Sikker drift - foreløpig risikovurdering - foreløpige tiltaksområder

Transkript

1 Sikker drift - foreløpig risikovurdering - foreløpige tiltaksområder

2 Sannsynlighet -> Sikker drift - overordnet risikobilde (foreløpig oversikt) Ressursknapphet /overbelastning nøkkelpersoner 2. Dataflyt og grensesnitt mellom systemer og tjenester feiler 3. Konverteringsarbeider gjennomføres ikke etter plan 4. Presentasjon av felles studieportefølje ikke klar innen frist 5. Manglende beslutningsfullmakter Konsekvens ->

3 Tiltaksområder for å sikre virksomhetskritiske funksjoner og tjenester (foreløpig liste) Risikoområder BIBLIOT EK Drift FORSK SIKKER & HR-HMS IKT KOMM. LØNN PRAKSIS HET INNOVA SJON STUDIE ØKONO MI Totalsum Annet 1 1 Ansvar og beslutningsmyndighet Avtaler og kontrakter Forankring og deltagelse Organisasjonsmesssige forhold Prosesser, prosedyrer og rutiner Regelverk (eksternt og internt) Støttesystem og -verktøy Totalsum * Sak-Arkiv er foreløpig ikke med i oversikten 3

4 Om tiltaksområdene så langt for 180 av 292 tiltaksområder kan detaljplanlegging starte for 63 av 292 tiltaksområder trengs det avklaring vedrørende valg av basissystemer, dvs FS, lønnssystem, økonomisystem, intranett/eksternweb, sak-arkiv for 46 av 292 tiltaksområder trengs det samordning/avklaring før videre arbeid 4

5 Hovedfokus i arbeidsgruppene nå. (1) Bibliotek Etablering av felles reglement, avtaler, databaser og systemer Tekniske driftstjenester Adgangskontroll, brannvern, leieavtaler, Internhusleie/ansvarsmatrise, campusutvikling Støttetjenester til forskning og innovasjon Etablere nye fullmakter/signaturretter hos finansiører, informere om endringer til samarbeidspartnere HR-HMS Felles system for systematisk HMS-arbeid, felles HR-system, felles avtaleverk og rutiner, organisasjonsoversikt IKT 1.linjetjenester, tilgangsadministrasjon, samhandlingstjenester, telefoni, nettverk, serverdrift, utskrift, klientdrift Kommunikasjon Lønn Profilering/marked, internkommunikasjon, Web, Intranett, formidling/media Sikre lønnsproduksjon, etablere felles lønnssystem fra , avstemming, rapportering internt/eksternt 5

6 Hovedfokus i arbeidsgruppene nå. (2) Praksisadministrasjon Samordning av avtaler, forskrifter og rutiner Sak-arkiv Løsning for sak-arkiv 2016 Sikkerhet og beredskap Sentral og lokale beredskapsplaner, krisekommunikasjon/-ledelse, informasjonssikkerhet, varsling, fysisk sikring Studie Etablere felles studiesystem (FS), samordning av forskrifter og interne reglement, rekruttering og opptak, vitnemål, eksamen, kvalitetssystem, læringsmiljø, EVU-tjenestern, LMS, timeplan/booking Økonomi Etablere felles økonomisystemer, regnskap, PBO-prosess 6

7 Hovedfokus for sikker drift nå. Fremdriftsplan tiltaksbehovet må identifiseres og besluttes før sommeren bruke scenario for basissystemene for å sikre fremdrift i risikovurderingen ( behandles i prosjektgruppe 7.mai) Koding av midlertidig organisasjon fra til basissystemene Beslutningsmyndighet må sikres i de ulike faser av prosessen viktig at prosessene ikke stopper grunnet manglende avklaringer/beslutninger fokus på klare beslutningslinjer/-myndighet både før og etter database for rolleinnehavere/fullmakter Dataflyt mellom systemer et stort antall ulike datasystemer/-tjenester skal utveksle data fokus på tett koordinering mellom sikker drift og IKT Intern informasjon og involvering skal man lykkes trengs kunnskap fra alle nivå og alle områder fokus på ressurspersoner/-grupper, samt at alle gir innspill vurderer midlertidig løsning for å gi ansatte tilgang til felles intranett fra høsten

8 Forslag til scenario basissystemer Felles løsning for FS tas i bruk (allerede påbegynt) Paga tas i bruk som felles lønnssystem fra Oracle tas i bruk som felles økonomisystem fra (evt. 2017) Publiseringsløsning for web (Liferay). NTNUs løsning for eksternweb og intranett (Innsida) tas i bruk som felles web/intranett senest fra Dagen sak-arkiv system videreføres fra (felles sakarkivsystem fra ) 8

9 Bestilling til arbeidsgruppene - frist 3. juni Kvalitetssikring av samlet oversikt over tiltakene (frist 12. mai.) Plassere tema som er foreslått av flere arbeidsgrupper (forslag foreligger) Risikovurdering og konsekvensanalyse av scenario for basissystemer Risikovurdere og detaljere foreslåtte tiltak/tema 9

10 Arbeidsplan fase 1 - Sikker drift Plan for Gruppe Sikker drift Foreslå organisering og mandat Bistå med metode og maler Prioritere/ samordne Koordinere og kvalitetssikre Sørge for beslutning/ iverksetting Følge opp/ kvalitetssikre Plan for arbeidsgruppene Oppstart evt. forslag undergrupper Identifiser kritiske områder april Short-liste tiltak evt. forslag nye undergrupper mai juni // Endelig tiltaksliste og tidsplan // august Iverksette tiltak sept - des osv Følge opp Rapportere Sluttføre 10