MØTEINNKALLING - Fellesstyret

Transkript

1 1 MØTEINNKALLING - Fellesstyret Møtedato: Mandag Dokumentdato: Saksbehandler: Direktørene Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 0/12 INNKALLING TIL MØTE I FELLESSTYRET Sted:, Bakkenteigen, Møterom Færder, oppmøte hovedinngangen Dato: Fredag Tid: Kl Saksliste: Sak 1/12 Sak 2/12 Sak 3/12 Velkommen og presentasjon av styreleder v/rektor Petter Aasen Forventningsavklaring til styrearbeidet og arbeidsform Presentasjon av medlemmene/gruppene Vedtakssaker: Sak 4/12 Sak 5/12 Sak 6/12 Godkjenning av møteinnkalling Konstituering Fastsettelse av møtegodtgjørelse for leder og medlemmene i styret Sak 7/12 Møteplan for vår/høst 2013 Sak 8/12 Godkjenning av prosjektet «Etablering av og Vestfold - faglig og administrativ etablering» Sak 9/12 Budsjett for fusjonsarbeidet 2013 Orienterings- og drøftingssaker saker Sak 10/12 Kommunikasjonsplan og aktivitetsplan for fusjonsarbeidet Målsettingen med kommunikasjonsstrategien Intern og ekstern kommunikasjon Aktivitetsplan for gjennomføring av strategien

2 2 Sak 11/12 Muntlig orientering om Status i OFA-samarbeidet for 2012 og planer for Bakgrunn Strategiplan og Status i arbeidet pr. 1. september 2012 Sak 12/12 Meldingssaker - Dokumentoversikt (Kongelig resolusjon, Søknad om fusjon, avtale om forutsetninger, plattformdokument, avtale om medbestemmelse og omstilling). Deles ut i styremøtet. - Møteprotokoller med evt. vedlegg fra det siste styremøtet ved HiVe og HiBu. Deles ut i styremøtet. - Referat fra IDF møte HiBV Ettersendes til styrets medlemmer. - Referat fra møte i Saksforberedende organ Vedlagt til styrets medlemmer. Velkommen til møtet! (sign) Steinar Stjernø(s) Styreleder Nils Dugstad Høgskoledirektør, HiVe Kai Mjøsund Administrasjonsdirektør, HiBu

3 STYRESAK 1 STYRESAK - Fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Elisabeth E. Borhaug Saksnummer: HiBu 2012/1740 og HiVe 2012/996 SAK 6/12: GODTGJØRING TIL MEDLEMMER I FELLESSTYRET FOR HØGSKOLEN I BUSKERUD OG HØGSKOLEN I VESTFOLD Forslag til vedtak: 1. Styreleder godtgjøres med et honorar på kr Det gis i tillegg godtgjørelse for faktisk medgått møtetid, samt 16 timer pr møte til forberedelser til styremøtene. 2. Eksterne representanter og studentrepresentanter godtgjøres for faktisk medgått møtetid. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 4 timer pr møte. 3. Møtetid for faglig ansattes representanter legges inn i den enkeltes arbeidsplan med 75 timer pr år. Møtetid for teknisk/administrativt ansattes representanter inkluderes i ordinær arbeidstid med 75 timer pr år. Godtgjøring for forberedelser til styremøtene fastsettes til 4 timer pr møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema. 4. Godtgjøring for møtetid og forberedelser skjer etter de til enhver tid gjeldende satser for utvalgsgodtgjøring i Statens personalhåndbok. Reisegodtgjørelse utbetales etter de til enhver tid gjeldende satser i Statens personalhåndbok. Saksopplysninger: Ved kongelig resolusjon 26. oktober 2012 er det bestemt at og fra 1. januar 2014 skal organiseres som én institusjon under navnet og Vestfold (HiBV). Beslutningen er truffet på bakgrunn av søknad fra de to høyskolene. Departementet har besluttet å forlenge fusjonsperioden til styrene for høyskolene og åremålsperioden for rektor ved frem til 31. desember Kunnskapsdepartementet har, på bakgrunn av forslag fra høyskolene, oppnevnt et fellesstyre som utgår fra de to høgskolestyrene, for å lede arbeidet med integreringen av de to institusjonene frem til 1. januar Styrets eksterne leder er oppnevnt av departementet.

4 STYRESAK 2 Fellesstyret har følgende sammensetning: Leder: Steinar Stjernø Medlemmer: Petter Aasen Kristin Ørmen Johnsen Anne Wenche Lindboe Sverre Gotaas Hans Sverre Sjøvold Helen Bjørnøy Maria-Karine Aasen Svensrud Siri Svanemyr Eriksen Carsten Tobiassen Santhos Rathakrishnarajah Solveig Østern Marit G. Engeset Jan Mehlum Bjørn Ove Grønseth Hanne Kristin Solberg Kari Egelandsdal Varamedlemmer: Jorun Ulvestad Gunnar Horgen Eva Lian Per Steinar Jensen Jørn Rangnes Zahra Moini Tonje Berg Maria Borgersen Magnes Kne Hansen Mathilde Thorsen Tor Erik Jensen Anne Grethe Steinsvåg Berit Bratholm Per Lundmark Bjørnar P. Wølner Carl Henrik Eriksson I tråd med forslag fra institusjonene har departementet fastsatt mandat for fellesstyret, som iht dette skal: fastsette valgreglement for valg av rektor og styret, og sørge for at valg gjennomføres i tråd med dette tilsette administrerende direktør ferdigstille organisasjonsmodell tilsette faglige og administrative ledere utvikle virksomhetens strategi og styringsmodell, gjennom målstruktur, budsjett og evt. fremme søknader om akkrediteringer for studieåret 2014/2015 Fellesstyret er i departementets brev av bedt om å foreslå sin godtgjørelse, som fastsettes av departementet. Vurdering: Den foreslåtte godtgjøringen er fremmet med utgangspunkt i gjeldende praksis ved de to høyskolene. Alternativene for høgskolens ansatte har ulik virkning for teknisk/administrativt ansatte og faglig ansatte. Dette grunnet i at de faglig ansatte arbeider ut i fra en fastsatt arbeidsplan, mens de teknisk/administrative har ordinær arbeidstid. Etter en samlet vurdering anbefales ordning for ansattes representanter med møtetid i arbeidsplan/ordinær arbeidstid fastsatt til 75 timer og godtgjøring for 4 timers forberedelse pr møte. Tid til forberedelser registreres ikke i høgskolens arbeidstidsskjema. Ordning med ekstern styreleder tilsier ekstra ressurs til forberedelser for denne. Den foreslås 16 timer for ekstern styreleder.

5 STYRESAK 3 Saksdokumenter: Brev fra KD av vedr sammenslåing av høyskolene i Buskerud og Vestfold Brev fra KD av vedr oppnevning av leder av fellesstyret for HiBu og HiVe Sak 64/2012: Representasjon i fellesstyret for fusjon mellom HiBu og HiVe Sak 53/07: Godtgjøring til styrets medlemmer fra 1. august 2007 Statens personalhåndbok 2012 ( Særavtale for reiser innenlands for statens regning og Godtgjøring til leder, medlemmer og sekretærer i statlige utvalg) Direktørenes signatur: Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato:

6 STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Johnny Thorsen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 07/12 MØTEPLAN OG FORELØPIG SAKSOVERSIKT Forslag til vedtak 1. Styret tar den fremlagte møteplan for 2013 med foreløpig saksoversikt til etterretning. Saksopplysninger Den foreslåtte møteplan er satt opp i forhold til en grov milepælsplan for prosjektgjennomføring av administrativ og faglig organisering av den fusjonerte høgskolen. Etter hvert som planleggingsarbeidet skrider fram og arbeidsgruppene får full oversikt over oppgaver, gjensidig avhengighet og kritiske variabler vil saksoversikten kunne endres. 4. februar 2013 Sted: Drammen Foreløpig saksoversikt: Godkjenning av valgreglement Godkjenning prosess tilsetting prorektorer Godkjenning prosess tilsetting administrerende direktør Oppnevning av deltagere i ansettelsesutvalget Godkjenning budsjett for fusjonsarbeidet 14. mars 2013 Sted: Kongsberg Foreløpig saksoversikt: Visjon og mål Godkjenning prosess tilsetting av dekaner og instituttledere Godkjenning prosess tilsetting av administrative ledere Godkjenning av prinsipielle saker vedrørende oppsett og fusjon av FS databaser Profilprogram HiBV 22. april 2013 Sted: Hønefoss Foreløpig saksoversikt: Møteplan høsten 2013 Godkjenning av valg, innsetting av rektor for HiBV Godkjenning av organisasjonskartet for HiBV Faglig organisering: Sentrale enheter innen utdanning og FoUoI, fakultetsstruktur med institutter, evnt utvalg og sentre. Utdanningsledelse og programledelse. Ledelse av oppdragsvirksomheten innen FoUoI Administrativ organisering: SESAP, fellestjenester med studiestedsadministrasjoner Oppstart arbeid med bemanningsplaner Ny nettportal for HiBV

7 STYRESAK juni 2013 Sted: Bakkenteigen Foreløpig saksoversikt: Tilsetting av administrerende direktør Tilsetting av prorektorer Tilsetting av dekaner (og instituttledere evt aug) Godkjenning av bemanningsplaner Godkjenning av prinsipielle saker vedrørende oppsett og fusjon av FS databaser 5. sept 2013 Sted: Drammen Foreløpig saksoversikt: Hovedprofil og strategi Herunder strategiske prioriteringer for 2014 Tilsetting av administrative ledere Tilsetting instituttledere (dersom ikke juni) Hovedprinsipper for budsjett 2014 Godkjenning av lokale forskrifter og reglementer Godkjenning av prinsipielle saker vedrørende oppsett og fusjon av FS databaser Godkjenning av prinsipielle saker som berører systemfusjoner (Ephorte, Agresso, SAP, andre). 28. okt 2013 Sted: Kongsberg Foreløpig saksoversikt: Strategisk plan med målstruktur og styringsparametere Budsjettfordelingsmodell for 2014 Konsekvenser av forslaget til statsbudsjettet 2014 for HiBV Budsjettforslag 2015 for HiBV Studieporteføljen Rapport om opptak 12. des 2013 Sted: Bakkenteigen (evt. Hønefoss) Foreløpig saksoversikt: Mål 2014 Budsjett 2014 Fordeling av strategiske midler Saksdokumenter Direktørenes signaturer: Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato:

8 STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Kai Mjøsund Saksnummer: HiBu 12/1740 og 2012/996 SAK 08/12 GODKJENNING AV PROSJEKT «ETABLERING AV HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD FAGLIG OG ADMINISTRATIV ETABLERING» Forslag til vedtak: 1. Fellesstyret vedtar versjon 1.1 av Prosjektdokumentet Etablering av og Vestfold. 2. Fellesstyret ber direktørene komme tilbake med en helhetlig milepælsplan i neste styremøte. 3. Fellesstyret delegerer prosjektledelsen til rektorene og direktørene. Koordineringsansvaret mellom prosjektene tilligger Saksforberedende organ. 4. Direktørene er ansvarlig for saksforberedelse til Fellesstyret etter samråd i Saksforberedende organ. 5. Styresaker drøftes med tjenestemannsorganisasjonene i felles IDF - møte forut for styremøtene. Dersom tjenestemannsorganisasjonene og arbeidsgiver har ulikt syn etter drøftingen i IDF møtet bør dette i størst mulig grad fremgå av saksdokumentene til styret. Referat fra drøftingsmøtene følger som meldingssak i Fellesstyret. Saksopplysninger Høgskolestyrene i Buskerud og Vestfold vedtok 27. august 2012 å fremme søknad om sammenslåing til en felles høyskole fra 1. januar Administrasjonene ved høyskolene oversendte Søknad om fusjon 20. september til Kunnskapsdepartementet. I styresak «Plattform for fusjon mellom og» av 27. august 2012 ble det foreslått en foreløpig tidsplan for arbeidet frem mot fusjon. Det anbefales følgende tidsplan for videre arbeid mot en eventuell fusjon: Styrevedtak om fusjon i de to høgskolestyrene: Fremsende søknad om fusjon til departementet Planlegging og prosjektorganisering for gjennomføringsfasen: Overgangsfasen gjennomføring av fusjon: Institusjonsdannelse ny organisasjon operativ:

9 STYRESAK 2 Med bakgrunn i denne tidsplanen utarbeidet Saksforberedende organ (SO) en førsteversjon av Prosjektdokument Etablering av og Vestfold som ble godkjent og distribuert SO styrer og koordinerer det løpende arbeidet i prosjektet og leder de to hovedprosjektene (faglig etablering og administrativ etablering). Saksforberedende organ består av rektorene, direktørene og personal/organisasjonsdirektørene. Direktørene forbereder og foreslår saker til Fellesstyret i samråd med rektorene og drøfter styresakene i HiBV IDF forut for styremøtene. Direktørene er styrets sekretærer. SO vurderte det som avgjørende å komme i gang med prosjektplanlegging og organisering så raskt som mulig. Erfaringene med fusjonsprosesser og gjennomføringer i sektoren de siste år tilsier at man trenger minimum et år til planlegging og gjennomføring av selve etableringen av en ny institusjon. Det er et omfattende arbeid og store deler av organisasjonene blir på en eller annen måte deltagere arbeidsgrupper og undergrupper. Direktørene har revidert Prosjektdokumentet i versjon 1.1 av prosjektdokumentet den med bakgrunn i de endringer som er gjort, i hovedsak oppdatert med organisering og mandat for prosjekt Faglig etablering. Hovedaktivitetene frem til 1. desember har vært planlegging og prosjektorganisering. Status i arbeidet med Faglig etablering: Prosjekt Faglig etablering hadde oppstartsmøte i starten av november. Med bakgrunn i møtet ble det utarbeidet et eget dokument som belyser arbeidet som skal gjennomføres i 2013 (Faglig etablering av ). Arbeidet tar utgangspunkt i Plattformdokumentet og fokuserer på å ferdigstille de organisatoriske- og det strategiske arbeidet som ikke var ferdigbehandlet i plattformen av 27. august Prosjektet ledes av rektorene og organiseres i en styringsgruppe med underliggende arbeidsgrupper. Styringsgruppen konstituerer seg i starten av januar. Prosjektet har 3 interne milepæler: 1) Gi innspill til valgreglement og kriterier vedrørende valg/tilsetting av øverste ledelse innen februar 13 1) Ferdigstille faglig organisering og gi innspill til administrativ organisering innen april 13 2) Levere sluttrapport innen oktober 13 Prosjektet har bedt om at det stilles kr 5,0 mill kr til disposisjon for arbeidet i Status i arbeidet med Administrativ etablering Prosjekt administrativ organisering startet opp 28.september ved å konstituere delprosjekt Sikker Drift (SD). Utvidet prosjektgruppe gjennomført et erfaringsseminar med Høgskolen i Oslo og Akershus i oktober. Med bakgrunn i seminaret og erfaringene fra 2011 (fusjonsarbeidet med HiØ, flere seminarer med tidligere fusjonsprosesser og et systemseminar med KD) har prosjektet jobbet med detaljert milepælsplan, intern organisering og budsjett for Prosjektgruppen skal i sitt møte 12. desember drøfte og koordinere forslag til en detaljert milepælsplan for Etablering av HiBV. Direktørene vil komme tilbake til Fellesstyret med forslag til en helhetlig plan i neste styremøte. Prosjektledelsen er i dialog med Kunnskapsdepartementet (KD)og UNINETT (nettverk- og systemansvar underlagt KD) angående støtte til etablering av HiBV. UNINETT har opprettet en koordinator for vår fusjon og vedkommende er invitert inn i prosjektgruppen. KD har muntlig gitt varsel om at de ønsker å invitere til et administrativt møte med relevante institusjoner, som HiBV har bedt om støtte fra, samt de andre aktørene som er i fusjonsforberedelser (UMB/NVH og eventuelt UIT/HIFm). Prosjektet ledes av direktørene. Direktør HiBu har ledet oppstarten av delprosjekt SD. Delprosjekt administrativ organisering er planlagt startet opp i januar 13. Prosjektet følger hovedprosjektets milepælsplan.

10 STYRESAK 3 Prosjektet har bedt om at det stilles kr. 9,0 mill kr til disposisjon. Kr. 3,1 mill til Administrativ etablering og kr. 5,9 mill til investeringer og direkte driftskostnader (herunder IKT). Endelig behov vil bli avklart i januar når milepælsplanen og ambisjonen for etableringsprosjektet blir planlagt i detalj. Prosjektdokumentet beskriver følgende overordnede milepælsplan: Hovedmilepæl 1 Godkjenning av fusjon KD/Kongen i Statsråd og opprettelse av fellesstyre Hovedmilepæl 2 Organisasjonsplan ferdig, valg av rektor og tilsetting av direktør fra Hovedmilepæl 3 Ny organisasjon etablert nytt styre for HiBV Hovedmilepæl 4 Studiestart HiBV - felles opptak Hovedmilepæl 5 Implementering av HiBV ferdigstilt med nye styrende dokumenter Saksdokumenter: 1. Prosjektdokument Etablering av HiBV versjon 1.1 av Vedlegg. Direktørenes signaturer: Nils A. Dugstad Kai Mjøsund Dato:

11 STYRESAK 1 STYRESAK - Fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Terje Thomassen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 09/2012 BUDSJETT FOR FUSJONSARBEIDET 2013 Forslag til vedtak 1. Fellesstyret vedtar følgende budsjettfordeling for fusjonsarbeidet i 2013: Faglig etablering: 5,0 mill kroner Administrativ etablering: 3,1 mill kroner Investeringer og direkte driftskostnader (herunder IKT): 5,9 mill kroner 2. Samlet budsjettforslag innenfor tildelte rammer fremmes til behandling i fellesstyret i februar. Saksopplysninger Ved kongelig resolusjon 26. oktober 2012 ble det bestemt at og fra 1. januar 2014 skal organiseres som én institusjon under navnet og Vestfold (HiBV). Kunnskapsdepartementet har oppnevnt et fellesstyre som utgår fra de to høgskolestyrene. I henhold til mandatet skal budsjetter for fusjonsarbeidet i 2013 og budsjetter gjeldende fra virkningsdato 1.januar 2014, godkjennes av fellesstyret. og har blitt tildelt 14 millioner kroner i SAK-midler til fusjonsarbeidet i I dette saksfremlegget presenteres en hovedfordeling av tildelte 14 mill kroner. De ulike delene av prosjektorganisasjonen (faglig og administrativ fordeling) skal deretter utarbeide budsjetter innenfor tildelte rammer. Budsjettene legges frem for fellesstyret i februar I tillegg til SAK-midlene forventes det at høgskolenes institusjonsstyrer vil sette av 1,5 mill kroner i strategisk reserve for fusjonsprosessen for 2013, dvs en samlet reserve på 3 mill kroner. Vurdering Bakgrunnen for tildelte SAK midler forefinnes i plattformdokumentet og tidligere fremsendte budsjettforslag utenfor rammen fra HiBu og HiVe.

12 STYRESAK 2 I plattformdokumentet fremkom følgende beregning av fusjonskostnadene til å utgjøre: 8,4 mill kroner i lønnsmidler slik at ledere og medarbeidere kan fristilles i tilstrekkelig omfang til å dekke ledelse og deltagelse i prosjektorganisasjonens arbeidsgrupper og undergrupper. 14,4 mill kroner til direkte kjøp av varer og tjenester, herunder IKT utstyr og drift. Tildelte SAK midler for 2013 dekker ikke skisserte kostnader fullt ut i 2013, hvilket vil innebære at hver av institusjonene må gjøre nødvendige prioriteringer internt, for å sikre nok ressurser til fusjonsarbeidet. Undergruppene i prosjektgruppen Administrativ etablering har påbegynt arbeidet med å kartlegge aktiviteter og kostnader relatert til fusjonsarbeidet. I denne tidlige kartleggingen fremkommer det IKT kostnader på 5,9 mill kroner, samt samlede driftskostnader på tilnærmet 3 mill kroner fra øvrige aktiviteter innen administrativ etablering ( Sikker drift ). Saksforberedende organ (SO) foreslår fra sitt siste møte 1 mill kroner til styringsgruppen for faglig etablering, samt 1 mill kroner til hver av fakultetsgruppene (4 grupper), hvilket vil samlet utgjøre 5 mill kroner til det faglige prosjektet. Ut fra ovenstående foreslås dermed hovedfordelingen av budsjettet for fusjonsarbeidet for 2013 å være: Faglig etablering: 5,0 mill kroner Administrativ etablering: 3,1 mill kroner Investeringer og direkte driftskostnader (herunder IKT): 5,9 mill kroner Faglig og administrativ etablering, skal utarbeide og legge frem fullstendige budsjetter for planlagte aktiviteter innenfor tildelte rammer, til fellesstyrets møte i februar. Strategisk reserve for fusjonsarbeidet forutsettes dekket ved strategiske midler tildelt av høgskolestyrene. Saksdokumenter Plattform for fusjon mellom HiBu og HiVe Brev fra KD av vedr sammenslåing av høyskolene i Buskerud og Vestfold Direktørenes signatur: Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato:

13 STYRESAK 1 STYRESAK - fellesstyret Møtedato: Dokumentdato: Saksbehandler: Tania Marcelle Olsen Saksnummer: HiBu 12/1740 og HiVe 2012/996 SAK 10/12 ORIENTERINGSSAK - KOMMUNIKASJONSSTRATEGI OG AKTIVITETSPLAN Oppsummering God og målrettet kommunikasjon er en viktig suksessfaktor for etableringen av og Vestfold. Erfaringer fra fusjonsprosesser er at god intern og ekstern kommunikasjon er viktig for å oppnå et vellykket resultat. I 2013 er kommunikasjon med ansatte og studenter høyt prioritert. Høsten 2013 bør vi vri strategien med et større fokus mot eksterne målgrupper hvor blant annet studiesøkere for opptak 2014 blir prioritert. Samtidig skal identiteten for og Vestfold bygges en identitet som skiller den nye høyskolen fra konkurrentene og som skal skape intern begeistring. Kommunikasjonsstrategien og aktivitetsplanen inneholder derfor forslag til hvordan den nye høyskolen skal fremstå for våre eksterne og interne målgrupper. Etterlatt inntrykk blant målgruppene skal være at HiBV er et attraktivt studiested, en ettertraktet alliansepartner og arbeidsplass på grunn av høy kvalitet, best på kombinasjonen av teori og praksis og smart læring. Saksopplysninger Kommunikasjonsstrategien og planen for fusjonen mellom og skal bidra til et systematisk, planlagt og helhetlig arbeid med kommunikasjon i gjennomføringen av fusjonen og etableringen av og Vestfold. Hensikten med kommunikasjonsstrategien og planen er å bruke kommunikasjon som et effektivt verktøy i arbeidet med å nå målene for fusjonen. Kommunikasjonsstrategien skal enkelt sagt være en veibeskrivelse for det langsiktige og systematiske kommunikasjonsarbeidet som må til for å understøtte HiBVs bygging av identitet og ønsket omdømme. Kommunikasjonsstrategien og aktivitetsplanen er et arbeidsdokument som vil endre seg i tråd med utviklingen av den nye høyskolen. Kommunikasjonsstrategien og aktivitetsplanen er presentert i saksforberedende organ og i møte med alle tjenestemannsorganisasjonene. Tjenestemannsorganisasjonene ga sin tilslutning til saken og vil bidra i arbeidet med å kommunisere og informere om det som skjer i forbindelse med fusjonen.

14 STYRESAK 2 SAKSDOKUMENTER 1. Kommunikasjonsstrategi Vedlagt til styrets medlemmer. 2. Aktivitetsplan 1. versjon 3. des Vedlagt til styrets medlemmer. Direktørenes signaturer: Nils A Dugstad Kai Mjøsund Dato: