Styreinstruks ved Norges veterinærhøgskole

Transkript

1 Styreinstruks ved Norges veterinærhøgskole Vedtatt av styret Formål med instruksen Denne instruksen beskriver rammer for styrets arbeid. Den omhandler styrets ansvar, myndighet, oppgaver og saksbehandling. Instruksen bygger på bestemmelsene i Lov om universiteter og høgskoler (UHL), jf. vedlegg. 2. Norges veterinærhøgskoles formål og virkeområde Norges veterinærhøgskoles formål og virkeområde framgår av Universitets- og høgskoleloven og årlige tildelingsbrev fra Kunnskapsdepartementet. Høgskolens formål og virkeområde er nærmere konkretisert i strategiske planer vedtatt av styret. 3. Styrets sammensetning Styret ved Norges veterinærhøgskole har elleve medlemmer og består av en valgt rektor, to medlemmer valgt blant fast ansatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant midlertidige ansatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk og administrativt ansatte, to medlemmer valgt blant studentene og fire eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet. Rektor er styrets leder. I rektors fravær er prorektor styreleder. Jf. UHL Styrets ansvar og myndighet Styret er det øverste organet ved Norges veterinærhøgskole. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at Norges veterinærhøgskole drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet. Styret representerer institusjonen overfor offentlige myndigheter. Alle beslutninger ved Norges veterinærhøgskole truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere. Jf. UHL 9-1. Begrensninger: Kunnskapsdepartementet har med hjemmel i UHL 9-3 (5) satt ned et Fellesstyre for NVH og UMB. Dette fellesstyret har fått mandat til å forberede og treffe beslutninger om:

2 Mål og strategier for det nye universitetets samlede virksomhet Styring, ledelse og faglig-administrativ organisering og driftsmodeller for den nye institusjonen Utviklingsplan og øvrige beslutninger knyttet til samlokalisering, bygg, infrastruktur og tekniske tjenester Fellesskap og samarbeid på tvers av de to eksisterende institusjonsgrensene og utarbeide opplegg for nødvendige omstillingsvedtak. 5. Styrets oppgaver 5.1 Strategioppgaver Styret skal trekke opp strategien for institusjonens utdannings- og forskningsvirksomhet og annen faglig virksomhet og legge planer for den faglige utvikling i samsvar med de mål som er gitt av overordnet myndighet for sektoren og institusjonen, jf. UHL 9-2 (1). 5.2 Mål- og resultatstyring, økonomisk styring Styret skal fastsette mål og resultatkrav og har ansvaret for at institusjonens økonomiske ressurser og eiendom disponeres i overensstemmelse med bestemmelser om dette gitt av overordnet myndighet, og etter forutsetninger for tildelte bevilgninger eller andre bindende vedtak, jf. UHL 9-2 (2). 5.3 Kontrolloppgaver Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse av virksomheten. Styret skal fastsette instruks for institusjonens daglige ledelse, jf. UHL 9-2 (3). Styret skal etablere årlige resultatmål for administrerende direktør og evaluere direktøren i forhold til disse. 5.4 Organisering Styret selv fastsetter virksomhetens interne organisering på alle nivåer. Organiseringen må sikre at studentene og de ansatte blir hørt, jf. UHL 9-2 (4). 5.5 Budsjett og årsregnskap Styret skal hvert år, etter nærmere retningslinjer gitt av departementet, avgi årsregnskap med redegjørelse for resultatene av virksomheten og legge frem forslag til budsjett for kommende år, jf. UHL 9-2 (5). 5.6 Nærmere om styrets oppgaver Med utgangspunkt i Lov om universiteter og høgskoler har styret bl.a. følgende særlige oppgaver/myndighet: Studieplaner Styret fastsetter hovedlinjene i studieplanene for det faglige innholdet i studiene, jf. UHL 3-3 (3) Studentopptak Når kapasitetshensyn eller ressurshensyn krever det, kan styret selv regulere adgangen til det enkelte studium eller deler av det, innenfor de rammer og mål som gis av departementet, jf. UHL 3-7 (5).

3 5.6.3 Eksamen og sensur Styret selv kan gjøre unntak for enkelteksamener fra fristen om at sensur skal foreligge innen tre uker, jf. UHL 3-9 (4). Styret gir imidlertid rektor fullmakt til å avgjøre slike søknader i mellom styremøtene. Styret selv gir forskrift om avleggelse av og gjennomføring av eksamener og prøver, jf. UHL 3-9 (4) og (7), 3-10 (3) og (4) Læringsmiljø Styret har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet, jf. UHL 4-3 (1). Styret har ansvar for at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd, jf. UHL 4-3(2) Klagenemnd Styret skal opprette en klagenemnd som skal behandle klager over enkeltvedtak og, etter styrets bestemmelse, andre klagesaker for studentene. Styret skal fastsette egen instruks for dette, jf. UHL 4-7, 4-8, 5-2 og Ansettelsesbestemmelser Styret fastsetter de nærmere regler for utlysning og ansettelse i Norges veterinærhøgskoles personalreglement, jf. UHL 6 og 11. Når særlige grunner taler for det, kan styret foreta ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger og i instituttlederstilling uten forutgående kunngjøring, jf. UHL 6-3 (4) Styrets sammensetning Styret selv kan fastsette annen styresammensetning enn det som framgår av punkt 3, jf. UHL 9-3 (2). Styret selv kan fastsette at styret skal ha et flertall av eksterne medlemmer, jf. UHL 9-3 (3) Valg og oppnevning av styret Forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer for disse fremmes av styret, jf. UHL 9-4 (5). Styret selv fastsetter nærmere regler om valgene av rektor, prorektor og de øvrige interne styremedlemmene, jf. UHL 9-4 (9) og 10-4 (5) Ansettelse av rektor Styret kan vedta at rektor skal ansettes på åremål, jf. UHL 10-4 (1) Rektors fratreden Hvis institusjonen har en prorektor, kan styret selv fastsette at denne overtar hvis rektor har forfall eller fratrer vervet i løpet av det siste året av funksjonstiden, jf. UHL 10-5.

4 6. Styrets saksbehandling 6.1 Styremøter Ledelse av styremøter Styremøtene ledes av rektor, eller i dennes fravær av prorektor, jf. UHL 9-3 (1), 9-6 (7) og Behandling av saker Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, jf. UHL 9-6 (1). Styret vedtar den konkrete sakslisten for hvert styremøte etter forslag utarbeidet av administrerende direktør. Det enkelte styremedlem har rett til å sette fram forslag for styret om endringer i sakslisten for det aktuelle møtet eller om saker som bør settes opp på framtidige møter Møte- og arbeidsplan Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs, jf. UHL 9-6 (2). Styret vedtar hvert år en møte- og arbeidsplan. Planen angir en oversikt over hovedoppgaver og møtetidspunkter. Følgende saker står fast på sakslisten på alle styremøter: Godkjenning av innkalling og saksliste Økonomisk oversikt per xx.xx.200x/internkontroll-tiltak Orientering om faglig aktivitet Oppfølging av forrige styremøtet Referatsaker Eventuelt Følgende saker skal normalt behandles til faste tidspunkter hvert år: Årsrapport fra Læringsmiljøutvalget Årsrapport for arbeidet med kvalitetssikring av undervisningen Årsrapport fra Arbeidsmiljøutvalget Handlingsplan, budsjett og regnskap Årsberetning for NVH Evaluering av styrets arbeid Resultatmål for og evaluering av adm. direktør Utover den fastlagte møteplanen kan medlem av styret, rektor eller administrerende direktør kreve at styret sammenkalles. Innkalling til styremøter skal skje med rimelig varsel. Sakspapirene skal normalt sendes ut en uke før møtet. Sakspapirene sendes ut til samtlige styremedlemmer og varamedlemmer Deltakelse på styremøter, stemmegivning Medlem av styret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig forfall, jf. UHL 9-6 (3).

5 Medlem av styret har plikt til å delta i forhandlingene og avgi stemme. Det kan ikke stemmes blankt annet enn ved valg, jf. UHL 9-6 (4). Om ikke styret for enkelte tilfeller bestemmer noe annet, har administrerende direktør rett og plikt til å være til stede og til å uttale seg på styremøtene, jf. UHL 9-6 (5) Åpenhet Styrets møter skal holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører, jf. UHL 9-2 (6) og 9-6 (6). Styrets medlemmer plikter å behandle styrets interne dokumenter som er unntatt offentlighet, med konfidensialitet Protokoll Det skal føres protokoll fra styremøtene, jf. UHL 9-6 (8). Utkast til protokoll skal foreligge senest to dager etter styremøtet. Protokollen sendes til styremedlemme på epost med en ukes frist for kommentarer. Hvis noen av styremedlemmene har kommentarer til protokollen, sendes en eventuell ny versjon til styremedlemmene med en kortere frist. Har det ikke kommet inn kommentarer innen utløpet av fristen, er protokollen vedtatt. Hvis det ikke oppnås enighet om protokollen ved denne prosedyren, settes protokollen opp på sakslisten for neste styremøte. Vedtatt protokoll er offentlig. Et styremedlem eller administrerende direktør som er uenig i styrets beslutning kan kreve sin oppfatning innført i protokollen. Kravet om protokolltilførsel må framsettes innen styremøtet avsluttes og gjøres kjent for de øvrige deltakerne. 6.2 Vedtaksførhet, flertallskrav og stemmegivning Generelle regler Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede og avgir stemme, jf. UHL 9-7 (1). Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer hvis ikke annet er fastsatt. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er styreleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning, jf. UHL 9-7 (2). Avstemning i andre saker enn valg og ansettelse skjer ved stemmetegn. Avstemning ved valg og ansettelse skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever dette, jf. UHL 9-7 (3) Spesielle regler Studentene skal være representert i ansettelsesutvalg for undervisnings- og forskerstillinger med mindre styret enstemmig bestemmer noe annet, jf. UHL 6-3 (1). Ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger uten forutgående kunngjøring kan ikke foretas hvis mer enn ett medlem av styret motsetter seg dette, jf. UHL 6-3 (4).

6 Vedtak om annen styresammensetning enn omtalt i punkt 3, må treffes med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer, jf. UHL 9-3 (2) og (3). Vedtak om at rektor skal ansettes på åremål, må treffes med tilslutning av minst to tredeler av styrets medlemmer, jf. UHL 10-4 (1). 6.3 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningslovens 6 gjelder. Et styremedlem kan ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående, at medlemmet må ansees å ha fremtredende personlige eller økonomiske interesser. Medlem skal i god tid si fra om forhold som gjør eller kan gjøre ham inhabil. Før spørsmålet avgjøres, bør varamedlem innkalles til å møte og delta ved avgjørelsen dersom det kan gjøres uten vesentlig tidsspille eller kostnad. Styret avgjør om et styremedlem er inhabilt, uten at vedkommende medlem deltar. Dersom det i en og samme sak oppstår spørsmål om inhabilitet for flere medlemmer, kan ingen av dem delta ved avgjørelsen av sin egen eller et annet medlems habilitet, med mindre organet ellers ikke ville være vedtaksført i spørsmålet. I sistnevnte tilfelle skal alle møtende medlemmer delta.