MØTEBOK Fellesstyret

Transkript

1 MØTEBOK 1 MØTEBOK Fellesstyret Møtedato: Onsdag 11. desember 2013 Dokumentdato: Saksbehandler: seniorrådgiver Fred E. Nilsson Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 MØTE I FELLESSTYRET Sted:, Møterom Sudexo, 1. etg Papirbredden 2 Dato: Onsdag Tid: Kl. 14:00 16:15 med påfølgende middag for styrets medlemmer ( ) Til stede: Forfall: Steinar Stjernø (møteleder), Petter Aasen, Gunnar Horgen, Jørn Ragnes, Anne Wenche Lindboe, Anne Marte Holand, Kristian Tornås, Zahra Moini, Solveig Østrem, Marit G. Engseth, Jan Mehlum, Kari Egelandsdal, Bjørn Ove Grønseth, Tea Majstorovic, Hanne Kristin Solberg. Berit Bratholm fra sak 93/2013 som vara for Jan Mehlum. Hans Sverre Sjøvold, Sverre Gotaas, Per Steinar Jensen, Santhos Rathakrishnarajah Velkommen ved styreleder Styreleder ønsket velkommen til møtet. Styreleder oppsummerte tiden som leder av Fellesstyret, Denne oppsummeringen ligger også på nettet. Vedtakssaker: Sak 85/13 Godkjenning av møteinnkalling Møtebok fra møte i Fellesstyret godkjent pr epost iht sak 14/2013 Korrigert dagorden, ny sak: Sak 97/2013 Godkjenning av valg av representanter til styret ved og Vestfold. Delt ut i møtet.

2 MØTEBOK 2 Sak 86/2013 Budsjett 2014 HBV Styreleder ga råd om at det utvikles parametere knyttet til forholdet mellom faglige og administrative ansatte. Bakgrunn for dette er den diskusjonen som pågår i sektoren om glidning fra faglig til mer administrativ virksomhet. Administrasjonen delte ut notat som viste fordelingen av stillinger og stillingskategorier. På grunn av ulike ordninger vedrørende renhold, trekkes denne kategorien ut av listen. Styreleder foreslo i tillegg at husleiekostnader trekkes ut og synliggjøres som eget område og at bibliotekansatte regnes som en egen kategori ved siden av faglige og administrativt ansatte. Det ble stilt spørsmål om ufordelte midler, SAK og strategiske midler. Noe fordeles nå: 1 mill. til hvert av fakultetene, 1 mill. til studentparlamentet, 0,75 mill. til åpningsarrangement Gjenstående midler fra tildelinger i 2013 og 2014 tas opp i nytt styret så snart som mulig, og etter forutgående søknadsprosedyrer og behandling på fakultetene og i ledelsen. Det ble også stilt spørsmål om BOA virksomheten. Det ble vist til dokumentasjonen fra fakultetene. Omfanget av BOA virksomheten vil være på nivå med aktiviteten i 2013 og synes således å være realistisk. Styreleder fremmet nytt forslag til vedtak i punkt 1. Forslag til vedtak 1. Fellesstyret tar budsjettforslag 2014 for HBV til etterretning 2. Fellesstyret godkjenner disponering av strategiske midler og SAK midler, som det framkommer i saksframlegget. 3. Fellesstyret ber høgskoledirektøren om å foreta endelig fordeling av administrasjonsbudsjettet fordelt på kostnadssteder med budsjettansvar, før budsjett 2014 for HBV legges fram for styret for endelig godkjenning i første styremøte i Fellesstyret vedtar foreløpig budsjett 2014, jf punkt 3, for HBV. 2. Fellesstyret godkjenner disponering av strategiske midler og SAK midler, som det framkommer i saksframlegget. 3. Fellesstyret ber høgskoledirektøren om å foreta endelig fordeling av administrasjonsbudsjettet fordelt på kostnadssteder med budsjettansvar, før budsjett 2014 for HBV legges fram for styret for endelig godkjenning i første styremøte i Enstemmig vedtatt

3 MØTEBOK 3 Sak 87/2013 Organisering HBV Stadfesting av faglig og administrativ organisering i HBV fra fusjonstidspunktet Det ble knyttet kommentarer til stillingsomfang, struktur og det visuelle uttrykket. Det siste vil finne en annen form når HBV presenteres. Det blir viktig at det nye styret har fokus på fordeling av ressurser mellom faglig og administrativ virksomhet. Ledelsen bør få større frihet til å endre administrasjonen. Styret mener at organisasjonsstrukturen bør evalueres etter en viss periode. Styreleder fremmet nytt vedtakspunkt i samsvar med dette. Styret vedtar den faglige og administrative organiseringen for HBV fra fusjonstidspunktet. 1. Styret vedtar den faglige og administrative organiseringen for HBV fra fusjonstidspunktet. 2. Styret ber det nye styret vurdere når organisasjonsstrukturen skal evalueres. Sak 88/2013 Læringsmiljøutvalg HBV Struktur og mandat. Det ble fremmet forslag om å endre perioden for studentene, ref punkt 3. Det åpnes for overgangsordning det første året. 1. Medlemmer av læringsmiljøutvalget oppnevnes i HBVs første styremøte i Medlemmer oppnevnes for fire år av gangen, fra Studentrepresentantene oppnevnes for ett år, fra Fellesstyret gir høyskoledirektør fullmakt til å oppnevne studentrepresentanter etter forslag fra studentparlamentet. 5. Læringsmiljøet ved HBV får følgende medlemmer (med personlig vara) prorektor for utdanning kvalitetssystem to faglig tilsatte fra fakultet en representant med ansvar for studenter med funksjonsnedsettelser og kunnskap om universell utforming Campusdirektør HBV 5 studentrepresentanter, som utgjøres av studentleder ved HBV og studentrådsleder ved hvert av de fire fakultetene

4 MØTEBOK 4 6. Læringsmiljøutvalget ved HBV får følgende mandat: LMU skal initiere og følge opp saker som angår studentenes fysiske og psykososiale forhold ved institusjonen. LMU skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljøet og være delaktig i utviklingen omkring spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd, der ivaretakelse av studenter med funksjonsnedsettelser inngår. Styret kan gi utvalget andre oppgaver i tillegg. LMU utarbeider handlingsplan for sitt arbeid. Utvalget rapporterer direkte til styret ved og Vestfold via høgskoleledelsen. 1. Medlemmer av læringsmiljøutvalget oppnevnes i HBVs første styremøte i Medlemmer oppnevnes for fire år av gangen, fra Studentrepresentantene prolongerer eller oppnevner nye i det første halvåret. Periode fra 01. august til 31. juli neste år. 4. Fellesstyret gir høyskoledirektør fullmakt til å oppnevne studentrepresentanter etter forslag fra studentparlamentet. 5. Læringsmiljøet ved HBV får følgende medlemmer (med personlig vara) prorektor for utdanning kvalitetssystem to faglig tilsatte fra fakultet en representant med ansvar for studenter med funksjonsnedsettelser og kunnskap om universell utforming Campusdirektør HBV 5 studentrepresentanter, som utgjøres av studentleder ved HBV og studentrådsleder ved hvert av de fire fakultetene 6. Læringsmiljøutvalget ved HBV får følgende mandat: LMU skal initiere og følge opp saker som angår studentenes fysiske og psykososiale forhold ved institusjonen. LMU skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljøet og være delaktig i utviklingen omkring spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd, der ivaretakelse av studenter med funksjonsnedsettelser inngår. Styret kan gi utvalget andre oppgaver i tillegg. LMU utarbeider handlingsplan for sitt arbeid. Utvalget rapporterer direkte til styret ved og Vestfold via høgskoleledelsen. Sak 89/2013 FoU-utvalg Styreleder hadde en rekke kommentarer til form og språk i mandatbeskrivelsen. Behov for å rydde i mandatspunktene, se på hvem som skal prioritere og eventuelt delegeringer fra styret til utvalget. Nytt forslag til vedtak: Rektor, eventuelt nytt styre, bes vedta endelig utforming av retningslinjene og mandat med utgangspunkt i diskusjonen i Fellesstyret.

5 MØTEBOK 5 Det opprettes et sentralt FoU-utvalg ved HBV med følgende mandat: Mandat Det sentrale FoU-utvalget er et rådgivende utvalg overfor rektor Utvalget skal arbeide for å sikre best mulige vilkår for forskningsarbeidet ved høyskolen. Utvalget skal ta initiativ til og være en pådriver for saker som kan bidra til at HBV når sine mål innen FoU. Utvalget skal stimulere til økt virksomhet innen FoU og arbeide for å synliggjøre høyskolens forskningsarbeid. Utvalget skal gi råd i spørsmål som gjelder forskningsstrategi, forskningspolitikk, forskningsetikk, forskningsbasert undervisning og forskerutdanning. Utvalget skal gi råd i forhold til rammebetingelser for forskning, og bidra til at samarbeid, samordning og helhetstenking ivaretas. Utvalget har en koordinerende funksjon i forhold til å sikre og utvikle kvaliteten av høyskolens forskningsarbeid, herunder utarbeidelse av felles rutiner og regelverk innenfor området. Utvalget kan fordele midler (eks. incentivmidler) der rektor har delegert dette til forskningsutvalget. Utvalget skal prioritere søknader til Norges forskningsråd når det er krav om at institusjonen skal prioritere. Utvalget skal stimulere til å øke og utvikle praksisnære forskningsprosjekter som angår profesjonsutdanningene ved HBV. Rektor, eventuelt nytt styre bes vedta endelig utforming av retningslinjene og mandat med utgangspunkt i diskusjonen i Fellesstyret. Sak 90/2013 Utvikling av kvalitetssystem og kvalitetskultur ved HBV Styret ga kommentarer om internkontroll, behov for lederutviklingsprogram, kullturbygging, verdigrunnlag, og strategi. Kvalitet handler om hvordan vi gjør ting og om strukturer. Intern kontroll blir viktig. Det ble vist til at Nokut følger fusjonsprosessen parametere som benyttes der blir viktig i så måte. Nokut vil prøve ut sitt system, som de er i ferd med å utvikle, på HBV. 1. Styret tar orienteringen om framdrift for arbeidet med kvalitetssystem for HBV til etterretning. 2. Eksisterende kvalitetssystem ved HiBu og HiVe videreføres i 2014, og fases gradvis ut når felles elementer for HBV etableres. 3. Felles kvalitetssystem for HBV utvikles og vedtas innen , og gjelder f.o.m Inntil felles prosess for etablering av nye studier vedtas, skal igangsetting av arbeid med utvikling av nye studietilbud godkjennes av rektor.

6 MØTEBOK 6 1. Styret tar orienteringen om framdrift for arbeidet med kvalitetssystem for HBV til etterretning. 2. Eksisterende kvalitetssystem ved HiBu og HiVe videreføres i 2014, og fases gradvis ut når felles elementer for HBV etableres. 3. Felles kvalitetssystem for HBV utvikles og vedtas innen , og gjelder f.o.m Inntil felles prosess for etablering av nye studier vedtas, skal igangsetting av arbeid med utvikling av nye studietilbud godkjennes av rektor. Sak 91/2013 Opprettelse i masterprogram i anestesi- og intensivsykepleie Styreleder ga kommentarer til omfanget og det faglige innholdet i metodeemnet. Det ble opplyst at det er en uoverensstemmelse i forhold til vedtatt eksamensforskrift og at det kunne se ut til å være mangel i tabelloppsettet. Styreleder foreslo derfor et nytt punkt 4: Fellesstyret viser ellers til de spørsmålene som ble reist i diskusjonen og ber rektor klargjøre disse. 1. Styret gir rektor fullmakt til å godkjenne søknader og endelige program- og emneplaner for masterprogrammene i anestesi- og intensivsykepleie. 2. Søknader skal endelig ferdigstilles innen for gjennomgang av rektor. 3. Søknadene sendes NOKUT innen søknadsfrist 1. februar Styret gir rektor fullmakt til å godkjenne søknader og endelige program- og emneplaner for masterprogrammene i anestesi- og intensivsykepleie. 2. Søknader skal endelig ferdigstilles innen for gjennomgang av rektor. 3. Søknadene sendes NOKUT innen søknadsfrist 1. februar Fellesstyret viser ellers til de spørsmålene som ble reist i diskusjonen og ber rektor klargjøre disse.

7 MØTEBOK 7 Sak 92/2013 Tilpasningsavtale og Vestfold Administrasjonen ba om å få konkretisere et område i dokumentet. Styret var enig i dette. 1. Fellesstyret godkjenner fremforhandlet tilpasningsavtale for og Vestfold. 1. Fellesstyret tar den fremforhandlede tilpasningsavtale for og Vestfold til etterretning. Vedtakssaker, lukket møte SAK 93/2013 Tilsetting av prodekan for Fakultet for teknologi og maritime fag Det var ingen merknader til saken. 1. Fellesstyret tilsetter Ingerid Fossum i åremålsstilling som prodekan for Fakultet for teknologi og maritime fag ved og Vestfold i perioden Fellesstyret tilsetter Ingerid Fossum i åremålsstilling som prodekan for Fakultet for teknologi og maritime fag ved og Vestfold i perioden SAK 94/2013 Tilsetting av instituttledere for Fakultet for teknologi og maritime fag Det var ingen merknader til saken. 1. Fellesstyret tilsetter Ketil Andre Sollien i åremålsstilling som instituttleder ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold, Fakultet for teknologi og maritime fag, Institutt for maritime fag (Vestfold) i perioden

8 MØTEBOK 8 1. Fellesstyret tilsetter Ketil Andre Sollien i åremålsstilling som instituttleder ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold, Fakultet for teknologi og maritime fag, Institutt for maritime fag (Vestfold) i perioden SAK 95/2013 Tilsetting av instituttledere for Handelshøyskolen og fakultet for samfunnsvitenskap Det var ingen merknader til saken. 1. Fellesstyret tilsetter Bjørn Solheim i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for strategi og økonomi (Ringerike) i perioden Fellesstyret tilsetter Eivind Arne Fauskanger i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for industriell økonomi (Kongsberg) i perioden Fellesstyret tilsetter Birger Opstad i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for kommunikasjon og organisasjon (Drammen) i perioden Fellesstyret tilsetter Thomas Borgen i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for økonomi og ledelse (Vestfold) i perioden Fellesstyret tilsetter Jan Thomas Kobberrød i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for historie, sosiologi og innovasjon (Vestfold) i perioden Fellesstyret tilsetter Bjørn Solheim i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for strategi og økonomi (Ringerike) i perioden Fellesstyret tilsetter Eivind Arne Fauskanger i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for industriell økonomi (Kongsberg) i perioden

9 MØTEBOK 9 3. Fellesstyret tilsetter Birger Opstad i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for kommunikasjon og organisasjon (Drammen) i perioden Fellesstyret tilsetter Thomas Borgen i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for økonomi og ledelse (Vestfold) i perioden Fellesstyret tilsetter Jan Thomas Kobberrød i åremålsstilling som instituttleder for Handelshøgskolen og fakultet for samfunnsvitenskap ved og Vestfold, Institutt for historie, sosiologi og innovasjon (Vestfold) i perioden Sak 96/2013 Meldingssaker - Referat fra IDF møte HiBV Ettersendes til styrets medlemmer. - Brev fra KD - Medlemmer til styret HBV fra (Vedlegg og lenke: rtementet-har-oppnevnt-nye-.html?id=747426&wt.tsrc=epost&wt.mc_id=epostvarsel_kd) - Brev fra KD Veileder for styremedlemmers arbeid (Vedlegg) - Oppdatert statusrapport saker i fellesstyret. (Vedlegg) - Referat fra møte i Saksforberedende organ (Vedlegg) - Sluttrapport Strategisk fagutvikling og faglig organisering Styresak 97/2013 Godkjenning av valg av representanter til styret ved Høgskolen i Buskerud og Vestfold Saken ble delt ut i møtet. Styret hadde kommentarer til ferdigstillelse av saken og til tidspunktet for offentliggjøring av Rapport fra valgstyret. Kommentarene var knyttet til om kjønnsbalanse og eventuelle konsekvenser for HBV styret samlet når medlemmene fra Kunnskapsdepartementet og fylkeskommunene var klare. Styret ber om at det i saken legges en peker til rapporten fra valgstyret. Styreleder fremmet, etter diskusjonen i styret, et tillegg til vedtaket: Styret viser til erfaringene med kjønnskvotering og ber at det kommende styret vurderer disse før neste valg, og at det gis informasjon om hvordan resultatet er fremkommet.

10 MØTEBOK 1 0 Fellesstyret godkjenner valgstyrets vedtak av 15. november 2013 om valg av representanter til Styret ved og Vestfold. Fellesstyret godkjenner valgstyrets vedtak av 15. november 2013 om valg av representanter til Styret ved og Vestfold. Styret viser til erfaringene med kjønnskvotering og ber at det kommende styret vurderer disse før neste valg, og at det gis informasjon om hvordan resultatet er fremkommet. Eventuelt De to rektorene takket styreleder og styret for arbeidet og samarbeidet. Styreleder takket styret og administrasjonen for samarbeidet og ga uttrykk for at samarbeidet har vært konstruktivt og positivt. Det vises for øvrig til styreleders oppsummering på nettet. Dato: Steinar Stjernø: styreleder Referent: Fred E. Nilsson