Prosjektplan Sikker drift Økonomistyring og økonomisystemer

Transkript

1 Prosjektplan Sikker drift Økonomistyring og økonomisystemer Statusrapportering pr fase 1 Ansvarlig for forberedelse Arbeidsprosess Fase 1 - sikker drift Fase 2 - operasjonell drift Fase 3 - forberede ny organisering Oktober November Desember Ukenummer Status gjennomføring uke Budsjettprinsipper og budsjettfordelingsmodell B og Avklare og dokumentere og HiL benyttede prinsipper ❶❷❸❹❺ Øk.direktøreneDetaljbudsjett 2017 ❶❷❸❹❺ Budsjett 2018 og langtidsbudsjett - form og prinsipper B Oppfølging budsjett samordningsmøte? Saksframlegg interimstyret ❶❷❸❹❺ Øk.direktøreneSaksframlegg institusjonsstyrene ❶❷❸❹❺ Samkjøre finansieringsmodellen til budsjett 2018 Felles prinsipp/praksis stipendiatmidler, annum m.m. fra Fullmaktssturktur og prokura Budsjettfullmakt overordnet inkludert behandling ❶❷❸❹❺ Oversikt over budsjettdisponeringsmyndighet og andre ❶❷❸❹❺ Avklare og melde inn prokura ❶❷❸❹❺ Rutiner endringer fullmakter og prokura ❶❷❸❹❺ Behov for bankkonti og fullmakter i tilknytning nytt org.nr - avklare med regnskap/lønn IKT-systemportefølje og roller Sammenfatning av beskrivelse av roller og oversikt over hvem som har hvilke roller i systemene (økonomi og lønn) ❶❷❸❹❺ Samkjøre roller i systemene Felles systemløsninger og anvendelse av øk.systemer Retningslinjer og system for oppfølging av BOA- Dokumentasjon BOA-retningslinjer (inkl styring) / Avklare prosjektstyringsverktøy SELL ❶❷❸❹❺ / Felles sats og fordelingsmodell IK (BOA) ❶❷❸❹❺ Internkontroll og -revisjon Samordne/dokumentere nåværende systemer ❶❷❸❹❺ Felles system Gjennomføre selvevaluering Internrevisjon Økonomireglement og styring Felles hovedinstruks () ❶❷❸❹❺ Samordne disponeringsskriv () ❶❷❸❹❺ /B Dokumentere benyttede prinsipper for avsetninger, overskudd/underskudd mv for 2016 (sammen med ❶❷❸❹❺ /B Etablere felles prinsipper for avsetninger, overskudd/underskudd mv fra 2017 (sammen med Intern og ekstern rapportering Avklare omfang og hyppighet for periodisering Rapportform og hyppighet Elektronisk verktøy Elektronisk økonomihåndbok og veileder BOA- Avklare felles lagring av dokumenter for fase 1 ❶❷❸❹❺ Etablere ny løsning fra fase 2 og 3 og videre - opprette arbeidsgruppe

2 Mandat Prosjektet skal understøtte etableringen av Høgskolen i Innlandet basert på fusjonsplattformen vedtatt av høgskolestyrene den Prosjektet Sikker drift (SD) består av tre faser: Fase 1: Fram til Fase 2: Fase 3: Beslutninger skal fattes på lavest mulig nivå i prosjektorganisasjonen. Likevel slik at alle beslutninger av noen vesentlighet kvalitetssikres av prosjektlederne på nivå 2. Beslutninger som PL på nivå 2 vurderer til ikke å kunne ta selv og/eller der PL mener at saken har karakter av en styresaksbeslutning må løftes opp til prosjektledelsen på nivå 1. Området Økonomi og innkjøp er inndelt i tre prosjektgrupper. Organiseringen av disse områdene er forskjellig ved og HiL, slik at involveringsprosessene og beslutningslinjene vil variere noe for de tre gruppene. Deler av gruppenes arbeid vil innebære at andre prosjektgrupper/fagområder berøres (IKT-systemer, fullmaktsstrukturer mv.), slik at samordning med disse vil bli innarbeidet i ansvarsprinsippkartet, ansvarsfordelingen mv. Prosjektets formål Felles budsjettprinsipper og budsjettfordelingsmodell Felles IKT-systemportefølje og roller Felles økonomireglement og styring, herunder hovedinstruks, fullmaktsstruktur, prokura, disponeringsskriv og verifisering av langsiktige forpliktelser Felles retningslinjer og system for oppfølging av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter Felles elektronisk økonomihåndbok og veileder for BOA-prosjekter Felles form og omfang av intern og ekstern rapportering Felles overordnet internkontrollsystem og vurdering av behov for internrevisjon

3 Prosjektets mål Følgende skal være ferdigstilt innen Samordne budsjettprinsipper System for prosjektoppfølging Verifisere langsiktige forpliktelser Felles økonomireglement Systemtilganger og roller Samordne økonomiske fullmakter og disponeringsskriv. Følgende skal være igangsatt innen Felles modell for økonomisk styring intern og ekstern rapportering Felles systemløsninger og anvendelse av økonomi systemer herunder digitalisering System for økonomihåndbok.

4 Aktivitetsbeskrivelse Ansvarlig for forberedelse Ukenummer Arbeidsprosess Start Slutt Fase 1 - sikker drift Fase 2 - operasjonell drift Fase 3 - forberede ny organisering Budsjettprinsipper og budsjettfordelingsmodell B og Avklare og dokumentere og HiL benyttede prinsipper 2017 Øk.direktøreneDetaljbudsjett 2017 Budsjett 2018 og langtidsbudsjett - form og prinsipper B Oppfølging budsjett samordningsmøte? Saksframlegg interimstyret Øk.direktøreneSaksframlegg institusjonsstyrene Samkjøre finansieringsmodellen til budsjett 2018 Felles prinsipp/praksis stipendiatmidler, annum m.m. fra 2018 Fullmaktssturktur og prokura Budsjettfullmakt overordnet inkludert behandling interimstyret Oversikt over budsjettdisponeringsmyndighet og andre fullmakter Avklare og melde inn prokura Rutiner endringer fullmakter og prokura Behov for bankkonti og fullmakter i tilknytning nytt org.nr - avklare med regnskap/lønn Det henvises til tids- og milepælsplanen i vedlegg 1. Prosjektgruppen vil innarbeide start og slutttidspunkt i tabellen i etterkant. IKT-systemportefølje og roller Sammenfatning av beskrivelse av roller og oversikt over hvem som har hvilke roller i systemene (økonomi og lønn) Samkjøre roller i systemene Felles systemløsninger og anvendelse av øk.systemer / / Retningslinjer og system for oppfølging av BOA-prosjekter Dokumentasjon BOA-retningslinjer (inkl styring) Avklare prosjektstyringsverktøy SELL Felles sats og fordelingsmodell IK (BOA) Internkontroll og -revisjon Samordne/dokumentere nåværende systemer Felles system Gjennomføre selvevaluering Internrevisjon /B /B Økonomireglement og styring Felles hovedinstruks () Samordne disponeringsskriv () Dokumentere benyttede prinsipper for avsetninger, overskudd/underskudd mv for 2016 (sammen med regnskap) Etablere felles prinsipper for avsetninger, overskudd/underskudd mv fra 2017 (sammen med regnskap) Intern og ekstern rapportering Avklare omfang og hyppighet for periodisering Rapportform og hyppighet Elektronisk verktøy Elektronisk økonomihåndbok og veileder BOA-virksomheten Avklare felles lagring av dokumenter for fase 1 Etablere ny løsning fra fase 2 og 3 og videre - opprette arbeidsgruppe

5 Beskrivelse av ansvarsprinsippkart Prosjektleder er ansvarlig for måloppnåelse, framdrift, informasjon og involvering. PL er ansvarlig for rapportering til PL nivå 1. Prosjektmedlemmene er ansvarlige for å bidra til måloppnåelse, at framdriften holdes og å involvere og informere øvrige medarbeidere om gruppens arbeid. PL informerer økonomidirektør på på en hensiktsmessig måte om prosjektgruppens arbeid, gjør nødvendige avklaringer i saker av mer overordnet karakter, og ved uenighet i prosjektgruppen løftes saken til beslutning av økonomidirektørene. Ved fortsatt uenighet løftes saken for beslutning til høgskolenes direktører (nivå 1). Prosjektgruppen vil i fase 1 utgjøre PL og ett medlem fra hhv og HiL. Underveis i arbeidet vil det bli vurdert behov for å supplere gruppen med flere medlemmer og om det skal etableres arbeidsgrupper innenfor enkeltområder/-oppgaver. Når det etableres arbeidsgrupper vil det bli utarbeidet prosjektplaner også for disse. Arbeids- og ansvarsfordelingen mellom prosjektet og basisorganisasjonen Prosjektgruppen vil i sitt arbeid ta utgangspunkt i de to høgskolenes arbeidsprosesser, rutiner og retningslinjer mv og det vil bli lagt vekt på å involvere øvrige medarbeidere i egen seksjon/enhet. Medarbeidere innenfor berørte fagområder i andre seksjoner/enheter i høgskolene, herunder medarbeidere i avdelingsadministrasjonene på HiL som arbeider med økonomioppgaver, skal involveres på en hensiktsmessig måte men slik at framdriften opprettholdes. Prosjektgruppen vil møtes jevnlig (minimum ukentlig og oftere hvis behov), enten fysiske møter eller på skype. I mellom møtene vil prosjektmedlemmene arbeide med tildelte oppgaver og rapportere på disse til PL. På hvert møte skal status i arbeidet med aktivitetene gjennomgås. Gruppen har så langt planlagt 3 heldagsmøter og deretter ukentlige skypemøter. Beskrivelse av ansvarsforholdene internt i prosjektet. Prosjektgruppen består av Helene Herland Bakke (), Håvard Hagaseth (HiL) og Jan Aasen (PL/HiL). Prosjektgruppen vil bli supplert med medlemmer etter behov. Prosjektgruppen skal i fellesskap bidra til å innhente relevant informasjon fra egen organisasjon og andre berørte fagområder for å belyse sakene best mulig. Det vil i prosjektgruppens arbeid legges vekt på å oppnå konsensus. Når dette ikke oppnås, er PL ansvarlig for å løfte saken. I første omgang til økonomidirektør på, og blir man ikke enig løftes saken for beslutning til høgskolenes direktører (nivå 1).

6 Identifiser de systemene, prosessene og rutinene som må være på plass og felles for de to høgskolene/den fusjonerte virksomheten pr Prosjektgruppa vurderer det dithen at det er få av systemene, prosessene og rutinene som må endres før De endringene som er nødvendig å gjøre tilpasninger på er innarbeidet i framdriftsplanen. Dette er basert på en forutsetning om at dagens organisasjonsnummer beholdes, slik at strukturen i systemene, fullmakter mv i all hovedsak kan videreføres. Prosjektgruppen ser at dette må gjøres i forberedelsene fram mot ny organisering fra Beskriv kritiske avhengigheter til andre administrative områder/funksjoner/systemer som må være på plass for å oppnå Sikker drift (SD) innen Prosjektgruppa har vurdert det dithen at det ikke er kritiske avhengigheter til andre administrative områder/funksjoner/systemer som må være på plass innen Dette er basert på en forutsetning om at dagens organisasjonsnummer beholdes, slik at strukturen i systemene, fullmakter mv i all hovedsak kan videreføres. Prosjektgruppen ser at dette vil være mer aktuelt i forhold til fase 3 i forberedelsene fram mot ny organisering fra Tids- og milepæler for fase 1, 2 og 3 I vedlegg 1 fremgår planlagte aktiviteter og tids- og milepælene for de tre fasene. Framdriften er satt opp basert på hva som er realistisk og nødvendig å ha på plass fram til og utover i 2017, hva som bør gjøres av forberedelser i forkant av ny organisering er vedtatt og hva som bør avventes til organiseringen er avklart. Planen vil fortløpende bli revidert i tråd med framdriften i prosjektet og de beslutninger som foretas. Oppgavene og framdriften vil også bli vurdert ut ifra en risiko- og sårbarhetsbetraktning sett i forhold til at den nye organiseringen skal være på plass fra Foreslå hvilke arbeidsgrupper som skal opprettes innunder hvert av de definerte administrative områdene. Slik vi vurderer det nå vil det bli etablert følgende arbeidsgrupper under prosjektgruppen Økonomistyring og systemer: Arbeidsgruppe: Prosjektstyring (fase 1 og 2) Arbeidsgruppe: Økonomisystemer (fase 2 og 3) Arbeidsgruppe: Økonomihåndbok og BOA-veileder (fase 2 og 3)

7 Beskriv i hovedtrekk hvilke avveininger/prioriteringer som må gjøres opp imot daglig drifts aktivitetene for å kunne gjennomføre SD innen tidsfasene: , og Fase 1: Den kritiske faktoren er tid, og vår vurdering er at de endringer som skal gjennomføres må være helt kritiske for å oppnå sikker drift. Alle tiltak som settes i gang må også vurderes opp imot dette og sammenholdt med omfang av oppgaver på regnskaps/åpningsbalanse-området. Fase 2: I denne fasen er det tre kriterier som har vært lagt til grunn (1) Gjennomføre de tiltakene som bør gjøres i forbindelse med fusjonen men som ikke måtte gjøres før årsskiftet 2016/17, (2) de avklaringer/ forberedelser som kan gjøres av etablering av ny organisering fra som ikke er avhengig av at organiseringen er avklart og (3) de forbedringstiltak som bør/kan gjøres uavhengig av fremtidig organisering og som det er realistisk å gjøre mtp tidsressurser. Fase 3: Aktiviteter som må gjennomføres i for bindelse med å etablere ny organisering fra I planleggingen av denne fasen vil det kunne brukes mye av den samme tilnærmingen som for fase 1, men hvor systemer, rutiner mv skal tilpasses den nye faglige og administrative organiseringen. Vurdere systemkritiske avtaler, kontrakter e.l. som er inngått for de ulike virksomhetsområdene På økonomiområdet er det i stor grad avtaler og kontrakter knyttet til IKT-systemene, hvor avtalene ofte er av lang varighet og ikke kritiske i forhold til fusjonen den De to høgskolene benytter også i stor grad de samme systemene og anskaffelsene er i stor grad gjort gjennom UNINETT, og som kan videreføres uten endringer i Det kan være hensiktsmessig å vurdere mulige stordriftsfordeler for IKT-avtaler i forbindelse med etableringen av ny faglig og administrativ organisering. Foreslå hvordan slike avtaler bør håndteres i fusjonsprosessen (reforhandles/videreføres/ kanselleres) Det vil bli foretatt en systematisk gjennomgang av alle avtaler/kontrakter i løpet av 1. halvår 2017 i samarbeid med innkjøp. Hovedparten av avtalene er relatert til IKTsystemene. Kartlegge hvilke kostnader som vil påløpe for å implementere løsningene og gjennomføre tiltakene (og foreslå finansiering). Så langt ser vi ikke at fusjonen skal innebære store kostnader knyttet til implementering av løsningene. For noen av IKT-systemene kan prisstrukturen være knyttet til for eksempel antall ansatte og/eller studenter (ikke brukere), og at fusjonen gjør at vi kommer opp i ny «priskategori». Men det kan også innebære at fusjonen gir besparelser i form av

8 relativt færre brukere av systemet eller lisenser. Det bør settes av midler til kjøp av eksterne konsulenter for å bistå i arbeidet med å tilpasse bruken av systemene og bygge opp registre, roller mv. Vi må jobbe mer med å avklare hvilke kostnader det er knyttet til systemene på økonomiområdet. Hovedparten av arbeidet med implementering av løsningene vil bli gjort med interne ressurser, primært medarbeiderne i de to økonomiseksjonene. Noen enkeltmedarbeidere vil i perioden fram til 2018 få flere oppgaver som innebærer at de må utføre deler av disse utover normal arbeidstid. Noe av mertiden vil sikkert kunne tas ut som avspassering, men i noen tilfeller bør det være mulighet for å utbetale overtid. Hvor stort omfang dette vil utgjøre er vanskelig å anslå, men det bør avsettes fusjonsmidler til å finansiere dette.