumentdato: Saksbehandler: Direktørene Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET Sted:, Bakkenteigen, Møterom Færder. Dato: Fredag Tid: Kl Til stede: Petter Aasen (møteleder), Kristin Ørmen Johnsen, Maria Karine Aasen Svensrud, Carsten Tobiasen, Anne Wenche Lindbo, Eva Lian, Helene Bjørnøy, Hans Sverre Sjøvold, Sverre Gotaas, Solveig Østrem, Bjørn Ove Grønseth, Marit G. Engseth, Jan Mehlum. Forfall: Steinar Stjernø Sak 1/12 Velkommen og presentasjon av styreleder v/rektor Petter Aasen I forbindelse med styreleders fravær ble der besluttet at fellesstyret ville følge innarbeidet praksis ved HiBu - HiVe med at rektor hos vertsgivende institusjon ledet møtet. Rektor Petter Aasen ledet møtet. Sak 2/12 Forventningsavklaring til styrearbeidet og arbeidsform Saken ble utsatt til neste styremøte Sak 3/12 Presentasjon av medlemmene/gruppene Styrets medlemmer presenterte seg for hverandre. Ingen vedtak Sak 4/12 Godkjenning av møteinnkalling Godkjent uten merknader Sak 5/12 Konstituering Styret konstituerte seg. Styret var vedtaksdyktige. Sak 6/12 Fastsettelse av møtegodtgjørelse for leder og medlemmene i styret Forslag til møtegodtgjørelse var utarbeidet med grunnlag i dagens praksis med honorering av verv som styremedlem ved de to fusjonerende høgskolene samt de avtaler som er inngått i

2 MØTEBOK 2 Kunnskapsdepartementet i forbindelse med utnevning av styrets leder. Forslag til vedtak var delt i fire ledd. Styrets gjorde følgende vedtak: 1. Styreleder godtgjøres med et honorar på kr Det gis i tillegg godtgjørelse for faktisk medgått møtetid, samt 16 timer pr møte til forberedelser til styremøtene. 2. Eksterne representanter og studentrepresentanter godtgjøres for faktisk medgått møtetid. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 6 timer pr møte. 4. Godtgjøring for møtetid og forberedelser skjer etter de til enhver tid gjeldende satser for utvalgsgodtgjøring i Statens personalhåndbok. Reisegodtgjørelse utbetales etter de til enhver tid gjeldende satser i Statens personalhåndbok. Ledd 1, 2 og 4 vedtatt enstemmig. 3. Møtetid for faglig ansattes representanter legges inn i den enkeltes arbeidsplan med 75 timer pr år. Møtetid for teknisk/administrativt ansattes representanter inkluderes i ordinær arbeidstid med 75 timer pr år. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 4 timer pr møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema. Ledd tre ble tilbakesendt til administrasjonen som blir bedt om å gi styret en vurdering av å stryke siste ledd i ledd tre som lyder: «Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema.» samt å vurdere spørsmål om å kompensere faggruppen/instituttet ressurser som disponeres i forbindelse med de interne faglige styremedlemmenes tidsbruk til styrearbeid. Eva Lian forlot møtet etter sak 6. Sak 7/12 Møteplan for vår/høst 2013 Styret gjorde følgende vedtak: Det legges til grunn at etter hvert som planleggingsarbeidet skrider fram og arbeidsgruppene får full oversikt over oppgaver, gjensidig avhengighet og kritiske variabler vil saksoversikten kunne endres. Følgende saksplan legges til grunn for styrets videre arbeidet med fusjonen: 4. februar 2013 Sted: Drammen Godkjenning av valgreglement Godkjenning prosess tilsetting prorektorer Godkjenning prosess tilsetting administrerende direktør Oppnevning av deltagere i ansettelsesutvalget Godkjenning budsjett for fusjonsarbeidet 14. mars 2013 Sted: Kongsberg Visjon og mål Godkjenning prosess tilsetting av dekaner og instituttledere Godkjenning prosess tilsetting av administrative ledere Profilprogram HiBV 22. april 2013 Sted: Hønefoss Møteplan høsten 2013 Godkjenning av valg, innsetting av rektor for HiBV Godkjenning av organisasjonskartet for HiBV

3 MØTEBOK 3 Faglig organisering: Sentrale enheter innen utdanning og FoUoI, fakultetsstruktur med institutter, evnt utvalg og sentre. Utdanningsledelse og programledelse. Ledelse av oppdragsvirksomheten innen FoUoI Administrativ organisering: SESAP, fellestjenester med studiestedsadministrasjoner Oppstart arbeid med bemanningsplaner Ny nettportal for HiBV 17. juni 2013 Sted: Bakkenteigen Tilsetting av administrerende direktør Tilsetting av prorektorer Tilsetting av dekaner (og instituttledere evt aug) Godkjenning av bemanningsplaner 5. sept 2013 Sted: Drammen Hovedprofil og strategi Herunder strategiske prioriteringer for 2014 Tilsetting av administrative ledere Tilsetting instituttledere (dersom ikke juni) Hovedprinsipper for budsjett 2014 Godkjenning av lokale forskrifter og reglementer Godkjenning av prinsipielle saker som berører systemfusjoner (Ephorte, Agresso, SAP, andre). 28. okt 2013 Sted: Kongsberg Strategisk plan med målstruktur og styringsparametere Budsjettfordelingsmodell for 2014 Konsekvenser av forslaget til statsbudsjettet 2014 for HiBV Budsjettforslag 2015 for HiBV Studieporteføljen Rapport om opptak 12. des 2013 Sted: Bakkenteigen (evt. Hønefoss) Mål 2014 Budsjett 2014 Fordeling av strategiske midler Sak 8/12 Godkjenning av prosjektet «Etablering av og Vestfold - faglig og administrativ etablering» Styret godkjente at framlagte prosjektdokument «Etablering av og Vestfold - faglig og administrativ etablering» danner grunnlag for arbeidet med fusjon med de merknader som framkom i møtet.

4 1. Fellesstyret vedtar versjon 1.1 av Prosjektdokumentet Etablering av og Vestfold. 2. Fellesstyret ber direktørene komme tilbake med en helhetlig milepælsplan i neste styremøte. MØTEBOK 4 3. Fellesstyret delegerer prosjektledelsen til rektorene og direktørene. Koordineringsansvaret mellom prosjektene tilligger Saksforberedende organ. 4. Direktørene er ansvarlig for saksforberedelse til Fellesstyret etter samråd i Saksforberedende organ. 5. Styresaker drøftes med tjenestemannsorganisasjonene i felles IDF - møte forut for styremøtene. Dersom tjenestemannsorganisasjonene og arbeidsgiver har ulikt syn etter drøftingen i IDF møtet bør dette i størst mulig grad fremgå av saksdokumentene til styret. Nytt pkt. 6 ble tilføyd i styremøtet: Administrasjonen endrer Prosjektdokumentet i tråd diskusjonen i styret. Siste setnings side 4 endres og det presiseres i dette vedtakspunkt at Fellesstyret ikke har delegert noen myndighet vedrørende valg og tilsettinger. Sak 9/12 Budsjett for fusjonsarbeidet 2013 Fellesstyret vedtok saken i et toleddet vedtak som lyder: 1. Fellesstyret vedtar følgende budsjettfordeling for fusjonsarbeidet i 2013: Faglig etablering: 5,0 mill kroner Administrativ etablering: 3,1 mill kroner Investeringer og direkte driftskostnader (herunder IKT): 5,9 mill kroner 2. Samlet budsjettforslag innenfor tildelte rammer fremmes til behandling i fellesstyret i februar. Anne Wenche Lindbo deltok i styremøtet fra og med sak 10. Sak 10/12 Kommunikasjonsplan og aktivitetsplan for fusjonsarbeidet Styret tok kommunikasjonsplanen til etterretning. Sak 11/12 Muntlig orientering om Status i OFA-samarbeidet for 2012 og planer for Styret tok orienteringen om OFA-samarbeidet til etterretning. Sak 12/12 Meldingssaker Styret tok de framlagte meldingssakene til etterretning. Sak 13/12 Redegjørelse for NOKUTs kontroll med virksomhetene. Rektor HiVe orienterte om at NOKUT har sent et brev til Kunnskapsdepartementet med forespørsel om muligheter for å kunne unnta noen institusjoner fra 6-årsregelen for evaluering av system for kvalitetssikring av utdanningen. I følge ordinær syklus skulle høgskolen i Vestfold og Buskerud nå blitt evaluert. NOKUT ønsker å kunne følge prosesser med utvikling av internt kvalitetsarbeid i forlengelse av innføring av nasjonalt kvalifikasjonsrammeverk. NOKUT trenger erfaring med hvordan institusjonene legger opp det interne kvalitetsarbeidet før det foreslås justerte evalueringskriterier for det sykliske tilsynet. I den anledning spør NOKUT om å følge vår fusjonsprosess og utvikling av nytt kvalitetssystem for utdanningene. Fellesstyret var positive til henvendelsen. Det gis tilbakemelding til NOKUT om dette.

5 MØTEBOK 5 Sak 14/12 Redegjørelse for BIs nedleggelse av virksomheten i Drammen Rektor HiBu orienterte om at Bedriftsøkonomisk Institutt (BI) legger ned sin aktivitet i Drammen ila 2-3 år. Aktiviteten i Drammen omfatter ca. 350 bachelorstudenter innen økonomi og administrative fag, en betydelig etter- og videreutdanningsportefølje samt en relativt stor oppdragsvirksomhet. Det åpner det seg en markedsmulighet i en region som har stort behov for denne typen fag og kurs. Rektorene ble gitt fullmakt til å jobbe videre med å aktivt vurdere muligheter for av HiBV kan bli en aktør som kan utnytte dette potensialet i og med at BI trekker seg ut. Steinar Stjernø(s) Styreleder Nils Dugstad Høgskoledirektør, HiVe Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør, HiBu